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Integración de Microsoft Exchange Online
Sincronice las reservas de salas de reuniones entre Microsoft Exchange Online y Flexopus mediante la API de Microsoft Graph.
¿Cómo funciona la integración de Flexopus con Microsoft Exchange?
La integración de Flexopus con Microsoft Exchange utiliza la API de Microsoft Graph para proporcionar una sincronización eficiente entre su calendario de recursos O365 de Microsoft y las salas de reuniones de Flexopus. Esta integración le permite ver las citas en Microsoft O365 y hacer reservas simultáneamente en Flexopus, que aparecen automáticamente en su calendario de O365. Esta función solo está disponible para la versión en la nube de Microsoft Exchange, ya que la versión local no admite la API Graph. Un aspecto importante de esta integración es que, para poder hacer reservas, los usuarios también deben tener permiso para reservar en Outlook. Flexopus se utiliza principalmente para gestionar los recursos físicos y complementa Outlook con funciones como la reserva ad hoc de salas de reuniones, la evaluación de la ocupación de las salas, la señalización digital, la búsqueda de habitaciones con planos de oficinas y servicios de catering, sin modificar el proceso de reserva habitual en Outlook.
Acerca de Microsoft Exchange Online
Microsoft Exchange Online es una solución de mensajería alojada que proporciona las potentes capacidades de Microsoft Exchange Server en la nube. Los usuarios se benefician de los servicios de correo electrónico, las funciones de calendario y la administración de contactos y tareas, todos ellos accesibles a través de Internet. Permite la colaboración mediante buzones de correo compartidos, calendarios grupales y la integración con las aplicaciones de Microsoft Teams y Office. Con medidas de seguridad integrales, como el filtrado contra el malware y el correo no deseado, Exchange Online garantiza la protección de sus datos y facilita el cumplimiento de los requisitos de cumplimiento.
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Fragen und Antworten
Welche Daten greift Flexopus aus Microsoft Exchange ab?
Flexopus liest aus den Ressourcenkalendern der Besprechungsräume folgende Termindaten: Terminname, Start- und Endzeit, Teilnehmer, Beschreibung, Ort und einen etwaigen Online-Meeting-Link. Für Buchungen, die über Flexopus ausgelöst werden, benötigt die Integration zusätzlich Zugriff auf den persönlichen Kalender des buchenden Nutzers. Der Zugriff kann optional per Anwendungszugriffsrichtlinie auf bestimmte Postfächer eingeschränkt werden.
Was passiert, wenn eine Buchung in Outlook gelöscht oder geändert wird?
Änderungen und Stornierungen in Outlook werden in Echtzeit an Flexopus übermittelt. Ob ein Termin verschoben, ein anderer Raum ausgewählt oder der Raum aus der Einladung entfernt wird – alle Szenarien werden unterstützt und sofort in Flexopus aktualisiert. Auch wiederkehrende Termine werden korrekt synchronisiert.
Können auch Nutzer ohne Microsoft 365-Konto Räume buchen?
Ja. Externe Nutzer ohne Microsoft 365-Lizenz können Räume über Flexopus oder ein Besprechungsraum-Display buchen. In diesem Fall bucht Flexopus den Ressourcenkalender direkt, ohne einen Eintrag im persönlichen Outlook-Kalender des Nutzers zu erstellen. Um externen Nutzern auch das Löschen ihrer Buchungen zu ermöglichen, kann die Option „Ressourcenbuchungsablehnung“ in den Integrationseinstellungen aktiviert werden.
Sind Doppelbuchungen möglich?
Nein. Microsoft Exchange Online fungiert als zentrale Datenquelle. Jede über Flexopus ausgelöste Buchung wird zunächst von Microsoft Exchange geprüft und bestätigt. Ist ein Raum bereits belegt, wird die Buchung abgelehnt. Doppelbuchungen sind dadurch technisch ausgeschlossen.
Funktioniert die Integration auch mit Microsoft Exchange On-Premise?
Die hier beschriebene Integration nutzt die Microsoft Graph API und ist daher ausschließlich mit der Cloud-Version (Exchange Online) kompatibel. Für On-Premise-Umgebungen bietet Flexopus eine separate Integration, die auf einem anderen technischen Weg funktioniert.