Sistema digitale di gestione visitatori
Il sistema di gestione visitatori Flexopus supporta le aziende nell'implementazione di una registrazione e gestione moderna degli ospiti. I dipendenti possono invitare facilmente visitatori esterni tramite l'app e documentarne la presenza in modo sicuro.
%20(1).webp)
Già utilizzato in oltre 4.000 uffici!
Clicca sulle funzioni
.svg)
Prenota una demo dal vivo!
Sei interessato o hai domande?
Come funziona la gestione visitatori con Flexopus?
.svg)
Invitare visitatori
L'host o l'office manager può registrare i visitatori in anticipo e inviare loro automaticamente un invito via e-mail.
.svg)
Verifica dei visitatori
I visitatori, invitati o spontanei, possono inserire comodamente i propri dati in anticipo online o direttamente in loco presso il chiosco visitatori.
.svg)
Effettua il check-in
Dopo la verifica, il check-in avviene in autonomia oppure tramite la reception o l'host.
.svg)
Check-out
Al momento dell'uscita, i visitatori vengono registrati in uscita. Il registro dei visitatori viene archiviato nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati.
Prenotazione contestuale dei parcheggi
Gli host possono verificare già in fase di registrazione se gli ospiti arrivano in auto. Se necessario, è possibile prenotare posti auto dedicati. Naturalmente, è possibile riservare anche postazioni di lavoro e sale riunioni. Gli ospiti ricevono un'e-mail personalizzata con orario, risorsa selezionata e piantina del piano. Gli amministratori mantengono il controllo sullo storico delle prenotazioni, con le visite degli ospiti chiaramente contrassegnate.
Registrare i visitatori in anticipo
Registra i tuoi ospiti in anticipo tramite l'app Flexopus per garantire un check-in rapido e fluido in loco, riducendo i tempi di attesa alla reception. Allo stesso tempo, saprai sempre chi è autorizzato ad accedere agli uffici o ai locali aziendali, aumentando così la sicurezza.
Registrare i visitatori in anticipo
Registra i tuoi ospiti in anticipo tramite l'app Flexopus per garantire un check-in rapido e fluido in loco, riducendo i tempi di attesa alla reception. Allo stesso tempo, saprai sempre chi è autorizzato ad accedere agli uffici o ai locali aziendali, aumentando così la sicurezza.
-p-500%20(1).png)
Invitare gli ospiti in modo flessibile
Invita singoli visitatori o interi gruppi in anticipo, direttamente da Flexopus o comodamente tramite Outlook. Se lo desideri, puoi registrare i visitatori anche senza indirizzo e-mail. Gli ospiti con un indirizzo e-mail registrato ricevono automaticamente un invito personalizzato con calendario incluso e possono completare i propri dati prima dell'arrivo.
Invitare gli ospiti in modo flessibile
Invita singoli visitatori o interi gruppi in anticipo, direttamente da Flexopus o comodamente tramite Outlook. Se lo desideri, puoi registrare i visitatori anche senza indirizzo e-mail. Gli ospiti con un indirizzo e-mail registrato ricevono automaticamente un invito personalizzato con calendario incluso e possono completare i propri dati prima dell'arrivo.
Ingresso visitatori in loco con terminale kiosk
Ottimizzate l'ingresso dei visitatori tramite un terminale kiosk o in modalità contactless tramite QR code sul proprio smartphone. I visitatori possono verificare e integrare i propri dati in loco, confermare o firmare documenti e, se necessario, ricevere l'accesso alla rete Wi-Fi ospiti. Anche i visitatori senza appuntamento possono registrarsi direttamente al kiosk.
Ingresso visitatori in loco con terminale kiosk
Ottimizzate l'ingresso dei visitatori tramite un terminale kiosk o in modalità contactless tramite QR code sul proprio smartphone. I visitatori possono verificare e integrare i propri dati in loco, confermare o firmare documenti e, se necessario, ricevere l'accesso alla rete Wi-Fi ospiti. Anche i visitatori senza appuntamento possono registrarsi direttamente al kiosk.
Personalizza il tuo software di gestione dei visitatori!
