Postazioni di lavoro flessibili: concetto, vantaggi e svantaggi

Le postazioni di lavoro flessibili sostituiscono l'assegnazione fissa dei posti con uno spazio utilizzato in base alle necessità. L'articolo illustra i modelli più comuni, dal desk sharing alle home zone, confronta vantaggi e svantaggi e indica per quali aziende è adatto questo concetto. Fattori decisivi sono l'attrezzatura adeguata, regole chiare e un sistema di prenotazione che renda visibili i posti disponibili.

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Cosa sono le postazioni di lavoro flessibili?

Per postazione di lavoro flessibile si intende una scrivania che non è assegnata in modo permanente a una persona specifica. I dipendenti scelgono il proprio posto in base alle attività, alla presenza e alla disponibilità. Questa definizione distingue il modello dal classico ufficio individuale, in cui ogni persona occupa una scrivania fissa con i propri oggetti personali.

Il concetto di postazioni di lavoro flessibili comprende molto più delle semplici scrivanie. Include anche aree riservate per il lavoro concentrato, sale riunioni, cabine telefoniche e spazi per lo scambio informale. Un ufficio con postazioni flessibili offre quindi diverse zone tra cui spostarsi nel corso della giornata.

Il modello è particolarmente diffuso nelle aziende con forme di lavoro ibride. Chi è in ufficio in media solo tre giorni su cinque non ha bisogno di una scrivania riservata in modo permanente. Da questa osservazione nasce l'idea di base: vengono messe a disposizione meno postazioni rispetto al numero di persone impiegate nella sede.

Quali tipi di postazioni di lavoro flessibili esistono?

Nella pratica si sono affermate diverse varianti:

1. Desk sharing: più persone condividono un pool di postazioni. La prenotazione avviene in anticipo, solitamente tramite un'app. L'impatto del modello nella quotidianità è descritto nella voce del glossario su Desk sharing.
2. Hot desking: le postazioni vengono occupate senza prenotazione preventiva, secondo il principio della libera disponibilità. La voce del glossario su Hot desking chiarisce le differenze rispetto al desk sharing.
3. Activity Based Working: la scelta della postazione dipende dall'attività da svolgere. Per il lavoro concentrato sono disponibili zone silenziose, mentre per il confronto sono previste aree aperte.
4. Homezone: ogni reparto dispone di un'area dedicata all'interno della quale la scelta della postazione è libera. Questo modello coniuga flessibilità e vicinanza al team.
5. Assegnazione fissa come eccezione: alcuni ruoli mantengono una scrivania assegnata, ad esempio in presenza di particolari esigenze ergonomiche o di una presenza costante in ufficio.
6. Lavoro mobile e smart working: il luogo di lavoro si sposta temporaneamente fuori dall'ufficio, venendo integrato come parte integrante del concetto complessivo.

La maggior parte delle aziende combina diverse di queste modalità invece di limitarsi a una sola.

Perché le aziende introducono postazioni di lavoro flessibili?

Il motivo principale è l'ottimizzazione dell'occupazione degli spazi. A causa dello smart working, dei contratti part-time, delle ferie, delle malattie e delle trasferte, molte scrivanie rimangono vuote per gran parte della settimana, nonostante il canone di locazione continui a gravare sull'intera superficie.

A ciò si aggiungono ulteriori motivazioni:

• Adeguamento dello spazio ufficio al fabbisogno reale e riduzione dei costi di affitto
• Trasformazione delle scrivanie inutilizzate in aree per riunioni o per il lavoro focalizzato
• Maggiore attrattività come datore di lavoro, poiché i modelli flessibili sono ormai un requisito richiesto soprattutto dai dipendenti più giovani
• Collaborazione interfunzionale favorita dal cambio costante dei vicini di scrivania
• Preparazione alla crescita, poiché è possibile accogliere nuovo personale senza dover ampliare la superficie

Quali sono i vantaggi delle postazioni di lavoro flessibili?

I vantaggi delle postazioni flessibili riguardano sia le aziende che i dipendenti:

• Migliore utilizzo degli spazi e conseguente riduzione dei costi per singola postazione
• Libera scelta dell'ambiente in base al compito da svolgere
• Maggiore scambio spontaneo grazie al cambio frequente dei vicini di scrivania
• Ambienti più ordinati, dato che la regola della scrivania pulita (clean desk) è parte integrante del modello
• Dati affidabili sull'utilizzo, a condizione che le prenotazioni vengano registrate digitalmente
• Integrazione più semplice di nuovi team e sedi, poiché non è necessario modificare alcun piano di seduta fisso

Quali sono gli svantaggi e le sfide?

