Software voor resourceplanning: boek middelen centraal

Hybride werkmodellen veranderen niet alleen waar gewerkt wordt, maar ook hoe bedrijven hun beschikbare middelen organiseren. Wanneer medewerkers op verschillende dagen naar kantoor komen, vergaderruimtes flexibel worden gebruikt en niet elke werkplek vast is toegewezen, volstaan agenda's, spreadsheets of mondelinge afspraken al snel niet meer.

Resource booking-software creëert hiervoor een centraal boekingsplatform voor alle kantoorfaciliteiten. Medewerkers zien welke ruimtes, bureaus, bedrijfsauto's en apparatuur beschikbaar zijn, kunnen deze vooraf reserveren en hun kantoordag beter plannen. Bedrijven krijgen op hun beurt een beter overzicht van hoe werkplekken, ruimtes, parkeerplaatsen of andere middelen daadwerkelijk worden benut, waardoor ze kosten kunnen besparen en processen continu kunnen optimaliseren.

Wat is resource booking-software?

Resource booking-software is een digitale oplossing waarmee bedrijven gedeelde middelen centraal kunnen beheren, beschikbaar kunnen stellen en voor specifieke periodes boekbaar kunnen maken.

In plaats van desksharing via Excel of ruimtebeheer via Excel bij te houden (wat vaak onvoldoende wordt bijgewerkt), bundelt een resource booking-systeem de relevante informatie op één plek. Medewerkers kunnen de beschikbaarheid controleren en de benodigde middelen zelf boeken.

Zo'n online resource booking-systeem is vooral interessant voor bedrijven waar middelen niet permanent aan individuele personen zijn toegewezen en er thuisgewerkt wordt. 

In de dagelijkse praktijk beantwoordt een resource booking-tool onder andere de volgende vragen:

• Welke werkplek is morgen nog vrij?
• Is er om 14:00 uur een geschikte vergaderruimte beschikbaar?
• Kan ik voor mijn kantoordag een parkeerplaats reserveren?
• Welke uitrusting heeft een bepaalde werkplek?
• Welke middelen worden regelmatig gebruikt en welke nauwelijks?
• Welke bedrijfsauto is beschikbaar?

Welke middelen kunnen met resource booking-software worden geboekt?

Welke middelen via een resource booking app kunnen worden beheerd, hangt af van het betreffende systeem. Moderne oplossingen zoals Flexopus beperken zich niet alleen tot bureaus.

Typische toepassingsgebieden zijn:

1. Werkplekken: Medewerkers boeken een beschikbaar bureau voor een specifieke dag of periode. Voorzieningen zoals monitoren, in hoogte verstelbare tafels of specifieke werkzones kunnen bij de selectie worden meegenomen.
2. Vergaderruimtes: Vrije vergaderruimtes kunnen op basis van tijdstip, grootte, locatie of faciliteiten worden geselecteerd en geboekt.
3. Parkeerplaatsen: Bedrijfsparkeerplaatsen kunnen flexibel aan medewerkers worden toegewezen. Hierdoor is al voor vertrek zichtbaar of er een plek beschikbaar is.
4. Assets en inventaris: Ook bedrijfswagens, laptops, beamers, testapparatuur, kluisjes, gereedschapskoffers of andere gedeelde objecten kunnen als boekbare middelen worden ingericht.
5. Overige kantoormiddelen: Afhankelijk van het bedrijf kunnen bijvoorbeeld concentratieruimtes, belcellen, de bedrijfsbarbecue of andere gedeelde middelen in het boekingsproces worden opgenomen.

Hiermee onderscheidt uitgebreide resource booking software zich van pure werkplekboekingssoftware. Het beschouwt de verschillende middelen van een kantoor in samenhang en creëert een centrale structuur voor het gebruik ervan voor een volledig Workplace Management.

Welke voordelen biedt resource booking software?

