Come si può organizzare in modo efficiente la gestione della scrivania?

In un momento in cui flessibilità ed efficienza sono fondamentali per il successo della tua azienda, una gestione qualificata della scrivania è essenziale. Supporta la perfetta integrazione tra lavoro d'ufficio e lavoro a distanza, riduce al minimo i posti vacanti e contribuisce quindi a un ambiente di lavoro produttivo e soddisfacente.

Ma come si può implementare esattamente la gestione della scrivania in modo efficiente nella tua azienda? In questo articolo, ti forniremo preziosi consigli su come garantire che tutto funzioni come un orologio nell'ambiente di lavoro ibrido.

Cos'è la gestione della scrivania?

La gestione della scrivania svolge un ruolo centrale nel mondo del lavoro di oggi. Ma cosa significa esattamente la gestione della scrivania? Implica la gestione, la prenotazione e l'assegnazione efficaci dei posti di lavoro, in particolare negli ambienti d'ufficio in cui i dipendenti non sono più in ufficio tutti i giorni. La gestione della scrivania garantisce che la condivisione della scrivania funzioni senza intoppi in azienda, vale a dire che ogni dipendente trovi un lavoro quando è in ufficio.

Effettuando una prenotazione, puoi garantire che il desk prenotato soddisfi le esigenze individuali del membro del team. Allo stesso tempo, Condivisione della scrivania un modo ideale per sfruttare in modo ottimale lo spazio disponibile in ufficio.

Un esempio mostra esattamente come funziona: immagina che la tua azienda si affidi a modello di lavoro ibrido, In cui i team sono in parte in ufficio ma l'altra parte della settimana lavorativa in Ufficio a domicilio spendere. Supponiamo che la tua azienda abbia 100 postazioni di lavoro, ma solo 60 dipendenti siano in ufficio in un dato giorno.

Invece di lasciare inutilmente le scrivanie inutilizzate per 40 persone, la gestione della scrivania consente ai dipendenti di prenotare i posti di lavoro in modo flessibile e secondo necessità, evitando così uffici vuoti. Ciò si traduce in un uso più efficiente dello spazio e consente di risparmiare sui costi a lungo termine: ad esempio per l'elettricità, l'affitto per lo spazio inutilizzato e più mobili per ufficio del necessario — Dematerializzazione Questa è la parola chiave qui.

Ma la gestione della scrivania è più di una semplice soluzione tecnica per il lavoro ibrido. Perché contribuisce in modo significativo a produttività e rendi felici i tuoi team creando un ambiente di lavoro che soddisfi sia le esigenze dei dipendenti che le esigenze della tua azienda. In un mondo lavorativo in cui sono richieste agilità e flessibilità, una gestione della scrivania ben congegnata non è quindi solo pratica ma essenziale.

Come è possibile organizzare la gestione della scrivania in modo efficiente?

Sebbene il lavoro ibrido abbia molti vantaggi, da orari di lavoro più flessibili a un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata - Condivisione della scrivania Inoltre pone nuove sfide all'organizzazione dei luoghi di lavoro.

La gestione della scrivania gioca un ruolo decisivo per il successo, perché chi vuole venire in ufficio la mattina solo per scoprire che non c'è un posto di lavoro adatto? Per evitare tali frustrazioni, dovreste pensare a come progettare la gestione della scrivania nella vostra azienda. Per aiutarti in questo, abbiamo i seguenti suggerimenti per te:

Crea un concetto di condivisione della scrivania

Alla base di una gestione efficiente della scrivania in un modello di lavoro ibrido c'è un concetto di condivisione della scrivania ben congegnato. Inizia con un'analisi approfondita delle esigenze dei dipendenti e dei requisiti specifici delle varie aree di lavoro, soprattutto in Uffici open space.

In un modello di lavoro ibrido, in cui i membri del team lavorano in parte in ufficio e in parte da remoto, non tutti avranno bisogno di una scrivania fissa ogni giorno. L'obiettivo della condivisione della scrivania è utilizzare in modo ottimale le risorse esistenti ed evitare posti vacanti.

Per sviluppare un concetto adeguato, è necessario porsi le seguenti domande:

• Quanti dipendenti hanno bisogno di un posto di lavoro in ufficio contemporaneamente?
• Ci sono team che hanno bisogno di lavorare insieme fisicamente su base regolare?
• Quali luoghi di lavoro sono adatti per attività creative e quali per lavori concentrati?

Rispondendo a queste domande, puoi creare zone di lavoro che soddisfino i vari requisiti, da un rifugio tranquillo a un'area di lavoro comunicativa. È anche importante che il concetto sia sufficientemente flessibile da poter reagire ai cambiamenti futuri.

Stabilisci regole chiare

Un concetto di desk sharing di successo si basa su regole chiare e trasparenti. Perché la flessibilità è un vantaggio solo se tutte le persone coinvolte sanno dove si trovano.

Una delle regole più importanti nella gestione della scrivania è Politica Clean Desk. Ciò significa che ogni dipendente lascia il posto di lavoro alla fine della giornata lavorativa in modo tale che possa essere facilmente utilizzato da qualcun altro. Ciò significa: niente effetti personali, niente documenti sparsi, solo un tavolo ordinato. Ciò garantisce l'ordine, garantisce la protezione dei dati e allo stesso tempo facilita il passaggio da un dipendente all'altro.

Allo stesso tempo, dovrebbero essere stabilite regole chiare per la prenotazione dei banchi. Con quanto anticipo è possibile prenotare un posto di lavoro? Ci sono limiti di tempo per l'utilizzo? Come gestite i «no-show», ossia postazioni di lavoro riservate ma inutilizzate?

