Beheer vergaderruimtes met het Flexopus-ruimtereserveringssysteem
Flexopus is een ruimtereserveringssysteem waarmee u in slechts enkele stappen eenvoudig en intuïtief vergaderruimtes kunt reserveren voor samenwerking. Maak uw kamerreservering met Flexopus efficiënter dan ooit.
.webp)
.svg)
Eenvoudig een kamer boeken!
Boekingsweergave en statistieken
Dankzij de interactieve plattegronden kunt u alle bestaande kamerreserveringen bekijken of direct nieuwe boekingen maken. Bovendien wordt de bezetting van de individuele kamers minuut voor minuut gevisualiseerd in een heatmap.
Elektronische deurborden voor vergaderruimtes
Met de Flexopus Digital Signage Add-On kunt u elektronische deurborden bedienen om de bezetting van uw vergaderruimten weer te geven. Naast het weergeven van reserveringen kunnen via kiosksystemen ook spontaan ad-hoc reserveringen voor vergaderruimtes worden gemaakt.
Cateringservice
Bestel eenvoudig koffie en gebak voor uw vergaderingen via de catering servicemodule. Bestellingen kunt u eenvoudig beheren in Flexopus en worden rechtstreeks doorgestuurd naar de verantwoordelijke dienstverlener.
Naadloze integraties
Synchroniseer vergaderruimtereserveringen van Microsoft of Google met Flexopus. Hierdoor kunnen boekingen worden beoordeeld, op elektronische deurborden worden weergegeven en via Flexopus worden ingecheckt. Daarnaast kunnen ook evenementen worden aangemaakt en beheerd.
Incheckmodule
Vaak worden vergaderruimtes gereserveerd voor reguliere afspraken, maar deze worden vaak niet geannuleerd of vinden uitsluitend online plaats. Met de incheckmodule kunnen ongebruikte vergaderruimtes automatisch worden vrijgegeven als deelnemers hun aanwezigheid ter plaatse niet bevestigen.
.webp)
.webp)
.svg)
Boek een demogesprek!
Bent u geïnteresseerd of heeft u vragen?
Voordelen van het Flexopus-kamerreserveringssysteem
Kamerreservering in 3 stappen
Een kamer reserveren bij Flexopus is eenvoudig en duurt slechts enkele ogenblikken. Selecteer eenvoudig de gewenste periode en locatie en reserveer uw kamer op de vogelvluchtkaart.
Kamerreservering in 3 stappen
Een kamer reserveren bij Flexopus is eenvoudig en duurt slechts enkele ogenblikken. Selecteer eenvoudig de gewenste periode en locatie en reserveer uw kamer op de vogelvluchtkaart.
Direct kamer boeken
Via de Flexopus app of direct op het elektronische deurbordje kunt u eenvoudig ad hoc boekingen maken en deze daar annuleren. Hierdoor worden vergaderruimtes nog flexibeler ingezet en optimaal benut.
Direct kamer boeken
Via de Flexopus app of direct op het elektronische deurbordje kunt u eenvoudig ad hoc boekingen maken en deze daar annuleren. Hierdoor worden vergaderruimtes nog flexibeler ingezet en optimaal benut.
.png)
Elektronische deurborden
Koppel uw kamerbezettingsplan in Outlook aan de elektronische deurborden van Flexopus en transformeer uw kantoor moeiteloos in een slim kantoor. Met de uitbreidingsmodule Digital Signage breidt u uw werkomgeving efficiënt uit met digitale deurborden.
Elektronische deurborden
Koppel uw kamerbezettingsplan in Outlook aan de elektronische deurborden van Flexopus en transformeer uw kantoor moeiteloos in een slim kantoor. Met de uitbreidingsmodule Digital Signage breidt u uw werkomgeving efficiënt uit met digitale deurborden.
Cateringservice
Cateringprocessen kunnen in Flexopus efficiënt in kaart worden gebracht. Bepaal welke producten beschikbaar zijn voor medewerkers en voer cateringbestellingen rechtstreeks in via Flexopus. Deze bestellingen kunnen vervolgens intern worden doorgegeven aan de kantine of het kantoormanagement.
Cateringservice
Cateringprocessen kunnen in Flexopus efficiënt in kaart worden gebracht. Bepaal welke producten beschikbaar zijn voor medewerkers en voer cateringbestellingen rechtstreeks in via Flexopus. Deze bestellingen kunnen vervolgens intern worden doorgegeven aan de kantine of het kantoormanagement.
