Shared Office: Flexible Arbeitsplätze durch geteilte Büroflächen

Sie stehen vor der Herausforderung, Ihre Bürokosten zu optimieren und gleichzeitig flexibel auf veränderte Arbeitsanforderungen zu reagieren? Dann könnte Office Sharing die Lösung sein, nach der Sie suchen. Dieses innovative Konzept ermöglicht es Unternehmen, ungenutzte Bürofläche anderen Firmen zur Verfügung zu stellen. 

In einer Zeit, in der hybrides Arbeiten und Desk Sharing immer wichtiger werden, bieten Shared Office Spaces eine intelligente Alternative zu traditionellen Bürolösungen – vor allem, wenn Sie sich nicht auf langfristige teure Mietverträge einlassen wollen. Entdecken Sie, wie Büro Sharing Ihre Unternehmensstrategie revolutionieren kann.

Was ist ein Shared Office?

Ein Shared Office ist ein Bürokonzept, bei dem sich mehrere Unternehmen eine Bürofläche teilen. Dabei mieten sich kleinere Firmen in leeren oder ungenutzten Flächen bei anderen Unternehmen ein, deren Bürofläche nicht mehr vollständig ausgelastet ist – zum Beispiel aufgrund hybrider Arbeitsmodelle oder Home Office. 

Diese Lösung ermöglicht es beiden Seiten, Kosten zu senken: Der Flächenanbieter kann seine Miet- und Betriebskosten reduzieren, während der Mieter Zugang zu professionellen Arbeitsplätzen erhält, ohne langfristige Mietverträge eingehen zu müssen.

Das Shared Office Space Konzept geht aber über die reine Arbeitsplatzbereitstellung hinaus. Gemeinsame Räume wie Küchen, Besprechungsräume, Empfangsbereiche und Pausenräume werden von allen beteiligten Unternehmen genutzt – diese geteilte Nutzung der Infrastruktur schafft Möglichkeiten für den Austausch zwischen verschiedenen Unternehmen.

Natürlich macht dieses Konzept eine reibungslose Organisation und professionelle Raumbuchungssysteme notwendig. Activity Based Working wird dabei nicht selten zur Grundlage der Raumnutzung, da verschiedene Teams je nach Bedarf unterschiedliche Bereiche nutzen können. 

Wenn Ihr Unternehmen das Lean Office Prinzip verfolgt, können Sie durch ein Shared Office die Verschwendung ungenutzter Räume eliminieren und die Entmaterialisierung weiter vorantreiben. Diese Effizienz trägt dementsprechend auch zur Nachhaltigkeit im Büro bei, da vorhandene Ressourcen optimal genutzt werden.

Welche Besonderheiten hat ein Shared Office?

Um das Konzept Shared Office richtig zu verstehen, ist es wichtig, es von ähnlichen Konzepten abzugrenzen und seine spezifischen Charakteristika zu erkennen. 

Anders als ein Großraumbüro, wo alle Mitarbeitenden eines Unternehmens zusammenarbeiten, oder Co-Working Spaces, die primär für Freelancer und Einzelpersonen konzipiert sind, richtet sich Office Sharing an ganze Unternehmen oder Teams, die temporär oder dauerhaft Büroflächen benötigen, sich aber nicht auf langfristige Mietverträge festlegen wollen.

Im Gegensatz zu Flexoffice Konzepten innerhalb eines Unternehmens bringt Büro Sharing verschiedene Organisationen aus den verschiedensten Bereichen zusammen. Dabei ist klar: Ein erfolgreiches Shared Office muss sorgfältig geplant und verwaltet werden – das bringt nicht nur Vorteile, sondern auch einige Herausforderungen mit sich.

Welche Vorteile hat ein Shared Office?

Office Sharing bietet sowohl für Anbieter als auch für Nutzer der Büroflächen erhebliche Vorteile, die weit über die reine Kostenersparnis hinausgehen:

