Registrazione visitatori semplificata con Flexopus

Grazie a un mondo del lavoro sempre più interconnesso, gli incontri di persona e gli spazi condivisi rivestono un'importanza crescente. Nella frenesia quotidiana, è fondamentale accogliere gli ospiti senza processi macchinosi. Con il software di gestione visitatori di Flexopus, la registrazione e la gestione degli ospiti diventano semplici e intuitive come mai prima d'ora.

Grazie alla registrazione digitale, gli ospiti possono essere censiti e preparati in modo strutturato già prima dell'appuntamento. La registrazione online non solo semplifica la pianificazione, ma garantisce anche che la reception e l'ospitante siano informati tempestivamente sugli arrivi.

Dall'invito alla registrazione fino al check-in in loco, il nostro sistema assicura un flusso di lavoro fluido e la massima sicurezza. Che si tratti di visitatori occasionali o partner commerciali abituali, con Flexopus avrai sempre tutto sotto controllo, trasformando l'accoglienza in un'esperienza professionale.

Registrazione visitatori con Flexopus

La gestione visitatori di Flexopus ti permette di registrare gli ospiti in ufficio senza l'uso di carta. Il software digitalizza l'intero processo di gestione: dalla registrazione alla verifica, fino all'accoglienza in loco, inclusa la protocollazione delle visite.

La registrazione digitale garantisce che tutti i dati rilevanti dei visitatori siano documentati in modo centralizzato e tracciabile. Le aziende possono registrare nuovi visitatori, riutilizzare i dati esistenti e gestire così gli ospiti ricorrenti con estrema facilità.

Gli ospiti ricevono un invito via e-mail e possono verificarsi in anticipo o completare i passaggi necessari in loco presso il chiosco visitatori. Inoltre, la reception dispone di una panoramica in tempo reale di tutti i visitatori, incluse le statistiche. Questo strumento non serve solo per la gestione, ma può essere utilizzato anche per questioni di sicurezza. In caso di emergenza, ad esempio, è possibile verificare chi si trovava negli uffici al momento di un'evacuazione o chi dovrebbe essere ricontattato in seguito.

Flusso di un invito visitatore

Il flusso di un invito è intuitivo e consente un utilizzo pratico e regolare dello strumento. Durante il processo, è possibile apportare modifiche per personalizzare l'accoglienza, ad esempio per la firma di documenti importanti.

Il processo effettivo può essere suddiviso in semplici passaggi, distinguendo tra la registrazione del visitatore e una prenotazione specifica per gli ospiti:

La registrazione del visitatore avviene in anticipo tramite invito via e-mail o direttamente alla reception. In questo modo, la registrazione viene integrata in modo flessibile nel processo di accoglienza esistente e può essere adattata alle esigenze aziendali.

Registrazione visitatori

1. Prenotare per un visitatore
2. Selezionare il visitatore o crearne uno nuovo
3. Selezionare la registrazione visitatori. Qui è possibile creare un nuovo visitatore contestualmente
4. Inserire i dettagli della prenotazione
5. Salvare
6. Il visitatore riceve un invito via e-mail con tutti i dettagli della prenotazione e un codice personalizzato per la registrazione. In anticipo, è possibile visualizzare e accettare documenti importanti come le informative sulla privacy o le linee guida per i visitatori. In questo modo, la registrazione nel giorno della visita sarà il più semplice possibile.

Postazione di lavoro, sala riunioni o parcheggio per visitatori

1. Prenotare per un visitatore
2. Selezionare il visitatore o crearne uno nuovo
3. Selezionare postazione di lavoro, sala riunioni o parcheggio
4. Seguire il normale processo di prenotazione
5. Salvare
6. Il visitatore selezionato riceve, se necessario, una notifica via e-mail con tutti i dettagli della prenotazione e può accedere alla piantina live tramite un link. In questo modo, il visitatore può trovare autonomamente la risorsa prenotata dopo la registrazione.
7. La prenotazione dell'ospite viene ora visualizzata nella panoramica personale delle prenotazioni

Gli inviti e le prenotazioni per gli ospiti possono essere effettuati anche dall'area amministrativa. Qui è disponibile anche una panoramica giornaliera e generale delle prenotazioni degli ospiti.

Opzioni di impostazione per gli inviti ai visitatori

L'area di amministrazione consente di visualizzare e gestire tutti gli inviti ai visitatori. Da qui è possibile apportare modifiche ai dettagli della prenotazione o dell'ospite anche in un secondo momento, oltre a consultare una panoramica di tutti i visitatori dell'azienda. In questo modo, non è necessario inserire nuovamente i visitatori ricorrenti ogni volta.
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Oltre all'attivazione generale del modulo, è possibile gestire se gli utenti che effettuano le prenotazioni debbano avere diritti di amministrazione sugli inviti. La responsabilità può quindi essere suddivisa o limitata a un amministratore.
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Anche la consultazione del database dei visitatori condiviso tra gli utenti può essere limitata. In questo modo, gli utenti possono vedere e selezionare solo i profili dei visitatori che hanno creato personalmente.
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Nelle impostazioni è inoltre possibile memorizzare e modificare il testo di benvenuto dell'e-mail, i campi obbligatori da compilare o i documenti rilevanti per il visitatore.

Oltre agli inviti ai visitatori, da qui è possibile abilitare anche il terminale kiosk opzionale e l'opzione per il digital signage.

Terminale kiosk e digital signage

Grazie al terminale kiosk opzionale e al relativo digital signage, l'accoglienza nel giorno della visita diventa rapida e semplice.

