Wie bringe ich Mitarbeitende zurück ins Büro?

Viele Unternehmen stehen aktuell vor derselben Herausforderung: Das Büro ist vorhanden, wird aber deutlich seltener genutzt als früher. Gleichzeitig wünschen sich viele Führungskräfte mehr persönliche Zusammenarbeit, stärkeren Teamzusammenhalt und eine bessere Nutzung der vorhandenen Büroflächen. Doch klassische Anwesenheitspflichten stoßen häufig auf Widerstand und wirken sich negativ auf Motivation und Arbeitgeberattraktivität aus.

Die bessere Lösung: Mitarbeitenden einen echten Mehrwert für den Bürobesuch bieten.

Aktuelle Studien zeigen deutlich, dass Mitarbeitende grundsätzlich bereit sind, ins Büro zu kommen — allerdings nur dann, wenn sich der Arbeitsweg auch lohnt.

Studien zeigen: Mitarbeitende brauchen einen Grund fürs Büro

Mehrere aktuelle Studien belegen, dass hybride Arbeit inzwischen zum Standard geworden ist und Unternehmen neue Wege finden müssen, um Büroarbeit attraktiv zu gestalten.

1. Leesman Hybrid Experience Study

Leesman, 2024

Themenfeld:
Untersuchung der hybriden Arbeitserfahrung, Büroqualität und Gründe für die Nutzung von Büro und Homeoffice.

Kernzusammenfassung:
Die Studie zeigt, dass Mitarbeitende heute bewusster entscheiden, wann sie ins Büro kommen und wann sie von zu Hause arbeiten. Das Homeoffice wird häufig für fokussierte Einzelarbeit genutzt, während das Büro vor allem für persönliche Zusammenarbeit, Austausch im Team und soziale Interaktion relevant ist.

Entscheidend ist daher, dass das Büro einen klaren Mehrwert bietet. Mitarbeitende erwarten eine Arbeitsumgebung, die unterschiedliche Tätigkeiten unterstützt – von konzentriertem Arbeiten bis hin zu Meetings, Workshops und informellen Gesprächen.

Für Unternehmen bedeutet das: Büroflächen müssen gezielt auf hybride Arbeit ausgerichtet werden. Nicht die reine Anwesenheit steht im Vordergrund, sondern die Qualität des Büroerlebnisses.

Link zur Studie:
Leesman – The Hybrid Experience

2. Hybrid Work Study

Stanford / Nicholas Bloom, 2024

Themenfeld:
Auswirkungen hybrider Arbeitsmodelle auf Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung.

Kernzusammenfassung:
Die Stanford-Studie rund um Nicholas Bloom zeigt, dass flexible Hybridmodelle für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen Vorteile bringen können. Hybride Arbeit kann die Zufriedenheit erhöhen und die Mitarbeiterbindung stärken, ohne dass die Produktivität darunter leidet.

Besonders relevant ist die Erkenntnis, dass starre Anwesenheitspflichten weniger wirksam sind als klar strukturierte Hybridmodelle. Mitarbeitende profitieren von Flexibilität und Autonomie, während Unternehmen weiterhin persönliche Zusammenarbeit ermöglichen können.

Für die Rückkehr ins Büro bedeutet das: Unternehmen sollten nicht auf Zwang setzen, sondern gezielt definieren, wann Büroarbeit sinnvoll ist – zum Beispiel für Teamtage, Workshops, Projektarbeit oder persönliche Abstimmungen.

Link zur Studie:
Stanford – Hybrid work is a win-win-win

3. Future of Work Survey

JLL, 2024

Themenfeld:
Zukunft der Arbeit, Workplace-Strategien, Büroflächenplanung und Anpassung an hybride Arbeitsmodelle.

Kernzusammenfassung:
Die JLL Future of Work Survey 2024 zeigt, dass Unternehmen ihre Büroflächen und Workplace-Strategien stärker an die Anforderungen hybrider Arbeit anpassen müssen. Das Büro wird zunehmend als strategischer Ort verstanden – nicht nur als Fläche mit Schreibtischen, sondern als Raum für Zusammenarbeit, Kultur, Innovation und Mitarbeitererlebnis.

