Hoe krijg ik werknemers terug naar kantoor?

Veel bedrijven staan momenteel voor dezelfde uitdaging: het kantoor is er wel, maar wordt aanzienlijk minder gebruikt dan voorheen. Tegelijkertijd willen veel leidinggevenden meer persoonlijke samenwerking, een sterkere teamgeest en een betere benutting van de beschikbare kantoorruimte. Klassieke aanwezigheidsplichten stuiten echter vaak op weerstand en hebben een negatieve invloed op de motivatie en de aantrekkelijkheid als werkgever.

De betere oplossing: medewerkers een echte meerwaarde bieden voor een bezoek aan kantoor.

Recente onderzoeken tonen duidelijk aan dat medewerkers in principe bereid zijn om naar kantoor te komen, maar alleen als de reistijd ook echt de moeite waard is.

Onderzoek toont aan: medewerkers hebben een reden nodig om naar kantoor te komen

Diverse recente studies bevestigen dat hybride werken inmiddels de standaard is geworden en dat bedrijven nieuwe manieren moeten vinden om kantoorwerk aantrekkelijk te maken.

1. Leesman Hybrid Experience Study

Leesman, 2024

Onderwerp:
Onderzoek naar de hybride werkervaring, kantoor kwaliteit en redenen voor het gebruik van kantoor en thuiswerkplek.

Kernsamenvatting:
De studie laat zien dat medewerkers tegenwoordig bewuster beslissen wanneer ze naar kantoor komen en wanneer ze vanuit huis werken. De thuiswerkplek wordt vaak gebruikt voor geconcentreerd individueel werk, terwijl het kantoor vooral relevant is voor persoonlijke samenwerking, overleg in teamverband en sociale interactie.

Het is daarom cruciaal dat het kantoor een duidelijke meerwaarde biedt. Medewerkers verwachten een werkomgeving die verschillende activiteiten ondersteunt – van geconcentreerd werken tot vergaderingen, workshops en informele gesprekken.

Voor bedrijven betekent dit: kantoorruimtes moeten doelgericht worden ingericht op hybride werken. Niet de pure aanwezigheid staat centraal, maar de kwaliteit van de kantoorervaring.

Link naar het onderzoek:
Leesman – The Hybrid Experience

2. Hybrid Work Study

Stanford / Nicholas Bloom, 2024

Onderwerp:
Effecten van hybride werkmodellen op productiviteit, medewerkerstevredenheid en retentie.

Kernsamenvatting:
Uit de Stanford-studie van Nicholas Bloom blijkt dat flexibele hybride modellen zowel voor bedrijven als voor medewerkers voordelen kunnen bieden. Hybride werken kan de tevredenheid verhogen en de betrokkenheid van medewerkers versterken, zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit.

Vooral het inzicht dat rigide aanwezigheidsplichten minder effectief zijn dan helder gestructureerde hybride modellen is relevant. Medewerkers profiteren van flexibiliteit en autonomie, terwijl bedrijven persoonlijke samenwerking kunnen blijven faciliteren.

Voor de terugkeer naar kantoor betekent dit: bedrijven moeten niet inzetten op dwang, maar gericht definiëren wanneer werken op kantoor zinvol is – bijvoorbeeld voor teamdagen, workshops, projectwerk of persoonlijk overleg.

Link naar de studie:
Stanford – Hybrid work is a win-win-win

3. Future of Work Survey

JLL, 2024

Themagebied:
Toekomst van werk, workplace-strategieën, kantoorruimteplanning en aanpassing aan hybride werkmodellen.

Kernsamenvatting:
De JLL Future of Work Survey 2024 laat zien dat bedrijven hun kantoorruimtes en workplace-strategieën sterker moeten afstemmen op de eisen van hybride werken. Het kantoor wordt steeds meer gezien als een strategische plek – niet alleen als een ruimte met bureaus, maar als een omgeving voor samenwerking, cultuur, innovatie en de medewerkerservaring.