Il terminale kiosk rende la registrazione digitale dei visitatori particolarmente semplice. Gli ospiti invitati inseriscono il proprio codice personale, integrano le informazioni mancanti se necessario e completano la registrazione direttamente in loco.

L'ingresso funge quindi da seconda interfaccia per la registrazione e assolve diverse funzioni:

Acquisizione dei dati dei visitatori:

Qualora non tutti i dati dei visitatori fossero stati inseriti in anticipo, è possibile integrarli facoltativamente presso il terminale kiosk. In questo modo, ogni visitatore viene registrato in modo dettagliato e può inserire personalmente le proprie informazioni.

Compilazione di documenti importanti:

Se alcuni documenti importanti sono stati dimenticati in anticipo o se ne sono stati aggiunti di nuovi tra l'invito e l'arrivo, è possibile firmarli digitalmente durante il processo di registrazione.

L'opzione di digital signage consente di acquisire firme direttamente e senza carta. Esempi includono termini e condizioni generali, accordi di riservatezza (NDA) o informazioni sulla protezione o sul trattamento dei dati. Ciò consente di risparmiare tempo e spazio, semplificando l'intero processo di accoglienza senza violare le normative o trascurare informazioni importanti.

Protezione dei dati dei visitatori

Con Flexopus beneficiate della protezione dei dati conforme al GDPR. Questa è di fondamentale importanza non solo per la gestione dei dati degli utenti e dell'azienda, ma anche per l'accoglienza di soggetti esterni e l'utilizzo della gestione dei visitatori. I dati personali memorizzati vengono quindi conservati esclusivamente per scopi specifici.

Flexopus è ospitato in Germania e tutti i dati vengono salvati esclusivamente sui server di Hetzner GmbH in Baviera. Sia Hetzner GmbH che Flexopus sono certificati ISO27001. Di conseguenza, tutti i processi sono conformi ai più elevati standard di sicurezza IT e ai sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni.

Grazie al terminale kiosk e al digital signage, non proteggete solo i dati dei visitatori, ma anche i vostri. In caso di argomenti sensibili, è possibile firmare e acquisire digitalmente un accordo di riservatezza direttamente all'accoglienza. I dettagli aziendali interni rimangono così protetti, senza dover rinunciare alla possibilità di una visita di persona.

È possibile limitare nel tempo la memorizzazione dei dati di analisi basati sull'utente per la registrazione dei visitatori. In questo modo, godrete della massima flessibilità e potrete soddisfare le esigenze di ogni visitatore.

Vantaggi di una gestione dei visitatori

Ecco una panoramica dei vantaggi della gestione dei visitatori di Flexopus:

Invito ai visitatori: Gli esterni possono essere facilmente invitati in ufficio tramite notifica e-mail. Riceveranno tutti i dettagli di prenotazione necessari e il loro codice di ingresso personale. Inoltre, possono compilare documenti importanti già in anticipo.

Elenco digitale dei visitatori: Come amministratore, manterrete il controllo su tutti i visitatori presenti. Insieme all'elenco degli utenti, è possibile ricostruire chi era presente in ufficio e in quale momento.

Check-in/Check-out: La funzione di check-in ha lo stesso scopo di quella per gli utenti standard. Consente di verificare la fascia oraria di arrivo dei visitatori invitati, garantendo l'accesso solo a chi dispone di un invito ufficiale.

Terminal Kiosk: Un tablet viene utilizzato per rendere la registrazione dei visitatori il più semplice possibile. Gli ospiti invitati possono effettuare il check-in senza sforzo tramite il codice di invito, risparmiando carta e tempo al personale.

Digital Signage: Documenti importanti o riservati possono essere firmati digitalmente direttamente in loco. In questo modo, la raccolta del consenso dei visitatori avviene in modo semplice e senza l'uso di carta.

Oltre alla gestione digitale dei visitatori, Flexopus offre ulteriori moduli per un Workplace Management unificato. Con il software di desk sharing i dipendenti possono prenotare postazioni in modo flessibile, mentre il software di prenotazione sale e il sistema di prenotazione parcheggi digitale semplificano la gestione di sale riunioni e posti auto aziendali. Inoltre, il software di asset management consente una gestione digitale dell'inventario, il modulo catering e servizi di facility l'organizzazione dei servizi d'ufficio e i display per sale riunioni una visualizzazione trasparente dell'occupazione degli spazi. Flexopus unisce così tutte le funzioni essenziali per l'ufficio moderno in un'unica piattaforma centrale.

Conclusione

Con la gestione visitatori di Flexopus, l'intero processo viene digitalizzato, ottimizzato e reso più efficiente. Dal semplice invito via e-mail al check-in rapido e fluido, fino alla firma digitale di documenti importanti: il sistema offre una soluzione flessibile e professionale per l'accoglienza e la gestione dei vostri ospiti.

Dalla registrazione digitale dei visitatori fino alla loro archiviazione, Flexopus supporta le aziende nel rendere i processi di accoglienza paperless, trasparenti e sicuri.

La gestione degli utenti convince non solo per la sua facilità d'uso, ma anche per i massimi standard di sicurezza e l'archiviazione dei dati conforme al GDPR. Mantenete sempre il pieno controllo sui flussi di visitatori e potete definire regole di accesso individuali. Inoltre, la digitalizzazione riduce il carico di lavoro amministrativo manuale, minimizza le fonti di errore e garantisce una documentazione trasparente di tutti i movimenti dei visitatori.

Che si tratti di piccole imprese o grandi aziende, con Flexopus l'accoglienza degli ospiti diventa più semplice, intelligente e professionale, mantenendo al contempo un flusso di lavoro moderno e innovativo.