Een verzekeringsmaatschappij kon bijvoorbeeld dankzij Flexopus een meerdaags evenement efficiënt organiseren.

Een grote verzekeringsmaatschappij, die anoniem wil blijven, stond voor de uitdaging om een meerdaags medewerkers-event met ongeveer 200 deelnemers te organiseren. Hiervoor zochten zij een digitale oplossing die alle fasen van het event – van voorbereiding en uitvoering tot de afbouw – centraal in kaart brengt.

Met Flexopus vond het bedrijf de juiste oplossing en kon het event gestructureerd en soepel worden georganiseerd, waarbij de modules "Eventplanning", "Ruimteboeking" en "Catering & Service" zinvol met elkaar werden gecombineerd:

1. Event: Module voor het organiseren van events met het reserveren van meerdere ruimtes, het uitnodigen van deelnemers en de directe integratie van serviceproviders.

2. Ruimteboeking: Module voor het eenvoudig reserveren van beschikbare vergaderruimtes.

3. Catering & Services: Boeking en beheer van serviceproviders – bijv. catering, techniek of schoonmaak – inclusief duidelijke tijdslots, gekoppelde ruimtes en helder gedefinieerde posten.

De uitdaging

Meerdaagse events vereisen een zorgvuldige coördinatie van de beschikbaarheid van ruimtes, het tijdig inplannen van dienstverleners zoals catering en facility management, en het rekening houden met op- en afbouwtijden. Tegelijkertijd is het belangrijk om het overzicht te behouden over verantwoordelijkheden en de bijbehorende tijdslots, zodat er geen onnodige chaos ontstaat.

De oplossing met Flexopus

1. Centrale eventplanning met ruimte- en service-integratie

Het event werd via de Event-module voor meerdere dagen opgezet. Voor elke dag konden direct passende ruimtes worden geboekt en serviceopdrachten zoals catering, techniek of stoelopstellingen worden toegevoegd. Het overzicht van ruimtes, tijden, taken en betrokkenen was zo centraal op één plek beschikbaar.

2. Gestructureerde voorbereiding

Voor voorbereidingen werden ruimtes indien nodig direct via de eenvoudige ruimteboeking gereserveerd (bijv. voor eenvoudige opbouwwerkzaamheden) of via de evenementenmodule, wanneer meerdere ruimtes of services tegelijkertijd moesten worden gecoördineerd. Ook losse serviceopdrachten zoals het ophangen van banners of het vullen van koelkasten konden onafhankelijk worden aangemaakt.

3. Soepele uitvoering

Op de dag van het evenement grepen alle modules in elkaar: de evenementenplanning coördineerde processen en tijdschema's, terwijl via de geïntegreerde service & catering module dienstverleners zoals schoonmaak, techniek of catering direct werden betrokken. Alle betrokkenen hadden via Flexopus transparant inzicht in hun taken en tijdvensters.

4. Geplande afbouw

Voor de afbouw werden opnieuw ruimtes geblokkeerd – ofwel via de ruimteboeking bij eenvoudige vereisten of via de evenementenmodule, wanneer meerdere services en ruimtes betrokken waren. Taken zoals het afbreken van techniek of de eindschoonmaak werden via de catering & services-module efficiënt verdeeld.

Het resultaat

Met Flexopus kon het bedrijf:

• alle evenementfasen centraal in kaart brengen
• ruimte- en serviceplanning naadloos combineren
• verantwoordelijkheden helder verdelen
• de organisatie zo eenvoudig mogelijk inrichten

Conclusie

Dankzij Flexopus is een complex evenement veranderd in een helder gestructureerd proces – digitaal, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk.