5 conseils pour choisir un logiciel de partage de bureau

La pandémie de COVID-19 a démontré qu'une grande partie du travail peut être effectuée depuis le domicile. Les sondages actuels confirment que la majorité des salariés souhaite continuer à travailler au moins partiellement en télétravail à l'avenir. Les entreprises ont donc besoin de nouveaux concepts de bureaux. En effet, si les collaborateurs ne se rendent au bureau que deux à quatre jours par semaine, ils n'ont plus besoin d'un bureau attitré : le « desk sharing » est la solution pour optimiser l'utilisation des postes de travail partiellement occupés, réduire les coûts fixes ou réaménager les espaces de bureau.

Comment choisir le bon logiciel de desk sharing

Le desk sharing, également appelé hot desking , désigne une méthode d'organisation des espaces de travail. Au lieu d'un poste fixe, les collaborateurs disposent de « postes flexibles ». Les bureaux sont partagés et occupés selon les besoins.

Pour éviter que cela ne tourne au chaos, une chose est indispensable : des processus. Un logiciel de desk sharing peut vous accompagner et faciliter la transition d'un bureau attitré vers un bureau partagé. Lors du choix de votre logiciel de desk sharing, les cinq points suivants doivent être pris en compte :

1. Le logiciel doit être intuitif pour tous les collaborateurs.
2. Le logiciel doit également être utilisable sur appareils mobiles .
3. Le logiciel doit offrir des options de personnalisation .
4. Le logiciel doit garantir la sécurité des données.
5. Le logiciel doit offrir des fonctionnalités d'analyse.

Utilisation intuitive

Pour que les employés acceptent le nouveau concept de bureau partagé, il est essentiel qu'il ne leur impose aucune charge supplémentaire. Le logiciel de desk sharing doit donc impérativement être simple, compréhensible et intuitif. Les représentations graphiques sous forme de plans numériques facilitent cette prise en main. Le poste de travail flexible doit pouvoir être réservé en un minimum de clics, idéalement depuis n'importe quel appareil.

Application optimisée pour le mobile

Il arrive souvent qu'un employé oublie de réserver son poste de travail. Cela ne lui vient généralement à l'esprit que dans les transports ou une fois arrivé sur place. Aujourd'hui, tout le monde a un smartphone dans sa poche. Il est donc d'autant plus important que l'application de desk sharing soit également disponible sur smartphone ou tablette, en complément de la réservation classique via un ordinateur portable ou de bureau.

Options de personnalisation

Chaque entreprise est unique et a donc des exigences spécifiques pour son système de réservation de postes de travail flexibles. Pour répondre à ces besoins, il est important de choisir un logiciel de desk sharing permettant de définir des paramètres fondamentaux tels que les durées maximales de réservation, les horaires d'ouverture des bureaux ou la gestion des rôles.

Sécurité des données

Un logiciel de desk sharing collecte inévitablement des données personnelles sur les employés. Il est donc impératif de garantir que leur traitement est conforme au RGPD et que les données sont protégées contre toute manipulation, accès non autorisé ou divulgation à des tiers. Interrogez votre fournisseur de desk sharing sur le contrat de sous-traitance ainsi que sur l'emplacement des serveurs (par exemple, hébergement en Allemagne).

Fonctionnalités d'analyse

Pour réaliser des économies de coûts fixes ou réorganiser les espaces de bureau grâce au flex office, le logiciel de desk sharing ne doit pas se limiter à la réservation, mais doit également offrir des capacités d'analyse. C'est la seule façon de mesurer les taux d'occupation et d'identifier les potentiels d'économie ou de réaménagement. L'un des indicateurs clés de performance (KPI) les plus importants est ici le taux d'occupation des postes de travail individuels.

Flexopus - La solution de desk sharing

Flexopus répond à tous les critères mentionnés pour un logiciel de desk sharing de premier ordre. Notre application intuitive permet aux collaborateurs de réserver facilement des postes de travail flexibles, des salles de réunion et des places de parking. De plus, nous sommes fiers d'avoir reçu le German Design Award 2024 a remporté le prix dans la catégorie « Excellent Communications Design Apps », ce qui souligne la convivialité et le design attrayant de notre application. Cette distinction témoigne de notre engagement à proposer des solutions non seulement riches en fonctionnalités, mais aussi esthétiques. De plus, Flexopus est accessible conformément aux normes internationales WCAG.