Een werkplekreserveringssysteem zoals Flexopus maakt flexibele werkplekreserveringen mogelijk. Het ondersteunt flexibele werkmodellen zoals Hybride Werken en bureaudeling. Het verkort de zoektijd naar beschikbare vacatures en zorgt zo voor een gecoördineerde, georganiseerde, stressvrije en productieve samenwerking binnen het bedrijf. Bovendien dragen data-analyses bij aan een efficiënt gebruik van hulpbronnen op werkplekken en kantoorruimtes.

Een modern werkplekboekingssysteem zoals Flexopus heeft een gebruiksvriendelijke interface voor het vanzelfsprekend boeken van werkplekken. Belangrijke functies zijn gebruikersgroepen voor toegangsbeheer, een in-/uitcheckfunctie en een analysefunctie voor het optimaliseren van ruimtegebruik. Een overzicht van wie er op welk moment op kantoor is, evenals integraties met externe leveranciers, zijn eveneens essentieel. Daarnaast zijn meertaligheid, toegankelijkheid en uitgebreide instelmogelijkheden essentieel.

Een goed werkplekboekingssysteem zoals Flexopus kenmerkt zich door uitstekende gebruikersfeedback op gangbare beoordelingsplatforms zoals OMR, G2 of Google . Een beoordeling van 4,8 sterren of hoger is uitstekend. Bovendien moet de software voor werkplekboeking gecertificeerd zijn volgens ISO27001 op het gebied van informatiebeveiliging, uitgebreide privacy-instellingen bieden en de gegevens idealiter uitsluitend in Duitsland hosten.

Een goede verhouding tussen werkplekken en werknemers in een sharddeskmodel (ook wel desksharing genoemd) hangt sterk af van uw werkgewoontes, de sector en de bedrijfscultuur. Terwijl een verhouding van 1:1 als traditioneel wordt beschouwd, wordt een verhouding van 1:1,2 tot 1:1,5 als gematigd beschouwd. Moderne bedrijven met twee tot drie thuiswerkdagen per week hebben daarentegen een verhouding van 1:2. Dit betekent: Er zijn twee medewerkers per werkplek. Meer over tarieven voor het delen van bureaus vindt u in de Flexopus Blog.

De sleutel tot het invoeren van een bureaudeelmodel is goede communicatie over veranderingen. Betrek belangrijke belanghebbenden, zoals teamleiders en ondernemingsraden, er vanaf het begin bij. Neem zorgen en angsten serieus en stimuleer participatie en co-creatie. Daarnaast heb je een gebruiksvriendelijk werkplekboekingssysteem nodig zoals Flexopus, voor een goede organisatie met duidelijke regels - dan wordt de verandering ook nog leuk.

Naast het reserveren van gedeelde bureaus , kunt u met de werkplekreserveringsapp Flexopus ook vergaderruimtes en parkeerplaatsenreserveren. Catering- en schoonmaakdiensten kunnen ook worden besteld. De registratie of van bezoekers kunt u ook met Flexopus beheren. In principe kunt u met Flexopus alle hulpmiddelen op de werkplek visueel weergeven en flexibel boekbaar maken.

Met de werkplekreserveringssoftware Flexopus kunt u ook werkplekken reserveren voor gasten , mits de functie hiervoor is geactiveerd. Medewerkers van het bedrijf kunnen vervolgens werkplekken reserveren voor externe gasten. Daarnaast biedt Flexopus de module “Bezoekersbeheer” aan, waarmee de registratie en documentatie van bezoekers aan het kantoor wordt verzorgd, inclusief integratie van de receptie of poort.