Microsoft Exchange Online met Flexopus: naadloos zaalreserveringen synchroniseren

Wat is de Microsoft Exchange Online-synchronisatie?

De integratie tussen Flexopus en Microsoft Exchange Online is gebaseerd op de Microsoft Graph API. Via deze interface worden de resource-agenda's van uw vergaderruimtes gekoppeld aan Flexopus. De synchronisatie verloopt bidirectioneel en in realtime:

• Reserveringen die in Microsoft Outlook worden gemaakt, verschijnen automatisch in Flexopus.
• Reserveringen die in Flexopus worden gemaakt, worden direct overgezet naar de Exchange-resource-agenda.

Flexopus leest hierbij de relevante afspraakgegevens uit: afspraaknaam, tijdsduur, deelnemers, beschrijving, locatie en de verwijzing naar een online vergaderlink. De integratie is uitsluitend beschikbaar voor de cloudversie van Microsoft Exchange (Exchange Online).

Waarvoor dient de integratie?

De integratie breidt het zaalbeheer in uw organisatie uit zonder het vertrouwde boekingsproces in Outlook te veranderen. Medewerkers kunnen vergaderruimtes blijven boeken via Outlook – en zien deze boekingen tegelijkertijd in het Flexopus Live-plan. Daarnaast biedt de integratie nieuwe mogelijkheden:

• Alleen-lezen-synchronisatie: Medewerkers boeken nog steeds in Outlook, maar zien in het Flexopus Live-plan wie wanneer welke ruimte bezet – informatie die Outlook zelf niet altijd toont.
• Ad-hoc-boekingen via display: Met een vergaderruimtedisplay kunnen medewerkers een beschikbare ruimte direct ter plaatse met enkele klikken boeken.
• Boekingen door externe gebruikers: Personen zonder Microsoft 365-account kunnen ruimtes reserveren via Flexopus, zonder dat hiervoor een O365-licentie nodig is.
• Catering & Services: Boekingen kunnen direct worden gekoppeld aan catering- of facilitaire opdrachten – ook via de Outlook-add-in.
• Zaalbezetting analyseren: Flexopus biedt gebruiksstatistieken en heatmaps om de bezetting van vergaderruimtes te evalueren.

Hoe eenvoudig is de integratie?

De inrichting van de Microsoft Exchange Online-integratie gebeurt direct in het Flexopus Admin-paneel en vereist geen complexe technische configuratie. Als beheerder koppelt u Flexopus met één klik aan uw Microsoft-account en verleent u de benodigde machtigingen via de Microsoft-autorisatiepagina.

In de volgende stap koppelt u de gewenste vergaderruimtes in Flexopus aan de bijbehorende Exchange-resourcepostvakken. Daarna start de synchronisatie automatisch.

Optioneel kunt u de toegang via een applicatietoegangsbeleid beperken tot specifieke postvakken – bijvoorbeeld als de integratie alleen voor een deel van uw organisatie moet gelden.

Klaar om te beginnen? Een volledige stapsgewijze handleiding voor de installatie vindt u in ons Helpcentrum.

Wat zijn de voordelen van de integratie?

• Bidirectionele realtime-synchronisatie: Boekingen uit Outlook en Flexopus worden direct afgestemd – dubbele boekingen zijn uitgesloten, aangezien Microsoft Exchange als centrale bron dient.
• Geen verandering van bestaande processen: Medewerkers kunnen zoals gebruikelijk blijven boeken via Outlook. Flexopus vult het proces aan, maar vervangt het niet.
• Uitgebreide functies voor zaalbeheer: Flexopus biedt extra mogelijkheden zoals een Live-plan, zaalzoeken met plattegronden, digitale bewegwijzering en cateringservice.
• Transparantie voor iedereen: In het Live-plan zien medewerkers in één oogopslag wie welke ruimte wanneer heeft geboekt – ook als de boeking via Outlook verliep.
• Ondersteuning voor externe gebruikers: Ook personen zonder Microsoft 365-licentie kunnen ruimtes boeken via Flexopus.
• Dataminimalisatie: Flexopus heeft alleen toegang tot de agenda's van de gekoppelde vergaderruimtes en – voor boekingen via Flexopus – tot de persoonlijke agenda's van de boekende gebruikers. De toegang kan aanvullend per beleid worden beperkt.
• Inbegrepen in het pakket: De integratie is onderdeel van Flexopus en brengt geen extra licentiekosten met zich mee.

Informatie over Microsoft Exchange Online

Microsoft Exchange Online is een gehoste berichtenoplossing die de krachtige mogelijkheden van Microsoft Exchange Server in de cloud biedt. Gebruikers profiteren van e-maildiensten, agendafuncties, contactpersonen en taakbeheer, allemaal toegankelijk via het internet. Het ondersteunt samenwerking via gedeelde mailboxen, groepsagenda's en integratie met Microsoft Teams- en Office-toepassingen. Met uitgebreide beveiligingsmaatregelen, zoals antimalware- en antispamfiltering, zorgt Exchange Online ervoor dat uw gegevens worden beschermd en wordt het eenvoudiger om aan de nalevingsvereisten te voldoen.