Una regolamentazione equa e trasparente garantisce che tutti i membri del team abbiano pari opportunità e che vengano evitati malintesi. La comunicazione è fondamentale qui: assicurati che tutti i dipendenti conoscano e comprendano le regole.

Adattamento dell'ufficio al nuovo sistema

Anche il concetto migliore con le regole più chiare non è sufficiente se l'infrastruttura dell'ufficio non funziona. Questo perché il lavoro ibrido comporta diverse caratteristiche speciali, che dovrebbero riflettersi anche nel design dell'ufficio.

Quindi allestisci varie aree, come i bagni in cui i dipendenti possono lavorare indisturbati su attività concentrate o cabine telefoniche per conversazioni riservate. Questi ritiri sono particolarmente importanti perché non tutti i luoghi di lavoro sono adatti a tutte le attività.

L'ergonomia delle postazioni di lavoro è altrettanto importante quando più persone condividono la scrivania. Sedie ergonomiche, scrivanie regolabili in altezza e molta luce naturale sono solo alcuni degli elementi che fanno sentire i dipendenti a proprio agio e produttivi.

Ricordate: un ambiente di lavoro piacevole non solo favorisce la salute, ma anche la soddisfazione dei dipendenti, il che alla fine ha un effetto positivo sull'atmosfera di lavoro generale e, non da ultimo, sul successo della vostra azienda.

Introduzione di un'app per la gestione della scrivania

Se vuoi sfruttare al meglio il desk sharing nella tua azienda, scegli un Software per la gestione della scrivania Non c'è modo di aggirarlo. Tale app consente ai dipendenti di prenotare comodamente il proprio posto di lavoro in anticipo, sia dall'ufficio che da casa. Ciò dà loro la certezza di avere un posto in ufficio quando arrivano e allo stesso tempo li aiuta a gestire meglio le esigenze lavorative.

Ma i vantaggi di un'app per la gestione della scrivania vanno anche oltre. Perché i dati preziosi forniti dallo strumento non devono essere sottovalutati: puoi scoprire quali luoghi di lavoro sono particolarmente popolari, a che ora il tuo ufficio è occupato e quando ci sono più posti vacanti. Queste informazioni vi aiutano a migliorare continuamente il concetto di desk sharing e a identificare i potenziali risparmi.

Le app per la gestione della scrivania promuovono anche la trasparenza all'interno del team: tutti possono vedere chi è in ufficio, quando e quali posti sono disponibili. Questo crea fiducia e facilita il coordinamento all'interno del team.

In breve, l'app giusta ottimizza l'uso delle risorse, aumenta la soddisfazione dei dipendenti e contribuisce all'efficienza dell'intero modello di lavoro ibrido. Ma trovare il software di gestione della scrivania perfetto per la tua azienda spesso non è così facile. Perché dopo la pandemia, la selezione di sistemi di prenotazione è stata così ampia che si perde rapidamente la cognizione delle cose.

Prima di scegliere uno strumento di desk sharing, è necessario analizzare in dettaglio le esigenze e i requisiti specifici. Ponetevi domande come «Quanti membri del team lavorano regolarmente in ufficio? «o «Di quali funzionalità aggiuntive abbiamo bisogno?» , perché oltre alla prenotazione delle camere, molti strumenti offrono anche pratiche integrazioni nei sistemi esistenti.

Ovviamente è anche importante garantire un'interfaccia intuitiva in modo che l'app possa essere facilmente utilizzata da tutti i dipendenti, indipendentemente da dove si trovino. Anche gli standard di sicurezza e la protezione dei dati sono criteri chiave su cui non dovresti lesinare, soprattutto se la tua azienda elabora dati sensibili. Fortunatamente, esiste una soluzione che combina tutti questi criteri:

Flexopus: probabilmente il software di gestione della scrivania più intuitivo

Con Flexopus, condividere la scrivania è un gioco da ragazzi: i tuoi dipendenti possono prenotare facilmente e comodamente le loro postazioni di lavoro in ufficio tramite l'app intuitiva, sia per un giorno che per un periodo di tempo più lungo. La prenotazione di parcheggi e sale riunioni e il Organizzazione di vari edifici Non è più un problema.

Ma Flexopus va oltre la semplice condivisione della scrivania: si integra perfettamente con i sistemi esistenti e ti aiuta a organizzare il tuo ufficio in modo efficiente. Flexopus è anche strategicamente prezioso. Grazie analisi approfondite e i report forniscono informazioni approfondite sull'utilizzo dell'ufficio e possono rendere più efficiente la gestione dello spazio.

Ciò significa: meno posti vacanti, dipendenti più soddisfatti e un ROI significativamente migliore per la tua azienda. Con Flexopus, scegliete uno strumento che soddisfa i requisiti moderni dei modelli di lavoro ibridi e che è anche a prova di futuro. Questo Software per la gestione della scrivania è la soluzione ideale per le aziende che vogliono stare al passo con i tempi e plasmare attivamente il futuro del lavoro.

Sinossi

Una gestione della scrivania ben congegnata è la chiave per un modello di lavoro ibrido di successo. Con un chiaro concetto di condivisione della scrivania, regole stabilite, un design dell'ufficio adattato e il software giusto, le aziende possono non solo ottimizzare l'utilizzo del posto di lavoro, ma anche aumentare la soddisfazione e la produttività dei dipendenti.

Flessibilità, trasparenza ed efficienza ne sono i pilastri e con uno strumento di gestione della scrivania come Flexopus, puoi padroneggiare facilmente questo modo di lavorare pionieristico.