Hoe krijg ik medewerkers terug naar kantoor?

Veel bedrijven staan momenteel voor dezelfde uitdaging: het kantoor is beschikbaar, maar wordt aanzienlijk minder gebruikt dan voorheen. Tegelijkertijd wensen veel leidinggevenden meer persoonlijke samenwerking, een sterkere teamgeest en een beter gebruik van de beschikbare kantoorruimte. Klassieke aanwezigheidsplichten stuiten echter vaak op weerstand en hebben een negatieve invloed op de motivatie en de aantrekkelijkheid als werkgever.

De betere oplossing: medewerkers een echte meerwaarde bieden voor een bezoek aan kantoor.

Actuele studies tonen duidelijk aan dat medewerkers in principe bereid zijn om naar kantoor te komen — maar alleen als de reistijd ook de moeite waard is.

Studies tonen aan: medewerkers hebben een reden nodig voor kantoor

Diverse actuele studies bevestigen dat hybride werken inmiddels de standaard is geworden en dat bedrijven nieuwe manieren moeten vinden om kantoorwerk aantrekkelijk te maken.

1. Leesman Hybrid Experience Study

Leesman, 2024

Themagebied:
Onderzoek naar de hybride werkervaring, kantoor kwaliteit en redenen voor het gebruik van kantoor en thuiswerkplek.

Kernsamenvatting:
De studie toont aan dat medewerkers tegenwoordig bewuster beslissen wanneer ze naar kantoor komen en wanneer ze thuiswerken. De thuiswerkplek wordt vaak gebruikt voor geconcentreerd individueel werk, terwijl het kantoor vooral relevant is voor persoonlijke samenwerking, overleg in het team en sociale interactie.

Het is daarom cruciaal dat het kantoor een duidelijke meerwaarde biedt. Medewerkers verwachten een werkomgeving die verschillende activiteiten ondersteunt – van geconcentreerd werken tot vergaderingen, workshops en informele gesprekken.

Voor bedrijven betekent dit: kantoorruimtes moeten doelgericht worden ingericht op hybride werken. Niet de pure aanwezigheid staat centraal, maar de kwaliteit van de kantoorervaring.

Link naar de studie:
Leesman – The Hybrid Experience

2. Hybrid Work Study

Stanford / Nicholas Bloom, 2024

Themagebied:
Effecten van hybride werkmodellen op productiviteit, medewerkerstevredenheid en retentie.

Kernsamenvatting:
De Stanford-studie rondom Nicholas Bloom toont aan dat flexibele hybride modellen voordelen kunnen bieden voor zowel bedrijven als medewerkers. Hybride werken kan de tevredenheid verhogen en de medewerkersbinding versterken, zonder dat de productiviteit eronder lijdt.

Het is bijzonder relevant dat starre aanwezigheidsplichten minder effectief zijn dan helder gestructureerde hybride modellen. Medewerkers profiteren van flexibiliteit en autonomie, terwijl bedrijven persoonlijke samenwerking mogelijk kunnen blijven maken.

Voor de terugkeer naar kantoor betekent dit: bedrijven moeten niet inzetten op dwang, maar gericht definiëren wanneer werken op kantoor zinvol is – bijvoorbeeld voor teamdagen, workshops, projectwerk of persoonlijk overleg.

Link naar het onderzoek:
Stanford – Hybrid work is a win-win-win

3. Future of Work Survey

JLL, 2024

Themagebied:
Toekomst van werk, workplace-strategieën, kantoorruimteplanning en aanpassing aan hybride werkmodellen.

Kernsamenvatting:
De JLL Future of Work Survey 2024 laat zien dat bedrijven hun kantoorruimtes en workplace-strategieën sterker moeten aanpassen aan de eisen van hybride werken. Het kantoor wordt steeds meer gezien als een strategische plek – niet alleen als een ruimte met bureaus, maar als een plek voor samenwerking, cultuur, innovatie en de ervaring van medewerkers.

