Resource Booking Software: Ressourcen zentral buchen

Hybride Arbeitsmodelle verändern nicht nur, wo gearbeitet wird, sondern auch, wie Unternehmen ihre vorhandenen Ressourcen organisieren. Wenn Mitarbeitende an unterschiedlichen Tagen ins Büro kommen, Besprechungsräume flexibel genutzt werden und nicht jeder Arbeitsplatz fest vergeben ist, reichen Kalender, Tabellen oder mündliche Absprachen schnell nicht mehr aus.

Eine Resource Booking Software schafft dafür eine zentrale Buchungsplattform für alle Ressourcen in Büros. Mitarbeitende sehen, welche Räume, Tische, Firmenwagen und Arbeitsgeräte verfügbar sind, können diese vorab buchen und ihren Bürotag besser planen. Unternehmen wiederum erhalten einen besseren Überblick darüber, wie Arbeitsplätze, Räume, Parkplätze oder andere Ressourcen tatsächlich genutzt werden und können Kosten einsparen und kontinuierlich optimieren.

Was ist eine Resource Booking Software?

Eine Resource Booking Software ist eine digitale Lösung, mit der Unternehmen gemeinsam genutzte Ressourcen zentral verwalten, verfügbar machen und für bestimmte Zeiträume buchbar machen können.

Anstatt Desk Sharing mit Excel oder die Raumverwaltung mit Excel zu führen (welche oft mangelnd gepflegt werden), bündelt ein resource booking system die relevanten Informationen an einem Ort. Mitarbeitende können Verfügbarkeiten prüfen und benötigte Ressourcen selbst buchen.

Ein solches online resource booking system ist besonders für Unternehmen interessant, in denen Ressourcen nicht dauerhaft einzelnen Personen zugeordnet sind und Homeoffice gemacht wird. 

Im Arbeitsalltag beantwortet ein Resource Booking Tool damit unter anderem folgende Fragen:

• Welcher Arbeitsplatz ist morgen noch frei?
• Gibt es um 14 Uhr einen passenden Besprechungsraum?
• Kann ich für meinen Bürotag einen Parkplatz buchen?
• Welche Ausstattung besitzt ein bestimmter Arbeitsplatz?
• Welche Ressourcen werden regelmäßig genutzt und welche kaum?
• Welcher Firmenwagen steht zur Verfügung?

Welche Ressourcen können mit Resource Booking Software gebucht werden?

Welche Ressourcen über eine Resource Booking App verwaltet werden können, hängt vom jeweiligen System ab. Moderne Lösungen wie Flexopus beschränken sich nicht nur auf Schreibtische.

Typische Anwendungsbereiche sind:

1. Arbeitsplätze: Mitarbeitende buchen einen verfügbaren Schreibtisch für einen bestimmten Tag oder Zeitraum. Ausstattungsmerkmale wie Monitore, höhenverstellbare Tische oder bestimmte Arbeitszonen können bei der Auswahl berücksichtigt werden.
2. Besprechungsräume: Freie Besprechungsräume lassen sich anhand von Zeitraum, Größe, Standort oder Ausstattung auswählen und buchen.
3. Parkplätze: Unternehmensparkplätze können flexibel an Mitarbeitende vergeben werden. Dadurch wird bereits vor der Anfahrt sichtbar, ob ein Stellplatz verfügbar ist.
4. Assets und Inventar: Auch Firmenfahrzeuge, Laptops, Beamer, Testgeräte, Schließfäche, Werkzeugkoffer oder andere gemeinsam genutzte Gegenstände können als buchbare Ressourcen abgebildet werden.
5. Weitere Büroressourcen: Je nach Unternehmen können beispielsweise Fokusbereiche, Telefonkabinen, der Firmengrill oder andere gemeinsam genutzte Ressourcen in den Buchungsprozess aufgenommen werden.

Damit unterscheidet sich eine umfassende office Resource Booking Software von einer reinen Arbeitsplatzbuchungssoftware. Sie betrachtet die verschiedenen Ressourcen eines Büros gemeinsam und schafft eine zentrale Struktur für deren Nutzung für ein vollumfängliches Workplace Management.

