Oficina compartida: lugares de trabajo flexibles gracias a un espacio de oficina compartido

Nuestro sistema de reservas para el lugar de trabajo ayuda a coordinar de manera eficiente los escritorios compartidos.

¿Se enfrenta al desafío de optimizar los costos de su oficina y, al mismo tiempo, responder de manera flexible a los cambiantes requisitos de trabajo? Entonces, el uso compartido de la oficina podría ser la solución que está buscando. Este concepto innovador permite a las empresas poner a disposición de otras empresas el espacio de oficina no utilizado.

En un momento en el que el trabajo híbrido y el uso compartido de escritorios son cada vez más importantes, los espacios de oficina compartidos ofrecen una alternativa inteligente a las soluciones de oficina tradicionales, especialmente si no quieres involucrarte en costosos contratos de alquiler a largo plazo. Descubra cómo el uso compartido de oficinas puede revolucionar su estrategia corporativa.

¿Qué es una oficina compartida?

Una oficina compartida es un concepto de oficina en el que varias empresas comparten un espacio de oficina. Las empresas más pequeñas alquilan espacios vacíos o no utilizados a otras empresas cuyo espacio de oficina ya no se utiliza en su totalidad, por ejemplo, debido a modelos de trabajo híbridos o Oficina central.

Esta solución permite a ambas partes para reducir los costos: El proveedor del espacio puede reducir sus costos de alquiler y operación mientras el inquilino tiene acceso a lugares de trabajo profesionales sin tener que celebrar contratos de alquiler a largo plazo.

Sin embargo, el concepto de espacio de oficina compartido va más allá de simplemente proporcionar lugares de trabajo. Todas las empresas participantes utilizan los espacios comunes, como cocinas, salas de reuniones, áreas de recepción y salas de descanso; este uso compartido de la infraestructura crea oportunidades de intercambio entre diferentes empresas.

Por supuesto, este concepto contribuye a una organización fluida y profesional Sistemas de reserva de habitaciones necesario. Trabajo basado en actividades A menudo se convierte en la base para el uso del espacio, ya que diferentes equipos pueden usar diferentes áreas según sea necesario.

Si su empresa sigue el principio de oficina ajustada, puede eliminar el desperdicio de espacio no utilizado mediante una oficina compartida y el Desmaterialización sigue adelante. En consecuencia, esta eficiencia también contribuye a la sostenibilidad de la oficina, ya que los recursos existentes se utilizan de forma óptima.

¿Cuáles son las características especiales de una oficina compartida?

Para entender correctamente el concepto de oficina compartida, es importante diferenciarlo de conceptos similares y reconocer sus características específicas.

Diferente a un oficina de planta abierta, donde todos los empleados de una empresa trabajan juntos, o espacios de trabajo conjunto, que están diseñados principalmente para autónomos y particulares, el uso compartido de oficinas está dirigido a empresas o equipos enteros que necesitan espacio de oficina de forma temporal o permanente, pero que no quieren comprometerse con contratos de alquiler a largo plazo.

En contraste con Oficina flexible Conceptos dentro de una empresa, el uso compartido de oficinas reúne a diferentes organizaciones de una amplia variedad de áreas. Está claro que una oficina compartida exitosa debe planificarse y gestionarse cuidadosamente; esto no solo trae beneficios, sino también algunos desafíos.

¿Cuáles son los beneficios de una oficina compartida?

El uso compartido de oficinas ofrece ventajas significativas tanto para los proveedores como para los usuarios del espacio de oficina que van mucho más allá del simple ahorro de costos:

1. Puede reducir significativamente sus costos si vacía espacio de oficina ponerlo a disposición de otras empresas. Compartir la oficina te brinda la oportunidad de rentabilizar incluso el espacio no utilizado y, al mismo tiempo, reducir los costos de alquiler.
2. Si, por el contrario, busca un espacio de oficina para una empresa más pequeña, tendrá acceso a trabajos profesionales sin tener que soportar las altas inversiones de los alquileres de oficinas tradicionales.
3. Usted crea oportunidades naturales para establecer contactos cuando diferentes empresas comparten el mismo espacio con usted. Estos encuentros pueden generar valiosos contactos comerciales, colaboraciones o incluso nuevas relaciones con los clientes para usted.
4. Auch Diversidad en el lugar de trabajo alcance un nuevo nivel, a medida que personas de diferentes industrias y culturas corporativas se reúnan en su entorno; esto también aporta ideas innovadoras.
5. Promueves la sostenibilidad en tu oficina al compartir recursos como la calefacción, la iluminación, la limpieza y la infraestructura técnica. Este uso eficiente reduce significativamente su huella ambiental por lugar de trabajo y le ayuda a alcanzar sus objetivos de sostenibilidad.
6. Las oficinas compartidas son ideales como fase de prueba inicial de regreso a la oficina. De esta forma, puede evaluar gradualmente cuánto espacio de oficina necesita realmente antes de tomar decisiones a largo plazo. Esta flexibilidad también es valiosa cuando tienes algo nuevo Modelos de tiempo de trabajo quieren implementar.
7. Disfruta de una mayor flexibilidad que si alquilas tu propio espacio de oficina. Los plazos contractuales más cortos y los tamaños de área ajustables le permiten reaccionar rápidamente ante el crecimiento o la contracción, un criterio importante para las nuevas empresas que simplifica considerablemente la gestión del cambio.

¿Cuáles son las desventajas de una oficina compartida?

A pesar de los muchos beneficios, el uso compartido de la oficina también conlleva desafíos específicos que no debes descuidar:

1. Es posible que tenga problemas de privacidad, ya que diferentes empresas podrían tener acceso a la información confidencial de su organización. Un estricto Política de escritorio limpio Por lo tanto, es aún más importante garantizar que sus documentos e información confidenciales no se pongan inadvertidamente a disposición de otras empresas.
2. El control de acceso también es cada vez más complejo, ya que diferentes empresas pueden tener diferentes requisitos de seguridad. Por lo tanto, la autenticación de dos factores y una infraestructura de TI segura son esenciales en las oficinas compartidas.
3. Tienen que gestionar la organización de los espacios libres cuando varias empresas compiten por recursos limitados; a menudo surgen conflictos por las salas de reuniones o los lugares de trabajo preferidos. Con un punto en común Software de reserva de habitaciones Sin embargo, la equidad se garantiza rápidamente.
4. El uso compartido de oficinas crea dependencias con otras empresas. Los problemas o conflictos con una pareja pueden afectar a su entorno de trabajo, lo cual productividad peligro y, en el peor de los casos, el riesgo de agotamiento aumentar.

Descripción general de las ventajas y desventajas

Vorteile	Nachteile
Geteilte Miet- und Betriebskosten	Datenschutz- und Sicherheitsrisiken
Networking und interdisziplinärer Austausch	Koordinationsaufwand bei gemeinsamer Nutzung
Flexible Verträge und anpassbare Flächen	Abhängigkeiten und Konfliktpotenzial
Nachhaltige Ressourcennutzung	Eingeschränkte Kontrolle über Umgebung und Abläufe
Testlauf für Return to Office ohne langfristige Bindung	Störungen durch unterschiedliche Arbeitsstile
Professionelle Ausstattung ohne hohe Kosten	Begrenzte Anpassbarkeit an individuelle Bedürfnisse

¿Para quién son adecuadas las oficinas compartidas?

Las oficinas compartidas son adecuadas para una amplia gama de empresas, siempre que las condiciones marco sean las adecuadas. Estos son los escenarios y tipos de empresas típicos para los que el uso compartido de oficinas es especialmente adecuado:

1. Grandes empresas con espacio de oficina no utilizado

Cuando su empresa termine modelos de trabajo híbridos o Escritorio compartido tiene excedentes de espacio, puede usarlos de manera eficiente compartiéndolos con otras empresas. De este modo, algunas áreas pueden liberarse temporalmente sin interrumpir tus procesos internos y, al mismo tiempo, puedes acceder a una nueva fuente de ingresos.

2. Empresas emergentes y pequeñas empresas

Shared Office es una solución perfecta para empresas jóvenes o equipos flexibles: se benefician de una infraestructura profesional, menores costos fijos y períodos de contrato cortos. También hay valiosas oportunidades para establecer contactos, una verdadera ventaja, especialmente en las industrias creativas o impulsadas por la tecnología.

