Group management with Flexopus
With Flexopus Group Management, you can map department and group affiliations within your workforce. This enables a variety of functions such as access authorizations, booking limitations and much more.
Assign users to groups
Create user groups in Flexopus and link user profiles to groups as administrators or group managers. Groups can be used in the application for access control and booking arrangements.
Gruppen mit Büros verknüpfen
Blenden Sie mithilfe der Gruppenfunktion gewisse Gebäude und Etagen für spezifische Gruppen aus und verhindern Sie somit fehlerhafte Buchungen. Gibt es in Ihrem Gebäude beispielsweise eine gesamte Etage für die HR-Abteilung, welche mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeitet, können Sie diese Etage auch nur für Gruppenangehörige der HR freigeben.
Linking groups to objects
Decide which groups (or departments) are allowed to book which workstations, parking spaces or meeting rooms. For example, if your office has special workstations for graphic artists and designers with color-accurate monitors and graphics tablets, you can also make these spaces available only to employees from the “Graphics” user group.
Flexopus Note!
Sie können auch eine mehrfache Zurdnung von Benutzergruppen konfigurieren. Ein Benutzer kann gleichzeitig in mehrere Gruppen Mitglied sein. Die Benutzergruppen können Sie auch mit mehrere Ressourcen und Etagen verknüpfen. Eine mehfache Gruppenzuodnung pro Ressource (Arbeitsplatz, Parkplatz oder Besprechungsraum) ist ebenfalls möglich. Entscheiden Sie als Administrator wer und wo buchen kann!
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We will guide you through the application during a joint appointment.
Home zones with access management
How does group management work?
Using user groups, you can decide granularly which employees are allowed to view and book objects in specific areas. Flexopus' intuitive management and integration options allow you to easily determine and distribute access authorizations as an administrator or group manager.
- Access authorizations: Group assignment can be used to determine authorizations at office, floor and object level.
- Local groups in Flexopus: User groups can be created locally in the Flexopus application. Members of the group can be edited in Flexopus.
- Synchronize external groups: User groups can also be synchronized from an IDP (e.g.: Azure AD, Okta, ADFS) using SCIM or as a SAML2 attribute. Members of external groups are stored in Flexopus as “read only”.
Manage groups externally with SCIM
Easily synchronize user groups from your identity provider platform (e.g. Azure Active Directory) with Flexopus and save yourself the hassle of manually grouping and managing users. All you need is the Flexopus add-on module for SSO and SCIM.
Gruppen mit CSV & XLSX verwalten
Benutzerprofile können auch als CSV und XLSC Datei importiert und exportiert werden. Attribute wie Benutzergruppen, Abteilungszugehörigkeit, Funktion, Beschreibung und Name können einfach in tabellarischer Form verwaltet werden, falls Sie keinen Identity Manager Platform (wie Azure Active Directory) verwenden oder anbinden möchten.
Determine group manager
Users with the role “Group Manager”, for example the team leader or their assistants, can carry out administrative tasks in group management and add or remove employees to groups. On the other hand, you have the option of making bookings for other employees and groups.
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Manage rights and roles
Flexopus offers comprehensive rights and role management. Depending on the role, the rights vary from simple booking of objects to access to the backend to administrative tasks such as managing people, locations or the global configuration of the software.
