Ottimo software di gestione dei visitatori
Il software di gestione dei visitatori Flexopus supporta le aziende nell'implementazione di una moderna registrazione e amministrazione dei visitatori. Con l'app, i dipendenti possono registrare facilmente i visitatori esterni e documentarli in modo sicuro.
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Come funziona la gestione dei visitatori con Flexopus?
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Invita i visitatori
L'ospite o il responsabile dell'ufficio possono registrare i visitatori in anticipo. L'invito verrà inviato via email.
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Verifica dei visitatori
I visitatori possono completare in anticipo i propri dati di registrazione online oppure in loco, presso l'apposito chiosco.
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Check-in
Dopo la verifica, i visitatori possono essere registrati dal personale della reception o direttamente dall'host.
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Check-out
Al momento della partenza, i visitatori vengono sottoposti a check-out. Il registro delle visite viene conservato nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati.
Cos'è un'app per la gestione dei visitatori?
Con un'app per la gestione dei visitatori, puoi registrare gli ospiti in ufficio senza carta. Il software digitalizza l'intero processo di gestione delle visite, dalla registrazione e verifica alla ricezione in loco, inclusa la registrazione delle visite. Il personale esterno riceve l'invito via e-mail e può verificarsi in anticipo o eseguire i passaggi necessari in un secondo momento in loco presso il chiosco per i visitatori. È inoltre disponibile una panoramica in tempo reale di tutti i visitatori, comprese le statistiche, per l'accoglienza.
Registrare i visitatori in anticipo
Registra facilmente i tuoi ospiti in anticipo utilizzando l'app Flexopus per garantire un check-in rapido e agevole e ridurre i tempi di attesa alla reception. Allo stesso tempo, saprai in ogni momento chi è autorizzato ad accedere all'ufficio o ai locali aziendali, garantendo così una maggiore sicurezza aziendale.
Registrare i visitatori in anticipo
Registra facilmente i tuoi ospiti in anticipo utilizzando l'app Flexopus per garantire un check-in rapido e agevole e ridurre i tempi di attesa alla reception. Allo stesso tempo, saprai in ogni momento chi è autorizzato ad accedere all'ufficio o ai locali aziendali, garantendo così una maggiore sicurezza aziendale.
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Invita gli ospiti in modo flessibile
Invita singoli visitatori o interi gruppi di visitatori in anticipo, direttamente in Flexopus oppure comodamente tramite Outlook. È possibile aggiungere visitatori anche senza indirizzo email, se lo si desidera. Gli ospiti con un indirizzo email registrato riceveranno automaticamente un invito personalizzato con un'opzione per l'inserimento nel calendario e potranno completare i propri dati prima dell'arrivo.
Invita gli ospiti in modo flessibile
Invita singoli visitatori o interi gruppi di visitatori in anticipo, direttamente in Flexopus oppure comodamente tramite Outlook. È possibile aggiungere visitatori anche senza indirizzo email, se lo si desidera. Gli ospiti con un indirizzo email registrato riceveranno automaticamente un invito personalizzato con un'opzione per l'inserimento nel calendario e potranno completare i propri dati prima dell'arrivo.
Ingresso visitatori in loco con terminale chiosco
Ottimizza l'accesso dei visitatori tramite un terminale kiosk o senza contatto tramite codice QR sul tuo smartphone. I visitatori possono controllare e aggiornare i propri dati in loco, confermare o firmare documenti e, se necessario, accedere alla rete Wi-Fi per gli ospiti. Anche i visitatori improvvisati possono registrarsi direttamente al chiosco.
Ingresso visitatori in loco con terminale chiosco
Ottimizza l'accesso dei visitatori tramite un terminale kiosk o senza contatto tramite codice QR sul tuo smartphone. I visitatori possono controllare e aggiornare i propri dati in loco, confermare o firmare documenti e, se necessario, accedere alla rete Wi-Fi per gli ospiti. Anche i visitatori improvvisati possono registrarsi direttamente al chiosco.
Personalizza il tuo software di gestione dei visitatori!