.svg)
Seleziona i campi di registrazione
.svg)
Fornire i documenti
.svg)
Impostazioni sulla privacy
Firma digitale per documenti
I visitatori possono visualizzare e firmare digitalmente documenti aziendali come policy, istruzioni, informative sulla privacy o accordi di riservatezza, in anticipo tramite e-mail di invito o direttamente al kiosk. Per i documenti obbligatori, è possibile garantire che vengano letti integralmente prima dell'accettazione. Ideale per aziende con elevati requisiti di sicurezza e conformità, ad esempio nell'ambito ISO 27001 o TISAX.
Firma digitale per documenti
I visitatori possono visualizzare e firmare digitalmente documenti aziendali come policy, istruzioni, informative sulla privacy o accordi di riservatezza, in anticipo tramite e-mail di invito o direttamente al kiosk. Per i documenti obbligatori, è possibile garantire che vengano letti integralmente prima dell'accettazione. Ideale per aziende con elevati requisiti di sicurezza e conformità, ad esempio nell'ambito ISO 27001 o TISAX.
Gestione personalizzata della sicurezza dei visitatori
Le visite possono essere protette individualmente tramite processi di approvazione e livelli di sicurezza. È possibile pre-approvare determinate categorie di visitatori e classificare le visite come a basso, medio o alto rischio. Inoltre, tramite ruoli e autorizzazioni, è possibile definire quali utenti possono invitare visitatori, visualizzare i dati dei visitatori o gestire solo determinati edifici.
Gestione personalizzata della sicurezza dei visitatori
Le visite possono essere protette individualmente tramite processi di approvazione e livelli di sicurezza. È possibile pre-approvare determinate categorie di visitatori e classificare le visite come a basso, medio o alto rischio. Inoltre, tramite ruoli e autorizzazioni, è possibile definire quali utenti possono invitare visitatori, visualizzare i dati dei visitatori o gestire solo determinati edifici.
Automatizzare la reception e il facility management
Automatizza i processi di reception e facility management: gli host vengono avvisati al momento del check-in dei visitatori e ricevono un promemoria automatico in caso di mancato check-out. Inoltre, il facility management può ricevere un riepilogo giornaliero dei visitatori attesi per ogni edificio.
Automatizzare la reception e il facility management
Automatizza i processi di reception e facility management: gli host vengono avvisati al momento del check-in dei visitatori e ricevono un promemoria automatico in caso di mancato check-out. Inoltre, il facility management può ricevere un riepilogo giornaliero dei visitatori attesi per ogni edificio.
Tieni sempre d'occhio i visitatori
Gli amministratori hanno una panoramica completa di tutti gli inviti, dei visitatori presenti e di quelli già usciti. Possono gestire le visite per conto terzi, analizzare i trend, esportare report giornalieri e visualizzare i presenti in caso di evacuazione.
Tieni sempre d'occhio i visitatori
Gli amministratori hanno una panoramica completa di tutti gli inviti, dei visitatori presenti e di quelli già usciti. Possono gestire le visite per conto terzi, analizzare i trend, esportare report giornalieri e visualizzare i presenti in caso di evacuazione.
Soluzioni hardware consigliate
*Al momento offriamo supporto software ufficiale solo per i dispositivi elencati nel negozio dei partner B2B. Puoi utilizzare Flexopus anche su altri dispositivi con supporto limitato.
Ordina nello shop online B2B Partner!
Ordina le soluzioni hardware consigliate nel negozio online B2B del nostro partner!
Quali sono i vantaggi di un'app per la gestione visitatori?
.svg)
Esperienza professionale per i visitatori
La prima impressione è sempre fondamentale, soprattutto con clienti e visitatori importanti. Grazie a un software di gestione visitatori moderno e professionale, potrete offrire un'immagine autorevole e un'esperienza unica, che rifletta anche la qualità della vostra azienda.
Elaborazione sicura dei dati dei visitatori in conformità al GDPR
Ai sensi del GDPR, i dati personali possono essere conservati solo per scopi specifici e per un periodo di tempo limitato. Grazie alle impostazioni personalizzate per l'anonimizzazione dei dati in Flexopus, è possibile proteggere le informazioni dei visitatori e procedere a un'anonimizzazione automatica, sicura e tempestiva, in conformità con le finalità previste.
