Kosten senken in Unternehmen mit Desk Sharing

In der heutigen wettbewerbsorientierten Geschäftswelt suchen Unternehmen ständig nach Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und zur Steigerung der Rentabilität. Eine besonders wirksame Maßnahme ist Desk Sharing, da Unternehmen damit Büroflächen strategischer nutzen und laufende Gebäudekosten reduzieren können. Strategien zur Kostenreduzierung spielen dabei eine entscheidende Rolle, da sie es ermöglichen, den Betrieb zu rationalisieren und Ressourcen besser einzusetzen. Vom Desk Sharing über die Senkung der Energiekosten bis hin zur Optimierung von Einkaufs- und Finanzierungsstrukturen gibt es verschiedene Ansätze, mit denen Unternehmen ihre Kosten senken und ihr Ergebnis verbessern können.

Desk Sharing: weniger Fläche, geringere Kosten

Durch hybride Arbeitsmodelle sind viele Arbeitsplätze im Büro nicht mehr täglich belegt. Trotzdem verursachen sie laufende Kosten — etwa für Miete, Strom, Reinigung, Ausstattung und Verwaltung. Hier kommt Desk Sharing ins Spiel.

Beim Desk Sharing haben Mitarbeitende keinen fest zugewiesenen Arbeitsplatz mehr, sondern buchen je nach Bedarf flexibel einen verfügbaren Schreibtisch. Besonders in Unternehmen mit Homeoffice-Regelungen, Teilzeitmodellen oder wechselnden Anwesenheiten kann dadurch die Anzahl der benötigten Arbeitsplätze deutlich reduziert werden.

Mit einer Software wie Flexopus lassen sich Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze im Voraus buchen. Mitarbeitende sehen direkt, welche Plätze verfügbar sind, wo Kolleginnen und Kollegen sitzen, und können gezielt nach Ressourcen suchen, die zu ihren Arbeitsanforderungen für den Tag passen.

Durch Desk Sharing können Unternehmen also die Anzahl ungenutzter Arbeitsplätze reduzieren und Büroflächen gezielter an den tatsächlichen Bedarf anpassen. Dadurch sinken nicht nur Mietkosten, sondern auch laufende Ausgaben für Energie, Heizung, Reinigung, Ausstattung und Nebenkosten.

Wie hoch das Einsparpotenzial durch Desk Sharing ausfallen kann, zeigt sich besonders deutlich anhand konkreter Rechenbeispiele.

Beispielrechnung: Kleines Unternehmen

Ein kleines Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden, bei dem aufgrund hybrider Arbeitsmodelle durchschnittlich nur 30 Personen gleichzeitig im Büro sind, kann die Anzahl fester Arbeitsplätze beispielsweise von 50 auf 35 reduzieren. Bei angenommenen Büroflächenkosten von 25 Euro pro Quadratmeter und rund 10 Quadratmetern pro Arbeitsplatz ergibt sich eine mögliche Flächenreduktion von 150 Quadratmetern. Das entspricht einer monatlichen Einsparung von etwa 3.750 Euro bzw. 45.000 Euro pro Jahr. Zusätzlich können weitere Einsparungen bei Energie, Reinigung, Ausstattung und Nebenkosten entstehen.

Beispielrechnung: Großes Unternehmen

Bei einem größeren Unternehmen mit 1.000 MitarbeiterInnen kann das Einsparpotenzial deutlich höher ausfallen. Werden statt 1.000 festen Arbeitsplätzen nur noch 700 flexible Arbeitsplätze benötigt und dadurch rund 3.000 Quadratmeter Bürofläche eingespart, ergibt sich bei angenommenen Kosten von 28 Euro pro Quadratmeter eine monatliche Ersparnis von rund 84.000 Euro bzw. über 1 Million Euro pro Jahr. Auch hier kommen mögliche zusätzliche Einsparungen bei Energie, Reinigung, Ausstattung und Nebenkosten hinzu.