Goede planning en gecoördineerde aanwezigheid spelen hierbij een centrale rol. Wanneer medewerkers naar kantoor komen, verwachten ze passende werkplekken, goede technische faciliteiten, geschikte vergaderruimtes en de mogelijkheid om collega's op locatie te ontmoeten.

Voor bedrijven betekent dit: het kantoorbezoek moet planbaar, zinvol en aantrekkelijk zijn. Moderne workplace-managementoplossingen kunnen helpen om werkplekken, ruimtes en middelen efficiënt te organiseren.

Link naar de studie:
JLL – Future of Work Survey

Waarom komen medewerkers graag naar kantoor?

We hebben intern aan collega's gevraagd waarom zij persoonlijk graag naar kantoor komen.

Interviewvraag 1

Wat motiveert jou persoonlijk om naar kantoor te komen in plaats van thuis te werken?

Elias: "Het geweldige team op locatie en het persoonlijke contact dat vanuit huis lastig te realiseren is. Bovendien kan ik op kantoor vaak geconcentreerder en efficiënter werken, omdat er een passende omgeving wordt gecreëerd en afleidingen, als ze er al zijn, werkgerelateerd zijn."

Maxi: "Ik word gemotiveerd om naar kantoor te komen om persoonlijk met mijn collega's te sparren en samen de teamgeest te versterken."

Interviewvraag 2

Welke voordelen biedt de samenwerking op locatie met collega's jou in het dagelijks werk?

Elias: Vooral in mijn specialisme, contentcreatie, zijn de creatieve uitwisseling en de inbreng van anderen een groot voordeel. Vanuit huis zijn met name video-opnames niet te realiseren. Ideeën kunnen snel worden getoetst en kritisch bekeken zonder dat daarvoor een aparte vergadering hoeft te worden ingepland.

Maxi: Bij uitdagingen of openstaande vragen kun je op kantoor snel even overleggen en samen naar een oplossing zoeken. Bij thuiswerken wacht je daarentegen vaak eerst tot de ander reageert.

Interviewvraag 3

Wat zou een modern kantoor moeten bieden zodat medewerkers graag en regelmatig naar kantoor komen?

Elias: Allereerst een prettig werkklimaat. Als het team en de onderlinge verbondenheid afbrokkelen, draait het hele systeem maar beperkt. Daarnaast moeten er schone, overzichtelijke werkplekken zijn, passende uitrusting (meubilair, technologie, stilteruimtes) en een aangenaam binnenklimaat met voldoende daglicht, voor zover het soort werk dat toelaat. De werkplek moet een plek zijn waar in alle rust en met zo min mogelijk stress gewerkt kan worden.

Maxi: De juiste uitrusting om mijn werk goed te kunnen doen is voor mij belangrijk. En naar mijn mening mag een goede koffiemachine ook niet ontbreken.

De antwoorden vertonen vaak vergelijkbare patronen: mensen komen vooral naar kantoor voor sociaal contact, spontane samenwerking, betere communicatie en een duidelijke scheiding tussen werk en privé — niet omdat het moet.

3 strategieën die medewerkers echt terug naar kantoor brengen

1. Het kantoor tot een sociale ontmoetingsplek maken

Medewerkers komen eerder naar kantoor als daar iets gebeurt wat op afstand niet van dezelfde kwaliteit mogelijk is: persoonlijke uitwisseling, spontane gesprekken, gezamenlijke ervaringen en een teamgevoel. Daarom moeten bedrijven bewust sociale gelegenheden creëren die laagdrempelig, regelmatig en vrijblijvend zijn.