Goede planning en gecoördineerde aanwezigheid spelen hierbij een centrale rol. Wanneer medewerkers naar kantoor komen, verwachten ze passende werkplekken, goede technische uitrusting, geschikte vergaderruimtes en de mogelijkheid om collega's op locatie te ontmoeten.

Voor bedrijven betekent dit: het kantoorbezoek moet planbaar, zinvol en aantrekkelijk zijn. Moderne workplace-managementoplossingen kunnen helpen om werkplekken, ruimtes en middelen efficiënt te organiseren.

Link naar het onderzoek:
JLL – Future of Work Survey

Waarom komen medewerkers graag naar kantoor?

We hebben intern aan collega's gevraagd waarom zij persoonlijk graag naar kantoor komen.

Interviewvraag 1

Wat motiveert jou persoonlijk om naar kantoor te komen in plaats van thuis te werken?

Elias: "Het geweldige team op locatie en het menselijke contact dat vanuit huis lastig tot stand komt. Bovendien kan ik op kantoor vaak geconcentreerder en efficiënter werken, omdat er een passende omgeving wordt gecreëerd en afleidingen, als ze er al zijn, werkgerelateerd zijn."

Maxi: "Het motiveert mij om naar kantoor te komen om persoonlijk met mijn collega's te overleggen en de teamgeest samen te versterken."

Interviewvraag 2

Welke voordelen biedt de samenwerking op locatie met collega's jou in het dagelijkse werk?

Elias: Vooral in mijn specialisme, contentcreatie, is de creatieve uitwisseling en de inbreng van anderen een voordeel. Vanuit huis zijn vooral video-opnames niet uit te voeren. Ideeën kunnen snel worden getoetst en bevraagd zonder dat daarvoor een extra vergadering hoeft te worden ingepland.

Maxi: Bij uitdagingen of openstaande vragen kun je op kantoor snel even overleggen en samen naar een oplossing zoeken. Bij thuiswerken wacht je daarentegen vaak eerst tot de ander antwoordt.

Interviewvraag 3

Wat zou een modern kantoor moeten bieden zodat medewerkers graag en regelmatig naar kantoor komen?

Elias: Allereerst een prettig werkklimaat. Als het team en de onderlinge samenhang afbrokkelen, draait het hele systeem maar beperkt. Daarnaast moeten er schone, overzichtelijke werkplekken, passende uitrusting (meubilair, technologie, stilteruimtes) en een aangenaam klimaat met voldoende daglicht aanwezig zijn, voor zover de aard van het werk dat toelaat. De werkplek moet een plek zijn waar in alle rust en met zo min mogelijk stress gewerkt kan worden.

Maxi: De juiste uitrusting om mijn werk goed te kunnen doen, is voor mij belangrijk. En naar mijn mening mag een goede koffiemachine ook niet ontbreken.

De antwoorden vertonen vaak vergelijkbare patronen: mensen komen vooral naar kantoor voor sociaal contact, spontane samenwerking, betere communicatie en een duidelijke scheiding tussen werk en privé — niet omdat het moet.

3 strategieën om medewerkers echt weer naar kantoor te krijgen

1. Maak van het kantoor een sociale ontmoetingsplek

Medewerkers komen eerder naar kantoor als daar iets gebeurt wat op afstand niet in dezelfde kwaliteit mogelijk is: persoonlijk contact, spontane gesprekken, gezamenlijke ervaringen en teamgevoel. Daarom moeten bedrijven bewust sociale gelegenheden creëren die laagdrempelig, regelmatig en vrijwillig zijn.

