Open space: vantaggi e svantaggi, regole e soluzioni

Gli uffici open space favoriscono comunicazioni rapide, un uso flessibile degli spazi e un veloce scambio tra i team. Allo stesso tempo, rumore, distrazioni e mancanza di aree riservate possono ostacolare la concentrazione. Se un ufficio open space sia adatto a un'azienda dipende quindi fortemente dalla progettazione, dalle mansioni lavorative e dalle esigenze dei dipendenti.

In questo articolo scoprirai quali sono i vantaggi e gli svantaggi degli uffici open space, quali requisiti sono rilevanti in fase di pianificazione e quali misure permettono di ridurre i problemi tipici.

Cos'è un ufficio open space?

Un ufficio open space è un'ampia area di lavoro continua in cui numerose postazioni sono disposte senza una completa separazione fisica. Sono caratterizzati da linee visive aperte e aree di lavoro condivise.

Secondo la norma tecnica per i luoghi di lavoro ASR A1.2 gli uffici o le postazioni con videoterminale su una superficie continua di almeno 400 m² sono considerati uffici open space. La norma non specifica invece un numero minimo fisso di dipendenti. Per la pianificazione si calcolano circa 12-15 m² per postazione, a causa del maggiore fabbisogno di aree di passaggio e delle possibili interferenze acustiche e visive.

Tuttavia, i moderni uffici open space non consistono necessariamente in lunghe file di scrivanie identiche. Grazie ad aree di ritiro, sale riunioni, cabine telefoniche e diverse zone di lavoro, oggi gli spazi aperti possono essere progettati in modo molto più differenziato.

Ufficio open space o Open Space Office: qual è la differenza?

I termini ufficio open space e Open Space Office vengono spesso usati come sinonimi, ma non descrivono sempre lo stesso concetto di ufficio.

Un classico ufficio open space indica innanzitutto una grande superficie continua con numerose postazioni. Un moderno Open Space Office solitamente fa un passo avanti: l'area aperta viene suddivisa consapevolmente in diverse zone funzionali.

Queste possono includere, ad esempio, zone di concentrazione, postazioni per il lavoro di squadra, sale riunioni, cabine telefoniche e aree per la comunicazione informale.

Mentre nell'ufficio open space tradizionale sono spesso la dimensione e la struttura aperta a prevalere, un moderno concetto di Open Space si concentra maggiormente sulla possibilità di svolgere diverse attività lavorative all'interno di un unico ambiente.

Spieghiamo in dettaglio come pianificare e suddividere in zone un concetto di questo tipo nella nostra guida all' Open Space Office.

Ufficio open space: vantaggi e svantaggi

Ora che abbiamo chiarito la terminologia, sorge la domanda su quali siano i vantaggi e gli svantaggi del lavorare in un ufficio open space. La cosa migliore è iniziare da te stesso e verificare quali requisiti dovrebbe avere l'atmosfera lavorativa quando inizi un nuovo impiego. 

Quanto dovrebbe essere grande l'azienda in cui intendi lavorare? Quali modelli di orario di lavoro ibridi vengono offerti e quali possibilità hai di decidere autonomamente se lavorare in smart working o se è richiesta la presenza in ufficio? 

Fare queste considerazioni in anticipo può essere utile per semplificare il processo decisionale riguardo agli open space. Se ti servono altri consigli per decidere, chiedi pure!

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Vantaggi di un ufficio open space

Promozione della collaborazione

• Facilita la collaborazione e lo scambio di idee
• Porta a soluzioni innovative e a un lavoro di squadra più solido
• Aumento della produttività e della creatività
• Necessario per lo sviluppo agile dei progetti

Organizzazione flessibile del lavoro

• Supporta un uso dinamico degli spazi con scrivanie condivise e aree comuni
• I team ibridi scelgono le postazioni in base alle proprie esigenze
• Aumento della esperienza collaborativa e della produttività grazie all'autonomia e alla varietà

Cultura aziendale uniforme

• Promuove l'uguaglianza e l'apertura eliminando le barriere fisiche
• Facilita le interazioni indipendentemente dal ruolo
• Support e scambio di conoscenze reciproco
• Aumento del divertimento e del coinvolgimento sul lavoro