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Seleziona i campi di registrazione
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Fornire documenti
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Impostazioni sulla privacy
Firma digitale per i documenti
I visitatori possono visualizzare e firmare digitalmente documenti aziendali come linee guida, istruzioni, informative sulla privacy o accordi di riservatezza, sia in anticipo tramite e-mail di invito, sia direttamente presso il chiosco. Per i documenti obbligatori, si può anche garantire che vengano letti integralmente prima dell'approvazione. Ideale per aziende con elevati requisiti di sicurezza e conformità, ad esempio nell'ambito delle normative ISO 27001 o TISAX.
Firma digitale per i documenti
I visitatori possono visualizzare e firmare digitalmente documenti aziendali come linee guida, istruzioni, informative sulla privacy o accordi di riservatezza, sia in anticipo tramite e-mail di invito, sia direttamente presso il chiosco. Per i documenti obbligatori, si può anche garantire che vengano letti integralmente prima dell'approvazione. Ideale per aziende con elevati requisiti di sicurezza e conformità, ad esempio nell'ambito delle normative ISO 27001 o TISAX.
Gestire la sicurezza dei visitatori individualmente
Le visite possono essere protette individualmente tramite processi di approvazione e livelli di sicurezza. Alcune categorie di visitatori possono essere preventivamente approvate e le visite possono essere classificate come a basso, medio o alto traffico. Ruoli e autorizzazioni possono essere utilizzati anche per definire quali utenti sono autorizzati a invitare visitatori, visualizzare i dati dei visitatori o gestire solo determinati edifici.
Gestire la sicurezza dei visitatori individualmente
Le visite possono essere protette individualmente tramite processi di approvazione e livelli di sicurezza. Alcune categorie di visitatori possono essere preventivamente approvate e le visite possono essere classificate come a basso, medio o alto traffico. Ruoli e autorizzazioni possono essere utilizzati anche per definire quali utenti sono autorizzati a invitare visitatori, visualizzare i dati dei visitatori o gestire solo determinati edifici.
Automazione della gestione della reception e delle strutture.
Automatizza i processi relativi alla reception e alla gestione delle strutture: gli host vengono informati quando i loro ospiti effettuano il check-in e ricevono un promemoria automatico se non effettuano il check-out. Inoltre, la direzione della struttura può ricevere un riepilogo giornaliero dei visitatori previsti per ciascun edificio.
Automazione della gestione della reception e delle strutture.
Automatizza i processi relativi alla reception e alla gestione delle strutture: gli host vengono informati quando i loro ospiti effettuano il check-in e ricevono un promemoria automatico se non effettuano il check-out. Inoltre, la direzione della struttura può ricevere un riepilogo giornaliero dei visitatori previsti per ciascun edificio.
Visitatori sempre in vista
Gli amministratori hanno una panoramica di tutti gli inviti ai visitatori, nonché degli ospiti presenti e di quelli che hanno già effettuato il check-out. È possibile gestire le visite per conto di altri, analizzare le tendenze dei visitatori, esportare i riepiloghi giornalieri e visualizzare tutti i visitatori attualmente presenti in caso di evacuazione.
Visitatori sempre in vista
Gli amministratori hanno una panoramica di tutti gli inviti ai visitatori, nonché degli ospiti presenti e di quelli che hanno già effettuato il check-out. È possibile gestire le visite per conto di altri, analizzare le tendenze dei visitatori, esportare i riepiloghi giornalieri e visualizzare tutti i visitatori attualmente presenti in caso di evacuazione.
Soluzioni hardware consigliate
*Attualmente offriamo supporto software ufficiale solo per i dispositivi elencati nel negozio partner B2B. Puoi utilizzare Flexopus anche su altri dispositivi con supporto limitato.
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Quali sono i vantaggi di un'app per la gestione dei visitatori?
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Esperienza professionale dei visitatori
La prima impressione è sempre decisiva, soprattutto con clienti e visitatori importanti. Utilizzando un software di gestione dei visitatori moderno e professionale, puoi lasciare un'impressione professionale e offrire ai visitatori un'esperienza unica che riflette anche la qualità della tua azienda.
