Desk Sharing
2024-01-30
5 Tipps für die Auswahl einer Desk Sharing Software
Die richtige Desk-Sharing-Software ist das Herzstück eines modernen Büros. Der Artikel liefert 5 essenzielle Tipps für die Auswahl: von intuitiver Bedienung und nahtloser Integration in Tools wie Microsoft 365 bis hin zu Datenschutz und Skalierbarkeit. Erfahre, wie du Frust bei der Platzsuche vermeidest und eine Lösung findest, die perfekt zu deiner hybriden Arbeitskultur passt.
Inhaltsverzeichnis
Die COVID-19-Pandemie hat gezeigt, dass ein großer Teil der Arbeit auch von zu Hause aus erledigt werden kann. Aktuelle Umfragen bestätigen, dass die Mehrheit der Arbeitnehmer auch in Zukunft zumindest teilweise aus dem Homeoffice arbeiten möchte. Unternehmen benötigen daher neue Bürokonzepte. Denn wenn Mitarbeiter nur noch an zwei bis vier Tagen im Büro arbeiten, brauchen sie keinen eigenen Schreibtisch mehr: Desk Sharing lautet die Devise, um nur teilweise genutzten Arbeitsplatz bestmöglich auszulasten und so letztendlich Fixkosten zu senken oder Büroflächen umzugestalten.
So wählen Sie die richtige Desk Sharing Software
Desk Sharing, auch Hot Desking genannt, beschreibt eine Form, Arbeitsplätze zu organisieren. Statt eines festen Arbeitsplatzes haben Mitarbeiter sogenannte “flexible Arbeitsplätze”. Schreibtische werden geteilt und je nach Bedarf belegt.
Damit das nicht im Chaos endet, braucht es vor allem eines: Prozesse. Eine Desk Sharing Software kann dabei unterstützen und die Umstellung vom eigenen Schreibtisch zu einem Shared Desk erleichtern. Bei der Auswahl der Desk Sharing Software sollten folgende fünf Punkte berücksichtigt werden:
- Die Software muss für alle Mitarbeiter intuitiv nutzbar sein.
- Die Software muss auch auf Mobilgeräten nutzbar sein.
- Die Software muss Individualisierungsmöglichkeiten bieten.
- Die Software muss die Sicherheit der Daten gewährleisten.
- Die Software muss Analysemöglichkeiten bieten.
Intuitive Nutzbarkeit
Damit Arbeitnehmer das neue Shared Desk Konzept akzeptieren, ist es wichtig, dass sie dadurch keinen Mehraufwand haben. Die Desk Sharing Software muss daher unbedingt einfach, verständlich und intuitiv zu bedienen sein. Grafische Darstellungen in Form von digitalen Lageplänen helfen dabei. Der flexible Arbeitsplatz sollte mit möglichst wenigen Klicks gebucht werden können — am besten von jedem beliebigen Endgerät.
Mobil-optimierte Anwendung
Nicht selten kommt es vor, dass ein Arbeitnehmer vergessen hat, einen Arbeitsplatz zu reservieren. Das fällt dann meistens erst in der Bahn oder vor Ort im Unternehmen auf. Ein Smartphone hat heute jeder in der Tasche. Umso wichtiger ist es, dass die Desk Sharing-Anwendung auch als App auf Smartphones oder Tablets funktioniert — zusätzlich zur klassischen Buchung über einen Laptop oder Desktop-PC.
Möglichkeiten zum Individualisieren
Unternehmen sind individuell und haben daher auch individuelle Ansprüche an ihr Buchungssystem für flexible Arbeitsplätze. Damit diese umgesetzt werden können, sollte bei der Auswahl der Desk Sharing Software darauf geachtet werden, dass sich grundlegende Einstellungen wie maximale Buchungszeiträume, Öffnungszeiten der Bürogebäude oder das Rollenmanagement entsprechend definieren lassen.
