Come si può organizzare in modo efficiente la gestione della scrivania?

In un'epoca in cui flessibilità ed efficienza sono essenziali per il successo della tua attività, una gestione competente della scrivania è essenziale. Supporta l'integrazione perfetta tra lavoro d'ufficio e lavoro da remoto, riduce al minimo i posti vacanti e contribuisce quindi a un ambiente di lavoro produttivo e soddisfacente. 

Ma come si può implementare in modo efficiente la gestione della scrivania nella tua azienda? In questo articolo ti forniamo preziosi consigli su come garantire che tutto funzioni senza intoppi nell'ambiente di lavoro ibrido.

Cos'è la gestione della scrivania? 

La gestione della scrivania svolge un ruolo centrale nel mondo del lavoro odierno. Ma cosa significa esattamente desk management? Si tratta della gestione efficace, della prenotazione e dell'assegnazione delle postazioni di lavoro, soprattutto negli ambienti d'ufficio in cui i dipendenti non sono più in ufficio tutti i giorni. La gestione della scrivania garantisce che la condivisione della scrivania funzioni senza problemi nella tua azienda, il che significa che ogni dipendente ha una postazione di lavoro quando è in ufficio. 

Effettuando una prenotazione, puoi garantire che la postazione prenotata soddisfi le esigenze individuali del membro del team. Allo stesso tempo, il desk sharing è un modo ideale per utilizzare al meglio lo spazio ufficio disponibile.

Un esempio mostra esattamente come funziona: immagina che la tua azienda utilizzi un modello di lavoro ibrido , in cui i team sono in parte in ufficio, ma trascorrono l'altra parte della settimana lavorativa in ufficio domestico . Supponiamo che la tua azienda abbia 100 postazioni di lavoro, ma che in un dato giorno in ufficio ci siano solo 60 dipendenti. 

Invece di lasciare inutilizzate scrivanie per 40 persone, la gestione delle scrivanie consente ai dipendenti di prenotare le postazioni di lavoro in modo flessibile e in base alle esigenze, evitando così di avere uffici vuoti. Ciò comporta un utilizzo più efficiente dello spazio e un risparmio sui costi a lungo termine: ad esempio, per l'elettricità, l'affitto degli spazi inutilizzati e più mobili per ufficio del necessario – dematerializzazione è la parola chiave qui.

Ma la gestione della scrivania è più di una semplice soluzione tecnica per il lavoro ibrido. Perché contribuisce in modo significativo alla produttività e alla soddisfazione dei tuoi team creando un ambiente di lavoro che soddisfa sia le esigenze dei tuoi dipendenti sia i requisiti della tua azienda. In un mondo del lavoro in cui sono richieste agilità e flessibilità, una gestione della scrivania ben ponderata non è solo pratica, ma essenziale.

Come organizzare in modo efficiente la gestione della scrivania?

Sebbene il lavoro ibrido offra molti vantaggi – da orari di lavoro più flessibili a un migliore equilibrio tra vita professionale e privata – il desk sharing presenta anche nuove sfide per l'organizzazione degli spazi di lavoro. 

La gestione della scrivania gioca un ruolo cruciale per il successo: dopotutto, chi vorrebbe arrivare in ufficio la mattina e scoprire che non c'è una postazione di lavoro adatta disponibile? Per evitare tali frustrazioni, dovresti riflettere su come organizzare la gestione della scrivania nella tua azienda. Per aiutarti, ecco i seguenti suggerimenti:

Creare un concetto di condivisione della scrivania

Il fulcro di una gestione efficiente della scrivania in un modello di lavoro ibrido è un concetto di condivisione della scrivania ben ponderato. Si inizia con un'analisi approfondita delle esigenze dei vostri dipendenti e dei requisiti specifici delle diverse aree di lavoro, soprattutto negli uffici open space. 

In un modello di lavoro ibrido in cui i membri del team lavorano in parte in ufficio e in parte da remoto, non tutti avranno bisogno di una scrivania fissa ogni giorno. L'obiettivo della condivisione della scrivania è quello di sfruttare al meglio le risorse disponibili ed evitare posti vacanti.

Per sviluppare un concetto adatto, dovresti porti le seguenti domande: 

• Quanti dipendenti necessitano di una postazione di lavoro in ufficio contemporaneamente? 
• Ci sono team che hanno bisogno di lavorare insieme fisicamente regolarmente? 
• Quali postazioni di lavoro sono adatte per attività creative e quali per lavori di concentrazione? 

Rispondendo a queste domande, è possibile creare zone di lavoro che soddisfano esigenze diverse: da un rifugio tranquillo a un'area di lavoro in cui comunicare con il team. È inoltre importante che il concetto sia sufficientemente flessibile da rispondere ai cambiamenti futuri.

Stabilire regole chiare

Un concetto di condivisione della scrivania di successo si basa su regole chiare e trasparenti. Perché la flessibilità è un vantaggio solo se tutti i soggetti coinvolti sanno dove si trovano. 

Una delle regole più importanti nella gestione della scrivania è la Clean Desk Policy. Ciò significa che ogni dipendente lascia la propria postazione di lavoro al termine della giornata lavorativa in modo tale che possa essere facilmente utilizzata da qualcun altro. Ciò significa: niente effetti personali, niente documenti sparsi, solo un tavolo ordinato. Ciò garantisce l'ordine, garantisce la protezione dei dati e allo stesso tempo facilita la transizione tra i diversi dipendenti.

Allo stesso tempo, è opportuno stabilire regole chiare per la prenotazione degli sportelli. Con quanto anticipo è possibile prenotare una postazione di lavoro? Ci sono limiti di tempo per l'utilizzo? Come gestite i "no-show", ovvero le postazioni di lavoro riservate ma non utilizzate? 

