Registrazione visitatori facile con Flexopus

Grazie al mondo del lavoro sempre più interconnesso, gli incontri personali e gli spazi condivisi assumono un'importanza crescente. Nella frenesia della vita quotidiana, è fondamentale accogliere gli ospiti in arrivo senza processi complicati. Con il software di gestione visitatori Flexopus la registrazione e la gestione dei visitatori diventano più semplici e immediate che mai.

Con una registrazione digitale dei visitatori, gli ospiti possono essere acquisiti e preparati in modo strutturato già prima dell'appuntamento. La registrazione online dei visitatori non solo semplifica la pianificazione, ma assicura anche che la reception e gli host siano informati tempestivamente sugli ospiti in arrivo.

Dall'invito alla registrazione, fino al check-in in loco, il nostro sistema garantisce un processo fluido e la massima sicurezza. Che si tratti di visitatori occasionali o di partner commerciali regolari: con Flexopus avrete sempre il controllo e trasformerete l'accoglienza in un'esperienza professionale.

Registrazione visitatori con Flexopus

Il sistema di gestione visitatori Flexopus vi permette di registrare gli ospiti in ufficio senza l'uso di carta. Il software digitalizza l'intero processo di gestione dei visitatori, dalla registrazione alla verifica, fino all'accoglienza in loco, inclusa la protocollazione delle visite. 

L'acquisizione digitale dei visitatori assicura che tutti i dati rilevanti degli ospiti siano documentati in modo centralizzato e tracciabile. Le aziende possono registrare nuovi visitatori, riutilizzare i dati esistenti e gestire così gli ospiti ricorrenti in modo particolarmente semplice.

Gli ospiti ricevono un invito via e-mail e possono verificarsi in anticipo o completare i passaggi necessari in seguito presso il chiosco visitatori in loco. Inoltre, la reception dispone di una panoramica in tempo reale di tutti i visitatori, incluse le statistiche. Questa non serve solo per la visione d'insieme e per scopi amministrativi, ma può essere utilizzata anche in caso di emergenza per questioni di sicurezza. Ad esempio, in caso di emergenza, è possibile verificare chi si trovava negli uffici al momento di un'evacuazione o chi dovrebbe essere ricontattato in seguito.

Processo di invito dei visitatori

Il processo di invito dei visitatori è intuitivo e consente un utilizzo significativo e regolare dello strumento. All'interno del processo possono essere apportate modifiche per personalizzare l'accoglienza dei visitatori, ad esempio per la firma di documenti importanti.

Il processo effettivo può essere suddiviso in semplici passaggi, distinguendo tra la registrazione dei visitatori e una prenotazione specifica per gli ospiti:

La registrazione dei visitatori avviene in anticipo tramite l'invito via e-mail o direttamente alla reception. In questo modo, la registrazione dei visitatori viene integrata in modo flessibile nel processo di accoglienza esistente e può essere adattata in base alle esigenze aziendali.

Registrazione visitatori

1. Prenota per un visitatore
2. Seleziona un visitatore o crea un nuovo visitatore
3. Seleziona la registrazione del visitatore. Qui è possibile creare anche un nuovo visitatore contemporaneamente.
4. Inserisci i dettagli della prenotazione
5. Salva
6. Il visitatore registrato riceverà via e-mail un invito con tutti i dettagli di prenotazione necessari e un codice personalizzato per l'accesso. In anticipo, è possibile consultare e accettare documenti importanti come le informazioni sulla protezione dei dati o le linee guida per i visitatori. In questo modo, la registrazione effettiva il giorno della visita sarà il più semplice possibile.

Postazione di lavoro, sala riunioni o parcheggio per visitatori

1. Prenota per un visitatore
2. Seleziona visitatore o crea un nuovo visitatore
3. Seleziona postazione di lavoro, sala riunioni o parcheggio
4. Segui il normale processo di prenotazione
5. Salva
6. Il visitatore selezionato riceverà, se necessario, una notifica via e-mail con tutti i dettagli della prenotazione e potrà accedere al piano in tempo reale tramite un link nell'e-mail. In questo modo, il visitatore potrà trovare autonomamente la risorsa prenotata dopo l'accesso.
7. La prenotazione ospite viene ora visualizzata nella panoramica delle prenotazioni personali

Gli inviti per i visitatori e le prenotazioni ospiti possono essere gestiti anche tramite l'area amministrativa. Qui è disponibile anche una panoramica giornaliera e complessiva delle prenotazioni ospiti.

Impostazioni per gli inviti ai visitatori

Tramite l'area amministrativa è possibile visualizzare e gestire tutti gli inviti per i visitatori. Qui è anche possibile apportare modifiche successive ai dettagli della prenotazione o dell'ospite ed è disponibile una panoramica di tutti i visitatori della vostra azienda. In questo modo, i visitatori ricorrenti non devono essere registrati ogni volta.
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Oltre all'attivazione generale del modulo, è possibile gestire se gli utenti che effettuano le prenotazioni debbano ricevere i diritti di amministrazione sugli inviti. In questo modo, la responsabilità può essere suddivisa o limitata a un amministratore.
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Anche l'accesso al database dei visitatori condiviso tra gli utenti può essere limitato. In questo modo, gli utenti possono vedere e selezionare solo i profili dei visitatori che hanno creato personalmente.
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Nelle impostazioni è inoltre possibile definire e modificare il testo di benvenuto dell'e-mail, i campi obbligatori da compilare o i documenti rilevanti per il visitatore.

