L'ufficio condiviso è il segreto per una produttività al top?

Per lavorare in modo efficiente, ogni azienda deve ottimizzare i propri sistemi e processi, indipendentemente dal settore. Ciò comporta una serie di decisioni che influenzano l'intera organizzazione. Alcune sono più semplici di altre, ma la scelta di un ufficio condiviso viene spesso trascurata, nonostante i vantaggi che può offrire.
Per chiarezza: parliamo di un ufficio condiviso tra diversi reparti della vostra azienda. Ma dovreste riunirli per favorire la coesione del team? Avete valutato le possibilità degli spazi comuni e il loro impatto positivo? Se non lo avete fatto, o se volete approfondire il concetto, siete nel posto giusto.

Cos'è un ufficio condiviso?

Prima di analizzare i vantaggi di un ufficio condiviso e la sua integrazione, chiariamo cosa si intende esattamente. In breve, si tratta di un ufficio in cui diversi reparti di un'azienda condividono lo stesso spazio fisico.
Essenzialmente, un ufficio condiviso significa che marketing, finanza, amministrazione e altri dipendenti lavorano a stretto contatto. Questa forma di collaborazione è rara nelle grandi aziende, ma se la vostra è relativamente nuova o piccola, uno spazio di lavoro comune è spesso la soluzione ideale per avviare le attività.
Dopotutto, anche i team più piccoli, se guidati nella giusta direzione, possono ottenere grandi risultati, e non si sa mai cosa potrebbe diventare la vostra piccola impresa.

Ufficio condiviso vs Spazio di lavoro condiviso vs Coworking: qual è la differenza?

Sebbene questi tre termini siano spesso usati come sinonimi, hanno significati molto diversi. È importante distinguerli correttamente per evitare confusione, quindi analizziamoli nel dettaglio.

Ufficio condiviso

Questa è la categoria su cui ci concentriamo oggi: l'ufficio condiviso. Come già accennato, è un ufficio utilizzato da una sola azienda. Ciò consente a numerosi reparti di collaborare e condividere risorse nello stesso ambiente per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Spazio di lavoro condiviso

Uno spazio di lavoro condiviso è simile a un ufficio condiviso, ma con una differenza. In questo caso, più aziende o individui possono utilizzare lo stesso spazio fisico, riunendo persone di organizzazioni diverse. Qui, professionisti con background differenti possono lavorare ai propri progetti condividendo lo stesso ambiente.

Coworking

Un coworking è uno spazio di lavoro condiviso con modelli di affitto flessibili, che offre a freelance, startup e dipendenti in remoto infrastrutture professionali e opportunità di networking. Tali spazi sono solitamente meno privati e il concetto si basa sulla condivisione di risorse come sale riunioni, stampanti e altri servizi essenziali.

Perché il desk sharing ha senso in un ufficio condiviso?

Dopo aver chiarito le tre tipologie di ambiente lavorativo, passiamo a un altro elemento: la condivisione delle scrivanie.

In genere, questa è una pratica comune in un ufficio condiviso, dato lo spazio limitato. Ma quali sono i motivi per adottare il desk sharing e quali vantaggi potete aspettarvi integrandolo nella vostra azienda?

• Ottimizzazione dello spazio disponibile
• Flessibilità per la collaborazione del team
• Riduzione dei costi generali
• Unisce i dipendenti
• Percezione di uguaglianza all'interno del team

Questi sono il tipo di vantaggi che possono mettere la vostra startup sulla strada del successo. E il fatto che la condivisione di una scrivania - qualcosa di così semplice - possa avere un impatto positivo così immediato e duraturo sul vostro team è un ottimo motivo per prendere in considerazione un ufficio condiviso!

Desk Sharing mit Flexopus in einem Gemeinschaftsbüro

Wir haben über die Gründe gesprochen, warum Sie ein geteiltes Büro für Ihr Unternehmen in Erwägung ziehen sollten, und wir haben klare Unterscheidungen zwischen den verschiedenen Konstellationen getroffen. Es fehlt jedoch noch ein Teil des Puzzles, nämlich die Frage, wie Sie ein gemeinsames Büro am effektivsten verwalten können, um jederzeit das Beste aus Ihrem Team herauszuholen ohne in Chaos zu versinken.

Das ist eine Frage, die jeden Unternehmer nachts wach hält, besonders in schwierigen Zeiten. Aber was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es eine ziemlich einfache Lösung gibt? Genau dafür ist Flexopus gedacht. Mit dieser cleveren Software können Ihre MitarbeiterInnen vorausschauend planen wann sie wo sitzen möchten - und das alles mit einer modernen mobilen Desk Sharing App. Somit wird vermieden, dass jemand umsonst ins Büro geht und dort keinen freien Platz mehr im geteilten Büro vorfindet. Zusätzlich zu den Arbeitsplätzen, können sich Ihre MitarbeiterInnen auch flexibel Besprechungsräumen und Parkplätzen im Voraus reserviert werden damit Ihr Team pünktlich zu einem wichtigen Meeting erscheinen kann und nicht lange nach einem freien Platz suchen muss!

Flexopus geht sogar noch einen Schritt weiter und bietet Ihrem Team volle Flexibilität indem mehrere Standorte in einem System verwalten werden können. Ein weiterer Vorteil von Flexopus ist, dass die Software bereits in zahlreiche Anwendungen integriert ist, die mit Microsoft und Google verbunden sind. Somit können Sie z. B. weiterhin Ihre Besprechungsräume über Outlook buchen. Wenn Sie also darüber nachgedacht haben, den Turbo-Knopf für Ihr Unternehmen einzuschalten, dann schauen Sie sich doch einmal an, was Flexopus für Sie tun kann.

Conclusione

Unabhängig davon, ob Sie derzeit mit einem Gemeinschaftsbüro Modell arbeiten oder nicht, ist dies immer eine Möglichkeit, die Sie in Betracht ziehen können. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Tür zu gemeinsam genutzten Büroräumen und den damit verbundenen Konzepten offen halten, denn man weiß nie, wann man sie brauchen könnte.