Reducción de costes en empresas con desk sharing

En el competitivo entorno empresarial actual, las empresas buscan constantemente formas de ahorrar costes y aumentar la rentabilidad. Una medida especialmente eficaz es el desk sharing, ya que permite a las empresas utilizar el espacio de oficina de forma más estratégica y reducir los costes operativos de los edificios. Las estrategias de reducción de costes desempeñan un papel crucial, ya que permiten racionalizar las operaciones y optimizar el uso de los recursos. Desde el desk sharing y la reducción de los costes energéticos hasta la optimización de las estructuras de compras y financiación, existen diversos enfoques con los que las empresas pueden reducir sus gastos y mejorar sus resultados.

Desk sharing: menos espacio, menores costes

Debido a los modelos de trabajo híbridos, muchos puestos de trabajo en la oficina ya no están ocupados a diario. Sin embargo, siguen generando costes operativos, como alquiler, electricidad, limpieza, equipamiento y administración. Aquí es donde entra en juego el desk sharing.

Con el desk sharing, los empleados ya no tienen un puesto de trabajo fijo asignado, sino que reservan un escritorio disponible de forma flexible según sus necesidades. Especialmente en empresas con políticas de teletrabajo, modelos a tiempo parcial o asistencia variable, esto puede reducir significativamente el número de puestos de trabajo necesarios.

Con un software como Flexopus, es posible reservar puestos de trabajo, salas de reuniones y plazas de aparcamiento con antelación. Los empleados ven directamente qué plazas están disponibles, dónde se sientan sus compañeros y pueden buscar específicamente los recursos que se ajusten a sus necesidades laborales del día.

Por tanto, mediante el desk sharing, las empresas pueden reducir el número de puestos de trabajo infrautilizados y adaptar las oficinas de forma más precisa a la demanda real. Esto no solo reduce los costes de alquiler, sino también los gastos corrientes de energía, calefacción, limpieza, equipamiento y gastos generales.

El potencial de ahorro que ofrece el desk sharing queda patente a través de ejemplos de cálculo concretos.

Ejemplo de cálculo: pequeña empresa

Una pequeña empresa con 50 empleados, donde debido a los modelos de trabajo híbridos solo hay una media de 30 personas en la oficina al mismo tiempo, puede reducir el número de puestos fijos de 50 a 35, por ejemplo. Con unos costes de oficina supuestos de 25 euros por metro cuadrado y unos 10 metros cuadrados por puesto, se obtiene una posible reducción de superficie de 150 metros cuadrados. Esto equivale a un ahorro mensual de unos 3.750 euros o 45.000 euros al año. Además, pueden generarse ahorros adicionales en energía, limpieza, equipamiento y gastos generales.

Ejemplo de cálculo: gran empresa

En una empresa más grande con 1.000 empleados, el potencial de ahorro puede ser significativamente mayor. Si en lugar de 1.000 puestos fijos solo se necesitan 700 puestos flexibles y, por tanto, se ahorran unos 3.000 metros cuadrados de oficina, con unos costes supuestos de 28 euros por metro cuadrado, se obtiene un ahorro mensual de unos 84.000 euros o más de 1 millón de euros al año. Aquí también se suman posibles ahorros adicionales en energía, limpieza, equipamiento y gastos generales.

Otras estrategias de reducción de costes para empresas

Aquí tiene otras estrategias eficaces de reducción de costes para empresas:

1. Compra de materiales y mercancías

Uno de los gastos más importantes para las empresas son los costes de los materiales y mercancías necesarios para la producción o el funcionamiento. Para reducir los costes en este ámbito, es importante evaluar cuidadosamente a los proveedores, negociar mejores ofertas y conseguir precios competitivos. Las empresas pueden estudiar opciones de compra al por mayor o establecer asociaciones con otras empresas para aprovechar las economías de escala y reducir costes. Además, la introducción de prácticas de gestión de inventario justo a tiempo puede ayudar a minimizar el exceso de existencias y los costes de almacenamiento, garantizando que los recursos se utilicen de forma eficiente.

2. Reduzca los niveles de inventario

Überschüssige Bestände binden wertvolles Kapital und verursachen zusätzliche Lagerkosten für Unternehmen. Um die Lagerbestände zu reduzieren und die Bestandsverwaltung zu optimieren, können Unternehmen die bereits erwähnten Just-in-Time-Bestandsverfahren (JIT) einführen. Durch die genaue Beobachtung der Nachfragemuster und die entsprechende Anpassung der Bestellmengen können Unternehmen eine Überbevorratung vermeiden und die Lagerhaltungskosten minimieren. Darüber hinaus können Investitionen in Bestandsverwaltungssoftware und -systeme einen Echtzeitüberblick über die Lagerbestände bieten, was genauere Prognosen und eine bessere Bestandskontrolle ermöglicht.

3. Flächenoptimierung und Standortstrategie

Nachdem moderne Konzepte wie Desk Sharing (siehe oben) die interne Raumnutzung effizienter gestalten, sollten Unternehmen auch ihre gesamte Standortstrategie kritisch prüfen. Oft sind Mietverträge historisch gewachsen und passen nicht mehr zur aktuellen Teamgröße oder zum Anteil an Remote Work.

Um hier weitere Kosten zu senken, können Unternehmen ungenutzte Flächen untervermieten oder bei anstehenden Vertragsverlängerungen gezielt kleinere, aber hochwertigere Flächen anfragen. Auch die Wahl des Standorts spielt eine Rolle: Büros am Stadtrand sind oft deutlich günstiger und trotzdem gut erreichbar. Es muss nicht immer die teure Adresse direkt im Zentrum sein, um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Durch eine datengestützte Analyse der tatsächlichen Büropräsenz lassen sich so langfristig die Fixkosten für Immobilien massiv reduzieren.

