¿Cómo hago que los empleados regresen a la oficina?

Muchas empresas se enfrentan actualmente al mismo desafío: la oficina existe, pero se utiliza mucho menos que antes. Al mismo tiempo, muchos directivos desean una mayor colaboración presencial, una cohesión de equipo más fuerte y un mejor aprovechamiento de los espacios de oficina existentes. Sin embargo, las políticas de asistencia obligatoria tradicionales a menudo encuentran resistencia y afectan negativamente la motivación y el atractivo del empleador.

La mejor solución: ofrecer a los empleados un valor añadido real por ir a la oficina.

Estudios recientes demuestran claramente que los empleados están, en principio, dispuestos a ir a la oficina — pero solo si el desplazamiento merece la pena.

Los estudios demuestran: los empleados necesitan una razón para ir a la oficina

Varios estudios recientes confirman que el trabajo híbrido se ha convertido en la norma y que las empresas deben encontrar nuevas formas de hacer que el trabajo en la oficina sea atractivo.

1. Leesman Hybrid Experience Study

Leesman, 2024

Área temática:
Investigación sobre la experiencia laboral híbrida, la calidad de la oficina y las razones para el uso de la oficina y el teletrabajo.

Resumen clave:
El estudio demuestra que hoy en día los empleados deciden de forma más consciente cuándo ir a la oficina y cuándo trabajar desde casa. El teletrabajo se utiliza a menudo para el trabajo individual concentrado, mientras que la oficina es relevante principalmente para la colaboración presencial, el intercambio en equipo y la interacción social.

Por lo tanto, es crucial que la oficina ofrezca un valor añadido claro. Los empleados esperan un entorno de trabajo que apoye diferentes actividades, desde el trabajo concentrado hasta reuniones, talleres y conversaciones informales.

Para las empresas, esto significa: los espacios de oficina deben diseñarse específicamente para el trabajo híbrido. No es la mera presencia lo que importa, sino la calidad de la experiencia en la oficina.

Enlace al estudio:
Leesman – The Hybrid Experience

2. Hybrid Work Study

Stanford / Nicholas Bloom, 2024

Área temática:
Impacto de los modelos de trabajo híbridos en la productividad, la satisfacción y la retención de los empleados.

Resumen clave:
El estudio de Stanford de Nicholas Bloom demuestra que los modelos híbridos flexibles pueden aportar beneficios tanto a las empresas como a los empleados. El trabajo híbrido puede aumentar la satisfacción y fortalecer la retención de empleados sin que la productividad se vea afectada.

Es especialmente relevante la conclusión de que las obligaciones de asistencia rígidas son menos efectivas que los modelos híbridos claramente estructurados. Los empleados se benefician de la flexibilidad y la autonomía, mientras que las empresas pueden seguir fomentando la colaboración presencial.

Para el regreso a la oficina, esto significa: las empresas no deben imponer la asistencia, sino definir específicamente cuándo el trabajo en la oficina tiene sentido, por ejemplo, para días de equipo, talleres, trabajo en proyectos o reuniones personales.

Enlace al estudio:
Stanford – El trabajo híbrido es un triple beneficio

3. Encuesta sobre el Futuro del Trabajo

JLL, 2024

Área temática:
Futuro del trabajo, estrategias de espacio de trabajo, planificación de oficinas y adaptación a modelos de trabajo híbridos.

Resumen clave:
La Encuesta sobre el Futuro del Trabajo 2024 de JLL revela que las empresas deben adaptar sus espacios de oficina y estrategias de lugar de trabajo de manera más efectiva a las exigencias del trabajo híbrido. La oficina se concibe cada vez más como un lugar estratégico, no solo como un espacio con escritorios, sino como un entorno para la colaboración, la cultura, la innovación y la experiencia del empleado.

Una buena planificación y una asistencia coordinada desempeñan un papel fundamental. Cuando los empleados acuden a la oficina, esperan puestos de trabajo adecuados, buen equipamiento técnico, salas de reuniones apropiadas y la oportunidad de encontrarse con sus compañeros en persona.

Para las empresas, esto significa que la visita a la oficina debe ser planificable, significativa y atractiva. Las soluciones modernas de gestión del espacio de trabajo pueden ayudar a organizar de manera eficiente los puestos de trabajo, las salas y los recursos.

Enlace al estudio:
JLL – Encuesta sobre el Futuro del Trabajo

¿Por qué a los empleados les gusta ir a la oficina?

Preguntamos internamente a nuestros compañeros por qué les gusta venir a la oficina.

Pregunta de la entrevista 1

¿Qué te motiva personalmente a venir a la oficina en lugar de trabajar desde casa?

Elías: El excelente equipo presencial y la interacción personal que es difícil lograr desde casa. Además, en la oficina a menudo puedo trabajar con más concentración y eficiencia, ya que se crea un entorno adecuado y las distracciones, si las hay, están relacionadas con el trabajo.

Maxi: Me motiva venir a la oficina para interactuar personalmente con mis compañeros y compañeras y fortalecer juntos la cohesión del equipo.

Pregunta de la entrevista 2

¿Qué ventajas te ofrece la colaboración presencial con compañeros y compañeras en el día a día laboral?

Elias: Especialmente en mi área de especialización, la creación de contenido, el intercambio creativo y la participación de los demás son una ventaja. Desde casa, las grabaciones de vídeo en particular no son factibles. Las ideas se pueden revisar y cuestionar rápidamente sin necesidad de programar una reunión adicional.

Maxi: Ante desafíos o preguntas sin resolver, en la oficina se puede intercambiar información rápidamente y buscar una solución juntos. En cambio, en el teletrabajo a menudo hay que esperar a que la otra persona responda.

