Protezione dei dati e privacy

I tuoi dati appartengono a te e a nessun altro. Il software di gestione dello spazio di lavoro Flexopus è stato sviluppato in Germania nel rispetto dei più elevati standard ed è leader in termini di protezione dei dati, sicurezza informatica e privacy.

Contratto di elaborazione dati (AVV)

Stipuliamo un contratto di elaborazione dati con tutti i nostri clienti in conformità con le linee guida del GDPR, al fine di definire contrattualmente il trattamento dei dati personali. Lo scopo del trattamento, la tipologia di dati, le categorie di persone interessate, i subfornitori di Flexopus e i diritti degli interessati sono stabiliti in questo contratto.

Hosting in Germania (UE)

I tuoi dati sono al sicuro con noi. Flexopus viene gestito esclusivamente su server dedicati del nostro partner di hosting Hetzner Online GmbH nella Repubblica Federale di Germania. I tuoi dati sono quindi ospitati in Germania presso un'azienda tedesca. Hetzner è certificata ISO 27001, il che soddisfa i più elevati requisiti per le procedure di sicurezza IT e i sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni. Abbiamo scelto deliberatamente di non utilizzare l'hosting presso hyperscaler come Amazon Web Services (AWS) o Google Cloud, poiché le società madri hanno sede negli Stati Uniti e, a causa del Cloud Act e di altre normative, non è possibile escludere completamente l'accesso da parte di terzi.

Conforme al GDPR

Flexopus soddisfa le linee guida del GDPR e attua coerentemente, in particolare, le seguenti direttive:

• Stipula di contratti di elaborazione dati (AVV) ai sensi dell'art. 28 par. 3 del GDPR
• Anonimizzazione e assenza di archiviazione di dati personali e sensibili non finalizzata
• Nessuno scambio di dati con terze parti o trasferimenti di dati oltre i confini nazionali
• Formazione regolare di tutti i dipendenti in materia di protezione dei dati, sicurezza informatica e privacy
• Sviluppo continuo degli standard di sicurezza attraverso audit e l'adeguamento di documentazione, processi, strutture o funzionalità, nonché di misure tecniche e organizzative

Flexopus è sviluppato secondo i concetti di "Privacy by default" e "Privacy by design", integrando la protezione dei dati dall'inizio alla fine.

Archiviazione dei dati finalizzata

I dati personali archiviati vengono utilizzati esclusivamente per scopi specifici.

Anonimizzazione dei dati

Con Flexopus sei tu a decidere dopo quanto tempo i dati personali debbano essere anonimizzati o rimossi dal sistema. Per le analisi di utilizzo, tuttavia, rimangono disponibili dettagli di prenotazione come l'orario di inizio e di fine.

Questi dati non possono più essere ricondotti a una persona specifica. In questo modo mantieni una panoramica sull'utilizzo delle risorse disponibili per ottimizzare il tuo ufficio, proteggendo al contempo i dati sensibili dei tuoi dipendenti.

Privacy dei dipendenti

Con Flexopus decidi se le prenotazioni di postazioni di lavoro o altre risorse debbano essere visibili a tutti i dipendenti della tua azienda. Sebbene in un ambiente aziendale collaborativo lo consigliamo, in casi specifici può essere utile lasciare che siano gli utenti stessi a decidere se il posto prenotato debba essere visibile agli altri.

Selezione accurata dei fornitori

Flexopus presta particolare attenzione alla protezione dei dati e all'affidabilità nella scelta dei subfornitori. Selezioniamo esclusivamente subfornitori con sede nell'UE:

• Fornitore server: Hetzner Online GmbH
  L'applicazione è ospitata su un cluster di server dedicati a Falkenstein. La nostra infrastruttura di backup è situata a Norimberga.
• Fornitore SMTP
  Come fornitore SMTP primario utilizziamo RapidMail, con sede in Germania. Come fornitore SMTP secondario utilizziamo MailJet, con sede in Francia.
• Team di sviluppo
  Gli sviluppatori e i subfornitori di software si trovano esclusivamente all'interno dell'UE.

Automatisierte Löschroutinen

Flexopus ermöglicht individuell konfigurierbare Löschkonzepte gemäß Ihren internen Datenschutzrichtlinien. So können beispielsweise inaktive Benutzerkonten automatisch entfernt oder System- und Anwendungslogs nach einem definierten Zeitraum gelöscht werden. Dadurch stellen wir sicher, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es erforderlich und zulässig ist.

Externer Datenschutzbeauftragter

Zum Schutz Ihrer Daten haben wir einen unabhängigen, externen Datenschutzbeauftragten bestellt: PROLIANCE GmbH. Zusätzlich betreiben wir ein strukturiertes Datenschutzmanagementsystem (DSMS), das die Einhaltung aller relevanten datenschutzrechtlichen Anforderungen kontinuierlich überwacht und weiterentwickelt.

Datenschutzerklärungen

Nutzen Sie unsere Datenschutzerklärung, welche automatisch generiert wird oder Sie laden Ihr eigenes Dokument hoch. Entscheiden Sie zudem, ob Sie von allen Mitarbeitenden eine Einwilligungsbestätigung einfordern wollen.

Verträge nach deutschem Recht

L'azienda Flexopus GmbH ha la sua sede principale a Stoccarda, in Germania. I contratti sono stipulati esclusivamente secondo il diritto tedesco. Made in Germany. Hosted in Germany.