¿Cómo hago que los empleados vuelvan a la oficina?

Muchas empresas se enfrentan actualmente al mismo desafío: la oficina existe, pero se utiliza mucho menos que antes. Al mismo tiempo, muchos directivos desean una mayor colaboración personal, un equipo más cohesionado y un mejor aprovechamiento de los espacios disponibles. Sin embargo, las políticas de asistencia obligatoria suelen generar resistencia y afectan negativamente a la motivación y al atractivo de la empresa como empleador.

La mejor solución: ofrecer a los empleados un valor añadido real por acudir a la oficina.

Los estudios actuales demuestran claramente que los empleados están dispuestos a ir a la oficina, pero solo si el desplazamiento merece la pena.

Los estudios demuestran: los empleados necesitan un motivo para ir a la oficina

Varios estudios recientes confirman que el trabajo híbrido se ha convertido en el estándar y que las empresas deben encontrar nuevas formas de hacer que el trabajo presencial sea atractivo.

1. Leesman Hybrid Experience Study

Leesman, 2024

Temática:
Análisis de la experiencia de trabajo híbrido, la calidad de la oficina y los motivos para utilizar tanto la oficina como el teletrabajo.

Resumen principal:
El estudio revela que los empleados deciden hoy de forma más consciente cuándo acudir a la oficina y cuándo trabajar desde casa. El teletrabajo se utiliza a menudo para tareas individuales que requieren concentración, mientras que la oficina es relevante sobre todo para la colaboración personal, el intercambio en equipo y la interacción social.

Por tanto, es fundamental que la oficina ofrezca un valor añadido claro. Los empleados esperan un entorno de trabajo que respalde diversas actividades, desde el trabajo concentrado hasta reuniones, talleres y conversaciones informales.

Para las empresas, esto significa que los espacios de oficina deben orientarse específicamente al trabajo híbrido. Lo importante no es la asistencia por sí misma, sino la calidad de la experiencia en la oficina.

Enlace al estudio:
Leesman – The Hybrid Experience

2. Hybrid Work Study

Stanford / Nicholas Bloom, 2024

Temática:
Impacto de los modelos de trabajo híbridos en la productividad, la satisfacción de los empleados y la retención del talento.

Resumen principal:
El estudio de Stanford dirigido por Nicholas Bloom demuestra que los modelos híbridos flexibles pueden aportar beneficios tanto a las empresas como a los empleados. El trabajo híbrido puede aumentar la satisfacción y fortalecer la retención del talento sin que la productividad se vea afectada.

Resulta especialmente relevante comprobar que las obligaciones de asistencia rígidas son menos eficaces que los modelos híbridos claramente estructurados. Los empleados se benefician de la flexibilidad y la autonomía, mientras que las empresas pueden seguir facilitando la colaboración presencial.

Para el regreso a la oficina, esto significa que las empresas no deben recurrir a la imposición, sino definir de forma específica cuándo tiene sentido el trabajo presencial, por ejemplo, para jornadas de equipo, talleres, trabajo en proyectos o reuniones de coordinación personal.

Enlace al estudio:
Stanford – Hybrid work is a win-win-win

3. Encuesta sobre el futuro del trabajo

JLL, 2024

Área temática:
Futuro del trabajo, estrategias de espacio laboral, planificación de oficinas y adaptación a modelos de trabajo híbridos.

Resumen principal:
La encuesta de JLL sobre el futuro del trabajo de 2024 muestra que las empresas deben adaptar mejor sus oficinas y estrategias de espacio laboral a las exigencias del trabajo híbrido. La oficina se entiende cada vez más como un lugar estratégico; no solo como una superficie con escritorios, sino como un espacio para la colaboración, la cultura, la innovación y la experiencia del empleado.

Una buena planificación y una asistencia coordinada desempeñan un papel fundamental en este sentido. Cuando los empleados acuden a la oficina, esperan encontrar puestos de trabajo adecuados, un buen equipamiento técnico, salas de reuniones apropiadas y la posibilidad de encontrarse con sus compañeros en persona.

Para las empresas, esto significa que la visita a la oficina debe ser planificable, útil y atractiva. Las soluciones modernas de gestión del espacio laboral pueden ayudar a organizar los puestos, las salas y los recursos de manera eficiente.

Enlace al estudio:
JLL – Future of Work Survey

¿Por qué a los empleados les gusta ir a la oficina?

Hemos preguntado internamente a nuestros compañeros por qué les gusta ir personalmente a la oficina.

Pregunta de entrevista 1

¿Qué te motiva personalmente a ir a la oficina en lugar de trabajar desde casa?

Elias: "El gran equipo que hay allí y el trato personal, que es difícil de conseguir desde casa. Además, a menudo puedo trabajar de forma más concentrada y eficiente en la oficina, ya que se crea un entorno adecuado y las distracciones, si las hay, están relacionadas con el trabajo".

Maxi: "Me motiva ir a la oficina para intercambiar impresiones personalmente con mis compañeros y fortalecer juntos el espíritu de equipo".

Pregunta de entrevista 2

¿Qué ventajas te ofrece la colaboración presencial con tus compañeros en el día a día?

Elias: Especialmente en mi área de especialización, la creación de contenidos, el intercambio creativo y la colaboración de los demás son una ventaja. Desde casa, es imposible realizar grabaciones de vídeo, por ejemplo. Las ideas se pueden contrastar y cuestionar rápidamente sin necesidad de programar una reunión específica para ello.

