Microsoft Exchange Online et Flexopus : synchronisez vos réservations de salles en toute fluidité

Qu'est-ce que la synchronisation Microsoft Exchange Online ?

L'intégration entre Flexopus et Microsoft Exchange Online repose sur l'API Microsoft Graph. Cette interface connecte les calendriers de ressources de vos salles de réunion à Flexopus. La synchronisation est bidirectionnelle et s'effectue en temps réel :

• Les réservations créées dans Microsoft Outlook apparaissent automatiquement dans Flexopus.
• Les réservations effectuées dans Flexopus sont directement transmises au calendrier de ressources Exchange.

Flexopus récupère les données pertinentes : nom de la réunion, créneau horaire, participants, description, lieu et lien vers la réunion en ligne. L'intégration est disponible exclusivement pour la version cloud de Microsoft Exchange (Exchange Online).

À quoi sert cette intégration ?

Cette intégration améliore la gestion des salles au sein de votre organisation sans modifier le processus de réservation habituel dans Outlook. Les collaborateurs peuvent continuer à réserver via Outlook tout en visualisant ces réservations sur le plan interactif Flexopus. De plus, elle offre de nouvelles possibilités :

• Synchronisation en lecture seule : les collaborateurs réservent dans Outlook et voient dans le plan Flexopus qui occupe quelle salle, une information pas toujours visible dans Outlook.
• Réservations ad hoc sur écran : grâce à un écran de salle, les collaborateurs réservent un espace disponible sur place en quelques clics.
• Réservations par des utilisateurs externes : les personnes sans compte Microsoft 365 peuvent réserver via Flexopus sans licence O365.
• Traiteur et services : les réservations peuvent être liées à des commandes de services, même via le complément Outlook.
• Analyse de l'occupation : Flexopus fournit des statistiques et des cartes thermiques pour évaluer l'utilisation des salles.

L'intégration est-elle simple ?

La configuration de l'intégration Microsoft Exchange Online s'effectue directement dans le panneau d'administration Flexopus sans paramétrage technique complexe. En tant qu'administrateur, vous connectez Flexopus à votre compte Microsoft en un clic et accordez les autorisations nécessaires via la page d'autorisation Microsoft.

Ensuite, vous associez les salles de réunion souhaitées dans Flexopus aux boîtes aux lettres de ressources Exchange correspondantes. La synchronisation démarre alors automatiquement.

Vous pouvez éventuellement restreindre l'accès à certaines boîtes aux lettres via une stratégie d'accès aux applications, par exemple si l'intégration ne doit concerner qu'une partie de votre organisation.

Prêt à vous lancer ? Vous trouverez un guide étape par étape complet pour la configuration dans notre centre d'aide.

Quels sont les avantages de cette intégration ?

• Synchronisation bidirectionnelle en temps réel : les réservations Outlook et Flexopus sont immédiatement alignées, évitant les doublons grâce à Microsoft Exchange comme source centrale.
• Aucun changement de processus : les collaborateurs continuent de réserver via Outlook. Flexopus complète le processus sans le remplacer.
• Fonctions avancées : Flexopus propose des outils comme le plan interactif, la recherche de salles, la signalétique numérique et les services de traiteur.
• Transparence totale : le plan interactif permet de voir en un coup d'œil qui a réservé quelle salle, même via Outlook.
• Support des utilisateurs externes : les personnes sans licence Microsoft 365 peuvent réserver via Flexopus.
• Minimisation des données : Flexopus accède uniquement aux calendriers des salles liées et, pour les réservations via Flexopus, aux calendriers des utilisateurs. L'accès peut être restreint par stratégie.
• Inclus dans l'offre : l'intégration fait partie intégrante de Flexopus et n'entraîne aucun coût de licence supplémentaire.

À propos de Microsoft Exchange Online

Microsoft Exchange Online est une solution de messagerie hébergée qui fournit les puissantes fonctionnalités de Microsoft Exchange Server dans le cloud. Les utilisateurs bénéficient de services de messagerie, de fonctions de calendrier, de contacts et de gestion des tâches, tous accessibles via Internet. Il prend en charge la collaboration via des boîtes aux lettres partagées, des calendriers de groupe et l'intégration avec Microsoft Teams et les applications Office. Grâce à des mesures de sécurité complètes, telles que le filtrage des programmes malveillants et du courrier indésirable, Exchange Online garantit la protection de vos données et facilite le respect des exigences de conformité.