CAFM-Software vs. Flexopus: Unterschiede im Überblick

Eine CAFM-Software bildet die Prozesse des Facility Managements ab, von der Flächenverwaltung über die Instandhaltung bis zum Vertragsmanagement. Flexopus setzt bei der täglichen Nutzung des Büros an: Mitarbeitende buchen Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze, das Facility Management erhält belastbare Auslastungsdaten. Viele Unternehmen setzen deshalb beide Systeme parallel ein.

Wer eine Facility Management Software sucht, stößt schnell auf den Begriff CAFM. Gleichzeitig brauchen Unternehmen seit der Verbreitung von hybridem Arbeiten eine Lösung, mit der Mitarbeitende ihre Arbeitsplätze selbst buchen. Der Artikel erklärt, was ein CAFM-System leistet, worin es sich von Flexopus unterscheidet und wann sich die Kombination lohnt.

Was ist eine CAFM-Software?

CAFM steht für Computer Aided Facility Management. Gemeint ist Software, die das Facility Management und das Gebäudemanagement bei der Verwaltung und Bewirtschaftung von Liegenschaften, Flächen und technischen Anlagen unterstützt. Der Deutsche Verband für Facility Management (gefma) beschreibt Begriffe und Leistungsmerkmale in der Richtlinie GEFMA 400, deren aktuelle Fassung aus dem März 2021 stammt.

Typische Module eines Computer Aided Facilities Management Systems sind:

• Flächenmanagement für Gebäude, Etagen und Räume, oft auf Basis von CAD- oder BIM-Daten
• Instandhaltungsmanagement für Wartungen, Prüfungen und Inspektionen
• Anlagen- und Inventarmanagement
• Vertrags- und Mietmanagement
• Reinigungs-, Umzugs- und Schließanlagenmanagement
• Energiecontrolling und Betriebskostenabrechnung
• Helpdesk für Störmeldungen

Hauptnutzer sind Facility Manager, die Haustechnik und externe Dienstleister. Das CAFM-System dient damit als zentrale Datenbasis einer Liegenschaft und begleitet Gebäude über ihren gesamten Lebenszyklus.

Was ist Flexopus?

Flexopus ist eine Plattform für Workplace Management aus Stuttgart, mit der Unternehmen die Nutzung ihrer Büroflächen organisieren. Mitarbeitende buchen Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Parkplätze und Assets auf interaktiven Grundrissen, per App, im Browser oder direkt in Microsoft Teams und verwalten externe Gäste mit der Besuchermanagement Software. Der Buchungsvorgang umfasst drei Schritte: Zeitraum wählen, Standort auswählen, Arbeitsplatz buchen.

Darüber hinaus lassen sich über das Catering- und Service-Modul Catering sowie weitere Office- und Facility-Services direkt zu Besprechungsräumen und Meetings bestellen. So können beispielsweise Verpflegung, Technik, Bestuhlung oder weitere Services zentral angefragt und an die zuständigen Dienstleister weitergeleitet werden.

Das Facility Management sieht über Smart Analytics, wie stark Gebäude, Etagen und einzelne Plätze tatsächlich ausgelastet sind. Flexopus läuft in der Cloud, wird auf dedizierten Servern in Deutschland gehostet und ist vom TÜV Rheinland nach ISO 27001:2022 zertifiziert.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen CAFM-Software und Flexopus

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Arbeitsplatzmanagement: Wo CAFM-Systeme oft an Grenzen stoßen

Viele CAFM-Anbieter haben ihr Angebot um Raumreservierung oder Workplace Management erweitert. Die gefma prüft diesen Bereich bei der Zertifizierung nach GEFMA 444 inzwischen mit einem eigenen Kriterienkatalog. Im Alltag hybrider Büros zeigen sich trotzdem häufig drei Schwachstellen.

1. Die Oberfläche ist für Fachanwender gebaut

Ein CAFM-System ist auf Facility Manager ausgelegt, die täglich damit arbeiten. Wer morgens schnell einen Schreibtisch sucht, braucht eine Buchung, die ohne Einarbeitung funktioniert und dort verfügbar ist, wo ohnehin gearbeitet wird, etwa in Outlook oder Teams. Fehlt das, weichen Teams auf Zuruf oder eigene Listen aus, und die Daten im System werden lückenhaft.

2. Gebuchte Plätze bleiben leer

Eine Reservierung sagt noch nichts darüber aus, ob der Platz auch genutzt wird. Ohne Check-in per QR-Code oder Sensor bleiben gebuchte Schreibtische unbesetzt, und die Auswertung weist eine höhere Auslastung aus, als tatsächlich vorhanden ist.