Goede voorbeelden zijn:

• Gezamenlijke lunches, bijvoorbeeld voor verjaardagen, jubilea of teamsuccessen
• Lunch & Learn-sessies tijdens de lunchpauze met interne of externe sprekers
• After-work-events, zoals een vrijdagmiddagborrel in de kroeg om de hoek, biljarten of darten
• Spelletjesavonden, bijvoorbeeld met bordspellen, quizzen of consolespellen zoals Super Mario Kart
• Wijn-, kaas- of koffieproeverijen als ontspannen afsluiting van de werkdag
• Lunchdates waarbij medewerkers maandelijks willekeurig aan elkaar worden gekoppeld
• Teamdagen, workshops of gezamenlijke projectsessies op locatie

Belangrijk hierbij is: het kantoorbezoek moet niet als een verplichting voelen, maar als een goede gelegenheid om collega's te ontmoeten, relaties te versterken en bedrijfscultuur actief te beleven.

2. Kantooraanwezigheid beter coördineren

Een veelvoorkomend frustratiepunt is dat medewerkers naar kantoor komen en nauwelijks collega's aantreffen. Daarom moet aanwezigheid planbaar zijn. Gezamenlijke kantoordagen, teamdagen of projectafspraken helpen ervoor te zorgen dat de reistijd de moeite waard is.

Met workplace-managementoplossingen zoals Flexopus kunnen teams:

• gezamenlijke kantoordagen plannen
• werkplekken vooraf boeken
• collega's op kantoor vinden
• vergaderruimtes reserveren
• parkeerplaatsen regelen

Zo ontstaat er meer betrouwbaarheid: wie naar kantoor komt, weet van tevoren wie er nog meer aanwezig is en of er geschikte werkplekken beschikbaar zijn.

3. De kantoorervaring verbeteren

Naast sociale gelegenheden moet ook de werkomgeving zelf overtuigen. Medewerkers vergelijken het kantoor tegenwoordig direct met het comfort en de flexibiliteit van thuiswerken. Daarom moet het kantoor productief werken, onderling contact en ontspanning in gelijke mate ondersteunen.

Belangrijke factoren zijn:

• moderne, ergonomische werkplekken
• goede technische uitrusting
• stiltezones en focusgebieden
• aantrekkelijke vergader- en samenwerkingsruimtes
• eenvoudige boekingsprocessen
• flexibele desk-sharing-concepten
• aangename gemeenschappelijke ruimtes voor pauzes en informeel contact

Het doel is een kantoor dat niet alleen functioneel is, maar ook een duidelijke meerwaarde biedt: betere samenwerking, sterkere sociale verbondenheid en een werkomgeving waar mensen graag tijd doorbrengen.

Desk sharing: minder leegstand, betere kantoorervaring

Door hybride werken blijven veel vaste werkplekken onbenut, terwijl ze wel kosten blijven veroorzaken voor huur, energie, schoonmaak en inrichting.

Met desk sharing boeken medewerkers flexibel een werkplek wanneer dat nodig is. Bedrijven kunnen hun kantoorruimte hierdoor strategischer inzetten en het aantal ongebruikte bureaus verminderen.

Met software zoals Flexopus kun je:

• Werkplekken
• Vergaderruimtes
• Parkeerplaatsen

eenvoudig vooraf boeken. Medewerkers zien direct welke collega's aanwezig zijn en welke plekken beschikbaar zijn. Bovendien kun je met Flexopus gasten registreren en allerlei kantoorfaciliteiten zoals poolauto's of IT-apparatuur reserveren.

Conclusie

Medewerkers komen niet naar kantoor vanwege een aanwezigheidsplicht, maar omdat het kantoor echte meerwaarde biedt.

Onderzoek toont aan: succesvolle bedrijven kiezen voor flexibiliteit, samenwerking en moderne werkplekconcepten in plaats van dwang. Wie kantooraanwezigheid zinvol organiseert, sociale interactie stimuleert en hybride werken actief ondersteunt, creëert op lange termijn aantrekkelijkere arbeidsvoorwaarden.

Technologieën zoals Flexopus helpen om hybride werkmodellen efficiënt uit te voeren en van het kantoor weer een plek te maken waar medewerkers graag naartoe komen.