Potentieel benutten: optimalisatie van lege kantoorruimtes met desk-sharing

Het moderne werklandschap heeft een ingrijpende verandering ondergaan, die in het bijzonder door de COVID-19-pandemie is versneld. Op weg naar het tijdperk van hybride werken, waarin werken op afstand en op kantoor samenkomen, is het belangrijk om innovatieve oplossingen te vinden om lege kantoren te voorkomen en het nut van bedrijfsruimtes te maximaliseren.

Hoe is de aanwezigheid op kantoor veranderd sinds de pandemie?

De pandemie heeft een nieuwe standaard voor werk geïntroduceerd: hybride werken. Volgens het Münchense Ifo-instituut is dit flexibele model de norm geworden, waardoor werknemers werk op afstand en op kantoor effectief kunnen combineren. Zelfs vóór de pandemie was 100% aanwezigheid op kantoor zeldzaam door factoren als vakantie, ziekte en zakenreizen. "Momenteel is 12,3% van alle werkplekken op een gemiddelde dag onbezet door thuiswerken. Vóór corona in 2019 was dat slechts 4,6%, zegt ifo-expert Simon Krause. "Het aandeel onbenutte werkplekken op kantoren is dus ongeveer verdrievoudigd." Hybride werken erkent de behoefte aan flexibiliteit en het traditionele idee dat iedereen tegelijk op kantoor is, verandert.

Gevolgen voor de vastgoedmarkt

De verschuiving naar hybride werken heeft niet alleen onze manier van werken veranderd, maar ook gevolgen gehad voor de vastgoedmarkt. De vraag naar traditionele kantoorruimte heeft een paradigmaverschuiving ondergaan. Bedrijven herbeoordelen nu hun ruimtebehoefte en hechten steeds meer waarde aan flexibiliteit en kostenefficiëntie. Deze ontwikkeling heeft gevolgen voor commercieel vastgoed en beïnvloedt verhuurtrends en vastgoedwaarden.

Ruimteoptimalisatie met desk sharing-software

Bedrijven zoeken naar innovatieve oplossingen om het gebruik van kantoorruimte te optimaliseren, en desk sharing is daarbij een doorbraak gebleken. Desk sharing stelt medewerkers in staat om kantoorruimte naar behoefte te gebruiken en voorkomt zo het scenario van lege kantoren. Flexopus, een innovatieve desk sharing-tool, is in deze context van onschatbare waarde. Dit is waarom:

• Dynamische toewijzing van werkplekken: Flexopus maakt een dynamische verdeling van werkplekken mogelijk op basis van de werkelijke bezettingsbehoefte. Met de Live Plan hebben medewerkers altijd inzicht in de actuele bezetting van hun kantoor.
• Hulpbronnenefficiëntie: Door bureaus te delen kunnen bedrijven de behoefte aan overtollige kantoorruimte aanzienlijk verminderen, wat leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen. De Smart Analytics-functie van Flexopus bewaakt de bezettingsgraad om onderbouwde beslissingen over ruimteoptimalisatie mogelijk te maken.‍
• Naadloze integratie: Flexopus integreert naadloos in bestaande kantoorinfrastructuren en maakt zo een soepele en efficiënte overgang naar desk sharing mogelijk. Flexopus kan bijvoorbeeld worden geïntegreerd in MS Teams en MS Outlook. ‍
• Gebruiksvriendelijke interface: De gebruiksvriendelijke interface van Flexopus optimaliseert de desk sharing-ervaring voor zowel medewerkers als management. Uitgebreide onboarding is niet nodig – u kunt direct aan de slag.

Lege kantoren omvormen tot aantrekkelijke ruimtes

Een innovatief gevolg van de desk sharing-trend is de mogelijkheid om leegstaande kantoren om te vormen tot veelzijdige ruimtes. De lagere vraag naar grote, specifieke kantoorruimtes maakt herbestemming van commercieel vastgoed mogelijk. Steden beginnen deze kans al te benutten en zetten onbenutte kantoorruimtes om in dynamische coworking-hubs, gemeenschapscentra of andere belangrijke voorzieningen.

• Aanpasbaar hergebruik: Leegstaande kantoorruimtes kunnen zo worden ingericht dat ze voldoen aan de veranderende behoeften van de gemeenschap, wat een dynamischere en responsievere stedelijke omgeving bevordert.
• Gezamenlijke samenwerking: Coworking spaces die zijn ontstaan uit voormalige kantoren, bevorderen samenwerking, netwerken en de wederzijdse verrijking van ideeën onder verschillende professionals.
• Duurzame stedelijke ontwikkeling: De omvorming van leegstaande kantoren tot multifunctionele ruimtes sluit aan bij de doelen van duurzame stedelijke ontwikkeling, omdat het de hulpbronnenefficiëntie bevordert en de CO2-voetafdruk van traditionele kantoorruimtes verkleint.

Lege ruimtes kunnen ook worden gebruikt om de ervaring van medewerkers in het bedrijf te verbeteren. Er zijn talloze voorbeelden van hoe deze kantoorruimtes kunnen worden heringericht. Enkele creatieve en geweldige oplossingen zijn:

• Wijd de ruimte aan sport en welzijn
• een keuken of koffiehoek inrichten
• ruimtes voor teambuildingactiviteiten (bijv. klimmuur of bordspellen)
• opening van een leer- en trainingscentrum enz.
• bankhoek met smart-tv en spelcomputer om te ontspannen

Conclusie

De optimalisatie van kantoorruimtes door desk sharing wordt een sleutelstrategie in de veranderende arbeidswereld. Flexopus loopt voorop in deze beweging en biedt een krachtige tool om desk sharing-processen te stroomlijnen, kosten te verlagen en de flexibiliteit op de werkplek te vergroten. De herbestemming van leegstaande kantoren tot levendige gemeenschapsruimtes toont het potentieel voor een dynamische en duurzame stedelijke ontwikkeling. De toekomst van werk is dynamisch, en met innovatieve oplossingen kunnen we uitdagingen omzetten in kansen en ervoor zorgen dat kantoorruimtes ook in de komende jaren levendig en functioneel blijven.