Weitere Strategien zur Kostensenkung für Unternehmen

Hier sind weitere wirksame Strategien zur Kostensenkung für Unternehmen:

 1. Einkauf von Materialien und Waren

Eine der wichtigsten Ausgaben für Unternehmen sind die Kosten für Materialien und Waren, die für die Produktion oder den Betrieb benötigt werden. Um die Kosten in diesem Bereich zu senken, ist es wichtig, Lieferanten sorgfältig zu bewerten, bessere Angebote auszuhandeln und wettbewerbsfähige Preise zu erzielen. Unternehmen können Optionen für den Großeinkauf prüfen oder Partnerschaften mit anderen Unternehmen eingehen, um Größenvorteile zu nutzen und Kosten zu senken. Darüber hinaus kann die Einführung von Just-in-Time-Bestandsmanagementpraktiken dazu beitragen, überschüssige Bestände und Lagerkosten zu minimieren und sicherzustellen, dass die Ressourcen effizient genutzt werden.

2. Reduzieren Sie Lagerbestände

Überschüssige Bestände binden wertvolles Kapital und verursachen zusätzliche Lagerkosten für Unternehmen. Um die Lagerbestände zu reduzieren und die Bestandsverwaltung zu optimieren, können Unternehmen die bereits erwähnten Just-in-Time-Bestandsverfahren (JIT) einführen. Durch die genaue Beobachtung der Nachfragemuster und die entsprechende Anpassung der Bestellmengen können Unternehmen eine Überbevorratung vermeiden und die Lagerhaltungskosten minimieren. Darüber hinaus können Investitionen in Bestandsverwaltungssoftware und -systeme einen Echtzeitüberblick über die Lagerbestände bieten, was genauere Prognosen und eine bessere Bestandskontrolle ermöglicht.

3. Flächenoptimierung und Standortstrategie

Nachdem moderne Konzepte wie Desk Sharing (siehe oben) die interne Raumnutzung effizienter gestalten, sollten Unternehmen auch ihre gesamte Standortstrategie kritisch prüfen. Oft sind Mietverträge historisch gewachsen und passen nicht mehr zur aktuellen Teamgröße oder zum Anteil an Remote Work.

Um hier weitere Kosten zu senken, können Unternehmen ungenutzte Flächen untervermieten oder bei anstehenden Vertragsverlängerungen gezielt kleinere, aber hochwertigere Flächen anfragen. Auch die Wahl des Standorts spielt eine Rolle: Büros am Stadtrand sind oft deutlich günstiger und trotzdem gut erreichbar. Es muss nicht immer die teure Adresse direkt im Zentrum sein, um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Durch eine datengestützte Analyse der tatsächlichen Büropräsenz lassen sich so langfristig die Fixkosten für Immobilien massiv reduzieren.

4. Energiekosten

Die Energiekosten, einschließlich Strom, Heizung und Klimatisierung, können sich für Unternehmen schnell summieren. Um die Energiekosten zu senken, können Unternehmen energiesparende Maßnahmen ergreifen, wie z. B. die Umrüstung auf energieeffiziente Beleuchtungssysteme, die Installation programmierbarer Thermostate und die Optimierung von HLK-Systemen (Heizung, Lüftung und Klimaanlagen). Auch die Ermutigung der MitarbeiterInnen zu energiebewusstem Verhalten, z. B. das Ausschalten von Licht und Geräten, wenn sie nicht gebraucht werden, kann im Laufe der Zeit zu erheblichen Kosteneinsparungen beitragen. Die Durchführung regelmäßiger Energieaudits und Investitionen in erneuerbare Energielösungen wie Solarzellen oder Windkraftanlagen können die Abhängigkeit von herkömmlichen Energiequellen weiter verringern und die Energiekosten für Unternehmen senken.

5. Nutzung von Telefon und Mobiltelefon

Telekommunikationskosten, einschließlich Telefon- und Mobilfunkrechnungen, können für Unternehmen erhebliche Gemeinkosten darstellen. Um die Kosten in diesem Bereich zu senken, können Unternehmen ihre Telefon- und Mobilfunktarife optimieren, um sicherzustellen, dass sie ihren Kommunikationsbedarf decken, ohne zu viel Geld auszugeben. Die Umstellung auf Voice-over-Internet-Protocol (VoIP)-Lösungen kann kostengünstige Alternativen für die Sprachkommunikation bieten, während MDM-Lösungen (Mobile Device Management) dabei helfen können, die Handynutzung zu überwachen und zu kontrollieren. Darüber hinaus kann die Einführung von Richtlinien und Verfahren für eine verantwortungsvolle Telefonnutzung dazu beitragen, unnötige Ausgaben zu minimieren und effiziente Kommunikationspraktiken innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten.

