Protección de datos y privacidad

Sus datos le pertenecen a usted y a nadie más. El software de gestión del espacio de trabajo Flexopus ha sido desarrollado en Alemania cumpliendo con los estándares más exigentes y es líder en protección de datos, seguridad de la información y privacidad.

Contrato de encargado del tratamiento (AVV)

Firmamos un contrato de encargado del tratamiento con todos nuestros clientes de acuerdo con las directrices del RGPD para registrar contractualmente el procesamiento de datos personales. En este contrato se especifican la finalidad del tratamiento, el tipo de datos, los grupos de personas afectadas, los subproveedores de Flexopus y los derechos de los interesados.

Alojado en Alemania (UE)

Sus datos están seguros con nosotros. Flexopus se opera exclusivamente en servidores dedicados de nuestro socio de alojamiento, Hetzner Online GmbH, en la República Federal de Alemania. Por lo tanto, sus datos se alojan en Alemania con una empresa alemana. Hetzner cuenta con la certificación ISO 27001, lo que cumple con los requisitos más estrictos en cuanto a procedimientos de seguridad informática y sistemas de gestión de seguridad de la información. Evitamos deliberadamente el alojamiento en hiperescaladores como Amazon Web Services (AWS) o Google Cloud, ya que sus empresas matrices tienen sede en EE. UU. y, debido a normativas como el Cloud Act, no se puede descartar por completo el acceso por parte de terceros.

Conforme al RGPD

Flexopus cumple con las directrices del RGPD y aplica de forma coherente, en particular, las siguientes políticas:

• Firma de contratos de encargado del tratamiento según el art. 28, apdo. 3 del RGPD
• Anonimización y ausencia de almacenamiento de datos personales sin una finalidad específica
• Ausencia total de intercambio de datos con terceros o transferencias de datos fuera de las fronteras nacionales
• Formación periódica de todo el personal en materia de protección de datos, seguridad de la información y privacidad
• Desarrollo continuo de los estándares de seguridad mediante auditorías y la adaptación de nuestra documentación, procesos, estructuras o funcionalidades, así como de las medidas técnicas y organizativas

Flexopus se desarrolla bajo los conceptos de "privacidad por defecto" y "privacidad desde el diseño", integrando la protección de datos de principio a fin.

Almacenamiento de datos con fines específicos

Los datos personales almacenados se utilizan exclusivamente para los fines previstos.

Anonimización de datos

Con Flexopus, usted determina el periodo tras el cual los datos personales se anonimizan o se eliminan del sistema. No obstante, para los análisis de ocupación, se conservan detalles de las reservas, como la hora de inicio y fin.

Sin embargo, estos ya no pueden vincularse a una persona específica. De este modo, usted mantiene una visión general de la ocupación de los recursos disponibles para optimizar su oficina, protegiendo al mismo tiempo los datos sensibles de sus empleados.

Privacidad de los empleados

Con Flexopus, usted decide si las reservas de puestos de trabajo u otros objetos deben ser visibles para todos los empleados de su empresa o no. Aunque en el entorno colaborativo de una empresa lo recomendamos, en casos especiales puede ser muy útil permitir que los propios usuarios decidan si el puesto reservado es visible para los demás.

Selección cuidadosa de proveedores

Flexopus presta especial atención a la protección de datos y a la fiabilidad al seleccionar subproveedores. Elegimos exclusivamente subproveedores de la UE:

• Proveedor de servidor: Hetzner Online GmbH
  La aplicación está alojada en un clúster de servidores dedicados en Falkenstein. Nuestra infraestructura de respaldo está ubicada en Núremberg.
• Proveedor SMTP
  Como proveedor SMTP principal utilizamos RapidMail, con sede en Alemania. Como proveedor SMTP secundario utilizamos MailJet, con sede en Francia.
• Equipo de desarrollo
  Los desarrolladores y subcontratistas de software se encuentran exclusivamente en la UE.

Rutinas de eliminación automatizadas

Flexopus permite configurar conceptos de eliminación personalizados de acuerdo con sus políticas internas de protección de datos. Por ejemplo, las cuentas de usuario inactivas pueden eliminarse automáticamente o los registros del sistema y de la aplicación pueden borrarse tras un periodo definido. De este modo, garantizamos que los datos personales solo se almacenen durante el tiempo necesario y permitido.

Delegado de protección de datos externo

Para proteger sus datos, hemos designado a un delegado de protección de datos externo e independiente: PROLIANCE GmbH. Además, operamos un sistema de gestión de protección de datos (DSMS) estructurado que supervisa y desarrolla continuamente el cumplimiento de todos los requisitos legales pertinentes en materia de protección de datos.

Declaraciones de privacidad

Utilice nuestra declaración de privacidad generada automáticamente o cargue su propio documento. Decida también si desea solicitar una confirmación de consentimiento a todos sus empleados.

Contratos bajo la legislación alemana

La empresa Flexopus GmbH tiene su sede principal en Stuttgart, Alemania. Los contratos se celebran exclusivamente bajo la legislación alemana. Fabricado en Alemania. Alojado en Alemania.