4. Energiekosten

Die Energiekosten, einschließlich Strom, Heizung und Klimatisierung, können sich für Unternehmen schnell summieren. Um die Energiekosten zu senken, können Unternehmen energiesparende Maßnahmen ergreifen, wie z. B. die Umrüstung auf energieeffiziente Beleuchtungssysteme, die Installation programmierbarer Thermostate und die Optimierung von HLK-Systemen (Heizung, Lüftung und Klimaanlagen). Auch die Ermutigung der MitarbeiterInnen zu energiebewusstem Verhalten, z. B. das Ausschalten von Licht und Geräten, wenn sie nicht gebraucht werden, kann im Laufe der Zeit zu erheblichen Kosteneinsparungen beitragen. Die Durchführung regelmäßiger Energieaudits und Investitionen in erneuerbare Energielösungen wie Solarzellen oder Windkraftanlagen können die Abhängigkeit von herkömmlichen Energiequellen weiter verringern und die Energiekosten für Unternehmen senken.

5. Nutzung von Telefon und Mobiltelefon

Telekommunikationskosten, einschließlich Telefon- und Mobilfunkrechnungen, können für Unternehmen erhebliche Gemeinkosten darstellen. Um die Kosten in diesem Bereich zu senken, können Unternehmen ihre Telefon- und Mobilfunktarife optimieren, um sicherzustellen, dass sie ihren Kommunikationsbedarf decken, ohne zu viel Geld auszugeben. Die Umstellung auf Voice-over-Internet-Protocol (VoIP)-Lösungen kann kostengünstige Alternativen für die Sprachkommunikation bieten, während MDM-Lösungen (Mobile Device Management) dabei helfen können, die Handynutzung zu überwachen und zu kontrollieren. Darüber hinaus kann die Einführung von Richtlinien und Verfahren für eine verantwortungsvolle Telefonnutzung dazu beitragen, unnötige Ausgaben zu minimieren und effiziente Kommunikationspraktiken innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten.

6.  Fahrzeugkosten

Für Unternehmen, die für Transport- oder Lieferdienste auf Fahrzeuge angewiesen sind, können die fahrzeugbezogenen Ausgaben zu erheblichen Gemeinkosten beitragen. Um die Fahrzeugkosten zu senken, können Unternehmen nach Alternativen zu firmeneigenen Fahrzeugen suchen, z. B. Fahrgemeinschaften bilden oder Mitfahrdienste in Anspruch nehmen. Eine kraftstoffsparende Fahrweise und regelmäßige Fahrzeugwartung können dazu beitragen, den Kraftstoffverbrauch und die Reparaturkosten zu minimieren. Darüber hinaus können Investitionen in Fahrzeugverfolgungs- und Telematiksysteme einen Echtzeiteinblick in den Fuhrparkbetrieb bieten und so eine bessere Routenplanung und Optimierung der Fahrzeugnutzung ermöglichen.

7. Personal und MitarbeiterInnen

Die Personalkosten, einschließlich Löhne, Sozialleistungen und Lohnsteuern, machen einen erheblichen Teil der Ausgaben eines Unternehmens aus. 

Um die Kosten in diesem Bereich zu senken, können Unternehmen den Personalbestand überprüfen und eine Umstrukturierung oder Neuverteilung der Ressourcen in Erwägung ziehen, um die Arbeitslast effizienter zu bewältigen. Die Einführung von Personalverwaltungssoftware und -systemen kann dazu beitragen, die Personalplanung und -besetzung zu optimieren und sicherzustellen, dass die Ressourcen effektiv eingesetzt werden. Investitionen in Schulungs- und Entwicklungsprogramme für MitarbeiterInnen können ebenfalls die Produktivität steigern und die Fluktuationskosten senken, indem sie das Engagement und die Bindung der Beschäftigten verbessern.

8. Versicherungen

Versicherungsprämien können für Unternehmen erhebliche Kosten verursachen, da sie eine Reihe von Risiken abdecken, von Sachschäden bis zu Haftpflichtansprüchen. Um die Kosten in diesem Bereich zu senken, können sich Unternehmen nach neuen Versicherungsverträgen umsehen und Angebote vergleichen, um sicherzustellen, dass sie den besten Versicherungsschutz zu den günstigsten Tarifen erhalten. Die Bündelung von Versicherungspolicen oder die Anpassung der Selbstbeteiligung können zu einer Senkung der Prämien beitragen, ohne dass der Versicherungsschutz darunter leidet. Darüber hinaus kann die Umsetzung von Risikomanagementstrategien, wie z. B. Sicherheitsprogramme am Arbeitsplatz und Maßnahmen zur Schadensverhütung, dazu beitragen, Versicherungsansprüche zu minimieren und die Versicherungskosten langfristig zu senken.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Desk Sharing eine besonders wirkungsvolle Maßnahme zur Kostensenkung in Unternehmen ist. Gerade durch hybride Arbeitsmodelle bleiben viele Büroflächen ungenutzt, verursachen aber weiterhin laufende Kosten. Mit flexiblen Arbeitsplatzbuchungen können Unternehmen ihre Flächen effizienter nutzen, die Anzahl fester Schreibtische reduzieren und dadurch Miet-, Energie-, Reinigungs-, Ausstattungs- und Nebenkosten senken.

Technologien wie Flexopus unterstützen Unternehmen dabei, Desk Sharing strukturiert umzusetzen und Arbeitsplätze, Besprechungsräume sowie Parkplätze bedarfsgerecht buchbar zu machen. In Kombination mit weiteren Kostensenkungsmaßnahmen in Bereichen wie Einkauf, Energie, Personal und Gebäudemanagement entsteht so eine nachhaltige Grundlage für mehr finanzielle Stabilität.