Domande frequenti (FAQ)

A differenza dei posti di lavoro assegnati in modo permanente, i posti di lavoro flessibili non sono utilizzati da una sola persona, ma sono accessibili a molti, a volte a tutti i dipendenti. I dipendenti possono decidere in modo flessibile a quale scrivania lavorare, a seconda del loro lavoro: un posto nell'ufficio open space, una scrivania in un ufficio privato o un tavolo con attrezzature speciali. Il sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro Flexopus garantisce una prenotazione ordinata tramite app.

La condivisione della scrivania (detta anche "hot desking", "scrivania condivisa", "ufficio flessibile") è un concetto di organizzazione del posto di lavoro in cui le postazioni di lavoro non sono assegnate a nessuna persona. Le scrivanie sono messe a disposizione di tutti gratuitamente. Spesso la condivisione della scrivania viene introdotta in concomitanza con l'ufficio a casa per sfruttare al meglio le postazioni di lavoro in ufficio. Per gestire le scrivanie condivise si usa spesso un software di condivisione della scrivania, come Flexopus.

Flexopus, un'app per la condivisione della scrivania premiata con il German Design Award, consente una prenotazione estremamente semplice e veloce di postazioni di lavoro flessibili, sale riunioni e posti auto. Gli utenti dell'app effettuano la prenotazione delle loro risorse in soli tre passaggi: 1. Seleziona il periodo 2. Seleziona la posizione o il piano 3. Seleziona e prenota una postazione di lavoro. Opzionalmente, puoi anche filtrare per funzionalità e preferenze.

Oltre alla prenotazione di scrivanie condivise, l'app di prenotazione postazioni Flexopus consente anche la prenotazione di sale riunioni e posti auto. È possibile ordinare anche servizi di catering o di pulizia. Anche la registrazione di visitatori può essere gestita con Flexopus. In linea di principio, Flexopus può essere utilizzato per visualizzare visivamente ogni risorsa sul posto di lavoro e renderla prenotabile in modo flessibile.

Flexopus può essere facilmente integrato nel calendario di Microsoft Outlook tramite conferma di prenotazione via e-mail e file .ics allegato. In questo modo ogni prenotazione viene automaticamente aggiunta al tuo calendario personale. Oltre al calendario di Microsoft Outlook, le prenotazioni .ics di Flexopus possono essere integrate anche in tutte le altre popolari applicazioni di calendario, come Google Calendar o Apple Calendar. Oltre alle conferme di prenotazione, puoi anche installare il nostro Plugin di Microsoft Outlook. Il nostro plugin per Microsoft Outlook è anche ufficialmente elencato come componente aggiuntivo di Microsoft Outlook: Outlook Plugin Store

Quando c'era molto o poco da fare in ufficio? Grazie alle funzioni di analisi intelligente di Flexopus, puoi analizzare l'utilizzo dell'intero edificio e dei piani fino alle singole postazioni di lavoro con pochi clic, identificare tempestivamente la sovra o la sottooccupazione e avviare misure appropriate. I dati possono essere facilmente esportati o ulteriormente elaborati automaticamente tramite l'API REST di Flexopus.

Puoi contattarci dal lunedì al venerdì durante il normale orario d'ufficio via email all'indirizzo info@flexopus.com, telefonicamente al numero +49 711 342 085 05, tramite il modulo di contatto o sui nostri canali social Instagram, o LinkedIn. Il nostro team ti contatterà il prima possibile. Puoi anche prenotare un appuntamento direttamente con noi. In alternativa, puoi anche venirci a trovare di persona presso la nostra sede centrale a Stoccarda dopo aver fissato un appuntamento.

Se scopri un bug nel nostro software, puoi segnalarlo direttamente a support@flexopus.com . I nostri esperti IT affronteranno il problema il più rapidamente possibile, lo esamineranno e risolveranno, e ti contatteranno se avranno ulteriori domande.

