Het Volksbank Forum: een project voor het delen van presentatiebureaus

Banken en kantoren in banken zijn stoffig en inflexibel? Dan maken we graag van deze gelegenheid gebruik om je van het tegendeel te overtuigen!

Met ongeveer 760 werknemers en een totaal vermogen van 6 miljard euro is de Volksbank Mittlerer Neckar eG een van de grootste werkgevers en een van de grootste openbare en Raiffeisenbanken in de regio. Moderne ruimtes met goed doordachte werkzones en flexibel werken staan voorop voor het bedrijf: dit concept is georganiseerd met Flexopus. Alle 760 medewerkers hebben de mogelijkheid om een van de bijna 300 werkplekken en ongeveer 150 parkeerplaatsen op het Volksbank Forum te boeken: dat betekent volledige flexibiliteit.

Volksbank Mittlerer Neckar eG vertelt ons hoe ze ervoor staan na iets meer dan een jaar hybride werken, bureaus delen en onze werkplekbeheersoftware gebruiken.

Acht locaties komen samen in één forum: een doordacht concept gecombineerd met intuïtieve boekingssoftware

Met de opening van het Volksbank Forum in Wendlingen am Neckar in het voorjaar van 2025 werden alle interne ruimtes, voorheen verspreid over ongeveer acht locaties, gecentraliseerd in een nieuw kantoorgebouw. „Het Volksbank Forum” staat voor een nieuwe, duurzame, flexibele manier van werken. „Onze kantoorruimtes volgen een modern werkplekconcept met verschillende soorten kamers: voor elke taak is er een geschikte locatie — functioneel uitgerust en doordacht ontworpen”, meldt Gabriel Wagner, onze contactpersoon bij Volksbank Mittlerer Neckar eG.

De Covid-19-pandemie heeft de verandering versneld: mobiel werken werd snel geïntegreerd in het dagelijks leven van de Volksbank Mittlerer Neckar eG, terwijl tegelijkertijd het kantoor centraal blijft staan in de samenwerking. Om flexibiliteit en efficiënt ruimtegebruik te combineren, maakt Volksbank Mittlerer Neckar eG gebruik van een geavanceerd concept voor het delen van bureaus — beheerd met Flexopus.

Nog voor de overstap naar het nieuwe Volksbank Forum werd de software als pilot getest op de voormalige locaties. De beslissing was snel genomen. „Dankzij de gebruiksvriendelijke interface hadden we in de pilotfase al zeer positieve ervaringen met Flexopus”, zegt Gabriel Wagner.

Tegenwoordig worden alle werkplekken, verschillende soorten kamers en parkeerplaatsen centraal geboekt via Flexopus.

Efficiënt ruimtegebruik: spontaniteit ontmoet efficiëntie in het dagelijks leven

„Ongeveer 40 procent van de werknemers werkt regelmatig op afstand”, beschrijft Gabriel Wagner van Volksbank Mittlerer Neckar eG. De combinatie van mobiel werken en werken op locatie zorgt voor een zeer evenwichtig gebruik van kantoorruimte. Werkplekken en parkeerplaatsen zijn niet permanent geblokkeerd of overbelast.

Volgens Gabriel Wagner zijn vooral spontane boekingen doorslaggevend voor het dagelijkse hybride werkleven: „Wanneer spontane boekingen moeten worden uitgevoerd, is dit op elk moment mogelijk via Flexopus en creëert het een echte meerwaarde.”

De duidelijke structuur van boekingen voorkomt zo de typische problemen van ongecontroleerd delen van bureaus, zoals bezette maar ongebruikte werkplekken of onzekerheid over waar collega's zitten.

Zones aangepast aan de vereisten: zo werkt New Work

Het nieuwe kantoorgebouw van Volksbank Mittlerer Neckar eG volgt een duidelijk gestructureerd werkplekconcept: verschillende activiteiten vereisen verschillende werkomgevingen.

In plaats van traditionele, uniforme kantoorruimte gebruikt de bank verschillende werkzones die specifiek zijn afgestemd op verschillende behoeften. Afhankelijk van de taak kunnen medewerkers de geschikte werkplek kiezen en deze eenvoudig boeken via Flexopus.

Het concept van de Volksbank voor het Forum is als volgt:

• Focus-werkstations voor geconcentreerd werken
• Samenwerkingsgebieden voor teamwerk en uitwisseling
• Goed uitgeruste vergaderzalen
• Goed doordachte ruimtes voor ontspanning en pauzes

Deze duidelijke structuur creëert een werkomgeving die zowel productief als aangenaam is. Medewerkers bepalen flexibel waar ze willen werken, voor een specifiek doel of als aanvulling op hun favoriete collega, met behulp van de praktische favorietenfunctie van Flexopus.

