Werkplekbeheer: alles wat u moet weten over werkplekoptimalisatie

Werkplekken managen, kosten verlagen en tegelijkertijd de tevredenheid van medewerkers vergroten: hoe combineer je dit alles? Het antwoord is: met een doordacht werkplekbeheer. 

Of het nu gaat om hybride werkplekmodellen of bureaudeling: wij laten u zien hoe u uw werkomgeving optimaal inricht en afstemt op de behoeften van uw team. Laat u inspireren en haal het maximale uit uw werkplekmanagement!

Definitie van werkplekbeheer

Workplace management is meer dan alleen de organisatie van werkplekken. Het is een strategische aanpak die erop gericht is de werkomgeving zo vorm te geven dat deze het beste aansluit bij uw bedrijfsdoelen, en tegelijkertijd echte meerwaarde creëert. 

Een van de belangrijkste doelen van werkplekbeheer is natuurlijk om de efficiëntie van uw workflows te verhogen en de beschikbare middelen optimaal te benutten. Maar net zo belangrijk is de tevredenheid van uw medewerkers. 

Als het u lukt om een werkomgeving te creëren waarin uw medewerkers zich prettig voelen en gemotiveerd blijven, verhoogt u in een mum van tijd de productiviteit en loyaliteit aan uw bedrijf. Want alleen als uw team gemotiveerd is en zich gesteund voelt in de werkomgeving, kunnen de voordelen van een geoptimaliseerde werkplekorganisatie volledig worden benut. 

Tegelijkertijd kunt u door vakkundig werkplekbeheer kosten verlagen door uw kantoorruimte efficiënter te benutten en uw bedrijf over het geheel duurzamer te maken. In een optimaal ontworpen werkomgeving dragen uw teams bovendien bij aan de innovatie en het concurrentievermogen van uw bedrijf. Zo loopt u altijd een stap voor op uw concurrenten.

Werkplekbeheer als strategisch instrument

Workplace management combineert economische efficiëntie met menselijke aandacht en creëert zo de basis voor duurzaam succes.

Maar het optimaliseren van de werkplek is geen taak die u zich eenmalig kunt toeleggen en die dan voor altijd soepel kan laten verlopen. U moet werkplekbeheer eerder zien als een continu proces dat zich voortdurend aanpast aan de actuele behoeften van uw organisatie en met de tijd meegaat. 

Workplace Management kan daarom worden gezien als een strategisch instrument dat verder gaat dan het verbeteren van de efficiëntie op de korte termijn en is bedoeld om uw succes op de lange termijn te waarborgen. Daartoe behoren flexibele werkmodellen, het gebruik van moderne technologieën en hulpmiddelen en het bevorderen van een bedrijfscultuur die samenwerking en innovatie versterkt – een voortdurende inspanning die loont.

Concepten en modellen voor werkplekbeheer

Tegenwoordig staan moderne bedrijven voor de uitdaging om hun werkplekken flexibel, efficiënt en medewerkergericht in te richten – en daarbij te voldoen aan de voortdurend veranderende eisen van de arbeidsmarkt. 

Om dit te garanderen, spelen verschillende concepten en modellen een centrale rol binnen het kader van werkplekmanagement. Met de volgende benaderingen kunt u uw werkomgeving aanpassen aan de behoeften van uw werknemers en tegelijkertijd optimaal gebruikmaken van uw middelen:

Flexibele werkomgevingen

Flexibele werkomgevingen zijn een belangrijk concept in werkplekbeheer. Ze zorgen ervoor dat uw medewerkers afhankelijk van hun taken verschillende werkplekken kunnen gebruiken. Dit bevordert niet alleen de productiviteit, maar ook de tevredenheid, aangezien alle medewerkers de voor hen geschikte werkplek vinden – of het nu een rustige ruimte is voor geconcentreerd werken of een gemeenschappelijke ruimte voor teamvergaderingen.

Voor bedrijven betekenen flexibele werkomgevingen een efficiënter gebruik van hun middelen. In plaats van rigide werkplekstructuren kunnen gebieden opnieuw worden ontworpen voor verschillende doeleinden. Hierdoor dalen de leegstand en de bedrijfskosten en wordt de aanpassingsmogelijkheid aan nieuwe manieren van werken vergroot.