Gli svantaggi delle postazioni di lavoro flessibili vengono spesso sottovalutati in fase di pianificazione:

• Mancanza di certezza: senza un sistema di prenotazione, non è chiaro se al mattino ci sarà un posto libero.
• Tempo perso nella ricerca: chi non trova il proprio team perde tempo e percepisce la giornata in ufficio come meno produttiva.
• Perdita dell'ambiente personale: la rinuncia alla propria scrivania fissa viene vissuta da una parte del personale come una privazione.
• Ergonomia: le scrivanie e le sedie regolabili in altezza devono essere reimpostate ogni giorno.
• Igiene e ordine: gli spazi condivisi richiedono regole chiare per la pulizia.
• Codeterminazione: l'introduzione è solitamente soggetta a codeterminazione e, inoltre, i dati sulle presenze sono di natura personale.

Confrontando i vantaggi e gli svantaggi delle postazioni di lavoro flessibili, si ottiene il seguente quadro:

Quali sono i prerequisiti per le postazioni di lavoro flessibili?

Affinché il modello funzioni nella quotidianità, sono necessari tre elementi fondamentali.

Dotazione

• Soluzioni di docking e monitor uniformi, affinché ogni postazione sia immediatamente utilizzabile
• Scrivanie regolabili in altezza e sedie ergonomiche facili da regolare
• Armadietti chiudibili a chiave per gli oggetti personali
• Prese elettriche a sufficienza e una rete Wi-Fi stabile in tutte le zone
• Aree acusticamente isolate per telefonate e videoconferenze
• Segnaletica e numerazione chiara di tutte le postazioni di lavoro

Regole

• Una politica di "scrivania pulita" (clean desk) che definisca le condizioni in cui lasciare la postazione al termine dell'utilizzo
• Accordi vincolanti sui periodi di prenotazione e sulla gestione dei no-show
• Giornate di presenza stabilite per team, per garantire la possibilità di coordinamento in sede
• Un accordo aziendale che copra la protezione dei dati e la cogestione

Tecnologia

La tecnologia per le postazioni di lavoro flessibili serve innanzitutto a rendere visibile la disponibilità e vincolanti le prenotazioni. Ciò include un sistema di prenotazione con visualizzazione della planimetria, l'integrazione con calendari e servizi di directory, l'acquisizione delle assenze dal sistema HR e l'analisi del tasso di occupazione.

Per quali aziende sono adatte le postazioni di lavoro flessibili?

Non tutte le organizzazioni ne traggono lo stesso vantaggio. Come regola generale: maggiore è la fluttuazione delle presenze, maggiore è l'effetto positivo. Le postazioni flessibili in ufficio sono particolarmente vantaggiose se si verificano diverse delle seguenti condizioni:

• Una parte significativa del personale lavora regolarmente in mobilità o da casa.
• La presenza è distribuita in modo non uniforme durante la settimana, ad esempio con un'alta affluenza il martedì e una bassa il venerdì.
• Esistono ruoli che prevedono frequenti appuntamenti esterni, ad esempio nelle vendite o nella consulenza.
• L'azienda è in crescita e altrimenti dovrebbe affittare spazi aggiuntivi.
• Diverse sedi vengono utilizzate dagli stessi team.

Il modello è meno adatto laddove le postazioni di lavoro sono legate a macchinari, attrezzature di laboratorio o particolari requisiti di sicurezza. Anche i ruoli che richiedono conversazioni costantemente riservate o un'ergonomia appositamente adattata mantengono solitamente una postazione assegnata. Nelle organizzazioni miste, è possibile implementare entrambe le varianti parallelamente, assegnando una parte dello spazio in modo fisso e lasciando il resto a prenotazione flessibile.

Come si possono organizzare le postazioni di lavoro flessibili?

I piccoli team possono inizialmente cavarsela con un foglio di calcolo condiviso. Tuttavia, con l'aumentare del numero di postazioni e sedi, l'onere di gestione cresce e le doppie prenotazioni diventano frequenti. A partire da circa 20 dipendenti in modelli ibridi, la soluzione più pratica è quindi un software di desk sharing . Questo mostra le postazioni libere su una planimetria interattiva, rende visibile chi è presente in ufficio in un determinato giorno e fornisce, tramite statistiche di occupazione , la base per prendere decisioni sugli spazi.

Noi di Flexopus supportiamo regolarmente tali implementazioni e consigliamo di iniziare con un rapporto di desk sharing di circa 1,2, aumentandolo solo dopo diversi mesi sulla base dell'occupazione rilevata. Un'azienda manifatturiera con circa 250 dipendenti in una sede ha ridotto in questo modo le postazioni da 240 a 180, trasformando lo spazio liberato in sale riunioni e aree per il lavoro focalizzato, senza che mancassero posti nei giorni di picco.

Ulteriori indicazioni sull'implementazione sono disponibili negli articoli sui vantaggi delle postazioni di lavoro flessibili tramite il desk sharing e sull' efficienza degli spazi in ufficio.

Conclusione

Le postazioni di lavoro flessibili non sono solo un modello di risparmio, ma un modo diverso di utilizzare lo spazio in ufficio. Riducono i costi per postazione e creano spazio per zone che mancano nel layout classico. Allo stesso tempo, richiedono regole chiare, attrezzature adeguate e un sistema che indichi in modo vincolante la disponibilità. L'esperienza dimostra che le aziende che preparano questi tre punti introducono il modello senza particolari attriti.