Risparmio sui costi

• Riduzione dei costi d'ufficio (affitto, elettricità, arredi, ecc.)
• Utilizzo efficiente di una metratura ridotta per un numero maggiore di dipendenti

Svantaggi di un ufficio open space

Inquinamento acustico e distrazioni

• Assenza di pareti per l'isolamento acustico
• Telefonate e conversazioni che distraggono
• Minore produttività
• Maggiore stress nel team

Privacy limitata

• Scarsa privacy dovuta alla struttura aperta
• Difficoltà di concentrazione o di riservatezza
• Disagio nel lavorare sotto lo sguardo altrui, con conseguenti effetti negativi sulle prestazioni

Rischi per la salute

• Maggiore facilità di diffusione dei germi
• Tasso di assenteismo più elevato dovuto a malattie e stress
• Le misure igieniche diventano particolarmente importanti

Esigenze individuali

• Favorisce la collaborazione, ma non è adatta a tutti
• I dipendenti introversi o neurodivergenti hanno spesso bisogno di tranquillità
• Necessità di un equilibrio tra diverse tipologie di spazi

Quali sono le linee guida per gli uffici open space?

Nella progettazione di un ufficio open space è necessario prevedere superfici adeguate per le postazioni di lavoro, il movimento e i percorsi. Secondo la normativa ASR A1.2, per gli uffici open space è opportuno calcolare circa 12-15 metri quadrati per postazione, a causa della maggiore necessità di spazi di circolazione e delle possibili interferenze acustiche e visive.

Tuttavia, non è determinante solo la superficie in sé. Anche percorsi sufficientemente ampi, postazioni ergonomiche, illuminazione, acustica e spazi adeguati per isolarsi giocano un ruolo fondamentale.

Le aziende dovrebbero sempre valutare i requisiti specifici in base alle singole postazioni, alle attività svolte e alle caratteristiche degli spazi.

Quali regole aiutano nell'ufficio open space?

Oltre alla disposizione degli spazi, regole comuni chiare possono contribuire a ridurre le distrazioni nell'ufficio open space.

Tra le regole più importanti figurano:

• spostare le telefonate più lunghe nelle aree appositamente dedicate,
• rispettare l'uso di cuffie o altri segnali visivi che indicano la necessità di concentrazione,
• non tenere riunioni spontanee direttamente presso le postazioni di lavoro,
• condurre le conversazioni riservate in ambienti chiusi,
• lasciare pulite le postazioni di lavoro condivise,
• utilizzare le diverse zone di lavoro in base alla loro destinazione d'uso.

È fondamentale che le regole siano comprensibili per tutti i dipendenti e che vengano effettivamente applicate nella quotidianità lavorativa.

Ridurre il rumore nell'ufficio open space

Il rumore è uno degli svantaggi più comuni negli uffici open space. Conversazioni, telefonate, tastiere, riunioni e il passaggio di persone possono disturbare la concentrazione e aumentare i livelli di stress. Per questo motivo, le aziende non dovrebbero pianificare gli spazi aperti solo in base al numero di postazioni, ma anche in funzione dell'acustica e delle diverse situazioni di utilizzo.

Misure efficaci contro il rumore negli uffici open space includono:

• pareti divisorie ed elementi a soffitto fonoassorbenti
• cabine telefoniche per conversazioni e videochiamate
• zone di concentrazione per il lavoro individuale
• regole chiare per telefonate e riunioni spontanee
• aree di collaborazione separate per il lavoro di squadra
• piante, tappeti e arredi fonoassorbenti
• prenotazione digitale di postazioni di lavoro silenziose

Soprattutto nel caso del lavoro ibrido la prenotazione della postazione aiuta a selezionare in modo mirato gli spazi di lavoro più adatti. A seconda del compito da svolgere, i dipendenti possono decidere se hanno bisogno di una postazione silenziosa per concentrarsi, di una postazione per il lavoro di squadra o di un'area vicina a determinati colleghi.

Perché il desk sharing ha senso in un ufficio open space

Negli ultimi anni, l'office management è diventato un tema sempre più importante in tutti i settori. Indipendentemente dal fatto che si lavori in un ufficio open space o in uffici più piccoli che offrono soluzioni di desk sharing, il giusto sistema di gestione dell'ufficio è essenziale per garantire un flusso di lavoro senza intoppi.