Bedrijven die vertrouwen op flexibele werkomgevingen implementeren concepten zoals Flexoffice en Desk Sharing, waarmee medewerkers naar behoefte gedeelde werkplekken kunnen boeken en zo de kennisdeling binnen het team kunnen bevorderen – een belangrijk pluspunt voor het succes van uw bedrijf.

Activiteitengericht werken

Bij activiteitsgericht werken staan de taken van de medewerkers centraal. Activiteitsgericht werken verhoogt de efficiëntie en bevordert de samenwerking. Medewerkers kunnen hun omgeving flexibel kiezen, afhankelijk van of ze geconcentreerd willen werken, willen brainstormen of actief willen vergaderen. Werkruimten zijn ontworpen om specifieke activiteiten optimaal te faciliteren. Natuurlijk is dit niet altijd even makkelijk. 

Open werkplekken brengen vaak akoestische en ergonomische uitdagingen met zich mee, die echter kunnen worden opgelost met specifieke zones of bureaudeelmodellen.

Daarom is werkplekbeheer essentieel, vooral in open kantoorruimtes , omdat creatieve ruimtes, telefooncellen en samenwerkingszones uw teams precies de ruimte bieden die ze nodig hebben om winstgevend en activiteitsgericht te werken.

Hybride werkplekmodellen

Flexibele werkomgevingen eindigen niet op kantoor. Hybride werken en mobiel werken stellen uw medewerkers in staat om, afhankelijk van de taak en levenssituatie, te wisselen tussen kantoor, thuiswerk of werken op afstand. Dit concept wordt steeds populairder, vooral bij internationale bedrijven, omdat hiermee rekening wordt gehouden met de behoeften van teams in verschillende tijdzones.

Binnen het werkplekbeheer zijn hybride modellen een belangrijk onderdeel van moderne werkconcepten: ze bevorderen de werk-privébalans, verkorten reistijden en verminderen de benodigde kantoorruimte. Tegelijkertijd vormen ze een uitdaging voor bedrijven, zoals het coördineren van aanwezigheidstijden en het reserveren van werkplekken. Hierbij komen tools voor werkplekbeheer in beeld om deze processen te vereenvoudigen.

Een andere uitdaging is een ergonomische werkplek, die ook tijdens het werken op afstand onmisbaar is. Of op kantoor of thuis – voorzie uw teams van gezondheidsbevorderende uitrusting zoals in hoogte verstelbare bureaus en ergonomische stoelen, om burn-out en gezondheidsproblemen te voorkomen.

Gebruiksscenario's voor werkplekbeheer

De praktische toepassing van Workplace Management laat zien hoe u kunt profiteren van de zojuist genoemde concepten. Hier volgen drie voorbeelden die illustreren hoe werkplekbeheer in de praktijk kan worden geïmplementeerd:

Gebruiksscenario 1: Introductie van flexibele werkplekken in een open kantoorruimtero

Een bedrijf met 500 werknemers in een kantoortuin merkt dat veel werkplekken ongebruikt blijven, omdat een deel van het personeel regelmatig thuiswerkt. Door de introductie van flexibele werkplekken en een boekingssysteem kunnen werkplekken efficiënter worden gebruikt.

Medewerkers reserveren hun werkplek naar behoefte en de ruimtes zijn flexibel ingericht: rustige zones om geconcentreerd te werken, vergaderruimtes voor teams en open ruimtes om samen te werken. Het resultaat? Grotere tevredenheid, betere benutting en lagere bedrijfskosten.

Gebruiksscenario 2: Optimaliseren van ruimtegebruik in een bedrijf met een cultuur van werken op afstand

Een IT-bedrijf dat sterk gericht is op werken op afstand, gebruikt zijn kantoor maar voor 30%. Tools voor werkplekbeheer analyseren en optimaliseren het ruimtegebruik: overbodige kantoren worden geëlimineerd en de resterende ruimtes worden omgebouwd tot flexibele ruimtes.

Het bedrijf bespaart op huurkosten en biedt tegelijkertijd hoogwaardige werkplekken voor medewerkers die slechts af en toe naar kantoor komen. Dankzij moderne hulpmiddelen kunnen werkplekken, vergaderruimtes en zelfs parkeerplaatsen eenvoudig worden gereserveerd, wat de organisatie in een groot bedrijf aanzienlijk vergemakkelijkt.