Het nut van resource booking software ontstaat niet alleen door het digitaal boeken. Doorslaggevend is welke problemen in de dagelijkse kantoorroutine hiermee worden verminderd.

1. Meer planningszekerheid voor medewerkers

Wie naar kantoor komt, wil vooraf weten of de gewenste werkplek of parkeerplaats beschikbaar is en welke collega's er op kantoor zijn. Een centrale boeking voorkomt dat medewerkers 's ochtends ter plekke naar vrije middelen moeten zoeken.

Dit is vooral relevant wanneer teams niet elke dag volledig op kantoor werken en zorgt voor tevredenheid en structuur.

2. Minder dubbele boekingen en afstemming

Zonder een centraal reserveringssysteem worden middelen vaak via verschillende kanalen geregeld. Een vergaderruimte staat in de agenda, een parkeerplaats in een lijst en werkplekken worden mogelijk via Teams of mondeling afgestemd.

Een gezamenlijk platform vermindert deze parallelle en tijdrovende processen en zorgt voor een uniform overzicht van alle boekingen. Dit bespaart kostbare tijd van het team.

3. Betere samenwerking op het hybride kantoor

Hybride werken werkt beter wanneer je niet alleen een vrije plek vindt, maar ook kunt zien wanneer collega's op kantoor zijn.

Projectteams kunnen hun kantoordagen op elkaar afstemmen en gericht werkplekken in dezelfde zone boeken. Hierdoor wordt een bezoek aan kantoor beter planbaar en kan de gezamenlijke aanwezigheid bewuster worden benut.

4. Kantoorruimte efficiënter benutten

Wanneer bedrijven weten welke middelen daadwerkelijk worden gebruikt, kunnen ze hun kantoorruimte beter plannen.

De analyse laat zien hoe intensief werkplekken, vergaderruimtes, verdiepingen of andere middelen worden gebruikt en wanneer er sprake is van een hoge of lage bezettingsgraad. Ook het gebruik van apparatuur en bedrijfswagens kan zo in kaart worden gebracht en meegenomen worden in de verdere planning.

Deze gegevens vormen een betere basis voor beslissingen over de inrichting van kantoorruimte. Dit is tevens een factor om kosten te besparen en duurzamer te werken.

5. Minder administratieve lasten

Ook office management en administratie profiteren hiervan. Boekingen hoeven niet langer handmatig te worden gecoördineerd, terwijl regels en rechten centraal kunnen worden vastgelegd. Ook goedkeuringsprocessen kunnen worden ingesteld.

Goede reserveringssystemen maken zo meer zelforganisatie mogelijk, zonder dat bedrijven de controle over hun middelen verliezen.

Welke functies moet goede reserveringssoftware bieden?

Niet elk reserveringssysteem past bij elk bedrijf. Bij de keuze moet daarom niet alleen naar het aantal functies worden gekeken. Doorslaggevend is of de software past bij het eigen kantoor en de bestaande werkprocessen.

Belangrijke criteria zijn:

• Intuïtief boeken: medewerkers moeten zonder training middelen kunnen vinden en boeken.
• Interactieve plattegronden van gebouwen en verdiepingen: vrije en bezette middelen moeten visueel herkenbaar zijn.
• Filters voor voorzieningen: werkplekken en ruimtes moeten bijvoorbeeld filterbaar zijn op uitrusting, capaciteit of zone. Ook collega's moeten eenvoudig terug te vinden zijn.
• Mobiel gebruik: een reserveringsapp moet ook onderweg of direct op kantoor voor ad-hoc boekingen kunnen worden gebruikt.
• Boekingsregels en rechten: bedrijven hebben verschillende regels nodig voor teams, locaties of typen middelen.
• Check-in en no-show-beheer: Niet gebruikte boekingen kunnen weer worden vrijgegeven.
• Integraties: Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Exchange, Google Workspace of Single Sign-On moeten afhankelijk van het IT-landschap kunnen worden geïntegreerd.
• Analyses en rapportages: Gebruiksgegevens helpen bij het beoordelen van de bezettingsgraad en de behoefte aan ruimte. Alleen zo kunnen bedrijven hun organisatie datagestuurd inrichten.
• Gegevensbescherming en informatiebeveiliging: Juist bij aanwezigheids- en boekingsgegevens moeten duidelijke standaarden voor privacy en beveiliging gelden.
• Schaalbaarheid: Het systeem moet ook extra gebouwen, locaties en middelen kunnen ondersteunen.