Pregunta de la entrevista 3

¿Qué debería ofrecer una oficina moderna para que los empleados y empleadas vengan a la oficina con gusto y regularmente?

Elias: Ante todo, un ambiente de trabajo agradable. Si el equipo y la cohesión entre sus miembros se desmoronan, todo el sistema funciona de forma limitada. Además, debería haber puestos de trabajo limpios y ordenados, equipamiento adecuado (mobiliario, tecnología, zonas de descanso) y un aire agradable y suficiente luz solar, siempre que el tipo de trabajo lo permita. El lugar de trabajo debería ser un espacio donde se pueda trabajar con tranquilidad y con el menor estrés posible.

Maxi: Para mí es importante contar con el equipo adecuado para desempeñar bien mi trabajo. Y, en mi opinión, tampoco puede faltar una buena cafetera.

Las respuestas muestran a menudo patrones similares: la gente viene a la oficina principalmente por el intercambio social, la colaboración espontánea, una mejor comunicación y una clara separación entre el trabajo y la vida privada — no por obligación.

3 estrategias que realmente hacen que los empleados vuelvan a la oficina

1. Convertir la oficina en un espacio de experiencia social

Los empleados son más propensos a venir a la oficina si allí sucede algo que no es posible con la misma calidad de forma remota: intercambio personal, conversaciones espontáneas, experiencias compartidas y espíritu de equipo. Por ello, las empresas deberían crear deliberadamente ocasiones sociales que sean de fácil acceso, regulares y voluntarias.

Buenos ejemplos son:

• Almuerzos compartidos, por ejemplo, para celebrar cumpleaños, aniversarios o éxitos del equipo.
• Formatos "Lunch & Learn" durante la pausa del almuerzo con ponentes internos o externos.
• Eventos after-work, por ejemplo, una cerveza al salir del trabajo en el bar de la esquina, billar o dardos.
• Noches de juegos, por ejemplo, con juegos de mesa, concursos o videojuegos de consola como Super Mario Kart.
• Catas de vino, queso o café para relajarse después del trabajo.
• "Lunch Dates", en las que los empleados son emparejados aleatoriamente cada mes.
• Días de equipo, talleres o sesiones de proyecto conjuntas presenciales.

Es importante que la visita a la oficina no parezca una obligación, sino una buena oportunidad para encontrarse con compañeros y compañeras, fortalecer las relaciones y vivir activamente la cultura de la empresa.

2. Coordinar mejor la asistencia a la oficina

Un punto de frustración frecuente es que los empleados van a la oficina y apenas encuentran compañeros o compañeras. Por eso, la asistencia debería ser planificable. Días de oficina compartidos, días de equipo o reuniones de proyecto ayudan a que el trayecto al trabajo valga la pena.

Con soluciones de gestión del espacio de trabajo como Flexopus, los equipos pueden:

• planificar días de oficina compartidos
• reservar puestos de trabajo con antelación
• encontrar a compañeros y compañeras en la oficina
• reservar salas de reuniones
• organizar plazas de aparcamiento

Así se genera más fiabilidad: Quien va a la oficina sabe de antemano quién más estará allí y si hay puestos de trabajo adecuados disponibles.

3. Mejorar la experiencia en la oficina

Además de los eventos sociales, el propio entorno de trabajo debe ser atractivo. Hoy en día, los empleados comparan directamente la oficina con la comodidad y flexibilidad del teletrabajo. Por ello, la oficina debe fomentar por igual el trabajo productivo, el intercambio y el descanso.

Los factores importantes son:

• Puestos de trabajo modernos y ergonómicos
• Buen equipamiento técnico
• Zonas de descanso y áreas de concentración
• Atractivos espacios para reuniones y colaboración
• Procesos de reserva sencillos
• Conceptos flexibles de escritorios compartidos
• Agradables zonas comunes para pausas e intercambio informal

El objetivo es una oficina que no solo sea funcional, sino que ofrezca un valor añadido claro: mejor colaboración, vínculos sociales más fuertes y un entorno de trabajo donde la gente disfrute pasar tiempo.

Escritorios compartidos: Menos espacios vacíos, mejor experiencia en la oficina

Debido al trabajo híbrido, muchos puestos de trabajo fijos permanecen sin usar, pero siguen generando costes de alquiler, energía, limpieza y equipamiento.

Con el uso compartido de escritorios , los empleados reservan un puesto de trabajo de forma flexible según sus necesidades. Las empresas pueden así utilizar sus espacios de oficina de manera más estratégica y reducir el número de escritorios sin usar.

Con un software como Flexopus se pueden:

• Puestos de trabajo
• Salas de reuniones
• Plazas de aparcamiento

reservar fácilmente con antelación. Los empleados ven directamente qué compañeros están en la oficina y qué puestos de trabajo están disponibles. Además, con Flexopus se puede Registrar invitados y cualquier activo de oficina como por ejemplo vehículos de empresa compartidos o equipos informáticos.

Conclusión

Los empleados no vuelven a la oficina por obligación de asistencia, sino cuando la oficina ofrece un valor añadido real.

Los estudios demuestran claramente: las empresas exitosas apuestan por la flexibilidad, la colaboración y los conceptos modernos de espacio de trabajo en lugar de la imposición. Quien organiza la presencia en la oficina de forma inteligente, fomenta la interacción social y apoya activamente el trabajo híbrido, crea a largo plazo condiciones de trabajo más atractivas.

Tecnologías como Flexopus ayudan a implementar modelos de trabajo híbridos de manera eficiente y a convertir la oficina de nuevo en un lugar al que los empleados regresan con gusto.