CAFM-software versus Flexopus: de verschillen op een rij

CAFM-software brengt de processen van facility management in kaart, van ruimtebeheer en onderhoud tot contractbeheer. Flexopus richt zich op het dagelijks gebruik van het kantoor: medewerkers boeken werkplekken, ruimtes en parkeerplaatsen, terwijl facility management betrouwbare bezettingsgegevens ontvangt. Veel bedrijven gebruiken daarom beide systemen naast elkaar.

Wie op zoek is naar facility management-software, komt al snel de term CAFM tegen. Tegelijkertijd hebben bedrijven sinds de opkomst van hybride werken een oplossing nodig waarmee medewerkers zelf hun werkplekken kunnen boeken. Dit artikel legt uit wat een CAFM-systeem doet, waarin het verschilt van Flexopus en wanneer de combinatie de moeite waard is.

Wat is CAFM-software?

CAFM staat voor Computer Aided Facility Management. Het betreft software die facility management en gebouwbeheer ondersteunt bij het beheren en exploiteren van vastgoed, ruimtes en technische installaties. De Duitse vereniging voor facility management (gefma) beschrijft de begrippen en prestatiekenmerken in de richtlijn GEFMA 400, waarvan de huidige versie uit maart 2021 stamt.

Typische modules van een Computer Aided Facilities Management-systeem zijn:

• Ruimtebeheer voor gebouwen, verdiepingen en kamers, vaak op basis van CAD- of BIM-gegevens
• Onderhoudsbeheer voor reparaties, keuringen en inspecties
• Installatie- en inventarisbeheer
• Contract- en huurbeheer
• Beheer van schoonmaak, verhuizingen en sluitsystemen
• Energiebeheer en afrekening van bedrijfskosten
• Helpdesk voor storingsmeldingen

De belangrijkste gebruikers zijn facility managers, de technische dienst en externe dienstverleners. Het CAFM-systeem fungeert daarmee als centrale database voor een pand en begeleidt gebouwen gedurende hun gehele levenscyclus.

Wat is Flexopus?

Flexopus is een platform voor workplace management uit Stuttgart, waarmee bedrijven het gebruik van hun kantoorruimtes organiseren. Medewerkers boeken werkplekken, vergaderruimtes, parkeerplaatsen en assets op interactieve plattegronden, via een app, in de browser of direct in Microsoft Teams en beheren externe gasten met de bezoekersbeheersoftware. Het boekingsproces bestaat uit drie stappen: periode kiezen, locatie selecteren, werkplek boeken.

Daarnaast kunnen via de catering- en servicemodule catering en andere kantoor- en facilitaire diensten direct bij vergaderruimtes en meetings worden besteld. Zo kunnen bijvoorbeeld catering, techniek, stoelopstellingen of andere diensten centraal worden aangevraagd en worden doorgegeven aan de verantwoordelijke dienstverleners.

Facilitair management ziet via smart analyticshoe sterk gebouwen, verdiepingen en individuele plekken daadwerkelijk worden benut. Flexopus draait in de cloud, wordt gehost op dedicated servers in Duitsland en is door de TÜV Rheinland gecertificeerd volgens ISO 27001:2022.

De belangrijkste verschillen tussen CAFM-software en Flexopus

‍

Werkplekbeheer: Waar CAFM-systemen vaak tegen hun grenzen aanlopen

Veel CAFM-aanbieders hebben hun aanbod uitgebreid met ruimtereservering of workplace management. De gefma toetst dit gebied bij de certificering volgens GEFMA 444 inmiddels met een eigen criteria-catalogus. In de dagelijkse praktijk van hybride kantoren komen echter vaak drie zwakke punten naar voren.

1. De interface is gebouwd voor vakgebruikers

Een CAFM-systeem is ontworpen voor facility managers die er dagelijks mee werken. Wie 's ochtends snel een bureau zoekt, heeft een boeking nodig die zonder inwerktijd werkt en beschikbaar is op de plek waar toch al gewerkt wordt, zoals in Outlook of Teams. Ontbreekt dit, dan wijken teams uit naar mondelinge afspraken of eigen lijstjes, waardoor de gegevens in het systeem onvolledig worden.

2. Gereserveerde plekken blijven leeg

Een reservering zegt nog niets over of de plek ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Zonder check-in via QR-code of sensor blijven geboekte bureaus onbezet en toont de rapportage een hogere bezettingsgraad dan er in werkelijkheid is.

