5 conseils pour choisir un logiciel de desk sharing

La pandémie de COVID-19 a démontré qu'une grande partie du travail peut être effectuée à domicile. Des sondages récents confirment que la majorité des salariés souhaite continuer à travailler, au moins partiellement, en télétravail. Les entreprises ont donc besoin de nouveaux concepts de bureaux. En effet, si les collaborateurs ne sont présents que deux à quatre jours par semaine, ils n'ont plus besoin d'un bureau attitré : le partage de bureaux est la solution pour optimiser l'utilisation des espaces sous-exploités et, in fine, réduire les coûts fixes ou réaménager les surfaces.

Comment choisir le bon logiciel de partage de bureaux

Le partage de bureaux, aussi appelé flex office, désigne une méthode d'organisation du travail. Au lieu d'un poste fixe, les collaborateurs disposent de « postes flexibles ». Les bureaux sont partagés et occupés selon les besoins.

Pour éviter le chaos, une chose est indispensable : des processus. Un logiciel de partage de bureaux peut vous accompagner et faciliter la transition vers le flex office. Lors du choix de votre solution, prenez en compte les cinq points suivants :

1. Le logiciel doit être intuitif pour tous les collaborateurs.
2. Le logiciel doit être accessible sur appareils mobiles.
3. Le logiciel doit offrir des options de personnalisation.
4. Le logiciel doit garantir la sécurité des données.
5. Le logiciel doit proposer des fonctionnalités d'analyse.

Facilité d'utilisation intuitive

Pour que les salariés acceptent le nouveau concept de flex office, il est essentiel qu'il ne représente pas une charge supplémentaire. Le logiciel doit donc être simple, clair et intuitif. Des représentations graphiques sous forme de plans d'étage numériques facilitent l'adoption. Le poste flexible doit pouvoir être réservé en quelques clics, idéalement depuis n'importe quel appareil.

Application optimisée pour le mobile

Il arrive souvent qu'un collaborateur oublie de réserver son poste, s'en rendant compte seulement dans les transports ou une fois arrivé sur place. Tout le monde ayant un smartphone, il est crucial que l'application de partage de bureaux soit disponible sur mobile ou tablette, en complément de la réservation classique sur ordinateur.

Options de personnalisation

Chaque entreprise est unique et a des exigences spécifiques pour son système de réservation. Pour répondre à ces besoins, assurez-vous que le logiciel permet de définir des paramètres fondamentaux tels que les durées maximales de réservation, les horaires d'ouverture des bâtiments ou la gestion des rôles.

Sécurité des données

Un logiciel de partage de bureaux collecte nécessairement des données personnelles. Il est donc impératif de garantir leur conformité au RGPD et de les protéger contre toute manipulation, accès non autorisé ou divulgation à des tiers. Interrogez votre prestataire sur le contrat de sous-traitance et l'emplacement des serveurs (par ex. hébergés en Allemagne).

Fonctionnalités d'analyse

Pour réaliser des économies de coûts fixes ou réaménager vos espaces, le logiciel ne doit pas être un simple outil de réservation, mais offrir des capacités d'analyse. C'est le seul moyen de mesurer les taux d'occupation et d'identifier les potentiels d'optimisation. L'un des indicateurs clés est le taux d'utilisation des postes individuels.

Flexopus - La solution de partage de bureaux

Flexopus répond à tous les critères mentionnés pour un logiciel de desk sharing de premier ordre. Notre logiciel de gestion d'espaces de travail intuitif permet aux collaborateurs de réserver facilement des postes de travail flexibles via un logiciel de desk sharing moderne, des salles de réunion via le système de réservation de salles ainsi que des places de stationnement grâce au logiciel de gestion de parkings. De plus, il est possible d'enregistrer des visiteurs externes via le système de gestion des visiteurs, de gérer l'équipement via le logiciel de gestion des actifs et des stocks et d'organiser les services de restauration et de bureau.

Nous avons également remporté avec fierté le German Design Award 2024 dans la catégorie « Excellent Communications Design Apps », ce qui souligne la convivialité et le design attrayant de notre application. Cette distinction témoigne de notre engagement à offrir des solutions non seulement riches en fonctionnalités, mais aussi esthétiques. Flexopus est par ailleurs conforme aux normes internationales d'accessibilité WCAG.