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Elaborare i dati dei visitatori in modo sicuro in conformità con il GDPR
Secondo il GDPR, i dati personali possono essere conservati solo per scopi specifici e per un periodo di tempo limitato. Con le impostazioni di anonimizzazione dei dati individuali in Flexopus puoi proteggere i dati dei tuoi visitatori ed eseguire l'anonimizzazione automatica dei dati in modo tempestivo e sicuro, in base alle tue finalità.
Gestire più sedi
Con l'app di gestione del posto di lavoro Flexopus puoi gestire centralmente la gestione dei visitatori in tutte le sedi tramite un unico software. I responsabili degli uffici e il personale addetto alla reception possono, a seconda della loro autorizzazione, visionare i visitatori che si recano presso la propria sede o in altre sedi senza necessariamente essere fisicamente presenti.
Elenco di raccolta per la protezione antincendio
Con l'app di gestione visitatori Flexopus, le persone autorizzate possono visualizzare un elenco di tutti i visitatori attivi nella sede in caso di incendio. Questo elenco di raccolta aiuta ad avere a disposizione tutte le informazioni rilevanti in tempo reale in caso di emergenza o evacuazione e ad accertarsi che tutti abbiano lasciato l'ufficio.
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Domande e risposte sulla gestione dei visitatori
Quali funzioni dovrebbe avere un'app per la gestione dei visitatori?
Un'app per la gestione dei visitatori come Flexopus dovrebbe, oltre alla registrazione online dei visitatori, avere anche un invito intelligente (per il completamento dei dati personali, la conferma delle informative sulla privacy, informazioni sull'ora della visita, sul percorso o sulle possibilità di parcheggio), un moderno benvenuto digitale alla reception e una funzione di check-in / check-out senza interruzioni. I dati devono essere documentati individualmente, a seconda dello scopo, nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati.
Come posso riconoscere un buon sistema di registrazione dei visitatori?
Un buon sistema di gestione dei visitatori dovrebbe mappare l'intero processo, dall'invito dell'ospite alla reception fino al check-out, in modo semplice e intuitivo. Dovrebbe offrire numerose opzioni di impostazioni individuali per riflettere al meglio i singoli processi. Presta particolare attenzione alle impostazioni relative alla protezione dei dati e alla privacy, così come al luogo in cui vengono memorizzati i dati.
In che modo la gestione digitale dei visitatori garantisce una maggiore sicurezza?
La gestione dei visitatori è uno strumento importante per la sicurezza delle informazioni e dei visitatori. Sicurezza delle informazioni: I visitatori devono conoscere e rispettare le politiche aziendali, ad es. Divieto di registrazioni video o limitazioni di accesso alle aree sensibili. Certificazioni come ISO27001 o TISAX possono prescrivere tali processi per garantire la protezione delle informazioni. Sicurezza dei visitatori: una gestione efficiente dei visitatori supporta anche la protezione antincendio. In caso di emergenza, è utile avere a portata di mano un elenco completo delle persone evacuate. Inoltre, i piani di evacuazione e le istruzioni di sicurezza possono essere integrati nella registrazione dei visitatori.
Come posso documentare i visitatori in conformità alla norma ISO 27001 / TISAX?
Alcuni documenti devono essere firmati dai visitatori, altri richiedono semplicemente la loro conferma. I seguenti documenti vengono spesso utilizzati per un processo efficace di gestione dei visitatori. Tutti questi e altri documenti possono essere confermati o firmati in anticipo via email utilizzando la registrazione digitale dei visitatori da Flexopus, oppure in alternativa in loco tramite un chiosco alla reception. Informativa sulla privacy: secondo il GDPR, i visitatori devono essere informati sul trattamento dei loro dati personali, inclusi lo scopo, la durata, i diritti e i responsabili del trattamento dei dati, nonché i diritti di recesso. Politica per i visitatori: una politica che stabilisce le regole di condotta quando si visita l'ufficio, come il divieto di scattare foto e video o di accedere alle aree di sicurezza. Istruzioni di sicurezza: informazioni sulla protezione antincendio, sulla prevenzione degli incidenti e sul piano di evacuazione. Accordo di non divulgazione: per proteggere le informazioni sensibili, poiché i visitatori potrebbero accedere a informazioni riservate o ascoltare conversazioni.
Post del blog sulla gestione dei visitatori
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