Vergaderruimtes beheren met het Flexopus ruimteboekingssysteem
Boek uw vergaderruimtes met Flexopus in enkele stappen en koppel uw Outlook-agenda voor een bidirectionele synchronisatie van de ruimteboekingssystemen - eenvoudig, naadloos en gebruiksvriendelijk!
.webp)
Al in gebruik in meer dan 4.000 kantoren!
Zo werkt het ruimteboekingssysteem Flexopus
De topfuncties van de ruimteboekingssoftware
Boekingsweergave & statistieken
Met de interactieve plattegronden kunt u alle bestaande kamerboekingen bekijken of direct nieuwe boekingen maken. Bovendien wordt de bezettingsgraad van de afzonderlijke ruimtes tot op de minuut nauwkeurig gevisualiseerd in een heatmap.
Elektronische deurbordjes
De Flexopus Digital Signage-add-on maakt het gebruik van elektronische deurbordjes mogelijk om de bezetting van uw vergaderruimtes weer te geven. Naast het tonen van boekingen kunnen via kiosksystemen ook spontane ad-hocboekingen voor vergaderruimtes worden gemaakt.
Catering- en kantoorservices
Plan vergaderingen inclusief catering, IT-ondersteuning of schoonmaak. Via de servicemodule boekt u alles eenvoudig bij de ruimte. Flexopus coördineert de opdrachten en informeert alle serviceproviders direct en automatisch.
Naadloze integraties
Synchroniseer vergaderruimteboekingen uit Microsoft of Google met Flexopus. Hierdoor kunnen boekingen worden geanalyseerd, op elektronische deurbordjes worden weergegeven en via Flexopus worden ingecheckt. Daarnaast kunnen er ook evenementen worden aangemaakt en beheerd.
Check-in module
Vergaderruimtes worden vaak gereserveerd voor terugkerende afspraken die echter vaak niet worden geannuleerd of alleen online plaatsvinden. Met behulp van de incheckmodule kunnen ongebruikte vergaderruimtes automatisch worden vrijgegeven als de deelnemers hun aanwezigheid ter plaatse niet bevestigen.
.webp)
.webp)
De voordelen van de ruimteboekingssoftware
Gehost in Duitsland
Voor een veilige gegevensopslag wordt Flexopus in Duitsland gehost op dedicated servers van Hetzner Online GmbH.
ISO 27001-gecertificeerd
Flexopus is door TÜV Rheinland gecertificeerd volgens ISO 27001:2022 en biedt daarmee getoetste informatiebeveiliging voor uw organisatie.
Eerlijk facturatiemodel
Wij rekenen transparant af op basis van resources in plaats van het aantal gebruikers – bijzonder praktisch voor bedrijven met veel medewerkers.
Snel onboardingproces
Dankzij onze intuïtieve structuur is Flexopus in een mum van tijd klaar voor gebruik, zodat u direct productief aan de slag kunt.
Gedetailleerde boekingsregels
Definieer nauwkeurig rechten en regels voor verschillende teams, locaties of individuele resources.
IoT-integraties
Koppel Flexopus aan slimme hardware zoals sensoren of digitale deurbordjes voor een nog efficiënter ruimtebeheer.
Voor elk type kantoor
Of u nu een klein kantoor of meerdere locaties beheert, Flexopus schaalt moeiteloos met u mee.
Toegankelijkheid
Onze software is zo ontworpen dat deze voor alle medewerkers even eenvoudig en onbeperkt toegankelijk is.
.svg)
Boek een live demonstratie!
Heeft u interesse of vragen?
De voordelen van ons ruimteboekingssysteem
Ruimte boeken in 3 stappen
Het boeken van een ruimte met Flexopus is eenvoudig en kost slechts enkele ogenblikken. Kies simpelweg de gewenste periode en locatie en boek uw ruimte via het plattegrondoverzicht.
Ruimte boeken in 3 stappen
Het boeken van een ruimte met Flexopus is eenvoudig en kost slechts enkele ogenblikken. Kies simpelweg de gewenste periode en locatie en boek uw ruimte via het plattegrondoverzicht.
Direct een ruimte boeken
Ad-hocboekingen kunt u eenvoudig via de Flexopus-app of direct op het elektronische deurbordje maken en daar ook weer annuleren. Zo wordt het flexibel gebruik van vergaderruimtes verder verbeterd en de bezettingsgraad geoptimaliseerd.
Direct een ruimte boeken
Ad-hocboekingen kunt u eenvoudig via de Flexopus-app of direct op het elektronische deurbordje maken en daar ook weer annuleren. Zo wordt het flexibel gebruik van vergaderruimtes verder verbeterd en de bezettingsgraad geoptimaliseerd.
.webp)
Elektronische deurbordjes
Koppel uw ruimtebezettingsoverzicht in Outlook aan de elektronische deurbordjes van Flexopus en verander uw kantoor moeiteloos in een smart office. Met de Digital Signage-add-on kunt u uw werkomgeving efficiënt uitbreiden met digitale deurbordjes.
Elektronische deurbordjes
Koppel uw ruimtebezettingsoverzicht in Outlook aan de elektronische deurbordjes van Flexopus en verander uw kantoor moeiteloos in een smart office. Met de Digital Signage-add-on kunt u uw werkomgeving efficiënt uitbreiden met digitale deurbordjes.