Gute Planung und koordinierte Anwesenheit spielen dabei eine zentrale Rolle. Wenn Mitarbeitende ins Büro kommen, erwarten sie passende Arbeitsplätze, gute technische Ausstattung, geeignete Meetingräume und die Möglichkeit, Kolleginnen und Kollegen vor Ort zu treffen.

Für Unternehmen bedeutet das: Der Bürobesuch muss planbar, sinnvoll und attraktiv sein. Moderne Workplace-Management-Lösungen können dabei helfen, Arbeitsplätze, Räume und Ressourcen effizient zu organisieren.

Link zur Studie:
JLL – Future of Work Survey

Warum kommen Mitarbeitende gerne ins Büro?

Wir haben intern Kolleginnen und Kollegen gefragt, warum sie persönlich gerne ins Büro kommen.

Interviewfrage 1

Was motiviert dich persönlich, ins Büro zu kommen, anstatt von zu Hause zu arbeiten?

Elias: "Das tolle Team vor Ort und die Zwischenmenschlichkeit, die von zuhause aus nur schwer zustande kommt. Zudem kann ich im Büro häufig konzentrierter und effizienter Arbeiten, da ein entsprechendes Umfeld geschaffen wird und Ablenkungen wenn dann arbeitsbedingt sind."

Maxi: "Mich motiviert es, ins Büro zu kommen, um mich persönlich mit meinen Kolleginnen und Kollegen auszutauschen und den Teamzusammenhalt gemeinsam zu stärken."

Interviewfrage 2

Welche Vorteile bietet dir die Zusammenarbeit vor Ort mit Kolleginnen und Kollegen im Arbeitsalltag?

Elias: Vor allem in meinem Spezialbereich der Content Creation ist der kreative Austausch und das Mitwirken der anderen von Vorteil. Von Zuhause aus sind besonders die Videoaufnahmen nicht umzusetzen. Ideen können schnell gegengeprüft und hinterfragt werden, ohne ein extra Meeting dafür anzusetzen.

Maxi: Bei Herausforderungen oder offenen Fragen kann man sich im Büro auf kurzem Weg austauschen und gemeinsam nach einer Lösung suchen. Im Homeoffice wartet man dagegen oft erst einmal darauf, dass die andere Person antwortet.

Interviewfrage 3

Was müsste ein modernes Büro bieten, damit Mitarbeitende gerne und regelmäßig ins Büro kommen?

Elias: Allem voran ein angenehmes Arbeitsklima. Wenn das Team und der Zusammenhalt untereinander bröckelt, läuft das gesamte System nur limitiert. Zudem sollten saubere, übersichtliche Arbeitsplätze, passende Ausrüstung (Möbel, Technologie, Ruhebereiche) und angenehme Luft und genug Sonnenlicht vorhanden sein, sofern die Art der Arbeit das zulässt. Der Arbeitsplatz sollte ein Ort sein, an dem in Ruhe und mit möglichst wenig Stress gearbeitet werden kann.

Maxi: Das passende Equipment, um seiner Arbeit gut nachzukommen, ist für mich wichtig.Und meiner Meinung nach darf auch eine gute Kaffeemaschine nicht fehlen.

Die Antworten zeigen häufig ähnliche Muster: Menschen kommen vor allem wegen sozialem Austausch, spontaner Zusammenarbeit, besserer Kommunikation und klarer Trennung zwischen Arbeit und Privatleben ins Büro — nicht wegen einer Pflicht.

3 Strategien, die Mitarbeitende wirklich zurück ins Büro bringen

1. Das Büro zu einem sozialen Erlebnisort machen

Mitarbeitende kommen eher ins Büro, wenn dort etwas passiert, das remote nicht in gleicher Qualität möglich ist: persönlicher Austausch, spontane Gespräche, gemeinsame Erlebnisse und Teamgefühl. Deshalb sollten Unternehmen bewusst soziale Anlässe schaffen, die niedrigschwellig, regelmäßig und freiwillig sind.