Ma perché molte aziende che operano in uffici open space puntano sempre più sul Desk Sharing o hot desking? Ecco cinque motivi per cui il desk sharing facilita il lavoro negli uffici open space:

1. Riduzione dei costi di affitto e infrastruttura: Minore necessità di spazio ufficio e attrezzature.

2. Supporto per modelli di lavoro flessibili: Ideale per chi lavora in mobilità e da casa.

3. Massima ottimizzazione delle postazioni: Minimizzazione delle scrivanie inutilizzate.

4. Maggiore interazione tra i team: Rafforzamento della collaborazione interfunzionale.

5. Postazioni diversificate: Adattamento alle diverse esigenze lavorative.

Considerando questi argomenti come strumenti per il lavoro in open space, è facile capire perché il desk sharing sia una componente fondamentale degli ambienti di lavoro moderni. 

Come Flexopus supporta l'utilizzo di grandi spazi ufficio

Un ufficio open space funziona al meglio quando i dipendenti possono identificare rapidamente quali postazioni, sale e zone sono disponibili. È proprio qui che Flexopus offre il suo supporto, grazie alla prenotazione digitale di scrivanie, sale riunioni e planimetrie interattive.

Le aziende possono mappare diverse aree dell'ufficio open space, come zone di concentrazione, aree team, cabine telefoniche o postazioni silenziose. I dipendenti prenotano la postazione più adatta alle loro attività e vedono contemporaneamente dove sono seduti i colleghi.

Ciò riduce i tempi di ricerca, evita il sovraffollamento e migliora l'utilizzo dello spazio ufficio. Soprattutto nei modelli di lavoro ibridi, Flexopus aiuta a rendere gli spazi aperti più pianificabili, trasparenti e confortevoli.

Vuoi un piccolo assaggio? Ecco tre utili funzionalità di Flexopus che rendono il lavoro in open space un gioco da ragazzi per tutti, dal manager al junior!

Prenotazione sale riunioni

A seconda dell'attrezzatura e della disposizione del tuo ufficio open space, prenotare le sale riunioni può diventare un ostacolo, poiché spesso manca una visione d'insieme. Con il sistema di prenotazione sale riunioni di Flexopus, questo problema appartiene al passato: prenotare una stanza non è mai stato così semplice!

Prenotazione parcheggio

Tutti i colleghi sono già in viaggio verso l'ufficio e tu sei ancora bloccato nel traffico? Nessun problema! Con il sistema di gestione parcheggi di Flexopus, ti assicuri in anticipo il tuo posto auto, moto o bici. Facile!

Mappa in tempo reale

Dove trovo esattamente la mia referente per il prossimo progetto? E per quanto tempo era prenotata la cabina telefonica che mi servirà più tardi?

Basta uno sguardo alla mappa in tempo reale di Flexopus e in un minuto saprai tutto. Pratico, vero?

Queste e molte altre funzionalità, come la funzione di check-in alla postazione di lavoro, l'integrazione SSO e l' app Microsoft Teams di Flexopus, garantiscono uno strumento chiaro e facile da usare per il tuo concetto di scrivania condivisa in un ufficio open space.

Conclusione: un ufficio open space ha bisogno di più di un semplice spazio aperto

Lavorare in un ufficio open space può essere un vero esercizio di equilibrio. Da un lato favorisce la collaborazione, facilita lo scambio di idee e può aumentare la produttività e la creatività. Hai opzioni di lavoro flessibili e una cultura aziendaleuniforme, che promuove l'interazione reciproca e il piacere di lavorare. Inoltre, si risparmiano costi non trascurabili in termini di affitto e attrezzature.

D'altra parte, il rumore costante e le distrazioni tipiche degli uffici open space possono diventare un problema, riducendo la produttività e aumentando lo stress. La privacy è spesso limitata, il che può risultare particolarmente gravoso per i dipendenti introversi o neurodivergenti. 

Il desk sharing riduce i costi, supporta modelli di lavoro flessibili e ibridi, garantisce la massima ottimizzazione delle postazioni e diventa, con strumenti come Flexopus decisamente più semplice ed efficiente.