Se scegli uno dei nostri due pacchetti self-service, Flexopus Starter o Flexopus Business, puoi registrarti direttamente online e iniziare subito. Durante la procedura di registrazione, fornisci tutte le informazioni rilevanti sulla tua azienda. Avrai bisogno anche di una planimetria dei tuoi uffici e dei dati della tua carta di credito.

Se sei interessato al nostro pacchetto Flexopus Enterprise, fissa un appuntamento con il nostro team di vendita. Lì riceverai innanzitutto una consulenza personalizzata e ti diremo in anticipo quali informazioni ci servono da te. Una volta ricevute tutte le informazioni, ci vorranno solo pochi giorni lavorativi per configurare e rendere operativa la tua istanza personalizzata.

Da Flexopus puoi scegliere tra le tue planimetrie e quelle Flexopus. 

Nota importante: per una qualità costante e un'esperienza utente impeccabile in Flexopus, consigliamo sempre di creare le planimetrie Flexopus una sola volta.

Le tue planimetrie sono file immagine che puoi caricare direttamente nel software e, utilizzando Flexopus Floorplanner, contrassegnare al loro interno gli oggetti prenotabili. Anche le modifiche alle planimetrie possono essere apportate in modo completamente autonomo e con pochi clic, utilizzando il Flexopus Floorplanner integrato.

Le planimetrie Flexopus sono grafiche vettoriali create dal nostro team di grafici esperti sulla base dei dati inviati, dietro pagamento. Puoi modificare le planimetrie Flexopus utilizzando Flexopus Floorplanner. Per i clienti con pacchetto Enterprise, forniamo anche supporto per le richieste di modifica, a seconda del livello di supporto.

Nei pacchetti Flexopus Starter e Flexopus Business, l'onboarding avviene esclusivamente tramite self-service. Ciò significa che le aziende si registrano online e possono iniziare subito dopo la configurazione. Durante la procedura di registrazione, fornisci informazioni sull'azienda. Successivamente, puoi effettuare tutte le impostazioni necessarie e caricare le planimetrie digitali dal tuo ufficio direttamente in Flexopus. Se desideri planimetrie Flexopus , puoi ordinarle direttamente dopo la registrazione. Riceverai i file vettoriali creati professionalmente direttamente nel sistema entro un massimo di 5 giorni lavorativi. Anche il Centro assistenza Flexopus (chiamato anche manuale online) ti supporta con numerosi articoli sulla configurazione di Flexopus. Inoltre, sono disponibili anche materiale informativo e formativo per amministratori e utenti finali.

Con il pacchetto Flexopus Enterprise sarai supportato da un Key Account Manager personale durante l'intero processo di onboarding. Una volta che il nostro team avrà ricevuto tutte le informazioni utili per iniziare a utilizzare Flexopus, configureremo per te la tua istanza Flexopus personalizzata entro pochi giorni lavorativi. Dopo aver completato con successo la configurazione iniziale, riceverai un link per accettare il software e un'introduzione (formazione amministrativa) al sistema dal nostro key account. Allo stesso modo, restiamo a tua completa disposizione per qualsiasi domanda successiva. Inoltre, il Centro assistenza Flexopus è disponibile gratuitamente per tutti i clienti del pacchetto Enterprise.

Flexopus è un software scalabile che cresce con la tua attività. 

Nei pacchetti Flexopus Starter e Flexopus Business è possibile aggiungere risorse aggiuntive tramite Flexopus Floorplanner. Le risorse aggiuntive verranno fatturate separatamente (a seconda della modalità di fatturazione selezionata: annuale o mensile).

Nel pacchetto Flexopus Enterprise, puoi anche aggiungere facilmente ulteriori risorse in qualsiasi momento tramite il Flexopus Floorplanner. Puoi anche semplicemente contattare il nostro team di assistenza Flexopus e noi apporteremo una modifica al piano per te o creeremo ulterioriplanimetria Flexopus. Il pacchetto Enterprise offre solo la modalità di fatturazione annuale, in cui i costi aggiuntivi sostenuti vengono ricalcolati in una fattura finale alla fine del periodo di fatturazione.

Sì, esiste una versione demo di Flexopus. Per questo scopo, contattaci.

