Workplace Management
2024-03-28
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Insights vom Geschäftsführer: Flexibles Arbeiten bei MGL Europe mit Flexopus
Die Case Study zeigt, wie MGL Europe mit Flexopus den Wandel zum hybriden Arbeiten meistert. Durch die Einführung von Desk-Sharing und einem digitalen Buchungstool wurde die Büroauslastung optimiert und die Flexibilität für Mitarbeitende massiv gesteigert. Erfahre, wie klare Prozesse und intuitive Technik die Employee Experience verbessern und den administrativen Aufwand im Office senken.
Inhaltsverzeichnis
Einer unserer treuesten Kunden, MGL Europe, eine international tätige Spedition mit einem breiten Spektrum an Dienstleistungen, hat sich für Flexopus entschieden, um ihre Shared-Desk-Verwaltung zu optimieren. Im folgenden exklusiven Interview gibt uns Michael Schweizer, der Geschäftsführer von MGL Europe, Einblicke in ihre Erfahrungen mit der Einführung von Flexopus und die Auswirkungen auf ihr Unternehmen.
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Herr Schweizer, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen, um über Ihre Erfahrungen mit Flexopus zu sprechen. Könnten Sie einige Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Branche geben?
MGL Europe ist eine international tätige Spedition mit einem globalen Netzwerk. Es bietet eine breite Palette von Dienstleistungen an, darunter Seefracht, Luftfracht, Value-Added Services und Projektspedition.
Welche Herausforderungen hatten Sie vor der Implementierung von Flexopus in Bezug auf die Verwaltung von Arbeitsplätzen?
Vor der Implementierung von Flexopus stand das Unternehmen vor Herausforderungen wie schnellem Wachstum, begrenzter Anzahl von Schreibtischen und Parkmöglichkeiten sowie dem Bedarf temporärer Arbeitsplätze für Besuche aus den Niederlassungen.
Welche Faktoren haben Sie bei der Entscheidung für Flexopus für Desk Sharing beeinflusst?
Die Entscheidung für Flexopus wurde durch die bekannte Zuverlässigkeit des Systems, die schnelle und unkomplizierte Umsetzung sowie die intuitive Benutzeroberfläche beeinflusst.
Wie beurteilen Sie die Benutzerfreundlichkeit von Flexopus und ihre Auswirkungen auf die Akzeptanz durch die Mitarbeiter?
Das Feedback zur Softwareakzeptanz ist äußerst positiv. Unsere Mitarbeiter haben Flexopus sehr gut angenommen und integrieren es täglich in ihre Arbeitsabläufe. Die regelmäßige Nutzung verdeutlicht die Wirksamkeit und Benutzerfreundlichkeit der Software.
Wie verlief der Implementierungsprozess von Flexopus in Ihrem Unternehmen?
Die Einführung von Flexopus verlief rasch und reibungslos, was besonders für mich als Geschäftsführer von großer Bedeutung war, da ich aufgrund meiner knappen Zeitressourcen effiziente Lösungen benötige.
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Welche spezifischen Funktionen von Flexopus haben sich für Ihr Unternehmen als besonders nützlich erwiesen?
Die Möglichkeit, Park- und Arbeitsplätze zu reservieren, hat dazu beigetragen, dass unser Unternehmen besser organisiert ist. Außerdem entlastet es unsere Mitarbeiter, da sie sich keine Sorgen mehr darüber machen müssen, ob genügend freie Arbeits- oder Parkplätze verfügbar sind.
Was ist die Auswirkung auf die Effizienz der Arbeitsumgebung?
Dadurch, dass unsere Mitarbeiter immer genau wissen, welche Schreibtische oder Parkplätze verfügbar sind, bevor sie im Büro ankommen, wird der Arbeitsablauf enorm erleichtert und führt zu einer insgesamt effizienteren Nutzung unserer Arbeitsumgebung.
Welches Feedback haben Sie von Ihren Mitarbeitern seit der Einführung von Flexopus erhalten?
Das Mitarbeiter-Feedback war durchweg positiv, da die Nutzung der App als einfach und schnell empfunden wurde.
Wie hat Flexopus die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb Ihrer Teams verbessert?
Flexopus hat dazu beigetragen, Missverständnisse zwischen den Mitarbeitern zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Haben Sie seit dem Einsatz von Flexopus Kosteneinsparungen oder eine Ressourcenoptimierung festgestellt?
Ja, durch die Buchung von Arbeitsplätzen und Parkmöglichkeiten können wir unsere vorhandenen Ressourcen besser ausnutzen und unnötige Ausgaben vermeiden.
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Wie hat Flexopus Ihre Organisation bei der Anpassung an hybride Arbeitsmodelle unterstützt?
