Beheer vergaderruimtes met het Flexopus-ruimtereserveringssysteem
Reserveer uw vergaderruimtes met Flexopus in slechts een paar stappen en koppel uw Outlook-agenda voor bidirectionele synchronisatie van de reserveringssystemen - eenvoudig, naadloos en gebruiksvriendelijk!
.webp)
Nu al in gebruik in meer dan 4000 kantoren!
Hoe het Flexopus-kamerreserveringssysteem werkt
De belangrijkste functies van de hotelkamerboekingssoftware
Boekingsweergave en statistieken
Dankzij de interactieve plattegronden kunt u alle bestaande kamerreserveringen bekijken of direct nieuwe boekingen maken. Bovendien wordt de bezetting van de individuele kamers minuut voor minuut gevisualiseerd in een heatmap.
Elektronische deurborden
Met de Flexopus Digital Signage Add-On kunt u elektronische deurborden bedienen om de bezetting van uw vergaderruimten weer te geven. Naast het weergeven van reserveringen kunnen via kiosksystemen ook spontaan ad-hoc reserveringen voor vergaderruimtes worden gemaakt.
Cateringservice
Bestel eenvoudig koffie en gebak voor uw vergaderingen via de catering servicemodule. Bestellingen kunt u eenvoudig beheren in Flexopus en worden rechtstreeks doorgestuurd naar de verantwoordelijke dienstverlener.
Naadloze integraties
Synchroniseer vergaderruimtereserveringen van Microsoft of Google met Flexopus. Hierdoor kunnen boekingen worden beoordeeld, op elektronische deurborden worden weergegeven en via Flexopus worden ingecheckt. Daarnaast kunnen ook evenementen worden aangemaakt en beheerd.
Incheckmodule
Vaak worden vergaderruimtes gereserveerd voor reguliere afspraken, maar deze worden vaak niet geannuleerd of vinden uitsluitend online plaats. Met behulp van de incheckmodule kunnen ongebruikte vergaderruimtes automatisch worden vrijgegeven als deelnemers hun aanwezigheid ter plaatse niet bevestigen.
.webp)
.webp)
Dit is wat de kamerboekingssoftware biedt
.svg)
Apparatuurfilter
Filter werkplekken op basis van apparatuur zoals monitor of sta-bureau om de perfecte plek te vinden.
Ad-hoc boeking
Maak reserveringen direct op het scherm ter plaatse.
Boek kamers
Reserveer de gewenste ruimte direct bij het aanmaken van het evenement.
Boek catering en services als extra optie.
Simpel gezegd kunnen catering en diensten zoals... in hetzelfde proces worden geïntegreerd. Extra zitplaatsopties.
.svg)
Boek een live demonstratie!
Heeft u interesse of vragen?
Voordelen van het Flexopus-kamerreserveringssysteem
Kamerreservering in 3 stappen
Een kamer reserveren bij Flexopus is eenvoudig en duurt slechts enkele ogenblikken. Selecteer eenvoudig de gewenste periode en locatie en reserveer uw kamer op de vogelvluchtkaart.
Kamerreservering in 3 stappen
Een kamer reserveren bij Flexopus is eenvoudig en duurt slechts enkele ogenblikken. Selecteer eenvoudig de gewenste periode en locatie en reserveer uw kamer op de vogelvluchtkaart.
Direct kamer boeken
Via de Flexopus app of direct op het elektronische deurbordje kunt u eenvoudig ad hoc boekingen maken en deze daar annuleren. Hierdoor worden vergaderruimtes nog flexibeler ingezet en optimaal benut.
Direct kamer boeken
Via de Flexopus app of direct op het elektronische deurbordje kunt u eenvoudig ad hoc boekingen maken en deze daar annuleren. Hierdoor worden vergaderruimtes nog flexibeler ingezet en optimaal benut.
.png)
Elektronische deurborden
Koppel uw kamerbezettingsplan in Outlook aan de elektronische deurborden van Flexopus en transformeer uw kantoor moeiteloos in een slim kantoor. Met de uitbreidingsmodule Digital Signage breidt u uw werkomgeving efficiënt uit met digitale deurborden.
Elektronische deurborden
Koppel uw kamerbezettingsplan in Outlook aan de elektronische deurborden van Flexopus en transformeer uw kantoor moeiteloos in een slim kantoor. Met de uitbreidingsmodule Digital Signage breidt u uw werkomgeving efficiënt uit met digitale deurborden.
Cateringservice
Cateringprocessen kunnen in Flexopus efficiënt in kaart worden gebracht. Bepaal welke producten beschikbaar zijn voor medewerkers en voer cateringbestellingen rechtstreeks in via Flexopus. Deze bestellingen kunnen vervolgens intern worden doorgegeven aan de kantine of het kantoormanagement.
