Ottimo software di gestione dei visitatori

Il software di gestione dei visitatori Flexopus supporta le aziende nell'implementazione di una moderna registrazione e amministrazione dei visitatori. Con l'app, i dipendenti possono registrare facilmente i visitatori esterni e documentarli in modo sicuro.

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Gestione digitale dei visitatori

Come funziona la gestione dei visitatori con Flexopus?

Sostituisci la registrazione con carta e penna con un sistema digitale che automatizza quasi completamente la gestione dei visitatori. I visitatori vengono registrati dai dipendenti sul PC, dagli ospiti stessi via e-mail o sul posto alla reception su un tablet. Tutto in modo digitale, rapido ed efficiente.

Invita i visitatori

L'ospite o il responsabile dell'ufficio possono registrare in anticipo i visitatori. L'invito verrà inviato via e-mail.

Verifica dei visitatori

I visitatori possono completare in anticipo i propri dati di registrazione online oppure in loco, presso l'apposito chiosco.

Registrati

Dopo la verifica, i visitatori possono essere registrati dal personale della reception o direttamente dall'host.

Guardare

I visitatori vengono registrati al momento della partenza. Il registro delle visite viene conservato nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati.

Cos'è un'app per la gestione dei visitatori?

Con un'app per la gestione dei visitatori, puoi registrare gli ospiti in ufficio senza carta. Il software digitalizza l'intero processo di gestione delle visite, dalla registrazione e verifica alla ricezione in loco, inclusa la registrazione delle visite. Il personale esterno riceve l'invito via e-mail e può verificarsi in anticipo o eseguire i passaggi necessari in un secondo momento in loco presso il chiosco per i visitatori. È inoltre disponibile una panoramica in tempo reale di tutti i visitatori, comprese le statistiche, per l'accoglienza.

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Markus Merkle

Direttore delle vendite

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Registrazione moderna dei visitatori per le aziende

Registrare i visitatori in anticipo

Registra facilmente i tuoi ospiti in anticipo tramite l'app Flexopus per garantire un check-in rapido e agevole e ridurre i tempi di attesa alla reception. Allo stesso tempo, saprai in ogni momento chi è autorizzato ad accedere all'ufficio o ai locali aziendali, garantendo così una maggiore sicurezza aziendale.

Registrazione moderna dei visitatori per le aziende

Registrare i visitatori in anticipo

Gestione degli inviti digitali via email

Invito online per i visitatori

Invia inviti personalizzati ai tuoi ospiti via e-mail. I visitatori hanno la possibilità di rivedere i propri dati personali online e di aggiungerli se necessario. È inoltre possibile fornire in anticipo documenti importanti, come indicazioni o linee guida sulla sicurezza. In questo modo è possibile verificare digitalmente in anticipo l'identità dei visitatori e velocizzare così la procedura di check-in al momento dell'arrivo al gate.

Gestione degli inviti digitali via email

Invito online per i visitatori

Raccogliere i dati dei visitatori sul sito

Ingresso visitatori in loco con terminale chiosco

Ottimizza l'ingresso dei visitatori tramite verifica in loco presso un chiosco. Chi non ha ancora completato in anticipo i dati dei propri visitatori via e-mail, può facilmente controllare, integrare e confermare i propri dati utilizzando un tablet touchscreen. È possibile firmare anche documenti importanti, come dichiarazioni sulla privacy o avvisi di sicurezza.

Raccogliere i dati dei visitatori sul sito

Ingresso visitatori in loco con terminale chiosco

Opzioni flessibili di registrazione dei visitatori

Personalizza il tuo software di gestione visitatori!

Nel software di gestione visitatori Flexopus è possibile configurare individualmente quali dati i visitatori devono compilare per completare la verifica. Carica i tuoi documenti per la verifica e proteggi i dati dei visitatori con le opportune impostazioni di anonimizzazione e privacy.

Seleziona i campi di registrazione

Configura gli attributi del profilo che desideri interrogare durante la verifica dei visitatori.

Fornire documenti

Fornire i documenti importanti e definire quali i visitatori devono accettare.

Impostazioni sulla privacy

Proteggi la privacy dei tuoi visitatori rendendo anonimi i dati personali.

Software di gestione dei visitatori con flusso di lavoro di firma

Firma digitale per i documenti

I visitatori possono facilmente firmare digitalmente e accettare i documenti aziendali. I documenti verranno inviati con l'e-mail di invito oppure potranno essere visualizzati e firmati in loco tramite un tablet. Esempi: politiche aziendali o per i visitatori, formazione, dichiarazioni sulla privacy, accordi di riservatezza.

Software di gestione dei visitatori con flusso di lavoro di firma

Firma digitale per i documenti

Software di gestione dei visitatori con processo di check-in

Registra semplicemente i visitatori

In qualità di receptionist o responsabile dell'ufficio, puoi effettuare il check-in dei visitatori o, facoltativamente, delegare la procedura di check-in alle persone che hanno originariamente invitato l'ospite. Il check-in in Flexopus viene sempre effettuato digitalmente da una persona interna non appena la verifica del visitatore, tramite e-mail o presso il chiosco per visitatori, è completata.

