Lavorare in un ufficio open space: vantaggi e svantaggi

Uffici open space: cosa sono e quali vantaggi e svantaggi comportano?

Il concetto di open space è percepito dalla maggior parte delle persone come tendenzialmente negativo. Subito affiorano alla mente immagini di film americani di Hollywood, in cui numerosi impiegati, stipati in spazi ristrettissimi, fanno telefonate a voce alta, si lanciano documenti e il livello di stress degli attori è percepibile già attraverso lo schermo.

Che questi scenari fittizi non corrispondano più alla realtà nella maggior parte degli ambienti d'ufficio da molto tempo, dovrebbe essere altrettanto chiaro quanto il fatto che gli open space siano ancora in gran parte considerati poco attraenti e non rispondano alle esigenze del mondo del lavoro moderno.

Ma quanto c'è di vero nei pregiudizi sugli open space? Approfondiamo l'argomento e rispondiamo non solo alla domanda su cosa sia un open space, ma anche quali vantaggi e svantaggi comportano.

Cos'è un open space: definizione?

Un open space è definito come un'area ufficio di almeno 400m² in cui lavorano contemporaneamente almeno 20 dipendenti. Un bel po' di spazio, si potrebbe pensare. Nella realtà, tuttavia, spesso molti open space offrono meno spazio di quanto sarebbe possibile. 

Grazie all'installazione di piante, cabine telefoniche e uffici separati, gli open space sono spesso sorprendentemente stretti. Naturalmente, ciò dipende anche dal numero di dipendenti che occupano contemporaneamente l'area ufficio. Inoltre, bisogna sempre considerare che le persone hanno bisogno di spazio per muoversi. Per non parlare delle vie di fuga. 

Come si può quindi classificare l'open space? Considerando cosa comporta lavorarci. Le esigenze di ogni persona sono notoriamente piuttosto diverse. Tuttavia, si possono fare alcune affermazioni generali sugli open space. Per una migliore comprensione, segue ora il prossimo punto: vantaggi e svantaggi degli open space.

Open space: vantaggi e svantaggi

Ora che abbiamo chiarito la terminologia, si pone la domanda su quali vantaggi e svantaggi comporti lavorare negli open space. La cosa migliore è iniziare da te stesso e verificare quali requisiti dovrebbe avere l'atmosfera lavorativa per te all'inizio di un nuovo impiego. 

Quanto grande dovrebbe essere l'azienda in cui intendi lavorare? Quali modelli ibridi di orario di lavoro vengono offerti e quali possibilità hai di decidere tu stesso se lavorare in smart working o se è richiesta la presenza in ufficio? 

Fare queste considerazioni in anticipo può essere utile per semplificare il processo decisionale riguardo agli open space. Se hai bisogno di ulteriore aiuto per la decisione, siamo a disposizione!

Vantaggi di un open space

Promozione della collaborazione

• Facilita la collaborazione e lo scambio di idee
• Porta a soluzioni innovative e a un maggiore lavoro di squadra
• Aumento della produttività e della creatività
• Necessario per lo sviluppo agile dei progetti

Organizzazione flessibile del lavoro

• Supporta l'utilizzo dinamico degli spazi con scrivanie condivise e aree comuni
• I team ibridi scelgono le postazioni di lavoro in base alle loro esigenze
• Aumento dell' esperienza collaborativa e della produttività attraverso autonomia e varietà

Cultura aziendale uniforme

• Promuove parità e apertura eliminando le barriere fisiche
• Facilita le interazioni indipendentemente dalla posizione
• Supporto e scambio reciproco di conoscenze
• Aumento del divertimento e del coinvolgimento sul lavoro

Risparmio sui costi

• Riduzione delle spese d'ufficio (affitto, elettricità, mobili, ecc.)
• Utilizzo efficiente di meno metri quadrati per più dipendenti

Svantaggi di un ufficio open space

Rumore e distrazioni

• Nessuna parete che attutisce il suono
• Telefonate e conversazioni distraggono
• Minore produttività
• Maggiore stress nel team

Privacy limitata

• Poca privacy a causa del design aperto
• Difficoltà di concentrazione o discrezione
• Disagio nel lavorare sotto gli occhi di tutti, con conseguenti effetti negativi sulle prestazioni

Rischi per la salute

• I germi si diffondono più facilmente
• Maggiore tasso di assenze a causa di malattie e stress
• Le misure igieniche diventano particolarmente importanti

Esigenze individuali

• Favorisce la collaborazione, ma non è adatto a tutti
• I dipendenti introversi o neurodivergenti spesso necessitano di tranquillità
• Necessità di un equilibrio tra diversi tipi di spazi

Ridurre il rumore negli uffici open space

Il rumore è uno degli svantaggi più comuni negli uffici open space. Conversazioni, telefonate, tastiere, riunioni e passaggi possono disturbare la concentrazione e aumentare il livello di stress. Per questo motivo, le aziende dovrebbero progettare gli spazi ufficio aperti non solo in base al numero di postazioni di lavoro, ma anche in base all'acustica e alle situazioni di utilizzo.

Misure utili contro il rumore negli uffici open space sono:

• pareti divisorie e elementi a soffitto acusticamente efficaci
• Cabine telefoniche per conversazioni e videochiamate
• Aree di concentrazione per il lavoro focalizzato
• Regole chiare per telefonate e riunioni spontanee
• Aree di collaborazione separate per il lavoro di squadra
• Piante, tappeti e mobili fonoassorbenti
• Prenotazione digitale di postazioni di lavoro silenziose

In particolare con il lavoro ibrido la prenotazione di una postazione di lavoro aiuta a selezionare in modo mirato le aree di lavoro adatte. I dipendenti possono decidere, a seconda del compito, se hanno bisogno di una postazione tranquilla per la concentrazione, una postazione per il lavoro di squadra o un'area vicino a colleghi specifici.