Un accordo equo e trasparente garantisce che tutti i membri del team abbiano pari opportunità e che si evitino incomprensioni. In questo caso la comunicazione è fondamentale: assicurarsi che tutti i dipendenti conoscano e comprendano le regole.

Adattare l'ufficio al nuovo sistema

Anche il concetto migliore con le regole più chiare non è sufficiente se l'infrastruttura dell'ufficio non collabora. Il lavoro ibrido porta con sé diverse peculiarità che dovrebbero riflettersi anche nella progettazione dell'ufficio. 

Quindi predisponete aree diverse, come stanze tranquille in cui i dipendenti possano lavorare su attività concentrate senza essere disturbati, oppure cabine telefoniche per conversazioni riservate. Questi ritiri sono particolarmente importanti perché non tutti i luoghi di lavoro sono adatti a svolgere ogni compito.

L'ergonomia delle postazioni di lavoro è altrettanto importante quando più persone condividono la stessa scrivania. Sedie ergonomiche, scrivanie regolabili in altezza e sufficiente luce naturale sono solo alcuni degli elementi che garantiscono il benessere e la produttività dei tuoi dipendenti. 

Ricordate: un ambiente di lavoro piacevole non promuove solo la salute, ma anche la soddisfazione dei vostri dipendenti, il che ha un effetto positivo sul clima lavorativo generale e, non da ultimo, sul successo della vostra azienda.

Introduzione di un'app per la gestione della scrivania

Se vuoi sfruttare al meglio la condivisione della scrivania nella tua azienda, non puoi fare a meno di un software di gestione della scrivania. Un'app di questo tipo consente ai dipendenti di prenotare comodamente in anticipo il proprio spazio di lavoro, sia dall'ufficio che da casa. Ciò dà loro la sicurezza di sapere che hanno un posto dove lavorare quando arrivano in ufficio e li aiuta anche a gestire meglio le esigenze dello spazio di lavoro.

Ma i vantaggi di un'app per la gestione della scrivania vanno ancora oltre. Non bisogna sottovalutare i dati preziosi forniti da questo strumento: scoprirai quali sono i luoghi di lavoro particolarmente richiesti, in quali orari il tuo ufficio è al completo e quando ci sono più posti vacanti. Queste informazioni ti aiuteranno a migliorare costantemente il concetto di condivisione della scrivania e a identificare il potenziale di risparmio.

Le app per la gestione della scrivania promuovono anche la trasparenza all'interno del team: tutti possono vedere chi è in ufficio e quando, e quali posti sono liberi. Ciò crea fiducia e facilita il coordinamento all'interno del team.

In breve: l'app giusta ottimizza l'utilizzo delle risorse, aumenta la soddisfazione dei dipendenti e contribuisce all'efficienza dell'intero modello di lavoro ibrido. Ma trovare il software di gestione della scrivania perfetto per la tua azienda spesso non è così facile. Dall'inizio della pandemia, la scelta dei sistemi di prenotazione è diventata così ampia che è facile perderne il conto.

Prima di scegliere uno strumento per la condivisione della scrivania, dovresti analizzare attentamente le tue esigenze e necessità specifiche. Ponetevi domande come "Quanti membri del team lavorano regolarmente in ufficio?" o "Di quali funzionalità aggiuntive abbiamo bisogno?". Perché oltre alla prenotazione delle sale, molti strumenti offrono anche comode integrazioni con i sistemi esistenti. 

Naturalmente è anche importante garantire un'interfaccia intuitiva, in modo che l'app possa essere utilizzata senza problemi da tutti i dipendenti, indipendentemente da dove si trovino. Anche gli standard di sicurezza e la protezione dei dati sono criteri cruciali sui quali non dovresti lesinare, soprattutto se la tua azienda elabora dati sensibili. Fortunatamente, esiste una soluzione che combina tutti questi criteri:

Flexopus – probabilmente il software di gestione della scrivania più intuitivo

Con Flexopus, la condivisione della scrivania diventa un gioco da ragazzi: i tuoi dipendenti possono prenotare in modo semplice e comodo le loro postazioni di lavoro in ufficio tramite l'app intuitiva, sia per un giorno che per un periodo più lungo. Anche la prenotazione di parcheggi e sale riunioni e l'organizzazione di diversi edifici non è più un problema. 

Ma Flexopus va oltre la semplice condivisione della scrivania: si integra perfettamente nei tuoi sistemi esistenti e ti supporta nell'organizzazione efficiente dell'ufficio. Flexopus ha anche un valore strategico. Grazie ad analisi approfondite e report, otterrete una visione approfondita dell'occupazione degli uffici e potrete gestire lo spazio in modo più efficiente. 

Ciò significa: meno posti vacanti, dipendenti più soddisfatti e un ROI significativamente migliore per la tua azienda. Con Flexopus scegliete uno strumento che soddisfa i moderni requisiti dei modelli di lavoro ibridi ed è al tempo stesso a prova di futuro. Questo software di gestione della scrivania è la soluzione ideale per le aziende che vogliono stare al passo con i tempi e plasmare attivamente il futuro del lavoro.

Riepilogo

Una gestione ben ponderata della scrivania è la chiave per un modello di lavoro ibrido di successo. Con un concetto chiaro di condivisione della scrivania, regole stabilite, un design dell'ufficio personalizzato e il software giusto, le aziende possono non solo ottimizzare l'utilizzo del loro spazio di lavoro, ma anche aumentare la soddisfazione e la produttività dei dipendenti. 

Flessibilità, trasparenza ed efficienza sono i pilastri fondamentali. Con uno strumento di gestione della scrivania come Flexopus, puoi facilmente padroneggiare questo modo di lavorare orientato al futuro.