Een verzekeringsmaatschappij kon bijvoorbeeld dankzij Flexopus een meerdaags evenement efficiënt organiseren.

Een grote verzekeringsmaatschappij stond voor de uitdaging om een meerdaags evenement voor haar medewerkers te organiseren met zo'n 200 deelnemers. Om dit te bereiken, zochten ze een digitale oplossing die alle fasen van het evenement centraal in kaart brengt – van voorbereiding en uitvoering tot demontage.

Met Flexopus vond het bedrijf wat het zocht en kon het zijn evenement gestructureerd en soepel organiseren, waarbij de modules evenementplanning, ruimteboeking en service & catering zinvol met elkaar werden gecombineerd.

De uitdaging

Voor meerdaagse evenementen is het volgende vereist:

• Coördinatie van de beschikbaarheid van kamers
  
  
• Dienstverleners zoals catering & facility management inplannen
  
  
• De tijd die nodig is voor het opzetten en afbreken moet in rekening worden gebracht.
  
  
• Het bijhouden van verantwoordelijkheden en deadlines.
  
  

De oplossing met Flexopus

Centrale evenementplanning met integratie van ruimtes en diensten

Het evenement werd voor meerdere dagen opgezet met behulp van de evenementenbeheermodule . Voor elke dag konden direct passende ruimtes geboekt en serviceopdrachten zoals catering, techniek of stoelen worden geïntegreerd. Het overzicht van ruimtes, tijden, taken en deelnemers was zo centraal op één plek te vinden.

2. Gestructureerde voorbereiding
Voor de voorbereidingen werden kamers naar behoefte gereserveerd, hetzij direct via de eenvoudige kamerreservering (bijv. voor eenvoudige instelwerkzaamheden) of via de gebeurtenismodule, als meerdere ruimtes of diensten tegelijkertijd gecoördineerd moesten worden. Ook individuele serviceopdrachten zoals het ophangen van banners of het vullen van koelkasten konden onafhankelijk worden aangemaakt.

3. Vlotte uitvoering
Op de dag van het evenement sloten alle modules naadloos op elkaar aan: De evenementenplanning coördineerde processen en schema's, terwijl de geïntegreerde service & catering module rechtstreeks dienstverleners zoals schoonmaak, technologie of catering betrok. Alle deelnemers hadden via Flexopus transparant inzicht in hun taken en de bijbehorende tijdslimieten.

4. Geplande ontmanteling
Kamers werden opnieuw geblokkeerd voor de ontmanteling – hetzij via de kamerreservering voor eenvoudige behoeften, hetzij via de evenementenbeheermodulewanneer meerdere diensten en ruimtes werden getroffen. Taken zoals het demonteren van apparatuur of de eindschoonmaak werden efficiënt verdeeld via de Service & Cateringmodule .

Het resultaat

Met Flexopus kon het bedrijf:
✅ alle evenementfasen centraal in kaart brengen
✅ zaal- en serviceplanning naadloos combineren
✅ verantwoordelijkheden duidelijk verdelen
✅ de organisatie efficiënter en transparanter maken

Conclusie:
Met Flexopus werd een complex evenement een duidelijk gestructureerd proces – digitaal, overzichtelijk en efficiënt.

‍

Optie 2

Succesverhaal: Zo organiseerde een verzekeringsmaatschappij met Flexopus op efficiënte wijze een meerdaags evenement.

Evenementplanning, zaalcoördinatie en services – alles centraal beschikbaar in één tool.

Een grote verzekeringsmaatschappij stond voor de uitdaging om een meerdaags evenement voor haar medewerkers te organiseren met zo'n 200 deelnemers. Hiervoor zochten zij een digitale oplossing die alle fasen van het evenement – van voorbereiding via uitvoering tot demontage – centraal in kaart brengt.

Met Flexopus vond het bedrijf wat het zocht en kon het zijn evenement op een gestructureerde en soepele manier organiseren, waarbij de modules Evenementenplanning, Zaalreservering en Service & Catering op een verstandige manier werden gecombineerd.

Evenementenplanning: Module voor het organiseren van evenementen met reservering van meerdere ruimtes, het uitnodigen van deelnemers en directe integratie van dienstverleners.

Ruimteboeking: Module voor het eenvoudig reserveren van beschikbare vergaderruimtes.

Service & Catering: Boeking en beheer van dienstverleners – bijv. Catering, technologie of schoonmaak – inclusief duidelijke tijdsvensters, gekoppelde ruimtes en helder gedefinieerde functies.

De uitdaging

Voor meerdaagse evenementen is het volgende vereist:

• Coördinatie van de beschikbaarheid van kamers
  
  
• Dienstverleners zoals catering & facility management inplannen
  
  
• De tijd die nodig is voor het opzetten en afbreken moet in rekening worden gebracht.
  
  
• Het bijhouden van verantwoordelijkheden en deadlines.
  
  

De oplossing met Flexopus

1. Centrale evenementplanning met integratie van ruimte en service
Elke evenementdag werd gepland via de evenementbeheermodule . Kamers en benodigde diensten (bijv. Catering, technologie, zitplaatsen) konden direct worden toegewezen – alles overzichtelijk op één plek georganiseerd.

2. Gestructureerde voorbereiding
Voor de opbouw en voorbereidingen werden de ruimtes en servicetaken specifiek vóór de start van het evenement gepland – zoals het ophangen van banners of het vullen van drankkoelkasten.

3. Vlotte uitvoering
Tijdens het evenement hadden alle interne en externe deelnemers een duidelijk beeld van hun taken. Diensten zoals catering, schoonmaak en renovaties werden gecoördineerd en op tijd uitgevoerd.

4. Geplande demontage
De demontage werd ook gecoördineerd via Flexopus: met gereserveerde tijdvakken en duidelijk omschreven taken – van technische demontage tot eindschoonmaak.

Het resultaat

Met Flexopus kon het bedrijf:
✅ alle evenementfasen centraal in kaart brengen
✅ zaal- en serviceplanning naadloos combineren
✅ verantwoordelijkheden duidelijk verdelen
✅ de organisatie efficiënter en transparanter maken

Conclusie:
Met Flexopus werd een complex evenement een duidelijk gestructureerd proces – digitaal, overzichtelijk en efficiënt.