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Microsoft Exchange Online-integratie
Synchroniseer vergaderruimtereserveringen tussen Microsoft Exchange Online en Flexopus met behulp van de Microsoft Graph API.
Hoe werkt de Flexopus Microsoft Exchange-integratie?
De Microsoft Exchange-integratie van Flexopus maakt gebruik van de Microsoft Graph API voor een efficiënte synchronisatie tussen uw Microsoft O365-resourcekalender en Flexopus-vergaderruimten. Met deze integratie kunt u afspraken bekijken in Microsoft O365 en tegelijkertijd boekingen maken in Flexopus, die automatisch in uw O365-agenda verschijnen. Deze functie is alleen beschikbaar voor de cloudversie van Microsoft Exchange, omdat de lokale versie de Graph API niet ondersteunt. Een belangrijk aspect van deze integratie is dat gebruikers, om boekingen te kunnen maken, ook toestemming moeten hebben om in Outlook te boeken. Flexopus wordt voornamelijk gebruikt voor het beheer van fysieke middelen en vult Outlook aan met functies zoals ad-hocboekingen van vergaderruimten, evaluaties van de kamerbezetting, digitale bewegwijzering, het zoeken naar kamers met kantoorplannen en cateringdiensten, terwijl het gebruikelijke boekingsproces in Outlook ongewijzigd blijft.
Informatie over Microsoft Exchange Online
Microsoft Exchange Online is een gehoste berichtenoplossing die de krachtige mogelijkheden van Microsoft Exchange Server in de cloud biedt. Gebruikers profiteren van e-maildiensten, agendafuncties, contactpersonen en taakbeheer, allemaal toegankelijk via het internet. Het ondersteunt samenwerking via gedeelde mailboxen, groepsagenda's en integratie met Microsoft Teams- en Office-toepassingen. Met uitgebreide beveiligingsmaatregelen, zoals antimalware- en antispamfiltering, zorgt Exchange Online ervoor dat uw gegevens worden beschermd en wordt het eenvoudiger om aan de nalevingsvereisten te voldoen.
Verdere integraties
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Fragen und Antworten
Welche Daten greift Flexopus aus Microsoft Exchange ab?
Flexopus liest aus den Ressourcenkalendern der Besprechungsräume folgende Termindaten: Terminname, Start- und Endzeit, Teilnehmer, Beschreibung, Ort und einen etwaigen Online-Meeting-Link. Für Buchungen, die über Flexopus ausgelöst werden, benötigt die Integration zusätzlich Zugriff auf den persönlichen Kalender des buchenden Nutzers. Der Zugriff kann optional per Anwendungszugriffsrichtlinie auf bestimmte Postfächer eingeschränkt werden.
Was passiert, wenn eine Buchung in Outlook gelöscht oder geändert wird?
Änderungen und Stornierungen in Outlook werden in Echtzeit an Flexopus übermittelt. Ob ein Termin verschoben, ein anderer Raum ausgewählt oder der Raum aus der Einladung entfernt wird – alle Szenarien werden unterstützt und sofort in Flexopus aktualisiert. Auch wiederkehrende Termine werden korrekt synchronisiert.
Können auch Nutzer ohne Microsoft 365-Konto Räume buchen?
Ja. Externe Nutzer ohne Microsoft 365-Lizenz können Räume über Flexopus oder ein Besprechungsraum-Display buchen. In diesem Fall bucht Flexopus den Ressourcenkalender direkt, ohne einen Eintrag im persönlichen Outlook-Kalender des Nutzers zu erstellen. Um externen Nutzern auch das Löschen ihrer Buchungen zu ermöglichen, kann die Option „Ressourcenbuchungsablehnung“ in den Integrationseinstellungen aktiviert werden.
Sind Doppelbuchungen möglich?
Nein. Microsoft Exchange Online fungiert als zentrale Datenquelle. Jede über Flexopus ausgelöste Buchung wird zunächst von Microsoft Exchange geprüft und bestätigt. Ist ein Raum bereits belegt, wird die Buchung abgelehnt. Doppelbuchungen sind dadurch technisch ausgeschlossen.
Funktioniert die Integration auch mit Microsoft Exchange On-Premise?
Die hier beschriebene Integration nutzt die Microsoft Graph API und ist daher ausschließlich mit der Cloud-Version (Exchange Online) kompatibel. Für On-Premise-Umgebungen bietet Flexopus eine separate Integration, die auf einem anderen technischen Weg funktioniert.