1. Sie können Ihre Kosten erheblich senken, wenn Sie Ihre leere Bürofläche anderen Unternehmen zur Verfügung stellen. Office Sharing bietet Ihnen die Möglichkeit, ungenutzten Raum sogar zu monetarisieren und gleichzeitig Ihre Mietkosten zu reduzieren. 
2. Wenn Sie hingegen als kleineres Unternehmen eine Bürofläche suchen, erhalten Sie Zugang zu professionellen Arbeitsplätzen, ohne die hohen Investitionen traditioneller Büromieten tragen zu müssen.
3. Sie schaffen natürliche Networking Möglichkeiten, wenn verschiedene Unternehmen denselben Raum mit Ihnen teilen. Diese Begegnungen können für Sie zu wertvollen Geschäftskontakten, Kooperationen oder sogar neuen Kundenbeziehungen führen. 
4. Auch Diversität am Arbeitsplatz erreichen Sie auf einer neuen Ebene, da Menschen aus verschiedenen Branchen und Unternehmenskulturen in Ihrem Umfeld aufeinandertreffen – das bringt auch innovative Ideen mit sich.
5. Sie fördern die Nachhaltigkeit in Ihrem Büro, da Sie Ressourcen wie Heizung, Beleuchtung, Reinigung und technische Infrastruktur teilen. Diese effiziente Nutzung reduziert Ihren ökologischen Fußabdruck pro Arbeitsplatz erheblich und unterstützt Sie bei der Erreichung Ihrer Nachhaltigkeitsziele.
6. Shared Offices sind hervorragend als erste Return to Office Testphase geeignet. So evaluieren Sie schrittweise, wie viel Bürofläche Sie tatsächlich benötigen, bevor Sie langfristige Entscheidungen treffen. Diese Flexibilität ist auch dann wertvoll, wenn Sie neue Arbeitszeitmodelle implementieren möchten.
7. Sie genießen höhere Flexibilität als bei der Anmietung eigener Büroflächen. Kürzere Vertragslaufzeiten und anpassbare Flächengrößen ermöglichen es Ihnen, schnell auf Wachstum oder Schrumpfung zu reagieren – für neue Unternehmen ein wichtiges Kriterium, das Ihr Veränderungsmanagement erheblich vereinfacht.

Welche Nachteile kann ein Shared Office haben?

Trotz der vielen Vorteile bringt Office Sharing auch spezifische Herausforderungen mit sich, die Sie nicht vernachlässigen sollten: 

1. Sie stehen möglicherweise vor Datenschutzbedenken, da verschiedene Unternehmen Zugang zu sensiblen Informationen Ihres Unternehmens haben könnten. Eine strenge Clean Desk Policy ist daher umso wichtiger, um sicherzustellen, dass Ihre vertraulichen Dokumente und Informationen nicht versehentlich anderen Unternehmen zugänglich werden. 
2. Auch die Zutrittskontrolle wird komplexer, da verschiedene Unternehmen unterschiedliche Sicherheitsanforderungen haben können. Zwei-Faktor-Authentifizierung und sichere IT-Infrastruktur sind im Shared Office deshalb unerlässlich. 
3. Sie müssen die Organisation freier Räume bewältigen, wenn mehrere Unternehmen um begrenzte Ressourcen konkurrieren – nicht selten entstehen Konflikte um Besprechungsräume oder bevorzugte Arbeitsplätze. Mit einer gemeinsamen Raumbuchungssoftware ist Fairness aber schnell gewährleistet.
4. Office Sharing schafft Abhängigkeiten zu anderen Unternehmen. Probleme oder Konflikte mit einem Partner können Ihre Arbeitsumgebung beeinträchtigen, die Produktivität gefährden und im schlimmsten Fall das Risiko auf Burnout erhöhen.

Überblick über Vor- und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Geteilte Miet- und Betriebskosten	Datenschutz- und Sicherheitsrisiken
Networking und interdisziplinärer Austausch	Koordinationsaufwand bei gemeinsamer Nutzung
Flexible Verträge und anpassbare Flächen	Abhängigkeiten und Konfliktpotenzial
Nachhaltige Ressourcennutzung	Eingeschränkte Kontrolle über Umgebung und Abläufe
Testlauf für Return to Office ohne langfristige Bindung	Störungen durch unterschiedliche Arbeitsstile
Professionelle Ausstattung ohne hohe Kosten	Begrenzte Anpassbarkeit an individuelle Bedürfnisse

Für wen sind Shared Offices geeignet?

Shared Offices bieten sich für eine Vielzahl von Unternehmen an – vorausgesetzt, die Rahmenbedingungen passen. Hier sind typische Szenarien und Unternehmensformen, für die sich Office Sharing besonders eignet:

1. Große Unternehmen mit ungenutzter Bürofläche

Wenn Ihr Unternehmen durch hybride Arbeitsmodelle oder Desk Sharing Flächenüberschüsse hat, können Sie diese effizient nutzen, indem Sie sie mit anderen Firmen teilen. So lassen sich bestimmte Bereiche temporär freigeben, ohne Ihre internen Abläufe zu stören – und Sie können gleichzeitig eine neue Einnahmequelle erschließen.

