Maak kennis met Smart Analytics van Flexopus

Het verzamelen van gegevens roept in de huidige samenleving vaak wantrouwen op, en terecht. Bijna iedereen wordt gewezen op de noodzaak om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde verkoop en misbruik. Toch is het belangrijk in te zien dat dataverzameling niet altijd negatief hoeft te zijn. Bij verantwoord gebruik zijn gegevens een krachtig hulpmiddel om problemen op te lossen. Flexopus heeft de Smart Analytics-functie geïntroduceerd als antwoord op deze overwegingen.

Alle gegevens die met de hotdesk-boekingssoftware van Flexopus worden verzameld, zijn voor u overzichtelijk beschikbaar in het Smart Analytics dashboard. De analyse van deze historische gegevens op objectniveau biedt inzicht in de bezetting van werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen. Deze tool helpt u onder meer bij het identificeren van de populairste objecten en de dagen met de hoogste boekingsactiviteit. Het platform genereert statistieken over boekingsfrequenties per maand, dag en uur, wat een volledig beeld geeft van het gebruik.

Selecteer een specifieke periode voor een analyse op maat en bepaal streefwaarden voor de kantoorbezetting. Zo kunt u op basis van de objectbezetting onderbouwde beslissingen nemen over krimp of uitbreiding. Smart Analytics helpt u ook bij het evalueren van de capaciteit van vergaderruimtes op basis van hun grootte, om de planning te verbeteren. Gebruik de tijdkaartfunctie om piekuren te berekenen op gebouw- en verdiepingsniveau, uitgesplitst per uur. Deze analyses helpen u uw werkomgeving effectief te optimaliseren.

Flexopus Smart Analytics maakt het ook mogelijk om gegevens te exporteren voor een diepgaande analyse. Met deze functie kunnen alle door Flexopus verzamelde gegevens in CSV-formaat worden geëxporteerd en verder worden verwerkt in Microsoft Excel, Google Sheets of een ander programma naar keuze.

De heatmap

Flexopus Smart Analytics bevat ook een krachtige heatmap die een uitgebreid overzicht geeft van het objectgebruik. Identificeer in één oogopslag objecten met weinig activiteit en objecten die zeer gewild zijn. Deze functie biedt waardevolle inzichten voor een onderbouwde besluitvorming. Als bijvoorbeeld de ruimte nabij de keuken populairder wordt, wijst dit op een mogelijke behoefte aan meer bureaus. Omgekeerd kunt u overwegen om kantoorruimte te verkleinen als veel bureaus zelden of nooit worden geboekt.

Deze specifieke statistiek gaat dieper dan de kengetallen voor gebouwen en plattegronden en analyseert de objecten binnen een gekozen plattegrond. De heatmap biedt een uitsplitsing van de verzamelde gegevens per tijd, gebouw en plattegrond, en levert genuanceerde inzichten voor strategische beslissingen. De heatmap berekent de analyse van elk object op basis van het totaal aantal uren, het gemiddelde en het bezettingspercentage (zowel dagelijks als in minuten).

Gebruikersstatistieken

Als optionele instelling en met uitdrukkelijke toestemming, met name van uw ondernemingsraad, kunnen analyses op gebruikersniveau worden uitgevoerd. Hiermee kunnen kantoor- of parkeerboekingen, reserveringen van vergaderruimtes en de aanwezigheidsfrequentie van specifieke medewerkers op kantoor en thuis worden gevolgd. Analyses op gebruikersniveau zijn echter standaard uitgeschakeld om de privacy te waarborgen.

Zijn uw gegevens veilig?

Het beschermen van gegevens en deze inzetten voor betere beslissingen is in het huidige digitale landschap een delicaat evenwicht. Om te voldoen aan onze normen voor gegevensbescherming en informatiebeveiliging, ziet de standaardconfiguratie van Flexopus af van het analyseren van persoonsgegevens binnen het dashboard. Analyses worden uitsluitend op objectniveau uitgevoerd en voldoen daarmee aan de strengste compliance-eisen van functionarissen voor gegevensbescherming of ondernemingsraden.

Conclusie

De analyse van historische gegevens vormt de basis voor onderbouwde beslissingen op het gebied van organisatie- en kantoorverbetering. Smart Analytics is een nuttig hulpmiddel dat dient als katalysator voor strategische kostenbesparingen, het verhogen van de medewerkerstevredenheid en het verbeteren van de dagelijkse kantoorprocessen. Door deze functie te gebruiken, krijgt u het nodige inzicht om proactieve aanpassingen door te voeren, waardoor een werkomgeving ontstaat die niet alleen aan de huidige eisen voldoet, maar ook anticipeert op de dynamische behoeften van de toekomst.