Gute Beispiele sind:

• Gemeinsame Lunches, etwa zu Geburtstagen, Jubiläen oder Team-Erfolgen
• Lunch & Learn-Formate in der Mittagspause mit internen oder externen Speakern
• After-Work-Events, zum Beispiel Feierabendbier in der Kneipe um die Ecke, Billard oder Dart
• Spieleabende, etwa mit Brettspielen, Quizformaten oder Konsolen-Spielen wie Super Mario Kart
• Wein-, Käse- oder Kaffee-Verkostungen als lockerer Ausklang nach der Arbeit
• Lunch Dates, bei denen Mitarbeitende monatlich zufällig einander zugelost werden
• Teamtage, Workshops oder gemeinsame Projekt-Sessions vor Ort

Wichtig ist dabei: Der Bürobesuch sollte nicht wie eine Pflicht wirken, sondern wie eine gute Gelegenheit, Kolleginnen und Kollegen zu treffen, Beziehungen zu stärken und Unternehmenskultur aktiv zu erleben.

2. Büroanwesenheit besser koordinieren

Ein häufiger Frustpunkt ist, dass Mitarbeitende ins Büro kommen und kaum Kolleginnen oder Kollegen antreffen. Deshalb sollte Anwesenheit planbar sein. Gemeinsame Bürotage, Teamtage oder Projekttermine helfen, dass sich der Arbeitsweg lohnt.

Mit Workplace-Management-Lösungen wie Flexopus können Teams:

• gemeinsame Bürotage planen
• Arbeitsplätze im Voraus buchen
• Kolleginnen und Kollegen im Büro finden
• Meetingräume reservieren
• Parkplätze organisieren

So entsteht mehr Verlässlichkeit: Wer ins Büro kommt, weiß vorher, wer ebenfalls vor Ort ist und ob passende Arbeitsplätze verfügbar sind.

3. Das Büroerlebnis verbessern

Neben sozialen Anlässen muss auch die Arbeitsumgebung selbst überzeugen. Mitarbeitende vergleichen das Büro heute direkt mit dem Komfort und der Flexibilität des Homeoffice. Deshalb sollte das Büro produktives Arbeiten, Austausch und Erholung gleichermaßen unterstützen.

Wichtige Faktoren sind:

• moderne, ergonomische Arbeitsplätze
• gute technische Ausstattung
• Ruhezonen und Fokusbereiche
• attraktive Meeting- und Kollaborationsflächen
• einfache Buchungsprozesse
• flexible Desk-Sharing-Konzepte
• angenehme Gemeinschaftsbereiche für Pausen und informellen Austausch

Das Ziel ist ein Büro, das nicht nur funktional ist, sondern einen klaren Mehrwert bietet: bessere Zusammenarbeit, stärkere soziale Bindung und ein Arbeitsumfeld, in dem Menschen gerne Zeit verbringen.

Desk Sharing: Weniger Leerstand, bessere Büroerfahrung

Durch hybride Arbeit bleiben viele feste Arbeitsplätze ungenutzt — verursachen aber weiterhin Kosten für Miete, Energie, Reinigung und Ausstattung.

Mit Desk Sharing buchen Mitarbeitende flexibel einen Arbeitsplatz nach Bedarf. Unternehmen können dadurch ihre Büroflächen strategischer nutzen und die Anzahl ungenutzter Schreibtische reduzieren.

Mit einer Software wie Flexopus lassen sich:

• Arbeitsplätze
• Besprechungsräume
• Parkplätze

einfach im Voraus buchen. Mitarbeitende sehen direkt, welche Kollegen vor Ort sind und welche Arbeitsplätze verfügbar sind. Zudem kann man mit Flexopus Gäste registrieren und jegliche Büro-Assets wie z. B. Poolfahrzeuge oder IT-Equipment buchen.

Fazit

Mitarbeitende kommen nicht wegen einer Anwesenheitspflicht zurück ins Büro, sondern wenn das Büro einen echten Mehrwert bietet.

Studien zeigen klar: Erfolgreiche Unternehmen setzen auf Flexibilität, Zusammenarbeit und moderne Workplace-Konzepte statt auf Zwang. Wer Büroanwesenheit sinnvoll organisiert, soziale Interaktion fördert und hybride Arbeit aktiv unterstützt, schafft langfristig attraktivere Arbeitsbedingungen.

Technologien wie Flexopus helfen dabei, hybride Arbeitsmodelle effizient umzusetzen und das Büro wieder zu einem Ort zu machen, an den Mitarbeitende gerne zurückkehren.