5 conseils pour choisir un logiciel de partage de bureau

La pandémie de COVID-19 a montré qu'une grande partie du travail peut également être effectuée à domicile. Sondages récents confirment que la majorité des employés aimeraient travailler à domicile, du moins en partie, à l'avenir. Les entreprises ont donc besoin de nouveaux concepts de bureaux. Parce que lorsque les employés ne travaillent que deux à quatre jours au bureau, ils n'ont plus besoin de leur propre bureau : le partage de bureau est la devise qui consiste à utiliser au mieux les postes de travail partiellement utilisés et ainsi, à terme, à réduire les coûts fixes ou à réaménager l'espace de bureau.

Le partage de bureau, c'est quoi au juste ?

Partage de bureau, également Bureau avec accès à un bureau appelé, décrit une manière d'organiser les lieux de travail. Au lieu d'un lieu de travail fixe, les employés bénéficient de ce que l'on appelle des « lieux de travail flexibles ». Les bureaux sont partagés et occupés selon les besoins.

Pour éviter que cela ne se termine dans le chaos, il faut avant tout une chose : les processus. Un Logiciel de partage de bureau peut vous aider et faciliter la transition entre votre propre bureau et un bureau partagé. Lors du choix d'un logiciel de partage de bureau, les cinq points suivants doivent être pris en compte :

1. Le logiciel doit être utilisé par tous les employés utilisable de manière intuitive être.
2. Le logiciel doit également être activé appareils mobiles être utilisable.
3. Le logiciel doit Options de personnalisation offre.
4. Le logiciel doit Sécurité des données assurer.
5. Le logiciel doit Options d'analyse offre.

Facilité d'utilisation intuitive

Pour que les employés acceptent le nouveau concept de bureau partagé, il est important qu'ils n'aient pas à effectuer de travail supplémentaire. Le logiciel de partage de bureau doit donc être simple, compréhensible et intuitif à utiliser. Les représentations graphiques sous forme de plans de site numériques y contribuent. Le poste de travail flexible doit pouvoir être réservé en quelques clics, de préférence depuis n'importe quel appareil.

Application optimisée pour les mobiles

Il n'est pas rare qu'un employé oublie de réserver un emploi. Cela n'est généralement remarqué que dans le train ou sur place dans l'entreprise. Tout le monde a un smartphone dans sa poche aujourd'hui. Il est donc d'autant plus important que l'application de partage de bureau fonctionne également comme une application sur les smartphones ou les tablettes, en plus de la réservation classique via un ordinateur portable ou de bureau.

Options de personnalisation

Les entreprises sont individuelles et ont donc également des exigences individuelles pour leur système de réservation pour les lieux de travail flexibles. Pour que ceux-ci puissent être mis en œuvre, lors du choix d'un logiciel de partage de bureau, il convient de veiller à ce que les paramètres de base tels que les périodes de réservation maximales, les heures d'ouverture des immeubles de bureaux ou la gestion des rôles puissent être définis en conséquence.

sécurité des données

Les logiciels de partage de bureau collectent nécessairement des données personnelles sur les employés. Il est donc essentiel de s'assurer que celles-ci sont traitées conformément au RGPD et que les données sont protégées contre toute manipulation, tout accès non autorisé ou tout accès par des tiers. Renseignez-vous auprès de votre fournisseur de services de partage de bureau sur le contrat de traitement des commandes et l'emplacement du serveur (par exemple hébergé en Allemagne).

Caractéristiques analytiques

Afin de réduire les coûts fixes ou de réaménager l'espace de bureau grâce à des espaces de travail flexibles, le logiciel de partage de bureau ne doit pas seulement être un système de réservation, mais doit également offrir des options d'analyse. Car ce n'est qu'alors que vous pourrez mesurer les taux d'utilisation et identifier les économies ou les potentiels de restructuration. L'un des indicateurs de performance clés les plus importants à cet égard est le taux d'utilisation des emplois individuels.

Flexopus - La solution de partage de bureau

Flexopus répond à tous les critères ci-dessus pour un logiciel de partage de bureau de première classe. Notre application intuitive permet aux employés de réserver facilement des espaces de travail flexibles, des salles de réunion et des places de parking. Nous sommes également fiers d'avoir Prix du design allemand 2024 a remporté la catégorie « Excellentes applications de conception de communications », ce qui souligne la facilité d'utilisation et le design attrayant de notre application. Ce prix témoigne de notre engagement à fournir des solutions non seulement riches en fonctionnalités, mais également esthétiques. Flexopus est également accessible aux personnes handicapées conformément aux normes internationales WCAG.