Inchecken/uitchecken
Vaak worden vergaderruimtes gereserveerd voor reguliere afspraken, maar deze worden vaak niet geannuleerd of vinden uitsluitend online plaats. Met de incheckmodule kunnen ongebruikte kamers automatisch worden vrijgegeven als deelnemers hun aanwezigheid ter plaatse niet bevestigen. Dit kan in Outlook, de Flexopus app of via een QR-code.
Inchecken/uitchecken
Vaak worden vergaderruimtes gereserveerd voor reguliere afspraken, maar deze worden vaak niet geannuleerd of vinden uitsluitend online plaats. Met de incheckmodule kunnen ongebruikte kamers automatisch worden vrijgegeven als deelnemers hun aanwezigheid ter plaatse niet bevestigen. Dit kan in Outlook, de Flexopus app of via een QR-code.
Boekingsbeheer als beheerder
Als beheerder kunt u alle vergaderruimtereserveringen bekijken, beheren en verwijderen. Optioneel kunnen gesynchroniseerde boekingen van Microsoft Exchange Online en Google Agenda ook rechtstreeks via Flexopus worden verwijderd.
Boekingsbeheer als beheerder
Als beheerder kunt u alle vergaderruimtereserveringen bekijken, beheren en verwijderen. Optioneel kunnen gesynchroniseerde boekingen van Microsoft Exchange Online en Google Agenda ook rechtstreeks via Flexopus worden verwijderd.
Gebruik en analyse in één app
Naast operationeel ruimtebeheer, vergaderruimtereserveringen en andere objecten, kunt u met Flexopus de benutting van uw vergaderruimten gedetailleerd analyseren. Toekomstige beslissingen over de inrichting van gebieden kunnen daardoor ook op datagestuurde wijze worden genomen.
Gebruik en analyse in één app
Naast operationeel ruimtebeheer, vergaderruimtereserveringen en andere objecten, kunt u met Flexopus de benutting van uw vergaderruimten gedetailleerd analyseren. Toekomstige beslissingen over de inrichting van gebieden kunnen daardoor ook op datagestuurde wijze worden genomen.
Integraties voor kamerreserveringen
%203.png)
vragen en antwoorden
Hoe werkt kamerreservering via Flexopus?
Ja, u kunt met Flexopus terugkerende boekingen aanmaken, bijvoorbeeld voor regelmatige vergaderingen. U kunt zelf de frequentie en de periode van de boekingen bepalen. Bovendien kunt u de apparatuur of specifieke vereisten definiëren, zoals: B. de gewenste kamergrootte of technische uitrusting. Flexopus informeert u ook over mogelijke conflicten binnen de reeks, zodat er snel alternatieve kamers of tijden gevonden kunnen worden.
Wat zijn de voordelen van het reserveren van vergaderruimtes via Flexopus?
Flexopus vereenvoudigt het beheer en reserveren van vergaderruimtes dankzij een intuïtieve gebruikersinterface en realtime synchronisatie, waardoor dubbele boekingen worden voorkomen. Integratie met MS Outlook en andere veelgebruikte agenda's zorgt voor een naadloze workflow, terwijl functies zoals filters op apparatuur of locatie een gerichte selectie mogelijk maken. Bovendien ondersteunt Flexopus hybride werkmodellen door optimale ruimtebenutting te bevorderen en waardevolle inzichten te bieden in het gebruik van hulpbronnen.
Worden kamerwijzigingen gesynchroniseerd in Outlook en Flexopus?
Ja, wijzigingen of annuleringen van kamerboekingen worden automatisch gesynchroniseerd tussen Flexopus en Outlook. Zo is iedereen altijd op de hoogte en worden dubbele boekingen vermeden. Tegelijkertijd wordt de gedeelde ruimte direct weer als beschikbaar weergegeven, zodat andere collega's deze kunnen gebruiken. Deze automatische synchronisatie bespaart tijd en vermindert de organisatorische inspanning aanzienlijk.
Heb ik extra software nodig voor het reserveren van Outlook-ruimtes met Flexopus?
Kan ik seriematige boekingen maken voor vergaderruimtes?
Ja, u kunt met Flexopus terugkerende boekingen aanmaken, bijvoorbeeld voor regelmatige vergaderingen. U kunt de frequentie en de periode van de boekingen individueel vastleggen, bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of maandelijks. Flexopus zorgt ervoor dat de geselecteerde kamers voor de gehele reeks gereserveerd blijven en biedt u de mogelijkheid om indien nodig individuele afspraken binnen de reeks aan te passen of te annuleren, zonder dat de gehele boeking wordt verwijderd.
Blogberichten over kamerreserveringen
.webp)
Waar wacht je op?