Datensicherheit
Eine Desk Sharing Software sammelt zwangsläufig personenbezogene Daten über Arbeitnehmer. Daher muss unbedingt gewährleistet werden, dass mit diesen DSGVO-konform umgegangen wird und die Daten vor Manipulation, unberechtigten Zugriff oder Kenntnisnahme Dritter geschützt sind. Fragen Sie Ihren Desk Sharing Anbieter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag sowie dem Serverstandort (z. B. Hosted in Germany).
Analysefunktionen
Um durch die flexiblen Arbeitsplätze letzten Endes auch Fixkosten zu sparen oder Büroflächen umzugestalten, darf die Desk Sharing Software nicht nur Buchungssystem sein, sondern muss auch Analysemöglichkeiten bieten. Denn nur dann können Sie Auslastungsquoten messen und Einspar- oder Umgestaltungspotenzial identifizieren. Eine der wichtigsten KPIs ist hier die Auslastungsquote der einzelnen Arbeitsplätze.
Flexopus - Die Desk Sharing Solution
Flexopus erfüllt alle genannten Kriterien für eine erstklassige Desk Sharing-Software. Unsere intuitive Anwendung ermöglicht es Mitarbeitern, flexible Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze mühelos zu buchen. Zudem haben wir mit Stolz den German Design Award 2024 in der Kategorie "Excellent Communications Design Apps" gewonnen, was die Nutzerfreundlichkeit und das ansprechende Design unserer App unterstreicht. Diese Auszeichnung ist ein Beweis für unsere Hingabe, nicht nur funktionsreiche, sondern auch ästhetisch ansprechende Lösungen zu bieten. Zudem ist Flexopus barrierefrei nach internationalen WCAG-Standards.
Die wichtigsten Fragen zusammengefasst
Warum ist eine intuitive Benutzeroberfläche das wichtigste Klick-Kriterium bei einer Desk-Sharing-Software?
Die Akzeptanz der Mitarbeitenden steht und fällt mit der Bedienbarkeit. Wenn die Buchung eines Arbeitsplatzes länger dauert als das Hochfahren des Laptops, wird das System nicht genutzt. Eine intuitive Oberfläche (UI) sorgt dafür, dass Buchungen schnell und ohne Schulungsaufwand erledigt werden können – idealerweise mobil via App oder Browser. Nur wenn die Software den Arbeitsalltag erleichtert statt verkompliziert, wird Desk-Sharing zum Erfolg und verhindert, dass Mitarbeitende frustriert nach freien Plätzen suchen müssen.
Welche technischen Integrationen sollte eine moderne Softwarelösung unbedingt unterstützen?
Eine gute Desk-Sharing-Software darf kein isoliertes Silo sein. Sie sollte nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen wie Microsoft 365 (Teams, Outlook) oder Google Workspace integriert werden. Funktionen wie Single Sign-On (SSO) erhöhen die Sicherheit und den Komfort, da keine zusätzlichen Passwörter nötig sind. Zudem ermöglichen Integrationen die Synchronisation von Kalendern und Statusanzeigen. So wird die Buchung zum integralen Bestandteil des digitalen Workflows, was die Effizienz steigert und die Koordination hybrider Teams massiv vereinfacht.
Welche Rolle spielen Datenschutz und Datensicherheit bei der Auswahl eines Software-Anbieters?
Datenschutz ist nicht verhandelbar. Da die Software personenbezogene Daten und Bewegungsprofile verarbeitet, muss sie absolut DSGVO-konform sein. Unternehmen sollten auf Hosting-Standorte in der EU und Zertifizierungen achten. Neben der rechtlichen Sicherheit ist die Datenanalyse (Analytics) ein wertvolles Feature: Anonymisierte Daten über die Flächenauslastung helfen dem Management, Büroflächen bedarfsgerecht zu optimieren. Eine sichere Lösung schützt also nicht nur die Privatsphäre der Belegschaft, sondern liefert auch die Basis für strategische Immobilienentscheidungen.
Zuletzt aktualisiert:
2026-04-01