.svg)
Gestire più sedi
Con l'app di gestione dell'ufficio Flexopus, puoi gestire centralmente i visitatori di tutte le sedi tramite un unico software. A seconda dei permessi, gli office manager e il personale alla reception possono visualizzare i visitatori della propria sede o di altre, senza dover essere necessariamente presenti in loco.
.svg)
Registro di evacuazione antincendio
Grazie all'app di gestione visitatori Flexopus, il personale autorizzato può visualizzare un elenco di tutti i visitatori presenti in sede in caso di incendio. Questo registro di evacuazione fornisce in tempo reale le informazioni necessarie per gestire le emergenze e verificare che tutti abbiano lasciato l'ufficio.
Prenota una demo dal vivo!
Sei interessato o hai domande?
Recensioni dei clienti dell'app di gestione del posto di lavoro
Domande e risposte sulla gestione dei visitatori
Quali funzionalità dovrebbe avere un'app per la gestione dei visitatori?
Un'app per la gestione dei visitatori come Flexopus dovrebbe includere, oltre alla registrazione online, un sistema di invito intelligente (per completare i dati personali, confermare le informative sulla privacy, fornire informazioni sull'orario della visita, indicazioni stradali o parcheggi), un moderno sistema di accoglienza digitale alla reception e una funzione di check-in/check-out senza intoppi. I dati dovrebbero essere documentati in modo conforme alla normativa sulla protezione dei dati, a seconda dello scopo specifico.
Come si riconosce un buon sistema di registrazione dei visitatori?
Un buon sistema di gestione dei visitatori dovrebbe rendere il processo, dall'invito dell'ospite all'accoglienza fino al check-out, intuitivo e semplice. Dovrebbe offrire numerose opzioni di personalizzazione per adattarsi al meglio ai processi aziendali. Prestate particolare attenzione alle impostazioni relative alla protezione dei dati e alla privacy, nonché al luogo di archiviazione delle informazioni.
In che modo una gestione digitale dei visitatori garantisce maggiore sicurezza?
La gestione dei visitatori è uno strumento fondamentale per la sicurezza delle informazioni e delle persone. Sicurezza delle informazioni: i visitatori devono conoscere e rispettare le linee guida aziendali, come il divieto di riprese video o le restrizioni di accesso ad aree sensibili. Certificazioni come ISO27001 o TISAX possono imporre tali processi per garantire la protezione dei dati. Sicurezza dei visitatori: un'efficiente gestione dei visitatori supporta anche la prevenzione incendi. In caso di emergenza, aiuta ad avere a disposizione un elenco completo delle persone evacuate. Inoltre, i piani di evacuazione e le istruzioni di sicurezza possono essere integrati direttamente nella registrazione dei visitatori.
Come posso documentare i visitatori in modo conforme alle norme ISO 27001 / TISAX?
Alcuni documenti devono essere firmati dai visitatori, altri devono essere semplicemente presi in visione. Per un processo di gestione efficace, vengono spesso utilizzati i seguenti documenti. Tutti questi, e molti altri, possono essere confermati o firmati in anticipo tramite e-mail con la registrazione digitale di Flexopus, oppure in loco tramite un terminale kiosk alla reception. Informativa sulla privacy: ai sensi del GDPR, i visitatori devono essere informati sul trattamento dei loro dati personali, inclusi scopo, durata, diritti, responsabili del trattamento e diritto di revoca. Regolamento per i visitatori: un documento che stabilisce le norme di comportamento durante la visita in ufficio, come il divieto di scattare foto o girare video e le regole di accesso alle aree di sicurezza. Istruzioni di sicurezza: informazioni sulla prevenzione incendi, prevenzione degli infortuni e piano di evacuazione. Accordo di riservatezza: per proteggere le informazioni sensibili, dato che i visitatori potrebbero avere accesso a dati riservati o ascoltare conversazioni.
Articoli del blog sulla gestione dei visitatori
_11zon.jpg)
.webp)
.webp)
Pronto per il prossimo passo?
.webp)