Gebruiksscenario 3: Implementatie van een hybride werkplekmodel in een wereldwijd bedrijf

Een internationaal bedrijf met teams in Europa, Azië en de VS introduceert een hybride werkplekmodel: werknemers verspreid over de hele wereld werken twee dagen op kantoor en drie dagen thuis. Met behulp van geïntegreerde werkplekbeheersystemen kan aanwezigheid efficiënt worden gecoördineerd, zelfs over verschillende tijdzones heen.

Het resultaat: een soepele organisatie en een flexibele werkomgeving die aansluit bij de behoeften van medewerkers en bedrijf.

De voor- en nadelen van werkplekbeheer

Zoals u ziet, biedt werkplekbeheer talloze mogelijkheden om de efficiëntie en tevredenheid in uw bedrijf te vergroten. Tegelijkertijd mag u de uitdagingen niet onderschatten: met de juiste planning en communicatie legt u de basis voor een succesvolle implementatie die uw bedrijf duurzaam vooruit helpt. 

Hieronder staan de belangrijkste voor- en nadelen, zodat u een weloverwogen beslissing kunt nemen:

Voordelen van werkplekbeheer

• Verhoog efficiëntie
  Een doordacht werkplekbeheer zorgt ervoor dat werkplekken en middelen optimaal worden benut. Onnodige ruimte kan worden geminimaliseerd, werkprocessen worden gestroomlijnder en uw bedrijf werkt over het geheel genomen effectiever. 
• Hogere medewerkerstevredenheid
  Een werkomgeving die is afgestemd op de behoeften van uw medewerkers bevordert betrokkenheid, motivatie en daarmee ook innovatie. Flexibele werkplekken, thuiswerken dagen en de optie van workation zorgen ervoor dat uw team op de lange termijn productiever en tevredener is. En het is geen geheim dat een hogere werknemerstevredenheid ook een lager personeelsverloop betekent.
• Kostenbesparing
  Kantoorruimte die efficiënt wordt gebruikt, verlaagt de huur- en bedrijfskosten aanzienlijk. Met geoptimaliseerd werkplekbeheer bespaart u energie en middelen en kunt u zich concentreren op dematerialisatie . Met de juiste hulpmiddelen kunt u uw werkplekken in realtime beheren, het gebruik maximaliseren en uw besparingen meten.

Nadelen van werkplekbeheer

• Uitdagingen bij de implementatie
  Ongetwijfeld vereist de invoering van een werkplekbeheersysteem een zorgvuldige planning en een duidelijk concept. Zonder een goed doordachte strategie loopt u het risico dat uw medewerkers in verwarring raken of dat bestaande processen verstoord raken, terwijl uw doel juist is om de productiviteit te verhogen.
• Mogelijke weerstand in het team
  Alle werkgevers hebben het wel eens meegemaakt: veranderingen worden vaak met scepsis ontvangen. Uw medewerkers zijn ongetwijfeld gewend aan vaste werkplekken en vertrouwde structuren. Ze reageren daarom vaak terughoudend op nieuwe modellen zoals bureaudelen. Duidelijke communicatie en training zijn hierbij cruciaal.
• Initiële kosten en tijdsbesteding
  Hoewel Workplace Management op de lange termijn kosten bespaart, mag de initiële investering in tools, training en implementatie niet worden onderschat. Tijd- en resourcemanagement zijn belangrijke aspecten van succesvolle werkplekoptimalisatie en zorgen voor een soepele implementatie.

Evaluatiematrix voor de invoering van Workplace Management

Het kiezen van het juiste werkplekmanagementconcept kan een uitdaging zijn, omdat verschillende bedrijven verschillende behoeften hebben. Hoe besluit men dan om werkplekbeheer in te voeren? 

