Ottimo software di gestione dei visitatori
Il software di gestione dei visitatori Flexopus supporta le aziende nell'implementazione di una moderna registrazione e amministrazione dei visitatori. Con l'app, i dipendenti possono registrare facilmente i visitatori esterni e documentarli in modo sicuro.
.png)
Già in uso in oltre 4000 uffici!
Come funziona la gestione dei visitatori con Flexopus?
.svg)
Invita i visitatori
L'ospite o il responsabile dell'ufficio possono registrare i visitatori in anticipo. L'invito verrà inviato via e-mail.
.svg)
Verifica dei visitatori
I visitatori possono completare la registrazione online in anticipo oppure in loco presso il chiosco per i visitatori.
.svg)
Registrati
Dopo la verifica, i visitatori possono essere registrati dal personale della reception o direttamente dall'host.
.svg)
Guardare
Al momento della partenza, i visitatori vengono sottoposti a check-out. Il registro delle visite viene conservato nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati.
Klicken Sie sich durch die Funktionen
Cos'è un'app per la gestione dei visitatori?
Con un'app per la gestione dei visitatori, puoi registrare gli ospiti in ufficio senza carta. Il software digitalizza l'intero processo di gestione delle visite, dalla registrazione e verifica alla ricezione in loco, inclusa la registrazione delle visite. Il personale esterno riceve l'invito via e-mail e può verificarsi in anticipo o eseguire i passaggi necessari in un secondo momento in loco presso il chiosco per i visitatori. È inoltre disponibile una panoramica in tempo reale di tutti i visitatori, comprese le statistiche, per l'accoglienza.
.svg)
Prenota una demo dal vivo!
Sei interessato o hai domande?
Registrare i visitatori in anticipo
Registra facilmente i tuoi ospiti in anticipo utilizzando l'app Flexopus per garantire un check-in rapido e agevole e ridurre i tempi di attesa alla reception. Allo stesso tempo, saprai in ogni momento chi è autorizzato ad accedere all'ufficio o ai locali aziendali, garantendo così una maggiore sicurezza aziendale.
Registrare i visitatori in anticipo
Registra facilmente i tuoi ospiti in anticipo utilizzando l'app Flexopus per garantire un check-in rapido e agevole e ridurre i tempi di attesa alla reception. Allo stesso tempo, saprai in ogni momento chi è autorizzato ad accedere all'ufficio o ai locali aziendali, garantendo così una maggiore sicurezza aziendale.
-p-500%20(1).png)
Invito online per i visitatori
Invia inviti personalizzati ai tuoi ospiti via email. I visitatori hanno la possibilità di rivedere i propri dati personali online e di aggiungerli se necessario. È inoltre possibile fornire in anticipo documenti importanti, come indicazioni o linee guida sulla sicurezza. In questo modo è possibile verificare digitalmente in anticipo l'identità dei visitatori e velocizzare così la procedura di check-in al momento dell'arrivo al gate.
Invito online per i visitatori
Invia inviti personalizzati ai tuoi ospiti via email. I visitatori hanno la possibilità di rivedere i propri dati personali online e di aggiungerli se necessario. È inoltre possibile fornire in anticipo documenti importanti, come indicazioni o linee guida sulla sicurezza. In questo modo è possibile verificare digitalmente in anticipo l'identità dei visitatori e velocizzare così la procedura di check-in al momento dell'arrivo al gate.
Ingresso visitatori in loco con terminale chiosco
Ottimizza l'ingresso dei visitatori tramite verifica in loco presso un chiosco. Chi non ha ancora completato in anticipo i dati dei propri visitatori via email, può facilmente controllare, integrare e confermare i propri dati utilizzando un tablet touchscreen. È possibile firmare anche documenti importanti, come dichiarazioni sulla privacy o avvisi di sicurezza.
Ingresso visitatori in loco con terminale chiosco
Ottimizza l'ingresso dei visitatori tramite verifica in loco presso un chiosco. Chi non ha ancora completato in anticipo i dati dei propri visitatori via email, può facilmente controllare, integrare e confermare i propri dati utilizzando un tablet touchscreen. È possibile firmare anche documenti importanti, come dichiarazioni sulla privacy o avvisi di sicurezza.
