Prenotazione degli ospiti e gestione dei visitatori
Gestisci facilmente le visite esterne nel tuo ambiente di lavoro flessibile utilizzando la prenotazione degli ospiti di Flexopus. I dipendenti che attendono ospiti o persone esterne possono prenotare autonomamente e personalmente postazioni di lavoro, sale riunioni e parcheggi per i terzi parti.
Creare prenotazione per gli ospiti
Qualsiasi dipendente può effettuare prenotazioni di postazioni di lavoro, sale riunioni e parcheggi per gli ospiti. Gli ospiti riceveranno quindi un invito personalizzato via e-mail con informazioni sull'orario della prenotazione, la descrizione della struttura e la planimetria.
Creare profili utente temporanei
I dipendenti esterni, come i liberi professionisti, che lavorano con l'azienda da un periodo di tempo più lungo, possono ricevere un profilo utente temporaneo con una data di scadenza. Con il profilo utente temporaneo è possibile effettuare prenotazioni regolari durante il periodo di validità. I profili utente temporanei possono essere creati solo dagli amministratori.
Panoramica delle prenotazioni degli ospiti
Nell'area di amministrazione, tutte le prenotazioni possono essere visualizzate tramite la cronologia delle prenotazioni. Le prenotazioni degli ospiti sono contrassegnate in modo speciale in modo che gli amministratori abbiano sempre una panoramica delle prenotazioni degli ospiti effettuate in Flexopus.
Prenotazione ad hoc delle camere
Sale riunioni e cabine telefoniche possono essere prenotate in loco, direttamente dal display, anche dagli ospiti. Le prenotazioni delle camere vengono registrate nel sistema a meno che non ci siano conflitti o altre prenotazioni. Scopri di più sulla nostra soluzione di visualizzazione di segnaletica digitale e sulla connessione Microsoft Exchange Online.
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Come funziona la prenotazione degli ospiti?
Per prenotare un ospite su Flexopus, tutto ciò di cui hai bisogno è il tuo nome, l'indirizzo email e, facoltativamente, il motivo della tua visita. Una volta inserite queste informazioni non resta che selezionare il rispettivo oggetto e la persona esterna verrà informata della prenotazione tramite email.
Esistono molti casi d'uso concreti per la prenotazione degli ospiti. Di seguito abbiamo elencato alcuni dei casi d'uso più comuni. In linea di principio, puoi utilizzare la funzione nello stesso modo in cui lo richiedono le esigenze interne della tua azienda.
- Workshop con i clienti
Vorresti tenere un workshop con i clienti in ufficio. Con la prenotazione degli ospiti prenoti gli oggetti adatti ai tuoi clienti e i tuoi colleghi possono vedere sulla mappa in tempo reale in quale parte dell'ufficio si svolgerà il workshop. - Candidati & Lavoro di prova
Oltre ai clienti, anche i candidati sono ospiti abituali dell'azienda. Per garantire che una postazione di lavoro sia disponibile per il lavoro di prova, è possibile prenotarla in anticipo. - Libero professionista & altri dipendenti esterni
Nelle aziende agili, è comune che i liberi professionisti o altri dipendenti esterni siano in azienda per un periodo di tempo limitato e su base progettuale. Anche in questo caso potrebbe essere necessario prenotare postazioni di lavoro specifiche tramite la prenotazione degli ospiti.
Cartelli sulla porta per indicare l'occupazione della stanza