3. De coördinatie van hybride teams ontbreekt

In het hybride kantoor willen medewerkers weten wanneer hun team op locatie is en waar ze zitten. Het zoeken naar collega's, favorieten, homezones voor afzonderlijke afdelingen of het overnemen van afwezigheden uit het HR-systeem behoren zelden tot de kern van een CAFM-systeem.

Bij Flexopus merken we in implementatietrajecten vaak dat de vraag komt vanuit een facility management-afdeling die al met een CAFM-systeem werkt. Men zoekt dan een boekingsoplossing die medewerkers zonder training kunnen gebruiken en die toch betrouwbare gegevens levert voor de ruimteplanning.

Waarom bedrijven Flexopus naast een CAFM-systeem inzetten

In de praktijk blijft het CAFM-systeem leidend voor stamgegevens, onderhoud en contracten. Flexopus neemt de boeking en de analyse van het dagelijks gebruik voor zijn rekening en ondersteunt daarnaast bij de organisatie van services rondom vergaderingen en kantoorruimtes. Hiervoor biedt het platform de volgende functies:

• interactieve plattegronden, te beheren via de geïntegreerde floorplanner
• boeken via iOS- en Android-app, in de browser, in de Microsoft Teams-app of via de Outlook-add-in
• kalendersynchronisatie met Microsoft Exchange en Google Workspace, zodat de Ruimtebeheer met Outlook parallel verloopt
• Catering- en serviceverzoeken direct via Flexopus: medewerkers kunnen bijvoorbeeld catering, techniek, meubilair of andere facilitaire diensten aanvragen voor vergaderingen en ruimteboekingen en deze doorsturen naar de verantwoordelijke serviceproviders
• Inchecken via QR-code evenals sensoren en IoT-apparaten voor het registreren van de werkelijke bezetting
• geanonimiseerde bezettingsgraden per gebouw, verdieping en werkplek
• meer dan 35 HRIS-integraties, die afwezigheden automatisch overnemen
• Single Sign-on en SCIM-provisioning via Microsoft Entra ID
• een REST-API voor gegevensuitwisseling met andere systemen
• Facturatie per resource in plaats van per gebruiker, wat bij een desksharing-ratio van meer dan 1 direct invloed heeft op de kosten van desksharing-software

Een voorbeeld uit onze klantenkring: een verzekeringsmaatschappij met ongeveer 800 medewerkers op twee locaties beheerde ruimtes, onderhoudscontracten en schoonmaakroosters al in een CAFM-systeem. De bureaus werden daarentegen via lijsten per verdieping toegewezen, met de bekende problemen bij desksharing met Excel. Sinds de invoering van Flexopus boeken medewerkers hun plekken in teams en checken ze in via een QR-code. Na zes maanden bleek uit de evaluatie dat een verdieping gemiddeld voor minder dan 40 procent bezet was. Het bedrijf heeft de ruimte daarop omgebouwd tot project- en vergaderruimtes en de ruimtedata in het CAFM-systeem dienovereenkomstig aangepast.

Welke oplossing is de juiste voor bedrijven?

De beslissing hangt af van welke taak centraal staat. CAFM-software is de juiste keuze als

1. technische installaties, onderhoudsintervallen en keuringsverplichtingen gedocumenteerd moeten worden,
2. contracten, huren en bedrijfskosten centraal beheerd moeten worden,
3. meerdere panden met uitgebreide stamgegevens beheerd worden.

Flexopus is de juiste aanvulling wanneer

1. medewerkers zelf werkplekken, ruimtes of parkeerplaatsen moeten boeken,
2. desksharing wordt ingevoerd of uitgebreid,
3. betrouwbare bezettingscijfers voor beslissingen over kantoorruimte ontbreken.
4. catering-, vergader- en facilitaire diensten eenvoudig door medewerkers aangevraagd en aan interne of externe dienstverleners doorgegeven moeten worden.

Als punten uit beide lijsten van toepassing zijn, ligt een combinatie van beide systemen voor de hand.

Conclusie: CAFM-software en Flexopus vervullen verschillende taken

CAFM-software is het gespecialiseerde systeem voor facility management voor gebouwen, installaties en contracten. Flexopus organiseert het dagelijks gebruik van het kantoor door medewerkers en levert de bezettingsgegevens die vaak ontbreken bij beslissingen over kantoorruimte. Bedrijven die hybride werken structureel willen doorvoeren, zijn daarom goed uitgerust met beide systemen en duidelijk verdeelde verantwoordelijkheden.