Desksharing-ratio: de sleutel tot hybride werken

De desksharing-ratio is een belangrijke indicator om te zien of kantoorruimtes efficiënt worden benut en of desksharing binnen het bedrijf werkt. Tegelijkertijd vormt het een basis voor beslissingen over ruimteplanning en de optimalisatie van hybride werkmodellen.

Desksharing-software voor een soepel hybride kantoor - met Flexopus!

Wat is een desksharing-ratio?

Begrippen als desksharing, New Work en hybride werken zijn inmiddels vaste onderdelen van het kantoorleven. Sinds de coronapandemie is de arbeidswereld blijvend veranderd; veel bedrijven kiezen nu voor flexibele werkplekmodellen, waardoor medewerkers regelmatig wisselen tussen thuiswerken en kantoor. Een centrale indicator in deze context is de zogenaamde desksharing-ratio. Het is de sleutel tot succesvol hybride werken.

De desksharing-ratio beschrijft de verhouding tussen het aantal beschikbare werkplekken (bureaus) op kantoor en het aantal medewerkers. Het doel is om een compactere en efficiëntere werkomgeving te creëren waarin minder bureaus nodig zijn dan er medewerkers zijn. De gedachte hierachter: veel werknemers werken sowieso regelmatig thuis of onderweg. Waarom zou je dan voor iedereen permanent een vaste werkplek toewijzen?

Bij een zinvolle toepassing van de desksharing-ratio ontstaan voordelen zoals:

• Kostenbesparingen: Aanzienlijke verlaging van huur-, exploitatie- en energiekosten.
• Betere benutting van de ruimte: Efficiëntere bezetting van de beschikbare kantoorruimte.
• Minder leegstand: Voorkomen van ongebruikte bureaus en ruimtes.
• Grotere flexibiliteit: Bevordering van moderne werkmodellen en medewerkerstevredenheid.

Waarom is de desksharing-ratio zo belangrijk?

Een optimale desksharing-ratio kan veel geld besparen, vooral op huur, exploitatiekosten en energie. Maar het is meer dan een kostenfactor: het is een strategisch sturingsinstrument voor effectief werkplekbeheer om in te spelen op moderne behoeften bij hybride werken en tegelijkertijd de kantoorbezetting te verbeteren.

Een studie van het Fraunhofer-instituut voor Arbeidseconomie en Organisatie (IAO) toont aan: meer dan 60% van de ondervraagde werknemers verdeelt hun werktijd ongeveer gelijkmatig tussen thuiswerken en kantoor. Ongeveer 80% geeft bovendien aan dat hun productiviteit is gestegen door de verkregen flexibiliteit.

Deze ontwikkeling bevestigt dat desksharing niet alleen een trend is, maar een langdurig houdbaar concept, zowel economisch als cultureel.

Desksharing is dus niet alleen zinvol voor medewerkers, maar ook voor bedrijven die zich als moderne werkgever willen positioneren en tegelijkertijd besparingen willen realiseren.

Hoe wordt de desksharing-ratio berekend?

De desksharing-ratio laat zien hoeveel werkplekken er beschikbaar zijn in verhouding tot het relevante aantal medewerkers. Het helpt bedrijven om kantoorruimtes realistisch te plannen en overcapaciteit te voorkomen.

De formule is:

Desksharing-ratio = aantal beschikbare bureaus / aantal relevante medewerkers × 100

Een voorbeeld:

Een bedrijf heeft 100 medewerkers die in principe gebruik kunnen maken van een kantoorwerkplek, maar stelt slechts 70 flexibel boekbare bureaus beschikbaar.
70 bureaus / 100 medewerkers × 100 = 70% desksharingratio

Dit betekent: voor 100 medewerkers zijn 70 bureaus beschikbaar.

Zo interpreteert u het resultaat:

Ratio = 100%:
Voor elke medewerker is er rekenkundig gezien een eigen bureau beschikbaar. Dit komt overeen met het klassieke kantoormodel met vaste werkplekken.

Ratio < 100%:
Er zijn minder bureaus dan medewerkers. Dit is gebruikelijk bij desksharing, hybride werken en thuiswerken.

Ratio > 100%:
Er zijn meer bureaus dan medewerkers. Dit kan wijzen op overcapaciteit, leegstand of onnodige huisvestingskosten.

Een desksharingratio onder de 100% is bij hybride werkmodellen meestal zinvol. Het is echter cruciaal dat de ratio aansluit bij het daadwerkelijke kantoorgebruik. Als deze te laag wordt ingesteld, kan dit op drukke dagen leiden tot tekorten, frustratie of onduidelijke boekingssituaties.