Software di gestione dei visitatori con processo di check-in

Registra semplicemente i visitatori

Registro dei visitatori per gli amministratori

Elenco digitale dei visitatori

Gli amministratori hanno una panoramica completa di tutti gli inviti dei visitatori in Flexopus e possono vedere quali ospiti si trovano attualmente in ufficio. Mentre gli utenti normali vedono solo i visitatori che hanno invitato loro stessi, gli amministratori hanno anche la possibilità di creare inviti per conto di altri e di modificare le visite esistenti.

Registro dei visitatori per gli amministratori

Elenco digitale dei visitatori

Gestisci i visitatori in modo efficiente e sicuro

Quali sono i vantaggi di un'app per la gestione dei visitatori?

L'app di gestione dei visitatori Flexopus offre numerosi vantaggi utili sia per le piccole che per le grandi aziende. Il sistema dei visitatori non solo ottimizza l'organizzazione e la sicurezza delle visite, ma contribuisce anche a una percezione positiva dell'azienda.

Gestione efficiente dei visitatori

L'uso di un software di gestione dei visitatori velocizza il processo. L’host raccoglie in anticipo i dati di base del visitatore tramite l’app. Il visitatore conferma i suoi dati online o in loco su un tablet in pochi secondi. Rendi il processo di ammissione più digitale ed efficiente grazie a Flexopus.

Esperienza professionale dei visitatori

La prima impressione è sempre decisiva, soprattutto per i clienti importanti e i visitatori . Utilizzando un software di gestione visitatori moderno e professionale, puoi lasciare un'impressione positiva e offrire ai visitatori un'esperienza unica che rispecchi anche la qualità della tua azienda.

Visita i dati a colpo d'occhio

Il nostro software di gestione visitatori Flexopus registra digitalmente tutti i dati della visita: host, nome del visitatore con relativi dettagli di contatto, orario della visita, informazioni sull'azienda e documenti del visitatore confermato. In qualità di amministratore, puoi visualizzare questi dati e avere sempre una panoramica trasparente.

Elaborare i dati dei visitatori in modo sicuro secondo il GDPR

Secondo il GDPR, i dati personali possono essere conservati solo per uno scopo specifico e per un periodo di tempo limitato. Con le impostazioni individuali per l'anonimizzazione dei dati in Flexopus puoi proteggere i dati dei tuoi visitatori e renderli automaticamente anonimi in modo tempestivo e sicuro, in base alle tue finalità.

Gestire più sedi

Con l'app Workplace Management Flexopus puoi gestire centralmente la gestione dei visitatori in tutte le sedi tramite un unico software. I responsabili degli uffici e il personale addetto alla reception possono, a seconda della loro autorizzazione, solo visionare i visitatori che si recano nella loro sede o in altre sedi, senza necessariamente essere presenti di persona.

Elenco di raccolta per la protezione antincendio

Con l'app di gestione visitatori Flexopus, le persone autorizzate possono visualizzare un elenco di tutti i visitatori attivi nella sede in caso di incendio. Questo elenco di raccolta aiuta ad avere a disposizione tutte le informazioni rilevanti in tempo reale in caso di emergenza o evacuazione e ad accertarsi che tutti abbiano lasciato l'ufficio.

Domande frequenti sul sistema di gestione dei visitatori

Domande e risposte sulla gestione dei visitatori

Che cos'è un software di gestione dei visitatori?

Un software di gestione dei visitatori come Flexopus aiuta le aziende a ottimizzare l'accoglienza e la gestione dei visitatori. Permette una registrazione rapida e sicura, la documentazione dei dati dei visitatori e garantisce un coordinamento semplice durante l'intero processo di visita.

Quali funzioni dovrebbe offrire un buon sistema di gestione dei visitatori?

Un buon sistema di gestione dei visitatori dovrebbe offrire, tra le altre cose, una registrazione semplice, la possibilità di preregistrazione, controlli di sicurezza, firme digitali, una funzione di check-in e la distribuzione di badge nominativi.

In che modo il software di gestione dei visitatori aiuta a creare e gestire gli elenchi dei visitatori?

Un'app digitale per la gestione dei visitatori come Flexopus consente una facile gestione degli elenchi dei visitatori. Innanzitutto vengono registrati i dati dei visitatori e, se necessario, verificati e integrati digitalmente. In loco viene effettuata una registrazione documentata (controllo degli accessi) e al termine della visita avviene il check-out. Ciò consente alle aziende di tenere traccia in ogni momento di chi si trova nei loro locali.

Quali vantaggi offre Flexopus per la gestione dei visitatori?

Flexopus offre un modo semplice per registrare e tenere traccia dei visitatori. Automatizza il processo di check-in, invia notifiche e migliora così il processo di gestione dei visitatori, con conseguente migliore organizzazione e un'accoglienza più fluida. Inoltre, i visitatori possono caricare i propri documenti per la firma e registrarsi in anticipo via e-mail o presso un chiosco in loco.

Come posso garantire che la registrazione dei visitatori sia conforme alla norma ISO 27001/TISAX?

Le aziende che richiedono la certificazione ISO/IEC 27001 o TISAX dimostrano in questo modo di aver implementato un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS). Un requisito importante di questi standard è la corretta documentazione dei visitatori esterni nei locali aziendali, al fine di soddisfare i requisiti di sicurezza. Grazie a un software di gestione visitatori come Flexopus, è possibile registrare digitalmente i visitatori e archiviarli in modo sicuro, in conformità con i requisiti ISMS.

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