Wie internationaal naar oplossingen zoekt, komt soms ook zoektermen tegen als 'resource booking software'. Meestal wordt hetzelfde basisprincipe bedoeld: bedrijfsresources worden digitaal vastgelegd, hun beschikbaarheid wordt inzichtelijk gemaakt en het gebruik ervan wordt centraal georganiseerd.

Flexopus - Waarschijnlijk de meest intuïtieve software voor resource-boekingen

Flexopus combineert al deze verschillende onderdelen van resource-boekingen in één centrale Workplace Management Software. Bedrijven kunnen werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen beheren en daarnaast andere processen rondom het hybride kantoor digitaal in kaart brengen.

Medewerkers kiezen eerst de gewenste periode en locatie en zien vervolgens op interactieve gebouw- en verdiepingplattegronden welke resources beschikbaar zijn. Afhankelijk van het type resource kan er bijvoorbeeld rekening worden gehouden met specifieke uitrustingskenmerken.

Voor hybride werkmodellen zijn met name de volgende functies relevant:

• Werkplekboekingen en desk sharing
• Vergaderruimteboekingen
• Catering & kantoordiensten boekbaar maken
• Parkeerplaatsboekingen
• Asset & inventory management
• Digitaal bezoekersbeheer
• Interactieve gebouw- en verdiepingplattegronden
• Aanwezigheidsoverzichten en collega-zoeker
• Check-in- en no-show-functies
• individuele groepen en boekingsrechten
• Smart Analytics voor het evalueren van het gebruik
• Integraties in bestaande Microsoft- en Google-omgevingen

Flexopus kan worden gebruikt via desktop, browser en mobiele apparaten in de eigen app. Hierdoor kan de boeking al voor de kantoordag of op het laatste moment op locatie plaatsvinden.

Voor bedrijven betekent dit niet zomaar een extra boekingstool die moeilijk te leren is en waarbij "alles nieuw" is – Flexopus wordt geïntegreerd in de huidige processen en past zich aan uw concept aan. De verschillende kantoorbronnen worden samengebracht in één gezamenlijke applicatie. Juist bij hybride werkmodellen vergemakkelijkt dit de dagelijkse coördinatie en levert het tegelijkertijd gegevens op voor een behoeftegestuurde kantoorplanning.

Conclusie: Resource Booking Software voor hybride kantoren

Hoe flexibeler een kantoor wordt gebruikt, hoe belangrijker een duidelijke organisatie van de beschikbare middelen is. Resource Booking Software maakt beschikbaarheid transparant, voorkomt onnodig afstemmen en stelt medewerkers in staat hun kantoordag vooraf te plannen.

Voor bedrijven ligt het extra voordeel in het centrale beheer en geïntegreerde analyse. Werkplekken, vergaderruimtes, parkeerplaatsen en andere middelen zoals werklaptops en bedrijfswagens kunnen gezamenlijk worden beheerd, in plaats van voor elk gebied aparte processen op te zetten.

Een goed systeem voor resource booking moet daarom niet zo veel mogelijk functies bieden, maar de juiste: intuïtief boeken, duidelijke beschikbaarheid, flexibele regels, passende integraties en betrouwbare rapportages. Zo wordt resource booking een vast onderdeel van een goed functionerend hybride kantoor.

Interesse gewekt? Wij adviseren u graag over de implementatie van Flexopus, plan nu een afspraak met ons.