Kosten besparen in bedrijven met desk sharing

In de huidige competitieve zakenwereld zoeken bedrijven voortdurend naar manieren om kosten te besparen en de winstgevendheid te vergroten. Een bijzonder effectieve maatregel is desksharing, omdat bedrijven hiermee kantoorruimte strategischer kunnen benutten en lopende gebouwkosten kunnen verlagen. Strategieën voor kostenreductie spelen hierbij een cruciale rol, omdat ze het mogelijk maken om de bedrijfsvoering te stroomlijnen en middelen beter in te zetten. Van desksharing en het verlagen van energiekosten tot het optimaliseren van inkoop- en financieringsstructuren: er zijn diverse benaderingen waarmee bedrijven hun kosten kunnen verlagen en hun resultaten kunnen verbeteren.

Desksharing: minder ruimte, lagere kosten

Door hybride werkmodellen zijn veel werkplekken op kantoor niet meer dagelijks bezet. Toch veroorzaken ze lopende kosten, zoals voor huur, stroom, schoonmaak, inrichting en beheer. Hier komt desksharing om de hoek kijken.

Bij desksharing hebben medewerkers geen vast toegewezen werkplek meer, maar boeken ze flexibel een beschikbare bureauplek wanneer dat nodig is. Vooral in bedrijven met thuiswerkregelingen, deeltijdmodellen of wisselende aanwezigheid kan het aantal benodigde werkplekken hierdoor aanzienlijk worden verminderd.

Met software zoals Flexopus kunnen werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen vooraf worden geboekt. Medewerkers zien direct welke plekken beschikbaar zijn, waar collega's zitten en kunnen gericht zoeken naar middelen die passen bij hun werkzaamheden van die dag.

Door desksharing kunnen bedrijven het aantal ongebruikte werkplekken verminderen en kantoorruimtes gerichter aanpassen aan de werkelijke behoefte. Hierdoor dalen niet alleen de huurkosten, maar ook de lopende uitgaven voor energie, verwarming, schoonmaak, inrichting en servicekosten.

Hoe hoog het besparingspotentieel door desksharing kan zijn, blijkt vooral duidelijk uit concrete rekenvoorbeelden.

Rekenvoorbeeld: klein bedrijf

Een klein bedrijf met 50 medewerkers, waar door hybride werkmodellen gemiddeld slechts 30 personen tegelijk op kantoor zijn, kan het aantal vaste werkplekken bijvoorbeeld van 50 naar 35 terugbrengen. Bij aangenomen kantoorruimtekosten van 25 euro per vierkante meter en ongeveer 10 vierkante meter per werkplek resulteert dit in een mogelijke ruimtereductie van 150 vierkante meter. Dat komt overeen met een maandelijkse besparing van ongeveer 3.750 euro, oftewel 45.000 euro per jaar. Daarnaast kunnen er verdere besparingen op energie, schoonmaak, inrichting en servicekosten ontstaan.

Rekenvoorbeeld: groot bedrijf

Bij een groter bedrijf met 1.000 medewerkers kan het besparingspotentieel aanzienlijk hoger uitvallen. Als er in plaats van 1.000 vaste werkplekken nog maar 700 flexibele werkplekken nodig zijn en daardoor ongeveer 3.000 vierkante meter kantoorruimte wordt bespaard, resulteert dit bij aangenomen kosten van 28 euro per vierkante meter in een maandelijkse besparing van ongeveer 84.000 euro, oftewel meer dan 1 miljoen euro per jaar. Ook hier komen mogelijke extra besparingen op energie, schoonmaak, inrichting en servicekosten bij.