Een evaluatiematrix helpt om de afzonderlijke criteria op een gestructureerde manier te analyseren en weloverwogen beslissingen te nemen. Met behulp van een dergelijke matrix kunt u de sterke en zwakke punten van verschillende benaderingen identificeren en bepalen welk concept het beste aansluit bij de behoeften van uw bedrijf. Hier is een voorbeeld:

Criteria	Weging	Optie 1: Activiteitengericht werk	Optie 2: Hybride werken	Optie 3: Vaste werkplekken
Kostenbesparing	40%	4 (goed)	5 (zeer goed)	2 (slecht)
Tevredenheid van werknemers	30%	3 (voldoende)	4 (goed)	5 (zeer goed)
flexibiliteit	20%	5 (zeer goed)	4 (goed)	1 (slecht)
duurzaamheid	10%	4 (goed)	3 (voldoende)	2 (slecht)
Algemene beoordeling	100%

Tools voor werkplekbeheer

Voor effectief werkplekbeheer zijn niet alleen organisatorische vaardigheden nodig, maar ook de juiste technische hulpmiddelen. Om uw kantoororganisatie efficiënt, flexibel en toekomstbestendig te maken, zijn moderne hulpmiddelen essentieel. En investeren in technologie loont. Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste tools die uw bedrijf helpen om de werkplekken optimaal te beheren en tegelijkertijd een prettige werkomgeving voor uw medewerkers te creëren:

Tools voor werkplekboekingen – orde in hybride chaos

Een boekingstool voor werkplekken zoals Flexopus biedt structuur in hybride werkmodellen. Hiermee kunnen uw medewerkers met een paar klikken werkplekken, vergaderruimten of parkeerplaatsen reserveren. Zo worden dubbele boekingen verminderd, ontstaat er duidelijkheid en worden onnodige conflicten in het dagelijkse kantoorleven vermeden. De implementatie is eenvoudig: een intuïtieve gebruikersinterface in combinatie met realtime gegevensanalyses helpt u bij het optimaliseren van het gebruik van uw resources.

Digitale tools voor papierloos werken – duurzaamheid ontmoet efficiëntie

Het papierloze kantoor is meer dan alleen een trend. Digitale hulpmiddelen zoals documentbeheersystemen of elektronische handtekeningen vergemakkelijken de toegang tot informatie en verminderen de administratieve rompslomp. Door fysieke documenten te vervangen door digitale alternatieven bespaart u niet alleen ruimte, maar draagt u ook bij aan duurzaamheid. Met een gecentraliseerd systeem heeft uw team overal toegang tot belangrijke bestanden: een must in een steeds mobielere werkomgeving.

Beeldschermen en sensoren – data voor slimme beslissingen

Sensoren en displays die ruimtegebruik meten, verschaffen u waardevolle inzichten. Welke banen zijn bijzonder gewild? Welke kamers blijven vaak leeg? Met deze gegevens kunt u inefficiënt ruimtegebruik identificeren en aanpakken. Eenmaal geïnstalleerd, bieden deze systemen voortdurende evaluaties die u kunt gebruiken voor strategische planning – of het nu gaat om het creëren van ruimte voor extra medewerkers of het verlagen van bedrijfskosten.

Cloudproviders – flexibiliteit met één druk op de knop

Cloudplatformen zijn de sleutel tot een verbonden bedrijf. Ze maken de opslag van grote hoeveelheden gegevens mogelijk en bevorderen tegelijkertijd realtime-samenwerking. Vooral in hybride werkmodellen zorgen cloudoplossingen zoals Office 365 ervoor dat teams naadloos kunnen schakelen tussen thuiskantoor en kantoor – zonder het overzicht te verliezen. 

Communicatiesoftware – Blijf verbonden

Microsoft Teams en vergelijkbare tools zijn al lang meer dan alleen communicatieplatformen. Naast chats en videoconferenties bieden ze ook integratie met andere individuele systemen. U creëert een centraal aanspreekpunt voor uw team en bevordert de uitwisseling – ongeacht waar de medewerkers zich bevinden. De introductie moet gepaard gaan met training, zodat alle functies optimaal gebruikt kunnen worden.

IT-apparatuur – de basis voor productief werk

Zonder de juiste IT-apparatuur is zelfs het beste werkplekbeheer nutteloos. Laptops, ergonomische toetsenborden, headsets en smartphones vormen de basis voor productief werken – zowel op kantoor als op afstand. Het is belangrijk dat de apparaten krachtig, gebruiksvriendelijk en duurzaam zijn. Regelmatige updates en betrouwbare IT-ondersteuning garanderen een soepele werking.