Personalizza il tuo software di gestione dei visitatori!
.svg)
Seleziona i campi di registrazione
.svg)
Fornire documenti
.svg)
Impostazioni sulla privacy
Firma digitale per i documenti
I visitatori possono facilmente firmare digitalmente e accettare i documenti aziendali. I documenti verranno inviati con l'email di invito oppure potranno essere visualizzati e firmati in loco tramite un tablet. Esempi: politiche aziendali o per i visitatori, formazione, dichiarazioni sulla privacy, accordi di riservatezza.
Firma digitale per i documenti
I visitatori possono facilmente firmare digitalmente e accettare i documenti aziendali. I documenti verranno inviati con l'email di invito oppure potranno essere visualizzati e firmati in loco tramite un tablet. Esempi: politiche aziendali o per i visitatori, formazione, dichiarazioni sulla privacy, accordi di riservatezza.
Registra semplicemente i visitatori
In qualità di receptionist o responsabile dell'ufficio, puoi effettuare il check-in dei visitatori o, facoltativamente, delegare la procedura di check-in alle persone che hanno originariamente invitato l'ospite. Il check-in viene sempre effettuato digitalmente in Flexopus da una persona interna non appena la verifica del visitatore è completata, tramite email o presso il chiosco per visitatori.
Registra semplicemente i visitatori
In qualità di receptionist o responsabile dell'ufficio, puoi effettuare il check-in dei visitatori o, facoltativamente, delegare la procedura di check-in alle persone che hanno originariamente invitato l'ospite. Il check-in viene sempre effettuato digitalmente in Flexopus da una persona interna non appena la verifica del visitatore è completata, tramite email o presso il chiosco per visitatori.
Elenco digitale dei visitatori
Gli amministratori hanno una panoramica completa di tutti gli inviti dei visitatori in Flexopus e possono vedere quali ospiti si trovano attualmente in ufficio. Mentre gli utenti normali vedono solo i visitatori che hanno invitato loro stessi, gli amministratori hanno anche la possibilità di creare inviti per conto di altri e di modificare le visite esistenti.
Elenco digitale dei visitatori
Gli amministratori hanno una panoramica completa di tutti gli inviti dei visitatori in Flexopus e possono vedere quali ospiti si trovano attualmente in ufficio. Mentre gli utenti normali vedono solo i visitatori che hanno invitato loro stessi, gli amministratori hanno anche la possibilità di creare inviti per conto di altri e di modificare le visite esistenti.
Empfohlene Hardwarelösungen
*Attualmente offriamo supporto software ufficiale solo per i dispositivi elencati nel negozio partner B2B. Puoi utilizzare Flexopus anche su altri dispositivi con supporto limitato.
Ordina dallo shop online del partner B2B!
Ordina le soluzioni hardware consigliate dal nostro negozio online B2B partner!
Quali sono i vantaggi di un'app per la gestione dei visitatori?
Gestione efficiente dei visitatori
L'utilizzo di un software per la gestione dei visitatori velocizza il processo. L’host raccoglie in anticipo i dati di base del visitatore tramite l’app. Il visitatore conferma i propri dati online o in loco su un tablet in pochi secondi. Rendi il tuo processo di inserimento più digitale ed efficiente con Flexopus.
.svg)
Esperienza professionale dei visitatori
La prima impressione è sempre decisiva, soprattutto con clienti e visitatori importanti. Utilizzando un software di gestione dei visitatori moderno e professionale, puoi lasciare un'impressione professionale e offrire ai visitatori un'esperienza unica che riflette anche la qualità della tua azienda.
.svg)
Panoramica dei dati delle visite
Il nostro software di gestione visitatori Flexopus registra digitalmente tutti i dati della visita: host, nome del visitatore con relativi dettagli di contatto, orario della visita, informazioni sull'azienda e documenti del visitatore confermato. In qualità di amministratore, puoi visualizzare questi dati e avere sempre una panoramica trasparente.
.svg)
Elaborare i dati dei visitatori in modo sicuro in conformità con il GDPR
Secondo il GDPR, i dati personali possono essere conservati solo per scopi specifici e per un periodo di tempo limitato. Con le impostazioni di anonimizzazione dei dati individuali in Flexopus puoi proteggere i dati dei tuoi visitatori ed eseguire l'anonimizzazione automatica dei dati in modo tempestivo e sicuro, in base alle tue finalità.