Belangrijk is bovendien: voor de berekening moeten niet zomaar alle medewerkers worden meegeteld, maar alleen de relevante gebruikersgroep. Buitendienstmedewerkers, parttimers, mensen die structureel op afstand werken of medewerkers zonder regelmatige behoefte aan een kantoorwerkplek moeten afhankelijk van het gebruiksconcept apart worden bekeken.

Welke voorwaarden zijn nodig voor een goed functionerende desksharingratio?

Om desksharing soepel te laten verlopen, is meer nodig dan alleen een goede ratio. De volgende drie voorwaarden zijn hierbij doorslaggevend:

1. Wordt uw kantoorruimte zinvol benut?

De eerste stap is een eerlijke beoordeling van de gebruikte ruimte. Bij hybride werken wordt vaak duidelijk dat niet de volledige kantoorruimte meer nodig is. Grote kantoorruimtes met te weinig bezette plekken ogen leeg en werken niet motiverend.

Stel uzelf vragen zoals:

• Is er regelmatig sprake van leegstand?
• Kan het gehuurde oppervlak worden verkleind?
• Wordt de aanwezige ruimte echt benut?

De juiste ruimteplanning is een centrale factor om een goede kantoorbezetting te bereiken en kosten te besparen.

2. Hoe is de samenstelling van uw team?

Niet alle medewerkers hebben hetzelfde werkritme. Sommige teams zijn dagelijks op locatie, andere werken grotendeels op afstand. Een goed functionerende desksharingratio hangt sterk af van het aantal medewerkers dat regelmatig op kantoor aanwezig moet zijn, zoals de receptie, IT-support of specifieke projectteams.

Houd rekening met:

• Wie heeft dagelijkse aanwezigheid nodig?
• Welke rollen zijn locatieonafhankelijk?
• Zijn er bijzondere behoeften (bijv. ouders, parttimers, externe medewerkers)?

Alleen als duidelijk is hoeveel werkplekken er realistisch nodig zijn, kan de ratio zinvol worden aangepast.

3. Hoe hoog is de werkelijke aanwezigheid op kantoor?

Een vaak onderschatte factor: de werkelijke aanwezigheid op kantoor. Veel bedrijven plannen op basis van onderbuikgevoel, maar er zijn duidelijke ervaringscijfers. Sinds de invoering van hybride werkmodellen blijkt:
Medewerkers zijn gemiddeld slechts 2,5 dag per week op kantoor. (Gemiddelden: 1,5 dag thuiswerken, 0,6 dag vakantie, 0,3 dag ziek, 0,1 dag op zakenreis)

Deze cijfers moeten bij de berekening van de ratio absoluut worden meegenomen, want onrealistische aannames leiden tot een verkeerde ruimteplanning en frustratie binnen het team.

Hoe ondersteunt Flexopus bij de desksharing-ratio?

De beste ratio heeft weinig zin als medewerkers niet weten wanneer en waar ze kunnen werken. Hier komt Flexopus in beeld, een van de meest intuïtieve softwareoplossingen voor efficiënt werkplekbeheer en desksharing op de markt.

Flexopus biedt onder andere een werkplekboekingssysteem, een ruimteboekingssysteem voor vergaderruimtes en een parkeerbeheersysteem met een realtime overzicht van beschikbare plekken.

Bovendien ondersteunt Flexopus bij de invoering en optimalisatie van desksharing:

• Advies over de berekening van uw ideale desksharing-ratio
• Workshops voor de overstap naar hybride modellen

Flexopus laat zich naadloos integreren in uw bestaande ecosysteem. Met vele praktische integratiemogelijkheden zoals Outlook, Google Workspace of Microsoft Teams is de drempel voor desksharing lager dan ooit. Plan daarom direct een adviesgesprek en duik in de wereld van New Work.

Samenvatting

De desksharing-ratio is veel meer dan een getal. Het is een cruciaal instrument om moderne werkmodellen succesvol te implementeren. Correct berekend helpt het om kantoorruimte efficiënt te benutten, leegstand te voorkomen, de bezettingsgraad te optimaliseren en tegelijkertijd medewerkers meer flexibiliteit te bieden.

Uw checklist voor succesvol desksharing:

• Desksharing-ratio berekenen: aantal medewerkers ÷ aantal bureaus
• Ruimte controleren: is er sprake van leegstand of overcapaciteit?
• Team analyseren: wie is wanneer op kantoor?
• Aanwezigheid registreren: houd rekening met gemiddelde aanwezigheidstijden
• Technologie inzetten: gebruik Flexopus voor boeking en transparantie
• Cultuur bevorderen: stimuleer open communicatie en flexibele regels