Perché il Desk Sharing è utile in un ufficio open space

Negli ultimi anni, la gestione dell'ufficio è diventata un tema sempre più importante in tutti i settori. Indipendentemente dal fatto che si lavori in un ufficio open space o in uffici più piccoli che offrono soluzioni di Desk Sharing: il giusto sistema di gestione dell'ufficio è essenziale per garantire un flusso di lavoro senza intoppi.

Ma perché molte aziende con sede in uffici open space si affidano sempre più al Desk Sharing o all'Hot Desking? Qui trovi cinque motivi per cui il Desk Sharing facilita il lavoro in un ufficio open space:

1. Costi ridotti di affitto e infrastruttura: Meno spazio ufficio e attrezzature necessarie.

2. Supporto per modelli di lavoro flessibili: Ideale per i dipendenti mobili e in smart working.

3. Massimo utilizzo delle postazioni di lavoro: Minimizzazione delle scrivanie inutilizzate.

4. Maggiore interazione tra i team: Rafforzamento della collaborazione interfunzionale.

5. Postazioni di lavoro diversificate: Adattamento alle diverse esigenze lavorative.

Se si considerano questi argomenti come strumenti per lavorare in un ufficio open space, è facile capire perché il desk sharing sia una componente importante degli ambienti di lavoro moderni. 

Come Flexopus organizza meglio gli uffici open space

Un ufficio open space funziona particolarmente bene quando i dipendenti possono identificare rapidamente quali postazioni di lavoro, sale e zone sono disponibili. È proprio qui che Flexopus offre supporto con la prenotazione digitale delle postazioni, la prenotazione delle sale e le planimetrie interattive.

Le aziende possono mappare diverse aree nell'ufficio open space, ad esempio zone di concentrazione, zone team, aree telefoniche o postazioni di lavoro silenziose. I dipendenti prenotano la postazione più adatta al loro compito e allo stesso tempo vedono dove sono seduti i colleghi.

Questo riduce il tempo di ricerca, previene il sovraffollamento e migliora l'utilizzo dello spazio ufficio. Soprattutto nei modelli di lavoro ibridi, Flexopus aiuta a rendere gli spazi ufficio aperti più pianificabili, trasparenti e piacevoli.

Ti va un piccolo assaggio? Ecco tre utili funzionalità di Flexopus che rendono il lavoro in un ufficio open space un gioco da ragazzi per tutti, dal capo al junior!

Prenotazione sale riunioni

A seconda dell'arredamento e della disposizione del tuo ufficio open space, la prenotazione delle sale riunioni può diventare un ostacolo, poiché spesso manca la chiarezza in un ufficio open space. Con il Sistema di prenotazione sale riunioni di Flexopus, questo problema appartiene al passato: prenotare una sala non è mai stato così facile!

Prenotazione parcheggio

Tutti i colleghi e le colleghe sono già in ufficio e tu sei ancora bloccato nel traffico? Nessun problema! Con il Sistema di gestione parcheggi di Flexopus ti assicuri in anticipo il tuo posto auto, moto o bici personale. Facile!

Mappa in tempo reale

Dove trovo esattamente la mia referente per il prossimo progetto? E per quanto tempo era prenotata la cabina telefonica che mi servirà più tardi?

Basta uno sguardo alla mappa in tempo reale di Flexopus e in un minuto saprai tutto. Pratico, vero?

Queste e molte altre funzionalità, come la funzione di check-in in postazione, l'integrazione SSO e la app Microsoft Teams di Flexopus garantiscono uno strumento chiaro e facile da usare per il tuo concetto di shared desk nell'ufficio open space.

Allestire un ufficio open space

Un buon ufficio open space non si crea con il maggior numero possibile di scrivanie in un'unica area, ma con una struttura spaziale ben studiata. I collaboratori hanno bisogno di aree diverse per compiti diversi: spazi aperti per la collaborazione, zone tranquille per il lavoro di concentrazione, sale riunioni per i meeting e aree di ritiro per conversazioni riservate.

I punti importanti per l'allestimento di un ufficio open space sono:

• distanza sufficiente tra le postazioni di lavoro
• una buona pianificazione acustica
• mobili ergonomici
• fonti di luce naturale
• spazi di lavoro flessibili
• percorsi chiari
• cabine telefoniche e sale riunioni
• sistemi di prenotazione per postazioni di lavoro e sale
• aree per il lavoro concentrato

Riepilogo 

Lavorare in un open space può essere un vero e proprio atto di equilibrio. Da un lato, favorisce la collaborazione, facilita lo scambio di idee e può aumentare la produttività e la creatività. Offre opportunità di organizzazione del lavoro flessibili e una cultura aziendale, che promuove l'interazione tra le persone e il piacere di lavorare. Inoltre, si risparmiano costi non trascurabili per l'affitto e l'attrezzatura.

D'altro canto, il rumore costante e le distrazioni in un open space possono diventare un problema, riducendo la produttività e aumentando lo stress. La privacy è spesso scarsa, il che può essere particolarmente gravoso per i dipendenti introversi o neurodivergenti. 

Il desk sharing riduce i costi, supporta modelli di lavoro flessibili e ibridi, garantisce la massima occupazione delle postazioni di lavoro e, con strumenti come Flexopus diventa molto più semplice ed efficiente.