Meetbare resultaten door middel van gegevensanalyses: meer transparantie, betere voorspelbaarheid, minder inactieve tijd

Na de introductie van Flexopus kon Volksbank Mittlerer Neckar eG verschillende positieve ontwikkelingen waarnemen en deze duidelijk meten en evalueren met behulp van de geïntegreerde analysetool van Flexopus.

Sinds de introductie van Flexopus is de transparantie over het gebruik van werk- en parkeerplaatsen bijzonder merkbaar toegenomen. In plaats van onderbuikgevoel zijn er nu betrouwbare gegevens beschikbaar over hoeveel de ruimte daadwerkelijk wordt gebruikt — en naar welke gebieden wanneer en hoe wordt gevraagd.

Dit biedt verschillende voordelen in het dagelijks leven:

• Aanzienlijk betere voorspelbaarheid in de dagelijkse gang van zaken
• Goed onderbouwde beslissingen met betrekking tot werkplekconcepten en ruimtevereisten
• Gerichte optimalisatie van afzonderlijke zones en hulpbrontypen
• Een gelukkiger, efficiënter team
  

„De evaluaties in Flexopus stellen ons in staat om het gebruik van onze gebouwen nauwkeurig te begrijpen en op basis hiervan gefundeerde beslissingen te nemen”, zegt Gabriel Wagner.

Nog een resultaat: werkplekken en parkeerplaatsen kunnen optimaal op elkaar worden afgestemd. Medewerkers kunnen spontaan boeken zonder onnodig middelen te blokkeren.

Kortom: Flexopus-analyses zorgen niet alleen voor een goede gebruikerservaring, maar maken het ruimtegebruik ook beheersbaar en veel efficiënter.

Feedback van medewerkers: „Eindelijk volledige flexibiliteit.”

Een nieuwe manier van werken werkt alleen succesvol op lange termijn als deze door het team wordt geaccepteerd en nageleefd. De feedback van de teams was daarom bijzonder belangrijk voor Volksbank Mittlerer Neckar eG.

„De feedback was altijd positief”, — Gabriel Wagner, Corporate Communications.

Veel medewerkers benadrukken vooral het gebruiksgemak van Flexopus. Of het nu op een laptop op kantoor of onderweg is, het boeken van een werkplek of vergaderruimte is intuïtief en moeiteloos.

Transparantie wordt ook bijzonder gewaardeerd:

• Geschikte werkplektypes kunnen gericht worden geselecteerd
• beschikbare kamers zijn te allen tijde zichtbaar

Dit zorgt voor planningszekerheid in het dagelijkse werk.

Eén zin komt vooral veel voor bij feedback — en beschrijft treffend het effect van de nieuwe manier van werken: „We profiteren van volledige flexibiliteit.”

Voor Volksbank Mittlerer Neckar eG toont deze feedback aan dat Flexopus precies mogelijk maakt wat moderne werkconcepten vereisen: flexibel gebruik van kantoorruimte zonder structuur of overzicht te verliezen.

Aanbevelingen voor actie en tips voor de introductie van het delen van bureaus

Op basis van eigen ervaring heeft de Volksbank duidelijke aanbevelingen voor bedrijven die ook een flexibel werkplekconcept willen introduceren:

1. Creëer transparantie
   Medewerkers moeten op elk moment kunnen identificeren welke werkplekken en kamers beschikbaar zijn. Tools zoals Flexopus vormen hiervoor de basis.
   
   
2. Het aanbieden van verschillende soorten werkplekken
   Het is niet de hoeveelheid maar de pasvorm die telt. Voor focuswerk, samenwerking, uitwisseling of ontspanning zijn passende ruimteconcepten vereist.
   
   
3. Focus op eenvoud
   Goede oplossingen werken wanneer ze zonder uitleg kunnen worden gebruikt. Een intuïtieve boekingstool is hierbij een doorslaggevende succesfactor.
   

Eén jaar Flexopus: een doorslaand succes

Een jaar na de introductie is duidelijk dat het moderne werkplekconcept van Volksbank Mittlerer Neckar eG uitstekend werkt.

De combinatie van hybride werken, duidelijk gestructureerde werkzones en ondersteuning van Flexopus heeft het mogelijk gemaakt om kantoorruimte efficiënt te gebruiken en tegelijkertijd een aantrekkelijke werkomgeving te creëren.

Werknemers profiteren van meer flexibiliteit en transparantie in hun dagelijkse werk. Het bedrijf verkrijgt op zijn beurt waardevolle inzichten in het gebruik van kantoorruimte en kan deze op basis van data verder ontwikkelen.

Of hoe onze contactpersoon Gabriel Wagner het succes in één zin samenvat:

„Flexopus stelt ons in staat om onze werkplek op een moderne, flexibele en tegelijkertijd betrouwbare manier te gebruiken — en heeft zo onze hybride werkroutine aanzienlijk eenvoudiger en efficiënter gemaakt.”