Maxi: Ante retos o dudas, en la oficina puedes intercambiar impresiones rápidamente y buscar una solución juntos. En el teletrabajo, en cambio, a menudo tienes que esperar a que la otra persona responda.

Pregunta de entrevista 3

¿Qué debería ofrecer una oficina moderna para que los empleados quieran ir a trabajar de forma regular?

Elias: Ante todo, un ambiente de trabajo agradable. Si el equipo y la cohesión entre compañeros se debilitan, el sistema en su conjunto funciona de forma limitada. Además, debería haber puestos de trabajo limpios y ordenados, el equipo adecuado (mobiliario, tecnología, zonas de descanso), aire agradable y suficiente luz solar, siempre que el tipo de trabajo lo permita. El lugar de trabajo debe ser un espacio donde se pueda trabajar con tranquilidad y el menor estrés posible.

Maxi: Para mí es importante contar con el equipo adecuado para realizar bien el trabajo. Y, en mi opinión, no puede faltar una buena cafetera.

Las respuestas suelen mostrar patrones similares: la gente va a la oficina principalmente por el intercambio social, la colaboración espontánea, una mejor comunicación y una clara separación entre el trabajo y la vida privada, no por obligación.

3 estrategias para que los empleados vuelvan realmente a la oficina

1. Convertir la oficina en un lugar de encuentro social

Los empleados están más dispuestos a ir a la oficina si allí sucede algo que no es posible realizar con la misma calidad de forma remota: el intercambio personal, las conversaciones espontáneas, las experiencias compartidas y el espíritu de equipo. Por ello, las empresas deben crear conscientemente eventos sociales que sean accesibles, regulares y voluntarios.

Algunos buenos ejemplos son:

• Almuerzos compartidos, por ejemplo, para cumpleaños, aniversarios o éxitos del equipo
• Formatos de "Lunch & Learn" durante la pausa del almuerzo con ponentes internos o externos
• Eventos después del trabajo, como una cerveza en el bar de la esquina, billar o dardos
• Noches de juegos, como juegos de mesa, concursos o videojuegos como Super Mario Kart
• Catas de vino, queso o café como cierre relajado después de la jornada laboral
• Citas para almorzar, donde los empleados son emparejados al azar cada mes
• Días de equipo, talleres o sesiones de trabajo conjuntas presenciales

Lo importante es que la visita a la oficina no parezca una obligación, sino una buena oportunidad para conocer a los compañeros, fortalecer las relaciones y vivir activamente la cultura de empresa.

2. Coordinar mejor la asistencia a la oficina

Un motivo frecuente de frustración es que los empleados vayan a la oficina y apenas encuentren a nadie. Por eso, la asistencia debe ser planificable. Los días de oficina compartidos, las jornadas de equipo o las reuniones de proyecto ayudan a que el desplazamiento merezca la pena.

Con soluciones de gestión del lugar de trabajo como Flexopus, los equipos pueden:

• planificar días de oficina comunes
• reservar puestos de trabajo con antelación
• encontrar a compañeros en la oficina
• reservar salas de reuniones
• organizar plazas de aparcamiento

Esto genera mayor fiabilidad: quien va a la oficina sabe de antemano quién más estará allí y si hay puestos de trabajo adecuados disponibles.

3. Mejorar la experiencia en la oficina

Además de los eventos sociales, el entorno de trabajo en sí debe ser convincente. Hoy en día, los empleados comparan directamente la oficina con la comodidad y la flexibilidad del teletrabajo. Por ello, la oficina debe fomentar por igual el trabajo productivo, el intercambio y el descanso.

Factores importantes son:

• puestos de trabajo modernos y ergonómicos
• buen equipamiento técnico
• zonas de silencio y áreas de concentración
• espacios atractivos para reuniones y colaboración
• procesos de reserva sencillos
• conceptos flexibles de escritorio compartido
• zonas comunes agradables para pausas e intercambios informales

El objetivo es una oficina que no solo sea funcional, sino que aporte un valor añadido claro: mejor colaboración, vínculos sociales más fuertes y un entorno de trabajo en el que a las personas les guste pasar su tiempo.

Desk Sharing: menos espacio desaprovechado, mejor experiencia de oficina

Debido al trabajo híbrido, muchos puestos de trabajo fijos permanecen vacíos, pero siguen generando costes de alquiler, energía, limpieza y equipamiento.

Con Desk Sharing, los empleados reservan un puesto de trabajo de forma flexible según sus necesidades. Esto permite a las empresas utilizar sus oficinas de forma más estratégica y reducir el número de escritorios sin uso.

Con un software como Flexopus es posible:

• Puestos de trabajo
• Salas de reuniones
• Plazas de aparcamiento

reservar fácilmente con antelación. Los empleados ven directamente qué compañeros están en la oficina y qué puestos están disponibles. Además, con Flexopus se pueden registrar visitas y reservar cualquier recurso de oficina, como vehículos de empresa o equipos informáticos.

Fazit

Los empleados no vuelven a la oficina por obligación, sino cuando esta ofrece un valor añadido real.

Los estudios son claros: las empresas de éxito apuestan por la flexibilidad, la colaboración y los conceptos de trabajo modernos en lugar de la imposición. Organizar la presencia en la oficina de forma inteligente, fomentar la interacción social y apoyar activamente el trabajo híbrido crea mejores condiciones laborales a largo plazo.

Tecnologías como Flexopus ayudan a implementar modelos de trabajo híbridos de forma eficiente y a convertir la oficina en un lugar al que los empleados quieran volver.