6.  Fahrzeugkosten

Für Unternehmen, die für Transport- oder Lieferdienste auf Fahrzeuge angewiesen sind, können die fahrzeugbezogenen Ausgaben zu erheblichen Gemeinkosten beitragen. Um die Fahrzeugkosten zu senken, können Unternehmen nach Alternativen zu firmeneigenen Fahrzeugen suchen, z. B. Fahrgemeinschaften bilden oder Mitfahrdienste in Anspruch nehmen. Eine kraftstoffsparende Fahrweise und regelmäßige Fahrzeugwartung können dazu beitragen, den Kraftstoffverbrauch und die Reparaturkosten zu minimieren. Darüber hinaus können Investitionen in Fahrzeugverfolgungs- und Telematiksysteme einen Echtzeiteinblick in den Fuhrparkbetrieb bieten und so eine bessere Routenplanung und Optimierung der Fahrzeugnutzung ermöglichen.

7. Personal und MitarbeiterInnen

Die Personalkosten, einschließlich Löhne, Sozialleistungen und Lohnsteuern, machen einen erheblichen Teil der Ausgaben eines Unternehmens aus. 

Um die Kosten in diesem Bereich zu senken, können Unternehmen den Personalbestand überprüfen und eine Umstrukturierung oder Neuverteilung der Ressourcen in Erwägung ziehen, um die Arbeitslast effizienter zu bewältigen. Die Einführung von Personalverwaltungssoftware und -systemen kann dazu beitragen, die Personalplanung und -besetzung zu optimieren und sicherzustellen, dass die Ressourcen effektiv eingesetzt werden. Investitionen in Schulungs- und Entwicklungsprogramme für MitarbeiterInnen können ebenfalls die Produktivität steigern und die Fluktuationskosten senken, indem sie das Engagement und die Bindung der Beschäftigten verbessern.

8. Versicherungen

Versicherungsprämien können für Unternehmen erhebliche Kosten verursachen, da sie eine Reihe von Risiken abdecken, von Sachschäden bis zu Haftpflichtansprüchen. Um die Kosten in diesem Bereich zu senken, können sich Unternehmen nach neuen Versicherungsverträgen umsehen und Angebote vergleichen, um sicherzustellen, dass sie den besten Versicherungsschutz zu den günstigsten Tarifen erhalten. Die Bündelung von Versicherungspolicen oder die Anpassung der Selbstbeteiligung können zu einer Senkung der Prämien beitragen, ohne dass der Versicherungsschutz darunter leidet. Darüber hinaus kann die Umsetzung von Risikomanagementstrategien, wie z. B. Sicherheitsprogramme am Arbeitsplatz und Maßnahmen zur Schadensverhütung, dazu beitragen, Versicherungsansprüche zu minimieren und die Versicherungskosten langfristig zu senken.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Desk Sharing eine besonders wirkungsvolle Maßnahme zur Kostensenkung in Unternehmen ist. Gerade durch hybride Arbeitsmodelle bleiben viele Büroflächen ungenutzt, verursachen aber weiterhin laufende Kosten. Mit flexiblen Arbeitsplatzbuchungen können Unternehmen ihre Flächen effizienter nutzen, die Anzahl fester Schreibtische reduzieren und dadurch Miet-, Energie-, Reinigungs-, Ausstattungs- und Nebenkosten senken.

Technologien wie Flexopus unterstützen Unternehmen dabei, Desk Sharing strukturiert umzusetzen und Arbeitsplätze, Besprechungsräume sowie Parkplätze bedarfsgerecht buchbar zu machen. In Kombination mit weiteren Kostensenkungsmaßnahmen in Bereichen wie Einkauf, Energie, Personal und Gebäudemanagement entsteht so eine nachhaltige Grundlage für mehr finanzielle Stabilität.