Gestisci le sale conferenze con il sistema di prenotazione sale Flexopus
Prenota le tue sale conferenze con Flexopus in pochi semplici passaggi e collega il tuo calendario Outlook per abilitare la sincronizzazione bidirezionale dei sistemi di prenotazione delle sale: semplice, intuitivo e senza interruzioni!
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Già in uso in oltre 4.000 uffici!
Come funziona il sistema di prenotazione delle sale Flexopus
Le principali funzionalità del software di prenotazione delle stanze
Visualizzazione delle prenotazioni e statistiche
Le planimetrie interattive consentono di visualizzare tutte le prenotazioni delle camere esistenti o di effettuarne di nuove direttamente. Inoltre, l'occupazione di ogni stanza, minuto per minuto, viene visualizzata tramite una mappa termica.
Segnaletica elettronica per porte
Il componente aggiuntivo Flexopus Digital Signage consente di utilizzare i cartelli elettronici sulle porte per visualizzare il livello di occupazione delle sale conferenze. Oltre alla visualizzazione delle prenotazioni, è possibile effettuare prenotazioni spontanee e ad hoc per le sale riunioni anche tramite i sistemi a chiosco.
Servizio di catering
Ordina comodamente caffè e torta per le tue riunioni tramite il modulo del servizio di catering. Gli ordini possono essere gestiti facilmente in Flexopus e vengono inoltrati direttamente al fornitore di servizi responsabile.
Integrazioni senza soluzione di continuità
Sincronizza le prenotazioni delle sale riunioni da Microsoft o Google con Flexopus. Ciò consente di valutare le prenotazioni, visualizzarle sui cartelli elettronici sulle porte e registrarne la presenza tramite Flexopus. Inoltre, è possibile creare e gestire eventi.
Modulo di check-in
Le sale riunioni sono spesso riservate per appuntamenti regolari, che di solito non vengono cancellati o si svolgono solo online. Grazie al modulo di check-in, le sale riunioni non utilizzate possono essere automaticamente liberate se i partecipanti non confermano la propria presenza in loco.
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I vantaggi del software di prenotazione camere
Ospitato in Germania
Per garantire la sicurezza dei dati, Flexopus è ospitato in Germania su server dedicati di Hetzner Online GmbH.
Certificato ISO 27001
Flexopus è certificata da TÜV Rheinland secondo la norma ISO 27001:2022 e offre pertanto una sicurezza informatica certificata per la vostra azienda.
Modello di fatturazione equo
La nostra fatturazione è trasparente e basata sulle risorse utilizzate anziché sul numero di utenti, una soluzione particolarmente utile per le aziende con molti dipendenti.
Onboarding rapido
Grazie alla sua struttura intuitiva, Flexopus è pronto all'uso in pochissimo tempo, così potrai iniziare a essere produttivo fin da subito.
Regole di prenotazione granulari
Definire diritti e regole precisi per team, sedi o singole risorse.
Integrazioni IoT
Collega Flexopus ad hardware intelligente come sensori o cartelli digitali per porte per una gestione degli spazi ancora più efficiente.
Per uffici di tutte le dimensioni
Che tu gestisca un piccolo ufficio o più sedi, Flexopus è personalizzabile in base alle tue esigenze.
Accessibilità
Il nostro software è progettato per essere ugualmente semplice e pienamente accessibile a tutti i dipendenti.
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I vantaggi del nostro sistema di prenotazione delle camere
Prenotazione della stanza in 3 passaggi
Prenotare una stanza con Flexopus è facile e richiede solo pochi istanti. Basta selezionare il periodo e la località desiderati e prenotare la tua stanza sulla mappa panoramica.
Prenotazione della stanza in 3 passaggi
Prenotare una stanza con Flexopus è facile e richiede solo pochi istanti. Basta selezionare il periodo e la località desiderati e prenotare la tua stanza sulla mappa panoramica.
Prenotazione immediata della stanza
Puoi effettuare facilmente prenotazioni ad hoc tramite l'app Flexopus o direttamente dal pannello elettronico, e cancellarle da lì. Ciò migliora ulteriormente la flessibilità d'uso delle sale riunioni e ne ottimizza la capienza.
Prenotazione immediata della stanza
Puoi effettuare facilmente prenotazioni ad hoc tramite l'app Flexopus o direttamente dal pannello elettronico, e cancellarle da lì. Ciò migliora ulteriormente la flessibilità d'uso delle sale riunioni e ne ottimizza la capienza.
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Segnaletica elettronica per porte
Collega il piano di occupazione delle tue stanze in Outlook con la segnaletica elettronica per porte Flexopus e trasforma senza sforzo il tuo ufficio in un ufficio intelligente. Con il modulo aggiuntivo Digital Signage puoi ampliare in modo efficiente il tuo ambiente di lavoro con la segnaletica digitale sulle porte.
Segnaletica elettronica per porte
Collega il piano di occupazione delle tue stanze in Outlook con la segnaletica elettronica per porte Flexopus e trasforma senza sforzo il tuo ufficio in un ufficio intelligente. Con il modulo aggiuntivo Digital Signage puoi ampliare in modo efficiente il tuo ambiente di lavoro con la segnaletica digitale sulle porte.
