Datenschutz & Privatsphäre

Ihre Daten gehören Ihnen und sonst niemandem. Die Workplace Management Software Flexopus wurde in Deutschland unter der Einhaltung höchster Standards entwickelt und ist führend in Sachen Datenschutz, Datensicherheit & Privatsphäre.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Wir schließen mit allen unseren KundInnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag laut Richtlinien der DSGVO ab, um die Verarbeitung der personenbezogenen Daten vertraglich festzuhalten. Zweck der Datenverarbeitung, Art der Daten, betroffene Personengruppen, SublieferantInnen von Flexopus sowie die Rechte der betroffenen Personen werden in diesem Vertrag festgehalten.

Hosted in Germany (EU)

Ihre Daten sind bei uns sicher. Flexopus wird ausschließlich auf Servern des Unternehmens Hetzner in der Bundesrepublik Deutschland betrieben, ihre Daten verlassen das Land also unter keinen Umständen. Hetzner ist ISO 27001 zertifiziert, was höchsten Anforderungen an IT-Sicherheitsverfahren sowie Informationssicherheits- Managementsystemen entspricht.

DSGVO-konform

Flexopus erfüllt die Richtlinien der DSGVO und setzt insbesondere folgende Richtlinien konsequent um:

• Abschluss von AV-Verträgen (Auftragsverarbeitung) gem. Art. 28 Abs. 3 DSGVO
• Anonymisierung und keine zweckfreie Speicherung personenbezogener und persönlicher Daten
• Keinerlei Datenaustausch mit Dritten oder Datenübertragungen über Ländergrenzen hinweg
• Regelmäßige Schulung sämtlicher MitarbeiterInnen in Sachen Datenschutz, Datensicherheit und Privatsphäre
• Kontinuierliche Weiterentwicklung der Sicherheitsstandards in Form von Audits sowie der Anpassung unserer Dokumentationen, Prozesse, Strukturen oder Funktionalitäten sowie technischen und organisatorische Maßnahmen

Flexopus wird nach den Konzepten von "Privacy by default" und "Privacy by desgin" entwickelt und denkt Datenschutz somit von Anfang bis Ende mit.

Zweckgebundene Datenspeicherung

Die gespeicherten personenbezogenen Daten werden ausschließlich zweckgebunden verwendet.

Datenanonymisierung

Mit Flexopus bestimmen Sie, nach welchem Zeitraum personenbezogene Daten anonymisiert bzw. aus dem System entfernt werden. Für Auslastungsanalysen bleiben Ihnen dabei jedoch trotzdem Buchungsdetails wie Start- und Endzeit einer Buchung erhalten.

Diese können aber nicht mehr auf eine bestimmte Person zurückgeführt werden. So behalten Sie den Überblick über die Auslastung der verfügbaren Ressourcen, um Ihr Büro zu optimieren und schützen gleichzeitig sensible Daten Ihrer MitarbeiterInnen.

Privatsphäre der MitarbeiterInnen

Mit Flexopus entscheiden Sie, ob Buchungen von Arbeitsplätzen oder anderen Objekten für alle MitarbeiterInnen Ihres Unternehmens einsehbar sein sollen oder nicht. Im kollaborativen Umfeld eines Unternehmens empfehlen wir dies zwar, in speziellen Fällen kann es jedoch durchaus Sinn ergeben, die NutzerInnen selbst entscheiden zu lassen, ob der gebuchte Sitzplatz für andere ersichtlich ist.

Sorgfältige Auswahl von Lieferanten

Flexopus achtet besonders auf Datenschutz und Zuverlässigkeit bei der Auswahl von SublieferantInnen. Wir wählen ausschließlich SublieferantInnen aus der EU aus:

• Server Provider: Hetzner Online GmbH
  Die Anwendung ist auf einem dedizierten Server Cluster in Falkenstein gehostet. Unsere Backup-Infrastruktur ist in Nürnberg aufgesetzt.
• SMTP Provider
  Als primären SMTP Provider nutzen wir RapidMail mit Sitz in Deutschland. Als sekundäres SMTP Provider nutzen wir MailJet mit Sitz in Frankreich.
• Entwicklungsteam
  Die EntwicklerInnen und Software-SublieferantInnen sitzen ausschließlich in der EU.

Datenschutzerklärungen

Nutzen Sie unsere Datenschutzerklärung, welche automatisch generiert wird oder Sie laden Ihr eigenes Dokument hoch. Entscheiden Sie zudem, ob Sie von allen MitarbeiterInnen eine Einwilligungsbestätigung einfordern wollen.

Verträge nach deutschem Recht

Die Firma Flexopus GmbH hat den Hauptsitz in Stuttgart, Deutschland. Verträge werden ausschließlich nach deutschem Recht geschlossen. Made in Germany. Hosted in Germany.