Microsoft Exchange Online mit Flexopus: Raumbuchungen nahtlos synchronisieren

Was ist die Microsoft Exchange Online-Synchronisation?

Die Integration zwischen Flexopus und Microsoft Exchange Online basiert auf der Microsoft Graph API. Über diese Schnittstelle werden die Ressourcenkalender Ihrer Besprechungsräume mit Flexopus verbunden. Die Synchronisation läuft bidirektional und in Echtzeit ab:

• Buchungen, die in Microsoft Outlook erstellt werden, erscheinen automatisch in Flexopus.
• Buchungen, die in Flexopus vorgenommen werden, werden direkt in den Exchange-Ressourcenkalender übertragen.

Flexopus liest dabei die relevanten Termindaten aus: Terminname, Zeitraum, Teilnehmer, Beschreibung, Ort sowie den Hinweis auf einen Online-Meeting-Link. Die Integration ist ausschließlich für die Cloud-Version von Microsoft Exchange (Exchange Online) verfügbar.

Wozu dient die Integration?

Die Integration erweitert die Raumverwaltung in Ihrer Organisation, ohne den gewohnten Buchungsprozess in Outlook zu verändern. Mitarbeitende können weiterhin Besprechungsräume über Outlook buchen – und sehen diese Buchungen gleichzeitig im Flexopus Live-Plan. Zusätzlich eröffnet die Integration neue Möglichkeiten:

• Nur-Lese-Synchronisation: Mitarbeitende buchen weiterhin in Outlook, sehen im Flexopus Live-Plan aber, wer wann welchen Raum belegt hat – eine Information, die Outlook selbst nicht immer anzeigt.
• Ad-hoc-Buchungen per Display: Mit einem Besprechungsraum-Display können Mitarbeitende einen verfügbaren Raum direkt vor Ort mit wenigen Klicks buchen.
• Buchungen durch externe Nutzer: Personen ohne Microsoft 365-Konto können Räume über Flexopus reservieren, ohne dass dafür eine O365-Lizenz erforderlich ist.
• Catering & Services: Buchungen können direkt mit Catering- oder Facility-Aufträgen verknüpft werden – auch über das Outlook Add-in.
• Raumauslastung analysieren: Flexopus stellt Nutzungsstatistiken und Heatmaps zur Verfügung, um die Belegung von Besprechungsräumen auszuwerten.

Wie einfach ist die Integration?

Die Einrichtung der Microsoft Exchange Online-Integration erfolgt direkt im Flexopus Admin-Panel und erfordert keine komplexe technische Konfiguration. Als Administrator verbinden Sie Flexopus mit einem Klick mit Ihrem Microsoft-Konto und erteilen die notwendigen Berechtigungen über die Microsoft-Autorisierungsseite.

Im nächsten Schritt verknüpfen Sie die gewünschten Besprechungsräume in Flexopus mit den zugehörigen Exchange-Ressourcenpostfächern. Danach startet die Synchronisation automatisch.

Optional können Sie den Zugriff über eine Anwendungszugriffsrichtlinie auf bestimmte Postfächer einschränken – etwa wenn die Integration nur für einen Teil Ihrer Organisation gelten soll.

Bereit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.

Welche Vorteile hat die Integration?

• Bidirektionale Echtzeit-Synchronisation: Buchungen aus Outlook und Flexopus werden sofort abgeglichen – Doppelbuchungen sind ausgeschlossen, da Microsoft Exchange als zentrale Quelle dient.
• Keine Veränderung bestehender Prozesse: Mitarbeitende können weiterhin wie gewohnt über Outlook buchen. Flexopus ergänzt den Prozess, ersetzt ihn aber nicht.
• Erweiterte Funktionen für die Raumverwaltung: Flexopus bietet zusätzliche Möglichkeiten wie Live-Plan, Raumsuche mit Büroplänen, digitale Beschilderung und Catering-Service.
• Transparenz für alle: Im Live-Plan sehen Mitarbeitende auf einen Blick, wer welchen Raum wann gebucht hat – auch wenn die Buchung über Outlook erfolgte.
• Unterstützung externer Nutzer: Auch Personen ohne Microsoft 365-Lizenz können Räume über Flexopus buchen.
• Datenminimierung: Flexopus greift nur auf die Kalender der verknüpften Besprechungsräume sowie – für Buchungen über Flexopus – auf die persönlichen Kalender der buchenden Nutzer zu. Der Zugriff kann zusätzlich per Richtlinie eingeschränkt werden.
• Im Leistungsumfang enthalten: Die Integration ist Bestandteil von Flexopus und verursacht keine zusätzlichen Lizenzkosten.