Microsoft Exchange Online con Flexopus: sincronizzazione fluida delle prenotazioni delle sale

Cos'è la sincronizzazione con Microsoft Exchange Online?

L'integrazione tra Flexopus e Microsoft Exchange Online si basa sull'API di Microsoft Graph. Tramite questa interfaccia, i calendari delle risorse delle vostre sale riunioni vengono collegati a Flexopus. La sincronizzazione avviene in modo bidirezionale e in tempo reale:

• Le prenotazioni create in Microsoft Outlook appaiono automaticamente in Flexopus.
• Le prenotazioni effettuate in Flexopus vengono trasferite direttamente nel calendario delle risorse di Exchange.

Flexopus legge i dati rilevanti dell'appuntamento: nome, orario, partecipanti, descrizione, luogo e il link per la riunione online. L'integrazione è disponibile esclusivamente per la versione cloud di Microsoft Exchange (Exchange Online).

A cosa serve l'integrazione?

L'integrazione amplia la gestione degli spazi nella vostra organizzazione senza modificare il consueto processo di prenotazione in Outlook. I dipendenti possono continuare a prenotare le sale riunioni tramite Outlook e visualizzare contemporaneamente tali prenotazioni nel piano live di Flexopus. Inoltre, l'integrazione offre nuove possibilità:

• Sincronizzazione in sola lettura: i dipendenti continuano a prenotare in Outlook, ma vedono nel piano live di Flexopus chi ha occupato quale sala e quando – un'informazione che Outlook non sempre mostra.
• Prenotazioni ad hoc tramite display: con un display per sale riunioni, i dipendenti possono prenotare una sala disponibile direttamente in loco con pochi clic.
• Prenotazioni da parte di utenti esterni: le persone senza un account Microsoft 365 possono riservare sale tramite Flexopus senza necessità di una licenza O365.
• Catering e servizi: le prenotazioni possono essere collegate direttamente a ordini di catering o servizi di facility, anche tramite il componente aggiuntivo di Outlook.
• Analisi dell'occupazione: Flexopus fornisce statistiche di utilizzo e mappe di calore per valutare l'occupazione delle sale riunioni.

Quanto è semplice l'integrazione?

La configurazione dell'integrazione con Microsoft Exchange Online avviene direttamente nel pannello di amministrazione di Flexopus e non richiede complesse impostazioni tecniche. Come amministratore, collegate Flexopus al vostro account Microsoft con un clic e concedete le autorizzazioni necessarie tramite la pagina di autorizzazione Microsoft.

Nel passaggio successivo, collegate le sale riunioni desiderate in Flexopus alle relative cassette postali delle risorse di Exchange. Successivamente, la sincronizzazione si avvia automaticamente.

Facoltativamente, è possibile limitare l'accesso a determinate cassette postali tramite una policy di accesso alle applicazioni, ad esempio se l'integrazione deve riguardare solo una parte dell'organizzazione.

Pronti a iniziare? Una guida completa passo dopo passo per la configurazione è disponibile nel nostro Centro assistenza.

Quali sono i vantaggi dell'integrazione?

• Sincronizzazione bidirezionale in tempo reale: le prenotazioni da Outlook e Flexopus vengono allineate immediatamente; le doppie prenotazioni sono escluse poiché Microsoft Exchange funge da fonte centrale.
• Nessuna modifica ai processi esistenti: i dipendenti possono continuare a prenotare tramite Outlook come di consueto. Flexopus integra il processo, senza sostituirlo.
• Funzioni avanzate di gestione spazi: Flexopus offre opzioni aggiuntive come piano live, ricerca sale con planimetrie, segnaletica digitale e servizio catering.
• Trasparenza per tutti: nel piano live, i dipendenti vedono a colpo d'occhio chi ha prenotato quale sala e quando, anche se la prenotazione è avvenuta tramite Outlook.
• Supporto per utenti esterni: anche le persone senza licenza Microsoft 365 possono prenotare sale tramite Flexopus.
• Minimizzazione dei dati: Flexopus accede solo ai calendari delle sale riunioni collegate e, per le prenotazioni tramite Flexopus, ai calendari personali degli utenti. L'accesso può essere ulteriormente limitato tramite policy.
• Incluso nell'ambito delle prestazioni: l'integrazione è parte integrante di Flexopus e non comporta costi di licenza aggiuntivi.

Informazioni su Microsoft Exchange Online

Microsoft Exchange Online è una soluzione di messaggistica ospitata che offre le potenti funzionalità di Microsoft Exchange Server nel cloud. Gli utenti beneficiano dei servizi di posta elettronica, delle funzioni di calendario, dei contatti e della gestione delle attività, tutti accessibili via Internet. Supporta la collaborazione tramite caselle di posta condivise, calendari di gruppo e integrazione con le applicazioni Microsoft Teams e Office. Con misure di sicurezza complete, come il filtro anti-malware e antispam, Exchange Online garantisce la protezione dei dati e semplifica il rispetto dei requisiti di conformità.