3. Die Koordination hybrider Teams fehlt

Im hybriden Büro wollen Mitarbeitende wissen, wann ihr Team vor Ort ist und wo es sitzt. Kollegensuche, Favoriten, Homezones für einzelne Abteilungen oder die Übernahme von Abwesenheiten aus dem HR-System gehören selten zum Kern eines CAFM-Systems.

Wir bei Flexopus erleben in Einführungsprojekten häufig, dass die Anfrage aus einem Facility Management kommt, das bereits mit einem CAFM-System arbeitet. Gesucht wird dann eine Buchungslösung, die Mitarbeitende ohne Schulung nutzen und die trotzdem verlässliche Daten für die Flächenplanung liefert.

Warum Unternehmen Flexopus zusätzlich zu einem CAFM-System einsetzen

In der Praxis bleibt das CAFM-System führend für Stammdaten, Wartung und Verträge. Flexopus übernimmt die Buchung und die Auswertung der täglichen Nutzung und unterstützt zusätzlich bei der Organisation von Services rund um Meetings und Büroflächen. Dafür bringt die Plattform folgende Funktionen mit:

• interaktive Grundrisse, pflegbar über den integrierten Floorplanner
• Buchung per iOS- und Android-App, im Browser, in der Microsoft Teams App oder über das Outlook Add-In
• Kalendersynchronisation mit Microsoft Exchange und Google Workspace, sodass die Raumverwaltung mit Outlook parallel weiterläuft
• Catering- und Serviceaufträge direkt über Flexopus: Mitarbeitende können beispielsweise Verpflegung, Technik, Bestuhlung oder weitere Facility Services zu Meetings und Raumbuchungen anfragen und an die zuständigen Service Provider übermitteln
• Check-in per QR-Code sowie Sensoren und IoT-Geräte zur Erfassung der tatsächlichen Belegung
• anonymisierte Auslastungsquoten je Gebäude, Etage und Arbeitsplatz
• über 35 HRIS-Integrationen, die Abwesenheiten automatisch übernehmen
• Single Sign-on und SCIM-Provisioning über Microsoft Entra ID
• eine REST-API für den Datenaustausch mit weiteren Systemen
• Abrechnung pro Ressource statt pro Nutzer, was sich bei einer Desk Sharing Quote über 1 direkt auf die Kosten einer Desk Sharing Software auswirkt

Ein Beispiel aus unserem Kundenkreis: Ein Versicherungsunternehmen mit rund 800 Beschäftigten an zwei Standorten verwaltete Flächen, Wartungsverträge und Reinigungspläne bereits in einem CAFM-System. Die Schreibtische wurden dagegen über Listen je Etage vergeben, mit den bekannten Problemen beim Desk Sharing mit Excel. Seit der Einführung von Flexopus buchen die Mitarbeitenden ihre Plätze in Teams und checken per QR-Code ein. Nach sechs Monaten zeigte die Auswertung, dass eine Etage im Schnitt zu weniger als 40 Prozent belegt war. Das Unternehmen hat die Fläche daraufhin zu Projekt- und Besprechungsräumen umgebaut und die Flächendaten im CAFM-System entsprechend angepasst.

Welche Lösung ist die richtige für Unternehmen?

Die Entscheidung hängt davon ab, welche Aufgabe im Vordergrund steht. Eine CAFM-Software ist die richtige Wahl, wenn

1. technische Anlagen, Wartungsintervalle und Prüfpflichten dokumentiert werden müssen,
2. Verträge, Mieten und Betriebskosten zentral verwaltet werden sollen,
3. mehrere Liegenschaften mit umfangreichen Stammdaten betreut werden.

Flexopus ist die passende Ergänzung, wenn

1. Mitarbeitende Arbeitsplätze, Räume oder Parkplätze selbst buchen sollen,
2. Desk Sharing eingeführt oder ausgeweitet wird,
3. belastbare Auslastungszahlen für Flächenentscheidungen fehlen.
4. Catering-, Meeting- und Facility-Services unkompliziert von Mitarbeitenden angefragt und an interne oder externe Dienstleister weitergegeben werden sollen.

Treffen Punkte aus beiden Listen zu, liegt die Kombination beider Systeme nahe.

Fazit: CAFM-Software und Flexopus erfüllen unterschiedliche Aufgaben

Eine CAFM-Software ist das Fachsystem des Facility Managements für Gebäude, Anlagen und Verträge. Flexopus organisiert die tägliche Nutzung des Büros durch die Mitarbeitenden und liefert die Auslastungsdaten, die für Flächenentscheidungen oft fehlen. Unternehmen, die hybrides Arbeiten dauerhaft umsetzen, sind deshalb mit beiden Systemen und klar verteilten Zuständigkeiten gut aufgestellt.