Flexopus hat unsere Organisation bereits im Vorfeld beraten und dabei unterstützt, sich auf hybride Arbeitsmodelle vorzubereiten.
Die Buchungsmöglichkeit von Arbeitsplätzen ermöglicht es unseren Mitarbeitern, flexibel zwischen dem Arbeiten im Büro und von zu Hause aus zu wechseln. Dadurch können wir die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter besser erfüllen und stellen sicher, dass wir den Anforderungen der heutigen Arbeitswelt gerecht werden.
Wie hat die ISO27001-Zertifizierung von Flexopus dazu beigetragen, die Sicherheit in Ihrem Arbeitsplatzmanagement zu gewährleisten?
Für uns bedeutet diese Zertifizierung eine Risiko-Minderung, bzw. stellt sicher, dass die Daten unserer Mitarbeiter sicher sind.
Gibt es Zukunftspläne oder Erweiterungen bei der Nutzung von Flexopus?
Ja, wir planen definitiv, Flexopus auch in unseren Niederlassungen in Europa einzusetzen. Die positiven Erfahrungen und die Benutzerfreundlichkeit des Systems haben uns überzeugt, dass es auch in anderen Standorten unseres Unternehmens erfolgreich eingesetzt werden kann.
Würden Sie Flexopus aufgrund Ihrer Erfahrungen anderen Unternehmen empfehlen, die ihr Arbeitsplatzmanagement verbessern möchten?
Ja, uneingeschränkt.
Gibt es noch etwas, das Sie über Ihre Erfahrungen mit Flexopus mitteilen möchten?
Natürlich, ich möchte besonders hervorheben, dass wir vom Support-Team von Flexopus äußerst beeindruckt sind. Ihre Fähigkeit, Änderungen rasch umzusetzen, hat sich für uns als äußerst wertvoll erwiesen.
Darüber hinaus haben uns die umfangreichen Admin-Möglichkeiten, die Flexopus bietet, ermöglicht, das System genau nach unseren Anforderungen anzupassen. Diese Flexibilität hat es uns erleichtert, das System optimal auf die Bedürfnisse unseres Unternehmens anzupassen und sicherzustellen, dass es reibungslos läuft.
Wir bedanken uns herzlich bei Michael Schweizer für das aufschlussreiche Interview. Wenn Sie mehr über die Dienstleistungen von MGL Europe erfahren möchten, besuchen Sie bitte ihre Website.
Die wichtigsten Fragen zusammengefasst
Warum hat sich MGL Europe für die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzmanagements entschieden?
MGL Europe stand vor der Herausforderung, den Übergang von festen Schreibtischen zu einem hybriden Arbeitsmodell effizient zu gestalten. Ohne ein systematisches Tool war die Auslastung der Büroflächen schwer planbar, was oft zu Unsicherheiten bei den Mitarbeitenden führte. Das Ziel war es, eine Lösung zu finden, die den administrativen Aufwand minimiert, Transparenz über freie Kapazitäten schafft und den Kolleg:innen die Freiheit gibt, ihren Arbeitsort flexibel und unkompliziert selbst zu wählen, um so die Zusammenarbeit im Team gezielt zu fördern.
Welche Faktoren waren entscheidend für die erfolgreiche Akzeptanz von Flexopus bei den Mitarbeitenden?
Entscheidend waren die intuitive Benutzeroberfläche und die einfache Integration in bestehende IT-Systeme. Da die Software ohne langes Training verständlich ist, war die Hemmschwelle für die Belegschaft sehr niedrig. Durch die Visualisierung des Büroplans sehen Mitarbeitende sofort, wo wer sitzt, was die soziale Interaktion stärkt. Die Transparenz und die Gewissheit, morgens einen reservierten Platz vorzufinden, haben das Vertrauen in das neue Desk-Sharing-Modell nachhaltig gefestigt und den kulturellen Wandel innerhalb des Unternehmens positiv unterstützt.
Welchen messbaren Mehrwert bietet die Nutzung von Flexopus für das Office Management von MGL Europe?
Durch Flexopus gewinnt MGL Europe wertvolle Daten über die tatsächliche Nutzung der Büroflächen. Das Management kann nun datenbasiert entscheiden, wie viel Fläche wirklich benötigt wird, anstatt auf Schätzungen zu vertrauen. Dies ermöglicht eine langfristige Kostenoptimierung bei den Immobilien. Zudem wurde der tägliche Abstimmungsaufwand für das Office Management drastisch reduziert, da der Prozess der Platzvergabe nun vollautomatisch und demokratisch über die App abläuft. Das Ergebnis ist eine effizientere Flächennutzung bei gleichzeitig höherer Mitarbeiterzufriedenheit.
Zuletzt aktualisiert:
2026-03-11