Veiligheid – Waardevolle bescherming tegen risico’s

Natuurlijk brengt de toenemende digitalisering ook risico’s met zich mee. Met een VPN beschermt u uw medewerkers wanneer zij buiten kantoor toegang hebben tot bedrijfsgegevens. Privacy schermen op monitoren zijn ook een eenvoudige maar effectieve manier om gevoelige informatie te beschermen tegen nieuwsgierige blikken, vooral in open werkruimtes of coworking spaces.

Identiteitsbeveiliging – systematische toegang

Moderne hulpmiddelen voor werkplekbeheer maken gebruik van QR-codes en identiteitsproviders om toegangsbeheer te vereenvoudigen. Hierdoor kunnen uw medewerkers snel en veilig inloggen op werkplekken, terwijl gevoelige ruimtes, zoals serverruimtes of speciale werkplekken alleen toegankelijk blijven voor geautoriseerde personen.

Regels voor werkplekbeheer

Om het werkplekbeheer en de werkplekadministratie in uw bedrijf tot een succes te maken, kunt u niet om regels heen. Zowel u als uw werknemers moeten zich eraan houden.

Duidelijke omgangsregels op de werkvloer vormen de basis voor een harmonieuze samenleving. Het biedt oriëntatie, voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat iedereen die bij uw bedrijf betrokken is, zich op zijn gemak voelt. Dit omvat respectvol met elkaar omgaan, op tijd zijn en zich houden aan overeengekomen communicatiekanalen. 

In flexibele werkomgevingen zoals desk sharing of kantoortuinen zijn gedragsregels nog belangrijker: niemand wil op een chaotische werkplek zitten of afgeleid worden door luide gesprekken. Respectvol omgaan met gedeelde hulpbronnen is net zo belangrijk als de bereidheid om rekening te houden met de behoeften van anderen.

Om orde bij gedeelde bureaus te garanderen, moet u een 'clean desk policy' invoeren. Het is echter veel meer dan alleen een regel over netheid: een Clean Desk Policy bevordert de veiligheid en gegevensbescherming. 

Op moderne kantoren, waar werkplekken vaak door verschillende mensen worden gebruikt, zorgt het ervoor dat er geen vertrouwelijke documenten rondslingeren en dat de werkplek altijd opgeruimd is, zodat het volgende teamlid het bureau meteen kan gebruiken. Aangevuld met digitale software voor werkplekbeheer die papierloos werken bevordert, wordt het Clean Desk Policy een succesfactor voor uw werkplekbeheer.

Wetgeving inzake werkplekbeheer

Met al deze nieuwe concepten voor werkplekbeheer vraagt u zich waarschijnlijk af: Met welke juridische overwegingen moet rekening worden gehouden om te garanderen dat wordt voldaan aan de vereisten voor gegevensbescherming, rechten op de werkplek en bedrijfsovereenkomsten?

Het is duidelijk dat het beschermen van gevoelige gegevens een van de grootste uitdagingen is in de digitale wereld van het werk. Als bedrijf moet u ervoor zorgen dat alle gebruikte werkplekbeheersoftware en -technologieën voldoen aan de wettelijke vereisten – vooral in het thuiswerken of in bedrijven met Bring-Your-Own-Device regelgeving kan dit lastig zijn.

Dit maakt het gebruik van VPN’s, versleutelde clouddiensten en toegangsbeheersystemen des te belangrijker. Er moet bijzondere aandacht worden besteed aan de naleving van de AVG: gegevens mogen alleen worden verwerkt als dit noodzakelijk is voor het werkproces. Tegelijkertijd moet u uw medewerkers regelmatig trainen in gegevensbescherming om beveiligingslekken te voorkomen.

Om de invoering van een nieuw werkplekmanagementconcept te laten slagen, is nauwe samenwerking met werknemersvertegenwoordigers essentieel gebleken. Of het nu gaat om het delen van bureaus, flexibele werktijden of thuiswerken: werknemers moeten er altijd al vroeg bij betrokken worden om acceptatie en deelname te bevorderen. 

Werknemersvertegenwoordiging speelt ook een centrale rol bij het formuleren van arbeidsovereenkomsten en het waarborgen van de bescherming van de belangen van het personeel. Werknemersvertegenwoordiging staat dan ook centraal bij de succesvolle implementatie van Workplace Management. 