Overige strategieën voor kostenverlaging voor bedrijven

Hier zijn verdere effectieve strategieën voor kostenverlaging voor bedrijven:

1. Inkoop van materialen en goederen

Een van de belangrijkste uitgaven voor bedrijven zijn de kosten voor materialen en goederen die nodig zijn voor de productie of bedrijfsvoering. Om de kosten op dit gebied te verlagen, is het belangrijk om leveranciers zorgvuldig te beoordelen, betere aanbiedingen te onderhandelen en concurrerende prijzen te realiseren. Bedrijven kunnen opties voor grootschalige inkoop onderzoeken of partnerschappen met andere bedrijven aangaan om schaalvoordelen te benutten en kosten te verlagen. Bovendien kan de invoering van just-in-time voorraadbeheer helpen om overtollige voorraden en opslagkosten te minimaliseren en ervoor te zorgen dat middelen efficiënt worden gebruikt.

2. Verlaag uw voorraadniveaus

Überschüssige Bestände binden wertvolles Kapital und verursachen zusätzliche Lagerkosten für Unternehmen. Um die Lagerbestände zu reduzieren und die Bestandsverwaltung zu optimieren, können Unternehmen die bereits erwähnten Just-in-Time-Bestandsverfahren (JIT) einführen. Durch die genaue Beobachtung der Nachfragemuster und die entsprechende Anpassung der Bestellmengen können Unternehmen eine Überbevorratung vermeiden und die Lagerhaltungskosten minimieren. Darüber hinaus können Investitionen in Bestandsverwaltungssoftware und -systeme einen Echtzeitüberblick über die Lagerbestände bieten, was genauere Prognosen und eine bessere Bestandskontrolle ermöglicht.

3. Flächenoptimierung und Standortstrategie

Nachdem moderne Konzepte wie Desk Sharing (siehe oben) die interne Raumnutzung effizienter gestalten, sollten Unternehmen auch ihre gesamte Standortstrategie kritisch prüfen. Oft sind Mietverträge historisch gewachsen und passen nicht mehr zur aktuellen Teamgröße oder zum Anteil an Remote Work.

Um hier weitere Kosten zu senken, können Unternehmen ungenutzte Flächen untervermieten oder bei anstehenden Vertragsverlängerungen gezielt kleinere, aber hochwertigere Flächen anfragen. Auch die Wahl des Standorts spielt eine Rolle: Büros am Stadtrand sind oft deutlich günstiger und trotzdem gut erreichbar. Es muss nicht immer die teure Adresse direkt im Zentrum sein, um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Durch eine datengestützte Analyse der tatsächlichen Büropräsenz lassen sich so langfristig die Fixkosten für Immobilien massiv reduzieren.

4. Energiekosten

Die Energiekosten, einschließlich Strom, Heizung und Klimatisierung, können sich für Unternehmen schnell summieren. Um die Energiekosten zu senken, können Unternehmen energiesparende Maßnahmen ergreifen, wie z. B. die Umrüstung auf energieeffiziente Beleuchtungssysteme, die Installation programmierbarer Thermostate und die Optimierung von HLK-Systemen (Heizung, Lüftung und Klimaanlagen). Auch die Ermutigung der MitarbeiterInnen zu energiebewusstem Verhalten, z. B. das Ausschalten von Licht und Geräten, wenn sie nicht gebraucht werden, kann im Laufe der Zeit zu erheblichen Kosteneinsparungen beitragen. Die Durchführung regelmäßiger Energieaudits und Investitionen in erneuerbare Energielösungen wie Solarzellen oder Windkraftanlagen können die Abhängigkeit von herkömmlichen Energiequellen weiter verringern und die Energiekosten für Unternehmen senken.

5. Nutzung von Telefon und Mobiltelefon

Telekommunikationskosten, einschließlich Telefon- und Mobilfunkrechnungen, können für Unternehmen erhebliche Gemeinkosten darstellen. Um die Kosten in diesem Bereich zu senken, können Unternehmen ihre Telefon- und Mobilfunktarife optimieren, um sicherzustellen, dass sie ihren Kommunikationsbedarf decken, ohne zu viel Geld auszugeben. Die Umstellung auf Voice-over-Internet-Protocol (VoIP)-Lösungen kann kostengünstige Alternativen für die Sprachkommunikation bieten, während MDM-Lösungen (Mobile Device Management) dabei helfen können, die Handynutzung zu überwachen und zu kontrollieren. Darüber hinaus kann die Einführung von Richtlinien und Verfahren für eine verantwortungsvolle Telefonnutzung dazu beitragen, unnötige Ausgaben zu minimieren und effiziente Kommunikationspraktiken innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten.