Welche Vorteile bietet Resource Booking Software?

Der Nutzen einer Resource Booking Software entsteht nicht allein durch die digitale Buchung. Entscheidend ist, welche Probleme dadurch im täglichen Büroablauf reduziert werden.

1. Mehr Planungssicherheit für Mitarbeitende

Wer ins Büro fährt, möchte vorher wissen, ob der gewünschte Arbeitsplatz oder Parkplatz verfügbar ist und welche Kolleginnen und Kollegen im Büro sind. Eine zentrale Buchung verhindert, dass Mitarbeitende morgens erst vor Ort nach freien Ressourcen suchen müssen.

Das ist besonders relevant, wenn Teams nicht jeden Tag vollständig im Büro arbeiten und schafft Zufriedenheit und Struktur.

2. Weniger Doppelbuchungen und Abstimmung

Ohne zentrales Resource Booking Tool werden Ressourcen häufig über unterschiedliche Kanäle organisiert. Ein Besprechungsraum steht im Kalender, ein Parkplatz in einer Liste und Arbeitsplätze werden möglicherweise über Teams oder Zuruf abgestimmt.

Eine gemeinsame Plattform reduziert diese parallelen und zeitaufwendigen Prozesse und stellt einen einheitlichen Buchungsstand bereit. Es wird weniger Team Kapazität verbraucht.

3. Bessere Zusammenarbeit im hybriden Büro

Hybrides Arbeiten funktioniert besser, wenn nicht nur ein freier Platz gefunden wird, sondern auch sichtbar ist, wann Kolleginnen und Kollegen vor Ort sind.

Projektteams können ihre Bürotage koordinieren und gezielt Arbeitsplätze in derselben Zone buchen. Der Bürobesuch wird dadurch planbarer und gemeinsame Präsenz kann bewusster genutzt werden.

4. Büroflächen bedarfsgerechter nutzen

Wenn Unternehmen wissen, welche Ressourcen tatsächlich genutzt werden, können sie ihre Büroflächen besser planen.

Die Auswertung zeigt, wie stark Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Etagen oder weitere Ressourcen tatsächlich genutzt werden und wann besonders hohe oder geringe Auslastungen entstehen. Auch die Nutzung von Arbeitsgeräten und Firmenwagen lässt sich so nachvollziehen und für die weitere Planung berücksichtigen.

Diese Daten schaffen eine bessere Grundlage für Entscheidungen zur Flächenplanung. Dies ist auch ein Faktor, um Kosten einzusparen und nachhaltiger zu agieren.

5. Weniger Verwaltungsaufwand

Auch Office Management und Administration profitieren. Buchungen müssen nicht mehr manuell koordiniert werden, während Regeln und Berechtigungen zentral hinterlegt werden können. Auch Freigabeprozesse können eingestellt werden.

Gute Resource Booking tools ermöglichen damit mehr Selbstorganisation, ohne dass Unternehmen die Kontrolle über ihre Ressourcen verlieren.

Welche Funktionen sollte eine gute Resource Booking Software bieten?

Nicht jedes Resource Booking System passt zu jedem Unternehmen. Bei der Auswahl sollte deshalb nicht allein die Anzahl der Funktionen betrachtet werden. Entscheidend ist, ob die Software zum eigenen Büro und zu bestehenden Arbeitsprozessen passt.

Wichtige Kriterien sind:

• Intuitive Buchung: Mitarbeitende sollten Ressourcen ohne Schulungsaufwand finden und buchen können.
• Interaktive Gebäude- und Etagenpläne: Freie und belegte Ressourcen sollten visuell erkennbar sein.
• Filter für Ausstattungsmerkmale: Arbeitsplätze und Räume sollten beispielsweise nach Ausstattung, Kapazität oder Bereich filterbar sein. Auch Kollegen sollten einfach gefunden werden können.
• Mobile Nutzung: Eine Resource Booking App sollte auch unterwegs oder direkt im Büro mit einer Ad-hoc Buchung funktionieren.
• Buchungsregeln und Berechtigungen: Unternehmen benötigen unterschiedliche Regeln für Teams, Standorte oder Ressourcentypen.
• Check-in und No-Show-Management: Nicht genutzte Buchungen können wieder freigegeben werden.
• Integrationen: Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Exchange, Google Workspace oder Single Sign-On sollten sich je nach IT-Landschaft integrieren lassen.
• Analysen und Auswertungen: Nutzungsdaten helfen bei der Bewertung von Auslastung und Flächenbedarf. Nur so können Unternehmen die Organisation datengetrieben durchführen.
• Datenschutz und Informationssicherheit: Gerade bei Anwesenheits- und Buchungsdaten müssen klare Datenschutz- und Sicherheitsstandards gelten.
• Skalierbarkeit: Das System sollte auch zusätzliche Gebäude, Standorte und Ressourcen abbilden können.

Wer international nach Lösungen sucht, findet teilweise auch Suchbegriffe wie Booking Software Resources. Gemeint ist in der Regel dasselbe Grundprinzip: Unternehmensressourcen werden digital erfasst, ihre Verfügbarkeit wird sichtbar gemacht und ihre Nutzung zentral organisiert.

Flexopus - Die wohl intuitivste Resource Booking Software

Flexopus verbindet all diese verschiedenen Bereiche der Ressourcenbuchung in einer zentralen Workplace Management Software. Unternehmen können Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze verwalten und zusätzlich weitere Prozesse rund um das hybride Büro digital abbilden.

Mitarbeitende wählen zunächst den gewünschten Zeitraum und Standort und sehen anschließend auf interaktiven Gebäude- und Etagenplänen, welche Ressourcen verfügbar sind. Je nach Ressourcentyp können beispielsweise Ausstattungsmerkmale berücksichtigt werden.

Für hybride Arbeitsmodelle sind insbesondere folgende Funktionen relevant:

• Arbeitsplatzbuchung und Desk Sharing
• Besprechungsraumbuchung
• Catering & Büroservices buchbar machen
• Parkplatzbuchung
• Asset & Inventory Management
• Digitales Besuchermanagement
• Interaktive Gebäude- und Etagenpläne
• Anwesenheitsübersichten und Kollegen-Finder
• Check-in und No-Show-Funktionen
• individuelle Gruppen und Buchungsrechte
• Smart Analytics zur Auswertung der Nutzung
• Integrationen in bestehende Microsoft- und Google-Umgebungen

Flexopus lässt sich über Desktop, Browser und mobile Endgeräte in der hauseigenen App nutzen. Dadurch kann die Buchung bereits vor dem Bürotag oder kurzfristig vor Ort erfolgen.

Für Unternehmen entsteht damit nicht nur ein weiteres Buchungstool, schwierig zu lernen und “alles ist neu” – Flexopus wird in die aktuellen Prozesse integriert und passt sich Ihrem Konzept an. Die verschiedenen Ressourcen des Büros werden in einer gemeinsamen Anwendung zusammengeführt. Gerade bei hybriden Arbeitsmodellen erleichtert das die tägliche Koordination und schafft gleichzeitig Daten für eine bedarfsgerechte Büroplanung.

Fazit: Resource Booking Software für hybride Büros

Je flexibler ein Büro genutzt wird, desto wichtiger wird eine klare Organisation der vorhandenen Ressourcen. Eine Resource Booking Software macht Verfügbarkeiten transparent, verhindert unnötige Abstimmung und ermöglicht Mitarbeitenden, ihren Bürotag vorab zu planen.

Für Unternehmen liegt der zusätzliche Nutzen in der zentralen Verwaltung und integrierten Auswertung. Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Parkplätze und weitere Ressourcen wie die Arbeitslaptops und Firmenwagen können gemeinsam betrachtet werden, statt für jeden Bereich eigene Prozesse aufzubauen.

Ein gutes Resource Booking System sollte deshalb nicht möglichst viele Funktionen bieten, sondern die richtigen: eine intuitive Buchung, klare Verfügbarkeiten, flexible Regeln, passende Integrationen und belastbare Auswertungen. So wird Resource Booking zu einem festen Bestandteil eines funktionierenden hybriden Büros.

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