5 consigli per scegliere un software di desk sharing

La pandemia di COVID-19 ha dimostrato che gran parte del lavoro può essere svolto da casa. Sondaggi recenti confermano che la maggioranza dei dipendenti desidera continuare a lavorare, almeno in parte, in smart working anche in futuro. Le aziende necessitano quindi di nuovi concetti di ufficio. Se i dipendenti lavorano in sede solo due o quattro giorni a settimana, non hanno più bisogno di una scrivania fissa: il desk sharing è la soluzione per ottimizzare gli spazi sottoutilizzati e, in ultima analisi, ridurre i costi fissi o riorganizzare gli uffici.

Come scegliere il software di desk sharing giusto

Il desk sharing, noto anche come hot desking, descrive una modalità di organizzazione delle postazioni di lavoro. Invece di una scrivania fissa, i dipendenti utilizzano "postazioni flessibili". Le scrivanie vengono condivise e occupate in base alle necessità.

Affinché tutto ciò non si trasformi in caos, serve soprattutto una cosa: processi definiti. Un software di desk sharing può fornire supporto e facilitare il passaggio dalla scrivania assegnata alla postazione condivisa. Nella scelta del software, è bene considerare i seguenti cinque punti:

1. Il software deve essere intuitivo per tutti i dipendenti.
2. Il software deve essere utilizzabile anche su dispositivi mobili.
3. Il software deve offrire opzioni di personalizzazione.
4. Il software deve garantire la sicurezza dei dati.
5. Il software deve offrire funzionalità di analisi.

Facilità di utilizzo

Per far sì che i dipendenti accettino il nuovo concetto di scrivania condivisa, è fondamentale che non comporti un carico di lavoro aggiuntivo. Il software di desk sharing deve quindi essere semplice, chiaro e intuitivo. Le rappresentazioni grafiche sotto forma di mappe digitali sono di grande aiuto. La postazione flessibile dovrebbe poter essere prenotata con pochi clic, preferibilmente da qualsiasi dispositivo.

Applicazione ottimizzata per dispositivi mobili

Non è raro che un dipendente dimentichi di prenotare una postazione. Spesso ci si accorge di questo solo mentre si è in viaggio o una volta arrivati in ufficio. Ognuno ha uno smartphone in tasca, quindi è fondamentale che l'applicazione di desk sharing funzioni anche su smartphone o tablet, oltre alla classica prenotazione tramite laptop o PC desktop.

Opzioni di personalizzazione

Ogni azienda è unica e ha esigenze specifiche per il proprio sistema di prenotazione delle postazioni flessibili. Per soddisfare tali necessità, nella scelta del software di desk sharing è importante verificare che sia possibile definire impostazioni fondamentali come i periodi massimi di prenotazione, gli orari di apertura degli uffici o la gestione dei ruoli.

Sicurezza dei dati

Un software di desk sharing raccoglie inevitabilmente dati personali dei dipendenti. È quindi essenziale garantire che il trattamento avvenga in conformità al GDPR e che i dati siano protetti da manipolazioni, accessi non autorizzati o divulgazione a terzi. Chiedete al vostro fornitore il contratto di elaborazione dati e la posizione dei server (ad esempio, hosting in Germania).

Funzioni di analisi

Per riuscire effettivamente a ridurre i costi fissi o a riorganizzare gli spazi grazie alle postazioni flessibili, il software di desk sharing non deve limitarsi alla prenotazione, ma offrire anche strumenti di analisi. Solo così è possibile misurare i tassi di occupazione e identificare il potenziale di risparmio o di ristrutturazione. Uno dei KPI più importanti in questo ambito è il tasso di utilizzo delle singole postazioni.

Flexopus - La soluzione per il desk sharing

Flexopus soddisfa tutti i criteri menzionati per un software di desk sharing di prima classe. Il nostro intuitivo software di gestione dell'ufficio consente ai dipendenti di prenotare facilmente postazioni di lavoro flessibili tramite un moderno software di desk sharing, sale riunioni nel sistema di prenotazione spazi e posti auto tramite il software di gestione parcheggi. Inoltre, è possibile registrare ospiti esterni tramite il sistema di gestione visitatori, gestire le attrezzature tramite il software di gestione asset e inventario e organizzare servizi di catering e ufficio.

Inoltre, abbiamo vinto con orgoglio il German Design Award 2024 nella categoria "Excellent Communications Design Apps", a conferma della facilità d'uso e del design accattivante della nostra app. Questo riconoscimento testimonia il nostro impegno nell'offrire soluzioni non solo funzionali, ma anche esteticamente curate. Flexopus è inoltre conforme agli standard internazionali di accessibilità WCAG.