Goede voorbeelden zijn:

• Gezamenlijke lunches, bijvoorbeeld voor verjaardagen, jubilea of teamsuccessen
• Lunch & Learn-sessies tijdens de middagpauze met interne of externe sprekers
• After-work-events, zoals een biertje in de kroeg om de hoek, biljarten of darten
• Spelletjesavonden, bijvoorbeeld met bordspellen, quizzen of console-games zoals Super Mario Kart
• Wijn-, kaas- of koffieproeverijen als ontspannen afsluiting van de werkdag
• Lunchdates waarbij medewerkers maandelijks willekeurig aan elkaar worden gekoppeld
• Teamdagen, workshops of gezamenlijke projectsessies op locatie

Belangrijk hierbij is: een bezoek aan kantoor moet niet als een verplichting voelen, maar als een mooie gelegenheid om collega's te ontmoeten, de onderlinge band te versterken en bedrijfscultuur actief te beleven.

2. Kantooraanwezigheid beter coördineren

Een veelvoorkomend frustratiepunt is dat medewerkers naar kantoor komen en nauwelijks collega's aantreffen. Daarom moet aanwezigheid planbaar zijn. Gezamenlijke kantoordagen, teamdagen of projectafspraken zorgen ervoor dat de reistijd de moeite waard is.

Met workplace-managementoplossingen zoals Flexopus kunnen teams:

• gezamenlijke kantoordagen plannen
• werkplekken vooraf boeken
• collega's op kantoor vinden
• vergaderruimtes reserveren
• parkeerplaatsen regelen

Zo ontstaat er meer betrouwbaarheid: wie naar kantoor komt, weet van tevoren wie er nog meer aanwezig is en of er geschikte werkplekken beschikbaar zijn.

3. De kantoorervaring verbeteren

Naast sociale gelegenheden moet ook de werkomgeving zelf overtuigen. Medewerkers vergelijken het kantoor tegenwoordig direct met het comfort en de flexibiliteit van thuiswerken. Daarom moet het kantoor productief werken, onderlinge interactie en ontspanning in gelijke mate ondersteunen.

Belangrijke factoren zijn:

• moderne, ergonomische werkplekken
• goede technische uitrusting
• stiltezones en focusgebieden
• aantrekkelijke vergader- en samenwerkingsruimtes
• eenvoudige boekingsprocessen
• flexibele desk-sharing-concepten
• aangename gemeenschappelijke ruimtes voor pauzes en informeel contact

Het doel is een kantoor dat niet alleen functioneel is, maar ook een duidelijke meerwaarde biedt: betere samenwerking, sterkere sociale verbondenheid en een werkomgeving waar mensen graag tijd doorbrengen.

Desk sharing: minder leegstand, betere kantoorervaring

Door hybride werken blijven veel vaste werkplekken onbenut, terwijl ze wel kosten blijven veroorzaken voor huur, energie, schoonmaak en inrichting.

Met desk sharing boeken medewerkers flexibel een werkplek wanneer dat nodig is. Bedrijven kunnen hierdoor hun kantoorruimte strategischer benutten en het aantal ongebruikte bureaus verminderen.

Met software zoals Flexopus kun je:

• werkplekken
• vergaderruimtes
• Parkeerplaatsen

eenvoudig vooraf boeken. Medewerkers zien direct welke collega's op kantoor zijn en welke werkplekken beschikbaar zijn. Bovendien kun je met Flexopus gasten registreren en allerlei kantoormiddelen zoals poolauto's of IT-apparatuur boeken.

Conclusie

Medewerkers komen niet naar kantoor vanwege een aanwezigheidsplicht, maar omdat het kantoor echte meerwaarde biedt.

Onderzoek toont duidelijk aan: succesvolle bedrijven zetten in op flexibiliteit, samenwerking en moderne werkplekconcepten in plaats van op dwang. Wie kantooraanwezigheid zinvol organiseert, sociale interactie stimuleert en hybride werken actief ondersteunt, creëert op de lange termijn aantrekkelijkere arbeidsvoorwaarden.

Technologieën zoals Flexopus helpen om hybride werkmodellen efficiënt te implementeren en van het kantoor weer een plek te maken waar medewerkers graag naartoe komen.