5 consigli per scegliere il software di condivisione della scrivania

La pandemia di COVID-19 ha dimostrato che gran parte del lavoro può essere svolto anche da casa. Sondaggi recenti confermano che la maggior parte dei dipendenti vorrebbe lavorare da casa, almeno in parte, in futuro. Le aziende hanno quindi bisogno di nuovi concetti di ufficio. Perché quando i dipendenti lavorano in ufficio solo per due o quattro giorni, non hanno più bisogno della propria scrivania: la condivisione della scrivania è il motto per sfruttare al meglio le postazioni di lavoro utilizzate solo parzialmente e quindi, in ultima analisi, ridurre i costi fissi o riprogettare gli spazi dell'ufficio.

Desk sharing, cos'è comunque?

Condivisione della scrivania, anche Hot Desking chiamato, descrive un modo di organizzare i luoghi di lavoro. Invece di un posto di lavoro fisso, i dipendenti hanno i cosiddetti «luoghi di lavoro flessibili». Le scrivanie sono condivise e occupate secondo necessità.

Affinché ciò non finisca nel caos, serve soprattutto una cosa: i processi. Uno Software per la condivisione della scrivania può aiutare e facilitare il passaggio dalla propria scrivania a una scrivania condivisa. Quando si sceglie un software per la condivisione della scrivania, è necessario considerare i seguenti cinque punti:

1. Il software deve essere utilizzato da tutti i dipendenti utilizzabile in modo intuitivo essere.
2. Inoltre, il software deve essere attivo dispositivi mobili essere utilizzabile.
3. Il software deve Opzioni di personalizzazione offerta.
4. Il software deve Sicurezza dei dati assicurare.
5. Il software deve Opzioni di analisi offerta.

Usabilità intuitiva

Affinché i dipendenti accettino il nuovo concetto di scrivania condivisa, è importante che di conseguenza non abbiano alcun lavoro aggiuntivo. Il software di desk sharing deve quindi essere facile, comprensibile e intuitivo da usare. Le rappresentazioni grafiche sotto forma di planimetrie digitali del sito aiutano in questo senso. L'ambiente di lavoro flessibile dovrebbe poter essere prenotato con il minor numero di clic possibile, preferibilmente da qualsiasi dispositivo.

Applicazione ottimizzata per dispositivi mobili

Non è raro che un dipendente dimentichi di prenotare un lavoro. Di solito questo si nota solo sul treno o sul posto in azienda. Oggi tutti hanno uno smartphone in tasca. È quindi tanto più importante che l'applicazione di condivisione della scrivania funzioni anche come app su smartphone o tablet, oltre alla classica prenotazione tramite laptop o PC desktop.

Opzioni per personalizzare

Le aziende sono individuali e quindi hanno anche requisiti individuali per il loro sistema di prenotazione per luoghi di lavoro flessibili. Affinché questi possano essere implementati, quando si sceglie un software di desk sharing, occorre fare attenzione a garantire che le impostazioni di base come i periodi massimi di prenotazione, gli orari di apertura degli uffici o la gestione dei ruoli possano essere definite di conseguenza.

sicurezza dei dati

Il software di desk sharing raccoglie necessariamente dati personali sui dipendenti. È quindi essenziale garantire che questi siano gestiti in conformità con il GDPR e che i dati siano protetti da manipolazioni, accessi non autorizzati o accessi da parte di terzi. Chiedi al tuo provider di desk sharing informazioni sul contratto di elaborazione degli ordini e sull'ubicazione del server (ad esempio ospitato in Germania).

Caratteristiche analitiche

Per risparmiare in ultima analisi sui costi fissi o riprogettare lo spazio ufficio attraverso spazi di lavoro flessibili, il software di desk sharing non deve essere solo un sistema di prenotazione, ma deve anche offrire opzioni di analisi. Perché solo così è possibile misurare i tassi di utilizzo e identificare il potenziale di risparmio o di ristrutturazione. Uno dei KPI più importanti in questo caso è il tasso di utilizzo dei singoli lavori.

Flexopus - La soluzione per la condivisione della scrivania

Flexopus soddisfa tutti i criteri sopra indicati per un software di desk sharing di prima classe. La nostra applicazione intuitiva consente ai dipendenti di prenotare facilmente spazi di lavoro flessibili, sale riunioni e parcheggi. Siamo inoltre orgogliosi di avere Premio tedesco di design 2024 ha vinto nella categoria «Excellent Communications Design Apps», che sottolinea l'usabilità e il design accattivante della nostra app. Questo premio testimonia il nostro impegno nel fornire soluzioni non solo ricche di funzionalità ma anche esteticamente accattivanti. Flexopus è inoltre privo di barriere in conformità agli standard internazionali WCAG.