Gestire più sedi
Con l'app di gestione del posto di lavoro Flexopus puoi gestire centralmente la gestione dei visitatori in tutte le sedi tramite un unico software. I responsabili degli uffici e il personale addetto alla reception possono, a seconda della loro autorizzazione, visionare i visitatori che si recano presso la propria sede o in altre sedi senza necessariamente essere fisicamente presenti.
Elenco di raccolta per la protezione antincendio
Con l'app di gestione visitatori Flexopus, le persone autorizzate possono visualizzare un elenco di tutti i visitatori attivi nella sede in caso di incendio. Questo elenco di raccolta aiuta ad avere a disposizione tutte le informazioni rilevanti in tempo reale in caso di emergenza o evacuazione e ad accertarsi che tutti abbiano lasciato l'ufficio.
Prenota una demo dal vivo!
Sei interessato o hai domande?
Domande e risposte sulla gestione dei visitatori
Quali caratteristiche dovrebbe avere un'app per la gestione dei visitatori?
Un'app di gestione dei visitatori come Flexopus dovrebbe, oltre alla registrazione online dei visitatori, anche disporre di un invito intelligente (per completare i dati personali, confermare le informative sulla protezione dei dati, fornire informazioni sull'orario della visita, indicazioni stradali o opzioni di parcheggio), un moderno saluto digitale alla reception e una funzione di check-in/check-out fluida. I dati devono essere documentati individualmente, a seconda dello scopo, nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati.
Come posso riconoscere un buon sistema di registrazione dei visitatori?
Un buon sistema di gestione dei visitatori dovrebbe mappare il processo, dall'invito dell'ospite alla reception e al check-out, in modo intuitivo e autoesplicativo. Dovrebbe offrire numerose opzioni di impostazioni individuali per riflettere al meglio i singoli processi. Prestare particolare attenzione alle impostazioni relative alla protezione dei dati e alla privacy, nonché al luogo di archiviazione dei dati.
In che modo la gestione digitale dei visitatori garantisce una maggiore sicurezza?
La gestione dei visitatori è uno strumento importante per la sicurezza delle informazioni e dei visitatori. Sicurezza delle informazioni: i visitatori devono conoscere e rispettare le politiche aziendali, ad esempio Divieto di registrazioni video o limitazioni di accesso alle aree sensibili. Certificazioni come ISO27001 o TISAX possono prescrivere tali processi per garantire la protezione delle informazioni. Sicurezza dei visitatori: una gestione efficiente dei visitatori favorisce anche la protezione antincendio. In caso di emergenza, è utile avere a portata di mano un elenco completo delle persone evacuate. Inoltre, i piani di evacuazione e le istruzioni di sicurezza possono essere integrati nella registrazione dei visitatori.
Come posso documentare i visitatori in conformità con le normative ISO 27001 / TISAX?
Alcuni documenti devono essere firmati dai visitatori, altri richiedono solo la loro conferma. I seguenti documenti vengono spesso utilizzati per un processo efficace di gestione dei visitatori. Tutti questi documenti e molto altro possono essere confermati o firmati in anticipo via e-mail utilizzando la registrazione digitale dei visitatori di Flexopus oppure in alternativa in loco tramite un terminale alla reception. Informativa sulla privacy: secondo il GDPR, i visitatori devono essere informati sul trattamento dei loro dati personali, inclusi lo scopo, la durata, i diritti e i responsabili del trattamento dei dati, nonché i diritti di recesso. Politica per i visitatori: una politica che stabilisce le regole di condotta quando si visita l'ufficio, come il divieto di scattare foto e video o di accedere alle aree di sicurezza. Istruzioni di sicurezza: informazioni sulla protezione antincendio, sulla prevenzione degli incidenti e sul piano di evacuazione. Accordo di non divulgazione: per proteggere le informazioni sensibili, poiché i visitatori potrebbero accedere a informazioni riservate o ascoltare conversazioni.
Post del blog sulla gestione dei visitatori
_11zon.jpg)
Pronti per il passo successivo?
.webp)