3. Equipos móviles o basados en proyectos

Si sus equipos solo trabajan temporalmente en una ubicación (por ejemplo, para un proyecto o una exploración de mercado), la oficina compartida ofrece una alternativa flexible y rentable a los contratos de alquiler tradicionales.

4. Empresas en transición o que buscan una ubicación

Ya sea durante un cambio de ubicación, al expandirse en el extranjero o como una solución temporal entre dos arrendamientos, las oficinas compartidas ofrecen flexibilidad sin compromisos a largo plazo y ayudan a evitar el doble alquiler.

5. Empresas internacionales con una presencia reducida

Las oficinas compartidas son ideales para las empresas que desean ser visibles en determinadas regiones sin establecer inmediatamente sus propias sucursales allí, por ejemplo, oficinas de ventas o de consultoría sin un tráfico intensivo de clientes.

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Pero también hay situaciones en las que las oficinas compartidas no son la solución adecuada, por ejemplo, para áreas de trabajo ruidosas, como centros de llamadas, o industrias con requisitos de cumplimiento estrictos, como bufetes de abogados o proveedores de servicios financieros. ¿Para Funcionamiento, Oficina central en el extranjero o trabajo móvil Para los miembros individuales del equipo, los espacios de trabajo conjunto podrían ser más adecuados.

Cómo utilizamos el escritorio compartido en nuestra oficina compartida

Con Flexopus Hemos implementado con éxito el concepto de oficina compartida y hemos adquirido una valiosa experiencia que demuestra cómo funciona la oficina compartida en la práctica. Por supuesto que el nuestro está jugando Software para compartir escritorios Esto desempeña un papel central en la organización y optimización de los espacios de trabajo compartidos.

El intercambio abierto de conocimientos con otras personas que no trabajan en la misma empresa ha demostrado ser uno de los aspectos más valiosos. Estas discusiones interdisciplinarias a menudo aportan nuevas perspectivas a nuestro trabajo y conducen a soluciones innovadoras que no se habrían desarrollado en un entorno aislado.

El hecho de que almorcemos en grupos más grandes todos los días es ideal para establecer contactos y ya ha generado muchos contactos interesantes.

Con una oficina compartida, puede definir espacios por empresa y asignar tablas específicas a las empresas individuales. Como alternativa, también puedes permitir la libre elección de asientos, de forma similar a un espacio de trabajo conjunto.

Hemos observado personalmente que la libre elección de asientos siempre conduce a una agradable mezcla de colores en la oficina. Cada día se crean nuevas constelaciones de personas de diferentes empresas, lo que hace que el ambiente de trabajo sea animado e inspirador.

Gracias a Flexopus, siempre tenemos una visión general del uso de las salas de reuniones: podemos ver de un vistazo si otras empresas han reservado la sala y podemos elegir un espacio libre adecuado o cambiarnos a una sala alternativa a su debido tiempo. De este modo, se evitan los conflictos de reserva y se hace más eficiente el uso compartido del espacio, pero, por supuesto, también hay oficinas independientes para mantener conversaciones confidenciales.

Conclusión: ¿Vale la pena una oficina compartida para su empresa?

Las oficinas compartidas son una respuesta orientada al futuro a los desafíos de los entornos de trabajo modernos. No solo reducen los costos, sino que también abren nuevas oportunidades para la colaboración, la creación de redes y la innovación. El modelo es particularmente atractivo para las empresas con espacio de oficina no utilizado y para los equipos pequeños que buscan lugares de trabajo flexibles y equipados profesionalmente.

Los sistemas digitales de reserva de habitaciones, como Flexopus, garantizan una coordinación fluida y transparente entre los diferentes inquilinos, sin ningún caos en el calendario.

El hecho de que los beneficios como la flexibilidad, la eficiencia del espacio y el intercambio interdisciplinario superen los requisitos organizativos depende, por supuesto, de sus necesidades individuales. Sin embargo, para muchas empresas modernas, compartir oficinas ha sido durante mucho tiempo más que una solución temporal.