5 consigli per scegliere il software di condivisione della scrivania

La pandemia di COVID-19 ha dimostrato che gran parte del lavoro può essere svolto anche da casa. I sondaggi attuali confermano che la maggior parte dei dipendenti desidera continuare a lavorare da casa, almeno in parte, anche in futuro. Le aziende hanno quindi bisogno di nuovi concetti per gli uffici. Se i dipendenti lavorano in ufficio solo due o quattro giorni a settimana, non hanno più bisogno di una scrivania fissa: la parola d'ordine è desk sharing, per ottimizzare l'utilizzo delle postazioni di lavoro parzialmente occupate e, in ultima analisi, ridurre i costi fissi o riorganizzare gli spazi.

Come scegliere il software di desk sharing giusto

Il desk sharing, noto anche come hot desking , descrive una modalità di organizzazione delle postazioni di lavoro. Invece di una scrivania fissa, i dipendenti utilizzano le cosiddette "postazioni flessibili". Le scrivanie vengono condivise e occupate in base alle necessità.

Affinché tutto ciò non si trasformi in caos, serve soprattutto una cosa: processi definiti. Un software di desk sharing può essere di supporto e facilitare il passaggio dalla scrivania assegnata alla postazione condivisa. Nella scelta del software di desk sharing, è necessario considerare i seguenti cinque punti:

1. Il software deve essere intuitivo per tutti i dipendenti.
2. Il software deve essere utilizzabile anche su dispositivi mobili .
3. Il software deve offrire opzioni di personalizzazione .
4. Il software deve garantire la sicurezza dei dati.
5. Il software deve offrire funzionalità di analisi .

Facilità di utilizzo intuitiva

Affinché i dipendenti accettino il nuovo concetto di shared desk, è fondamentale che non comporti un carico di lavoro aggiuntivo. Il software di desk sharing deve quindi essere assolutamente semplice, comprensibile e intuitivo da utilizzare. Le rappresentazioni grafiche sotto forma di planimetrie digitali sono di grande aiuto. La postazione di lavoro flessibile dovrebbe poter essere prenotata con il minor numero di clic possibile, preferibilmente da qualsiasi dispositivo.

Applicazione ottimizzata per dispositivi mobili

Non è raro che un dipendente dimentichi di prenotare una postazione di lavoro. Spesso ci si accorge di questo solo mentre si è in viaggio o una volta arrivati in azienda. Ognuno di noi ha uno smartphone in tasca. È quindi ancora più importante che l'applicazione di desk sharing funzioni anche su smartphone o tablet, oltre alla classica prenotazione tramite laptop o PC desktop.

Opzioni di personalizzazione

Le aziende sono uniche e hanno quindi esigenze specifiche per il loro sistema di prenotazione di postazioni di lavoro flessibili. Per poterle soddisfare, nella scelta del software di desk sharing è necessario assicurarsi che sia possibile definire impostazioni di base come i periodi di prenotazione massimi, gli orari di apertura degli uffici o la gestione dei ruoli.

Sicurezza dei dati

Un software di desk sharing raccoglie inevitabilmente dati personali sui dipendenti. È quindi essenziale garantire che vengano trattati in conformità con il GDPR e che i dati siano protetti da manipolazioni, accessi non autorizzati o divulgazione a terzi. Chiedete al vostro fornitore di desk sharing il contratto di elaborazione dei dati (DPA) e la posizione del server (ad esempio, ospitato in Germania).

Funzioni di analisi

Per riuscire a ridurre i costi fissi o riorganizzare gli spazi ufficio grazie alle postazioni flessibili, il software di desk sharing non deve essere solo un sistema di prenotazione, ma deve anche offrire funzionalità di analisi. Solo così è possibile misurare i tassi di occupazione e identificare il potenziale di risparmio o di riprogettazione. Uno dei KPI più importanti in questo ambito è il tasso di occupazione delle singole postazioni di lavoro.

Flexopus - La soluzione di desk sharing

Flexopus soddisfa tutti i criteri menzionati per un software di desk sharing di prima classe. La nostra applicazione intuitiva consente ai dipendenti di prenotare facilmente postazioni di lavoro flessibili, sale riunioni e parcheggi. Inoltre, siamo orgogliosi di aver ricevuto il German Design Award 2024 nella categoria "Excellent Communications Design Apps", a conferma dell'usabilità e del design accattivante della nostra app. Questo riconoscimento testimonia il nostro impegno nel fornire soluzioni non solo ricche di funzionalità, ma anche esteticamente curate. Inoltre, Flexopus è accessibile secondo gli standard internazionali WCAG.