Catering- en kantoorservices
In Flexopus kunnen catering- en andere kantoorserviceprocessen efficiënt worden beheerd. Configureer welke diensten beschikbaar zijn voor medewerkers en verwerk bestellingen direct via Flexopus. Deze bestellingen kunnen vervolgens intern worden doorgestuurd naar de kantine of het office management.
Catering- en kantoorservices
In Flexopus kunnen catering- en andere kantoorserviceprocessen efficiënt worden beheerd. Configureer welke diensten beschikbaar zijn voor medewerkers en verwerk bestellingen direct via Flexopus. Deze bestellingen kunnen vervolgens intern worden doorgestuurd naar de kantine of het office management.
Check-in / Check-out
Vergaderruimtes worden vaak geboekt voor terugkerende afspraken die vervolgens niet worden geannuleerd of alleen online plaatsvinden. Met de check-in module worden ongebruikte ruimtes automatisch vrijgegeven als deelnemers hun aanwezigheid niet bevestigen. Dit kan via Outlook, de Flexopus-app of een QR-code.
Check-in / Check-out
Vergaderruimtes worden vaak geboekt voor terugkerende afspraken die vervolgens niet worden geannuleerd of alleen online plaatsvinden. Met de check-in module worden ongebruikte ruimtes automatisch vrijgegeven als deelnemers hun aanwezigheid niet bevestigen. Dit kan via Outlook, de Flexopus-app of een QR-code.
Boekingsbeheer als beheerder
Als beheerder heeft u de mogelijkheid om alle boekingen van vergaderruimtes in te zien, te beheren en te verwijderen. Optioneel kunnen ook gesynchroniseerde boekingen uit Microsoft Exchange Online en Google Calendar direct via Flexopus worden verwijderd.
Boekingsbeheer als beheerder
Als beheerder heeft u de mogelijkheid om alle boekingen van vergaderruimtes in te zien, te beheren en te verwijderen. Optioneel kunnen ook gesynchroniseerde boekingen uit Microsoft Exchange Online en Google Calendar direct via Flexopus worden verwijderd.
Gebruik & analyse in één app
Naast het operationeel beheer van ruimtes, het boeken van vergaderzalen en andere objecten, kunt u met Flexopus de bezettingsgraad van uw vergaderruimtes tot in detail analyseren. Toekomstige beslissingen over de inrichting van ruimtes kunnen hierdoor op basis van data worden genomen.
Gebruik & analyse in één app
Naast het operationeel beheer van ruimtes, het boeken van vergaderzalen en andere objecten, kunt u met Flexopus de bezettingsgraad van uw vergaderruimtes tot in detail analyseren. Toekomstige beslissingen over de inrichting van ruimtes kunnen hierdoor op basis van data worden genomen.
Slimme integraties met de Flexopus ruimteboekingssoftware
.svg)
.svg)
.svg)
Klantenrecensies van de Workplace Management-app
Vragen en antwoorden
Hoe werkt het boeken van ruimtes met Flexopus?
Ja, met Flexopus kunt u terugkerende boekingen aanmaken, bijvoorbeeld voor regelmatige vergaderingen. U kunt de frequentie en de periode van de boekingen naar wens instellen. Daarnaast kunt u de inrichting of specifieke vereisten definiëren, zoals de gewenste grootte van de ruimte of de technische faciliteiten. Flexopus informeert u bovendien over mogelijke conflicten binnen de reeks, zodat u snel alternatieve ruimtes of tijden kunt vinden.
Welke voordelen biedt het boeken van vergaderruimtes met Flexopus?
Flexopus vereenvoudigt het beheer en het boeken van vergaderruimtes dankzij een intuïtieve gebruikersinterface en real-time synchronisatie, waardoor dubbele boekingen worden uitgesloten. De integratie met MS Outlook en andere gangbare agenda's zorgt voor een naadloze workflow, terwijl functies zoals filters op basis van inrichting of locatie een gerichte selectie mogelijk maken. Bovendien ondersteunt Flexopus hybride werkmodellen door een optimaal ruimtegebruik te bevorderen en waardevolle inzichten te bieden in het gebruik van middelen.
Worden wijzigingen in ruimtes gesynchroniseerd in Outlook en Flexopus?
Ja, wijzigingen of annuleringen van ruimteboekingen worden automatisch gesynchroniseerd tussen Flexopus en Outlook. Zo zijn alle betrokkenen altijd op de hoogte en worden dubbele boekingen voorkomen. Tegelijkertijd wordt de vrijgekomen ruimte direct weer als beschikbaar getoond, zodat deze door andere collega's kan worden gebruikt. Deze automatische synchronisatie bespaart tijd en vermindert de organisatorische last aanzienlijk.
Heb ik extra software nodig voor het boeken van ruimtes in Outlook met Flexopus?
Nee, de integratie verloopt via een Outlook-add-in die binnen uw organisatie wordt uitgerold. Zodra deze is geïnstalleerd, kunt u uw vergaderruimtes direct in uw vertrouwde Outlook-omgeving boeken zonder dat u extra tools hoeft te installeren. De boekingen worden bidirectioneel met Flexopus gesynchroniseerd om dubbele boekingen te voorkomen.
Blogartikelen over ruimteboeking
.webp)
.webp)
.webp)
Klaar voor de volgende stap?
.webp)