6.  Fahrzeugkosten

Für Unternehmen, die für Transport- oder Lieferdienste auf Fahrzeuge angewiesen sind, können die fahrzeugbezogenen Ausgaben zu erheblichen Gemeinkosten beitragen. Um die Fahrzeugkosten zu senken, können Unternehmen nach Alternativen zu firmeneigenen Fahrzeugen suchen, z. B. Fahrgemeinschaften bilden oder Mitfahrdienste in Anspruch nehmen. Eine kraftstoffsparende Fahrweise und regelmäßige Fahrzeugwartung können dazu beitragen, den Kraftstoffverbrauch und die Reparaturkosten zu minimieren. Darüber hinaus können Investitionen in Fahrzeugverfolgungs- und Telematiksysteme einen Echtzeiteinblick in den Fuhrparkbetrieb bieten und so eine bessere Routenplanung und Optimierung der Fahrzeugnutzung ermöglichen.

7. Personal und MitarbeiterInnen

Die Personalkosten, einschließlich Löhne, Sozialleistungen und Lohnsteuern, machen einen erheblichen Teil der Ausgaben eines Unternehmens aus. 

Um die Kosten in diesem Bereich zu senken, können Unternehmen den Personalbestand überprüfen und eine Umstrukturierung oder Neuverteilung der Ressourcen in Erwägung ziehen, um die Arbeitslast effizienter zu bewältigen. Die Einführung von Personalverwaltungssoftware und -systemen kann dazu beitragen, die Personalplanung und -besetzung zu optimieren und sicherzustellen, dass die Ressourcen effektiv eingesetzt werden. Investitionen in Schulungs- und Entwicklungsprogramme für MitarbeiterInnen können ebenfalls die Produktivität steigern und die Fluktuationskosten senken, indem sie das Engagement und die Bindung der Beschäftigten verbessern.

8. Versicherungen

Versicherungsprämien können für Unternehmen erhebliche Kosten verursachen, da sie eine Reihe von Risiken abdecken, von Sachschäden bis zu Haftpflichtansprüchen. Um die Kosten in diesem Bereich zu senken, können sich Unternehmen nach neuen Versicherungsverträgen umsehen und Angebote vergleichen, um sicherzustellen, dass sie den besten Versicherungsschutz zu den günstigsten Tarifen erhalten. Die Bündelung von Versicherungspolicen oder die Anpassung der Selbstbeteiligung können zu einer Senkung der Prämien beitragen, ohne dass der Versicherungsschutz darunter leidet. Darüber hinaus kann die Umsetzung von Risikomanagementstrategien, wie z. B. Sicherheitsprogramme am Arbeitsplatz und Maßnahmen zur Schadensverhütung, dazu beitragen, Versicherungsansprüche zu minimieren und die Versicherungskosten langfristig zu senken.

Conclusie

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Desk Sharing eine besonders wirkungsvolle Maßnahme zur Kostensenkung in Unternehmen ist. Gerade durch hybride Arbeitsmodelle bleiben viele Büroflächen ungenutzt, verursachen aber weiterhin laufende Kosten. Mit flexiblen Arbeitsplatzbuchungen können Unternehmen ihre Flächen effizienter nutzen, die Anzahl fester Schreibtische reduzieren und dadurch Miet-, Energie-, Reinigungs-, Ausstattungs- und Nebenkosten senken.

Technologien wie Flexopus unterstützen Unternehmen dabei, Desk Sharing strukturiert umzusetzen und Arbeitsplätze, Besprechungsräume sowie Parkplätze bedarfsgerecht buchbar zu machen. In Kombination mit weiteren Kostensenkungsmaßnahmen in Bereichen wie Einkauf, Energie, Personal und Gebäudemanagement entsteht so eine nachhaltige Grundlage für mehr finanzielle Stabilität.