Grazie all'accesso Single Sign-On tramite Google o Microsoft, gli utenti non devono creare un nuovo account utente. I dati, invece, vengono trasferiti direttamente nel software di gestione delle postazioni di lavoro Flexopus al primo accesso, tramite un’interfaccia SAML2 o OAuth 2.0. In questo modo non è necessario invitare gli utenti individualmente su Flexopus. Se l'azienda ha stabilito un collegamento con Google o Microsoft, gli utenti potranno anche uscire da Flexopus utilizzando i dettagli di accesso personali di Google o Microsoft in loro possesso. Puoi trovare maggiori informazioni nel Centro assistenza Flexopus nella sezione Integrazioni.

Oltre al nome e all'indirizzo email, grazie a SAML2 è possibile sincronizzare in tempo reale con Flexopus anche altri attributi, come titoli di lavoro o affiliazioni di reparto. Ciò offre il vantaggio che i dati dei tuoi dipendenti devono essere gestiti in un solo posto (l'Active Directory aziendale). Oltre all'autenticazione SAML2 SSO, il software di gestione del posto di lavoro Flexopus offre anche un'interfaccia API SCIM per la sincronizzazione di utenti e gruppi.

SÌ. La piattaforma Flexopus Workplace Management supporta numerosi altri Identity Provider (IdP) per quanto riguarda Single Sign-On (SSO). Con SSO, gli utenti non devono creare un nuovo account utente, ma possono accedere a Flexopus con le credenziali note dall'IdP utilizzato dall'azienda. I protocolli SAML2 e SCIM sono stati implementati in modo generico, quindi possiamo supportare altri IdP oltre a Google e Microsoft. Puoi trovare maggiori informazioni su questo argomento nel Centro assistenza Flexopus in Integrazioni.

Flexopus è ospitato dal nostro partner di hosting Hetzner Online GmbH sui nostri server dedicati esclusivamente in Germania (Norimberga e Falkenstein). Sia Hetzner che Flexopus sono certificate secondo la norma ISO 27001 e pertanto soddisfano tutti gli standard di sicurezza delle informazioni. Flexopus NON utilizza Amazon Web Services (AWS) e NESSUNA infrastruttura cloud di Google o Microsoft. In questo modo, abbiamo sempre il pieno controllo sui dati, sull'infrastruttura e sull'applicazione. Scopri di più su per quanto riguarda la protezione e la sicurezza dei dati.

L'app di gestione del posto di lavoro Flexopus è soggetta ai requisiti del GDPR ed è stata e viene sviluppata in base a tale direttiva e ai concetti di "privacy by default" e "privacy by design", considerando quindi la protezione dei dati dall'inizio alla fine. Ad esempio, Flexopus offre ampie impostazioni di protezione dei dati e della privacy configurabili individualmente. Ad esempio, è possibile configurare individualmente l'anonimizzazione dei dati personali delle prenotazioni e creare routine di cancellazione automatizzate. Inoltre, i dati personali nell'app utente possono essere completamente resi anonimi su richiesta. Flexopus fornisce l'infrastruttura di hosting in un'infrastruttura server dedicata presso il nostro partner di hosting Hetzner Online GmbH in Germania. Hetzner è un fornitore leader di server e hosting con sede in Germania e, come Flexopus, è certificato ISO 27001. Scopri di più sulla completa politica di protezione dei dati di Flexopus.

Il software di gestione del posto di lavoro Flexopus è stato sviluppato fin dall'inizio come un'applicazione reattiva e mobile. Da un punto di vista puramente tecnico, Flexopus è quindi una cosiddetta Progressive Web Application (PWA). Inoltre, FLexopus può essere installato come app nativa per Android e iOS tramite Google PlayStore e tramite Apple AppStore . Inoltre, Flexopus è disponibile come applicazione Microsoft Teams ufficialmente rilasciata e può essere installata direttamente dalla libreria delle app Microsoft Teams in pochi secondi.