Oltre agli inviti per i visitatori, qui vengono abilitati anche il terminale chiosco opzionale e l'opzione per il Digital Signage.

Terminale chiosco e Digital Signage

Grazie al terminale chiosco opzionale e alla relativa segnaletica digitale, l'accoglienza il giorno della visita diventa rapida e semplice.

Il terminale chiosco rende la registrazione digitale dei visitatori particolarmente semplice. Gli ospiti invitati inseriscono il loro codice personale, aggiungono le informazioni mancanti se necessario e completano la registrazione dei visitatori direttamente in loco.

L'ingresso funge quindi da seconda interfaccia per la registrazione e svolge diverse funzioni:

Acquisizione dei dati dei visitatori:

Se non tutti i dati dei visitatori sono stati compilati in anticipo, possono essere aggiunti opzionalmente al terminale chiosco. In questo modo, ogni visitatore viene registrato in dettaglio e può anche aggiungere personalmente le proprie informazioni.

Compilazione di documenti importanti:

Se documenti importanti sono stati dimenticati in anticipo o ne sono stati aggiunti di nuovi tra l'invito e l'arrivo, questi possono essere firmati digitalmente durante il processo di registrazione.

L'opzione Digital Signage consente di acquisire firme direttamente e senza carta. Esempi includono termini e condizioni generali, NDA o informazioni sulla protezione dei dati o sul trattamento dei dati. Ciò consente di risparmiare tempo, spazio e semplifica l'intero processo di accoglienza, senza violare le normative o trascurare informazioni importanti.

Protezione dei dati dei visitatori

Con Flexopus, godete di protezione dei dati conforme al GDPR. Questo è di massima importanza non solo nella gestione dei dati degli utenti e delle aziende, ma anche nell'accoglienza di esterni e nell'uso della gestione dei visitatori. Pertanto, i dati utente memorizzati vengono conservati esclusivamente per lo scopo previsto. 

Flexopus è ospitato in Germania, tutti i dati sono archiviati esclusivamente sui server di Hetzner GmbH in Baviera. Sia Hetzner GmbH che Flexopus sono certificati secondo ISO27001. Pertanto, tutti i processi sono conformi alle più elevate procedure di sicurezza IT e ai sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni.

Grazie al terminale chiosco e alla segnaletica digitale, proteggete non solo i dati dei visitatori, ma anche i vostri. Ad esempio, per questioni sensibili, un accordo di riservatezza può essere firmato e acquisito digitalmente direttamente alla reception. I dettagli interni dell'azienda rimangono così protetti, senza dover negare la possibilità di una visita personale.

La memorizzazione dei dati analitici basati sull'utente per la registrazione dei visitatori può essere limitata nel tempo. In questo modo, siete massimamente flessibili e potete soddisfare le esigenze di ogni visitatore.

Vantaggi di un sistema di gestione dei visitatori

Ecco una panoramica dei vantaggi della gestione visitatori Flexopus:

Invito visitatori: I visitatori esterni possono essere invitati in ufficio semplicemente tramite notifica e-mail. Riceveranno tutti i dettagli di prenotazione necessari e il loro codice di accesso personale. Inoltre, potranno compilare i documenti importanti in anticipo.

Lista visitatori digitale: Come amministratore, avrai una panoramica completa di tutti i visitatori presenti. Insieme alla lista degli utenti, sarà possibile risalire a chi era in ufficio e in quale momento.

Check-in/Check-out: La funzione di check-in ha lo stesso scopo di quella degli utenti normali. In questo modo è possibile verificare in quale fascia oraria sono arrivati i visitatori invitati e solo le persone con un invito ufficiale potranno accedere. 

Terminale kiosk: Qui viene utilizzato un tablet per rendere la registrazione dei visitatori il più semplice possibile. I visitatori invitati possono effettuare il check-in senza sforzo tramite il codice di invito. In questo modo si risparmiano carta e personale.

Digital Signage: Documenti importanti o riservati possono essere firmati direttamente in loco tramite firma digitale. In questo modo, la registrazione senza carta del consenso dei visitatori diventa semplice.

Conclusione

Con la registrazione visitatori Flexopus, l'intero processo di visita viene digitalizzato, ottimizzato e reso più efficiente. Dal semplice invito via e-mail al check-in rapido e senza intoppi, fino alla firma digitale di documenti importanti, il sistema offre una soluzione flessibile e professionale per l'accoglienza e la gestione dei vostri ospiti.

Dalla registrazione digitale all'acquisizione dei dati dei visitatori, Flexopus supporta le aziende nel rendere i processi relativi ai visitatori senza carta, trasparenti e sicuri.

La gestione utenti si distingue non solo per la sua facilità d'uso, ma anche per i più elevati standard di sicurezza e per l'archiviazione dei dati conforme al GDPR. Avrete sempre il pieno controllo dei flussi di visitatori e potrete definire regole di accesso personalizzate. Inoltre, la digitalizzazione riduce il carico di lavoro amministrativo manuale, minimizza le fonti di errore e garantisce una documentazione trasparente di tutti i movimenti dei visitatori. 

Che si tratti di piccole imprese o grandi aziende, con Flexopus l'accoglienza degli ospiti diventa più semplice, smart e professionale, mantenendo al contempo un flusso di lavoro moderno e innovativo.