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Microsoft Exchange Online mit Flexopus: Raumbuchungen nahtlos synchronisieren
Synchronize meeting room bookings between Microsoft Exchange Online and Flexopus using the Microsoft Graph API.
How does the Flexopus Microsoft Exchange integration work?
The Flexopus Microsoft Exchange Integration uses the Microsoft Graph API to enable efficient synchronization between your Microsoft O365 resource calendar and Flexopus meeting rooms. This integration allows you to view appointments in Microsoft O365 and simultaneously make bookings in Flexopus, which automatically appear in your O365 calendar. This feature is only available for the cloud version of Microsoft Exchange, as the on-premises version does not support the Graph API. A key aspect of this integration is that in order to make bookings, users must also have permission to book in Outlook. Flexopus is primarily used to manage physical resources and complements Outlook with features such as ad-hoc bookings of meeting rooms, room occupancy reports, digital signage, room searches with office plans, and catering services, while the familiar booking process in Outlook remains unchanged.
About Microsoft Exchange Online
Microsoft Exchange Online is a hosted messaging solution that delivers the powerful capabilities of Microsoft Exchange Server in the cloud. Users benefit from email services, calendar functions, contacts and task management, all accessible via the Internet. It supports collaboration through shared mailboxes, group calendars, and integration with Microsoft Teams and Office applications. With extensive security measures, such as anti-malware and anti-spam filtering, Exchange Online ensures the protection of your data and makes it easier to meet compliance requirements.
Further integrations
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Fragen und Antworten
Welche Daten greift Flexopus aus Microsoft Exchange ab?
Flexopus liest aus den Ressourcenkalendern der Besprechungsräume folgende Termindaten: Terminname, Start- und Endzeit, Teilnehmer, Beschreibung, Ort und einen etwaigen Online-Meeting-Link. Für Buchungen, die über Flexopus ausgelöst werden, benötigt die Integration zusätzlich Zugriff auf den persönlichen Kalender des buchenden Nutzers. Der Zugriff kann optional per Anwendungszugriffsrichtlinie auf bestimmte Postfächer eingeschränkt werden.
Was passiert, wenn eine Buchung in Outlook gelöscht oder geändert wird?
Änderungen und Stornierungen in Outlook werden in Echtzeit an Flexopus übermittelt. Ob ein Termin verschoben, ein anderer Raum ausgewählt oder der Raum aus der Einladung entfernt wird – alle Szenarien werden unterstützt und sofort in Flexopus aktualisiert. Auch wiederkehrende Termine werden korrekt synchronisiert.
Können auch Nutzer ohne Microsoft 365-Konto Räume buchen?
Ja. Externe Nutzer ohne Microsoft 365-Lizenz können Räume über Flexopus oder ein Besprechungsraum-Display buchen. In diesem Fall bucht Flexopus den Ressourcenkalender direkt, ohne einen Eintrag im persönlichen Outlook-Kalender des Nutzers zu erstellen. Um externen Nutzern auch das Löschen ihrer Buchungen zu ermöglichen, kann die Option „Ressourcenbuchungsablehnung“ in den Integrationseinstellungen aktiviert werden.
Sind Doppelbuchungen möglich?
Nein. Microsoft Exchange Online fungiert als zentrale Datenquelle. Jede über Flexopus ausgelöste Buchung wird zunächst von Microsoft Exchange geprüft und bestätigt. Ist ein Raum bereits belegt, wird die Buchung abgelehnt. Doppelbuchungen sind dadurch technisch ausgeschlossen.
Funktioniert die Integration auch mit Microsoft Exchange On-Premise?
Die hier beschriebene Integration nutzt die Microsoft Graph API und ist daher ausschließlich mit der Cloud-Version (Exchange Online) kompatibel. Für On-Premise-Umgebungen bietet Flexopus eine separate Integration, die auf einem anderen technischen Weg funktioniert.