Grazie all'applicazione moderna e completamente reattiva, Flexopus può essere utilizzato su qualsiasi dispositivo dotato di un browser moderno e di una connessione Internet. Flexopus può essere utilizzato ovunque in modo rapido e semplice, sia che si utilizzi uno smartphone, un tablet, un laptop o un PC desktop. Inoltre, l'applicazione utente del software di gestione del posto di lavoro Flexopus è accessibile secondo WCAG.

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Con Flexopus Cloud potrai usufruire di un servizio completo e senza pensieri. Nella versione cloud ci occupiamo per te dell'hosting, del funzionamento, della manutenzione e di tutti gli aggiornamenti di sicurezza e di versione rilevanti. Non è richiesta alcuna installazione da parte tua. In questo modo ti consente di concentrarti sul tuo core business e di utilizzare le risorse dove sono realmente necessarie.

La piattaforma di gestione del posto di lavoro Flexopus può essere utilizzata in qualsiasi azienda, indipendentemente dalla propria infrastruttura IT, grazie alla versione cloud. Per usare Flexopus ti basta un browser aggiornato e una connessione Internet. Per l’allestimento abbiamo bisogno anche delle planimetrie del tuo ufficio con le risorse indicate.

In Flexopus ci concentriamo sullo sviluppo di software il più possibile snello, potente e facile da usare. Non crediamo in soluzioni hardware come i sensori di movimento, perché sono solitamente molto costosi e soggetti a errori, e sono spesso visti con critica dai consigli aziendali e dai responsabili della protezione dei dati perché esercitano un controllo eccessivo sui dipendenti. Sebbene i sensori aiutino a misurare l'occupazione dei posti, non offrono una soluzione per la condivisione delle scrivanie, poiché i posti devono essere prenotati in anticipo. Come buona alternativa, raccomandiamo i nostri codici QR, che possono essere utilizzati per prenotazioni ad hoc in loco o per il check-in/check-out.

I costi di licenza mensili vengono calcolati in base al numero di risorse mappate in Flexopus. Un oggetto è un posto di lavoro, una sala riunioni o un parcheggio. A differenza di molti dei nostri concorrenti, per noi il numero di utenti è irrilevante. La condivisione della scrivania richiede essenzialmente che ci siano più dipendenti rispetto alle postazioni di lavoro disponibili, quindi per la maggior parte delle aziende la metrica "risorsa" è significativamente più attraente in termini di prezzo rispetto alla fatturazione basata sugli utenti. 

Flexopus offre tre pacchetti. Flexopus Starter e Flexopus Business possono essere prenotati come pacchetti self-service direttamente sul nostro sito web a prezzi fissi. I costi di Flexopus Enterprise possono variare a seconda del numero di risorse, del livello di servizio e dei moduli aggiuntivi desiderati. A questo scopo, contatta il nostro team di vendita.

Alcuni dei nostri clienti hanno dimostrato di aver risparmiato sui costi fissi con Flexopus, riducendo (in modo significativo) lo spazio dei loro uffici, mantenendo invariate le dimensioni della forza lavoro. In questo modo, per ogni postazione di lavoro ci sono in media due dipendenti, il che può ottimizzare l'utilizzo degli spazi. Il potenziale di risparmio è spesso notevolmente superiore ai costi di licenza del software di condivisione della scrivania. Pertanto, l'introduzione della condivisione della scrivania insieme a Flexopus rappresenta un investimento che vale la pena fare nella maggior parte dei casi.

La condivisione della scrivania con Flexopus è possibile, grazie al nostro modulo di gestione degli edifici, sia per piccole aziende con 10 dipendenti che per aziende con diverse migliaia di dipendenti, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore. I nostri pacchetti self-service Flexopus Starter e Flexopus Business sono adatti alle aziende con un massimo di 100 postazioni di lavoro e possono essere prenotati direttamente tramite il nostro sito web. Flexopus Enterprise è adatto ad aziende e organizzazioni di grandi dimensioni. Di solito, durante una conversazione personale, è possibile valutare rapidamente insieme se il concetto di postazioni di lavoro flessibili abbia senso anche per la tua azienda. Contattaci in qualsiasi momento.