Cateringservice
Cateringprocessen kunnen in Flexopus efficiënt in kaart worden gebracht. Bepaal welke producten beschikbaar zijn voor medewerkers en voer cateringbestellingen rechtstreeks in via Flexopus. Deze bestellingen kunnen vervolgens intern worden doorgegeven aan de kantine of het kantoormanagement.
Inchecken/uitchecken
Vaak worden vergaderruimtes gereserveerd voor reguliere afspraken, maar deze worden vaak niet geannuleerd of vinden uitsluitend online plaats. Met de incheckmodule kunnen ongebruikte kamers automatisch worden vrijgegeven als deelnemers hun aanwezigheid ter plaatse niet bevestigen. Dit kan in Outlook, de Flexopus app of via een QR-code.
Inchecken/uitchecken
Vaak worden vergaderruimtes gereserveerd voor reguliere afspraken, maar deze worden vaak niet geannuleerd of vinden uitsluitend online plaats. Met de incheckmodule kunnen ongebruikte kamers automatisch worden vrijgegeven als deelnemers hun aanwezigheid ter plaatse niet bevestigen. Dit kan in Outlook, de Flexopus app of via een QR-code.
Boekingsbeheer als beheerder
Als beheerder kunt u alle vergaderruimtereserveringen bekijken, beheren en verwijderen. Optioneel kunnen gesynchroniseerde boekingen van Microsoft Exchange Online en Google Agenda ook rechtstreeks via Flexopus worden verwijderd.
Boekingsbeheer als beheerder
Als beheerder kunt u alle vergaderruimtereserveringen bekijken, beheren en verwijderen. Optioneel kunnen gesynchroniseerde boekingen van Microsoft Exchange Online en Google Agenda ook rechtstreeks via Flexopus worden verwijderd.
Gebruik en analyse in één app
Naast operationeel ruimtebeheer, vergaderruimtereserveringen en andere objecten, kunt u met Flexopus de benutting van uw vergaderruimten gedetailleerd analyseren. Toekomstige beslissingen over de inrichting van gebieden kunnen daardoor ook op datagestuurde wijze worden genomen.
Gebruik en analyse in één app
Naast operationeel ruimtebeheer, vergaderruimtereserveringen en andere objecten, kunt u met Flexopus de benutting van uw vergaderruimten gedetailleerd analyseren. Toekomstige beslissingen over de inrichting van gebieden kunnen daardoor ook op datagestuurde wijze worden genomen.
Integraties voor kamerreserveringen
.svg)
.svg)
.svg)
Vragen en antwoorden
Hoe werkt het boeken van een hotelkamer via Flexopus?
Ja, met Flexopus kunt u terugkerende boekingen aanmaken, bijvoorbeeld voor regelmatige vergaderingen. Je kunt de frequentie en periode van boekingen individueel instellen. Daarnaast kunt u de apparatuur of specifieke vereisten definiëren, zoals... de gewenste kamergrootte of technische apparatuur. Flexopus informeert je ook over mogelijke conflicten binnen de reeks, zodat je snel alternatieve kamers of tijdstippen kunt vinden.
Wat zijn de voordelen van het boeken van vergaderruimtes via Flexopus?
Flexopus vereenvoudigt het beheer en de reservering van vergaderruimtes dankzij een intuïtieve gebruikersinterface en realtime synchronisatie, waardoor dubbele boekingen worden voorkomen. Integratie met MS Outlook en andere gangbare agenda's zorgt voor een naadloze workflow, terwijl functies zoals filters op apparatuur of locatie een gerichte selectie mogelijk maken. Daarnaast ondersteunt Flexopus hybride werkmodellen door optimaal ruimtegebruik te bevorderen en waardevolle inzichten te verschaffen in het gebruik van hulpbronnen.
Worden kamerwijzigingen gesynchroniseerd tussen Outlook en Flexopus?
Ja, wijzigingen of annuleringen van kamerreserveringen worden automatisch gesynchroniseerd tussen Flexopus en Outlook. Dit zorgt ervoor dat alle betrokken partijen altijd op de hoogte zijn en dubbele boekingen worden voorkomen. Tegelijkertijd wordt de vrijgekomen ruimte direct weer als beschikbaar weergegeven, zodat andere collega's er gebruik van kunnen maken. Deze automatische synchronisatie bespaart tijd en vermindert de inspanning die de organisatie moet leveren aanzienlijk.
Heb ik extra software nodig voor het reserveren van kamers via Outlook met Flexopus?
Nee, de integratie verloopt via een Outlook-invoegtoepassing die binnen uw bedrijf wordt geïmplementeerd. Na installatie kunt u uw vergaderruimtes rechtstreeks in uw vertrouwde Outlook-omgeving reserveren, zonder dat u extra tools hoeft te installeren. Reserveringen worden bidirectioneel gesynchroniseerd met Flexopus om dubbele boekingen te voorkomen.
Blogberichten over kamerreserveringen
Nieuw werklexicon
Klaar voor de volgende stap?
.webp)