2. Startups und kleine Unternehmen

Für junge Unternehmen oder flexible Teams ist Shared Office eine perfekte Lösung: Sie profitieren von professioneller Infrastruktur, geringeren Fixkosten und kurzen Vertragslaufzeiten. Zudem entstehen wertvolle Networking Möglichkeiten – gerade in kreativen oder technologiegetriebenen Branchen ein echter Pluspunkt.

3. Projektbasierte oder mobile Teams

Wenn Ihre Teams nur vorübergehend an einem Standort arbeiten – zum Beispiel für ein Projekt oder eine Markterkundung – bietet das Shared Office eine flexible, kosteneffiziente Alternative zu klassischen Mietverträgen. 

4. Unternehmen im Umbruch oder auf Standortsuche

Ob während eines Standortwechsels, bei Expansion ins Ausland oder als temporäre Lösung zwischen zwei Mietverhältnissen – Shared Offices bieten Flexibilität ohne langfristige Bindung und helfen, Doppelmieten zu vermeiden.

5. Internationale Firmen mit schlanker Präsenz

Shared Offices eignen sich ideal für Firmen, die in bestimmten Regionen sichtbar sein möchten, ohne dort gleich eigene Niederlassungen aufzubauen – zum Beispiel Vertriebs- oder Beratungsbüros ohne intensiven Kundenverkehr.

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Doch es gibt auch Situationen, in denen Shared Offices nicht die richtige Lösung sind, zum Beispiel für lärmintensive Arbeitsbereiche wie Call Center oder Branchen mit strengen Compliance Vorgaben – etwa Anwaltskanzleien oder Finanzdienstleister. Für Workation, Home Office im Ausland oder mobiles Arbeiten einzelner Teammitglieder könnten Co-Working Spaces besser geeignet sein.

Wie wir Desk Sharing in unserem Shared Office verwenden

Bei Flexopus haben wir das Shared Office Konzept erfolgreich implementiert und dabei wertvolle Erfahrungen gesammelt, die zeigen, wie Büro Sharing in der Praxis funktioniert. Natürlich spielt unsere Desk Sharing Software dabei eine zentrale Rolle in der Organisation und Optimierung der geteilten Arbeitsräume.

Offener Wissensaustausch mit anderen Menschen, die nicht in derselben Firma arbeiten, hat sich als einer der wertvollsten Aspekte erwiesen. Diese interdisziplinären Gespräche bringen oft neue Perspektiven in unsere Arbeit und führen zu innovativen Lösungsansätzen, die in einem isolierten Umfeld so nicht entstanden wären. 

Dass wir tagtäglich in größerer Runde Mittagessen, ist ideal für Networking und hat schon zu vielen spannenden Kontakten geführt.

Beim Shared Office kann man entweder Spaces pro Firma festlegen und den einzelnen Firmen bestimmte Tische zuordnen. Alternativ kann man aber auch die freie Platzwahl ermöglichen, ähnlich wie in einem Co-Working Space. 

Wir persönlich haben beobachtet, dass die freie Platzwahl immer zu einem schönen bunten Mix im Büro führt. Jeden Tag entstehen neue Konstellationen von Menschen aus verschiedenen Unternehmen, was die Arbeitsatmosphäre lebendig und inspirierend macht.

Dank Flexopus behalten wir jederzeit den Überblick über die Nutzung der Meetingräume: Wir sehen auf einen Blick, wann andere Firmen den Raum gebucht haben, und können entweder einen passenden freien Slot wählen oder rechtzeitig auf einen alternativen Raum ausweichen. So lassen sich Buchungskonflikte vermeiden und die gemeinsame Raumnutzung effizient gestalten – für vertrauliche Gespräche stehen aber natürlich nach wie vor separate Einzelbüros zur Verfügung. 

Fazit: Lohnt sich ein Shared Office für Ihr Unternehmen?

Shared Offices sind eine zukunftsorientierte Antwort auf die Herausforderungen moderner Arbeitswelten. Sie senken nicht nur Kosten, sondern eröffnen auch neue Chancen für Zusammenarbeit, Networking und Innovation. Besonders attraktiv ist das Modell für Unternehmen mit ungenutzten Büroflächen sowie für kleine Teams, die flexible, professionell ausgestattete Arbeitsplätze suchen.

Digitale Raumbuchungssysteme wie Flexopus sorgen dabei für eine reibungslose und transparente Koordination zwischen verschiedenen Mietern – ganz ohne Chaos im Kalender.

Ob die Vorteile wie Flexibilität, Flächeneffizienz und interdisziplinärer Austausch die organisatorischen Anforderungen überwiegen, hängt natürlich von Ihrem individuellen Bedarf ab. Für viele moderne Unternehmen ist Office Sharing jedoch längst mehr als eine Übergangslösung.

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