Een uitgebreide werkovereenkomst schept een bindende basis voor samenwerking en regelt alle belangrijke aspecten – van het gebruik van werkplekken en gegevensbescherming tot speciale regelingen voor werken op afstand. 

Hoe zit het met het recht op werk? Wettelijk gezien hebben werknemers niet automatisch recht op een vaste baan. Toch bent u als werkgever verplicht de arbeidsomstandigheden zo te organiseren dat de veiligheid en gezondheid van uw medewerkers niet in gevaar komen – noch op kantoor, noch in het thuiskantoor. 

Ergonomische standaarden, voldoende bewegingsruimte en passende lichtomstandigheden, zoals geregeld in de Arbeidsplaatsenverordening, mogen daarom geenszins buiten beschouwing worden gelaten. En vergeet niet: werkplekmodellen zoals thuiskantoren moeten ook aan deze eisen voldoen.

Werkplekbeheer en gezondheid & Hygiëne

Het naleven van hygiënenormen is essentieel, vooral in werkomgevingen waar bureaus door meerdere mensen worden gebruikt. Dit aspect moet ook worden opgenomen in het Clean Desk Policy. Regelmatig schoonmaken van tafels, stoelen en gedeelde apparatuur zoals toetsenborden of telefoons minimaliseert het risico op ziekteoverdracht en vermindert daarmee het ziekteverzuim van werknemers.

Apparatuur voor werkplekbeheer

De juiste apparatuur is de hoeksteen van succesvol werkplekbeheer. Ergonomische werkplekken zijn echter niet alleen een extraatje, maar ook een wettelijke verplichting. Volgens de Arbeidsplaatsenverordening (§ 3a ArbStättV) moeten de werkplekken in uw bedrijf zo zijn ingericht dat ze de gezondheid van de medewerkers beschermen. Om aan de wettelijke eisen te voldoen, zijn in hoogte verstelbare bureaus, ergonomische stoelen en voldoende bewegingsruimte essentieel.

Verlichting speelt ook een belangrijke rol. De Technische Regels voor Werkplekken (ASR A3.4) vereisen schitteringsvrije en voldoende verlichting die de concentratie en het welzijn ondersteunt. Daarnaast vereisen flexibele werkplekmodellen opbergoplossingen zoals lockers of mobiele containers, waarin persoonlijke spullen veilig kunnen worden opgeborgen en die bijdragen aan de orde.

In open kantoorconcepten bieden telefooncellen de mogelijkheid om ongestoord gesprekken te voeren of deel te nemen aan virtuele vergaderingen. Dit zorgt niet alleen voor privacy, maar ook voor gegevensbescherming door gevoelige informatie af te schermen voor derden.

Werkplekbeheer met Flexopus

In de dynamische werkomgeving van vandaag de dag is flexibiliteit de sleutel tot succes. Met Flexopus, een van de toonaangevende tools voor werkplekbeheer, krijgt u een intelligent systeem dat uw werkplekorganisatie optimaliseert en u de controle teruggeeft. Flexopus is echter niet zomaar een tool, maar een compleet platform voor werkplekbeheer, afgestemd op de specifieke behoeften van uw bedrijf.

Met Flexopus kunnen uw teams werkplekken, vergaderruimtes en middelen eenvoudig en intuïtief boeken. Of u nu een hybride werkomgeving wilt bevorderen of efficiënt bureaudelen wilt implementeren, Flexopus biedt u de functies die u nodig hebt. Dankzij real-time gegevens kunt u de bezetting van uw kantoor analyseren en weloverwogen beslissingen nemen voor de toekomst. Zo vermijdt u vacatures, verlaagt u de vaste kosten en creëert u een optimale werkomgeving voor uw team.

Uiteraard hanteert Flexopus de hoogste standaarden op het gebied van gegevensbescherming en gegevensbeveiliging. Gemaakt & gehost in Duitsland, ISO 27001 gecertificeerd en GDPR-compatibel – Flexopus is een betrouwbare partner voor iedereen die de bescherming van zijn of haar gegevens serieus neemt. 

Flexopus is uw partner op weg naar efficiënter en flexibeler werkplekbeheer. Ontdek zelf de voordelen van deze innovatieve oplossing!