Servizio di ristorazione
I processi legati alla ristorazione possono essere gestiti in modo efficiente con Flexopus. Configura quali prodotti sono disponibili per i dipendenti e registra gli ordini di ristorazione direttamente da Flexopus. Questi ordini possono poi essere inoltrati internamente alla mensa o alla direzione dell'ufficio.
Servizio di ristorazione
I processi legati alla ristorazione possono essere gestiti in modo efficiente con Flexopus. Configura quali prodotti sono disponibili per i dipendenti e registra gli ordini di ristorazione direttamente da Flexopus. Questi ordini possono poi essere inoltrati internamente alla mensa o alla direzione dell'ufficio.
Check-in / Check-out
Le sale riunioni sono spesso riservate per appuntamenti regolari, che spesso non vengono cancellati o si svolgono solo online. Grazie al modulo di check-in, le stanze non utilizzate possono essere automaticamente liberate se i partecipanti non confermano la loro presenza in loco. Ciò è possibile tramite Outlook, l'app Flexopus o tramite codice QR.
Check-in / Check-out
Le sale riunioni sono spesso riservate per appuntamenti regolari, che spesso non vengono cancellati o si svolgono solo online. Grazie al modulo di check-in, le stanze non utilizzate possono essere automaticamente liberate se i partecipanti non confermano la loro presenza in loco. Ciò è possibile tramite Outlook, l'app Flexopus o tramite codice QR.
Gestione delle prenotazioni come amministratore
In qualità di amministratore, hai la possibilità di visualizzare, gestire ed eliminare tutte le prenotazioni delle sale riunioni. Opzionalmente, le prenotazioni sincronizzate da Microsoft Exchange Online e Google Calendar possono anche essere cancellate direttamente tramite Flexopus.
Gestione delle prenotazioni come amministratore
In qualità di amministratore, hai la possibilità di visualizzare, gestire ed eliminare tutte le prenotazioni delle sale riunioni. Opzionalmente, le prenotazioni sincronizzate da Microsoft Exchange Online e Google Calendar possono anche essere cancellate direttamente tramite Flexopus.
Utilizzo e analisi in un'unica app
Oltre alla gestione operativa delle sale e alla prenotazione delle sale conferenze e di altri oggetti, con Flexopus puoi analizzare in dettaglio l'utilizzo delle tue sale riunioni. Le decisioni future sulla progettazione delle aree potranno quindi essere prese anche sulla base dei dati.
Utilizzo e analisi in un'unica app
Oltre alla gestione operativa delle sale e alla prenotazione delle sale conferenze e di altri oggetti, con Flexopus puoi analizzare in dettaglio l'utilizzo delle tue sale riunioni. Le decisioni future sulla progettazione delle aree potranno quindi essere prese anche sulla base dei dati.
Integrazioni intelligenti con lo strumento di prenotazione sale Flexopus
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Domande e risposte
Come funziona la prenotazione delle stanze con Flexopus?
Sì, Flexopus consente di creare prenotazioni ricorrenti, ad esempio per riunioni regolari. Puoi decidere tu la frequenza e il periodo delle prenotazioni. Inoltre, puoi definire l'attrezzatura o requisiti specifici, ad es. le dimensioni desiderate della stanza o l'attrezzatura tecnica. Flexopus ti informa anche su possibili conflitti all'interno della serie, in modo da trovare rapidamente stanze o orari alternativi.
Quali sono i vantaggi di prenotare sale conferenze con Flexopus?
Flexopus semplifica la gestione e la prenotazione delle sale conferenze tramite un'interfaccia utente intuitiva e la sincronizzazione in tempo reale, eliminando le doppie prenotazioni. L'integrazione con MS Outlook e altri calendari comuni garantisce un flusso di lavoro fluido, mentre funzionalità come i filtri per attrezzatura o posizione consentono una selezione mirata. Inoltre, Flexopus supporta modelli di lavoro ibridi promuovendo l'utilizzo ottimale degli spazi e fornendo preziose informazioni sull'impiego delle risorse.
Le modifiche alle stanze sono sincronizzate in Outlook e Flexopus?
Sì, le modifiche o le cancellazioni delle prenotazioni delle camere vengono sincronizzate automaticamente tra Flexopus e Outlook. In questo modo si garantisce che tutte le parti coinvolte siano sempre aggiornate e si evitano doppie prenotazioni. Contemporaneamente, la stanza liberata viene immediatamente visualizzata come nuovamente disponibile, in modo che altri colleghi possano utilizzarla. Questa sincronizzazione automatica fa risparmiare tempo e riduce notevolmente lo sforzo organizzativo.
Ho bisogno di software aggiuntivo per prenotare le sale di Outlook con Flexopus?
No, l'integrazione avviene tramite un componente aggiuntivo di Outlook distribuito nella tua azienda. Una volta installato, puoi prenotare le tue sale conferenze direttamente nel tuo familiare ambiente Outlook, senza dover installare strumenti aggiuntivi. Le prenotazioni vengono sincronizzate in modo bidirezionale con Flexopus per evitare doppie prenotazioni.
Post del blog sulla prenotazione delle stanze
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