Een verzekeringsmaatschappij kon bijvoorbeeld dankzij Flexopus een meerdaags evenement efficiënt organiseren.

Een grote verzekeringsmaatschappij, die anoniem wenst te blijven, stond voor de uitdaging om een meerdaags personeelsevenement met ongeveer 200 deelnemers te organiseren. Om dit te bereiken, zochten ze een digitale oplossing die alle fasen van het evenement centraal in kaart brengt – van voorbereiding en uitvoering tot demontage.

Met Flexopus vond het bedrijf wat het zocht en kon het zijn evenement gestructureerd en vlekkeloos organiseren, waarbij de modules "Evenementplanning", "Zaalreservering" en "Catering & Service" zinvol met elkaar werden gecombineerd:

1. Evenement: Module voor het organiseren van evenementen met reservering van meerdere ruimtes, het uitnodigen van deelnemers en directe integratie van dienstverleners.

2. Ruimtereservering: Module voor het eenvoudig reserveren van beschikbare vergaderruimtes.

3. Catering & Diensten: Boeking en beheer van serviceproviders – bijv. Catering, technologie of schoonmaak – inclusief duidelijke tijdsvensters, gekoppelde ruimtes en helder gedefinieerde functies.

De uitdaging

Bij meerdaagse evenementen is een zorgvuldige coördinatie van de beschikbaarheid van ruimtes, een tijdige planning van dienstverleners zoals catering en facilitair management, en aandacht voor de opbouw- en afbouwtijden essentieel. Tegelijkertijd is het belangrijk om de verantwoordelijkheden en de bijbehorende termijnen in de gaten te houden, zodat er geen onnodige chaos ontstaat.

De oplossing met Flexopus

Centrale evenementplanning met integratie van ruimtes en diensten

Het evenement werd voor meerdere dagen aangemaakt met behulp van de evenementmodule . Voor elke dag konden direct passende ruimtes geboekt en serviceopdrachten zoals catering, techniek of stoelen worden geïntegreerd. Het overzicht van ruimtes, tijden, taken en deelnemers was zo centraal op één plek te vinden.

Gestructureerde voorbereiding

Voor de voorbereidingen werden kamers naar behoefte gereserveerd, hetzij direct via de eenvoudige kamerreservering (bijv. voor eenvoudige instelwerkzaamheden) of via de gebeurtenismodule, als meerdere ruimtes of diensten tegelijkertijd gecoördineerd moesten worden. Ook individuele serviceopdrachten zoals het ophangen van banners of het vullen van koelkasten konden onafhankelijk worden aangemaakt.

Vlotte uitvoering

Op de dag van het evenement sloten alle modules naadloos op elkaar aan: de evenementenplanning coördineerde processen en schema's, terwijl de geïntegreerde module Service & Catering rechtstreeks dienstverleners zoals schoonmaak, technologie of catering betrok. Alle deelnemers hadden via Flexopus transparant inzicht in hun taken en de bijbehorende tijdslimieten.

Geplande demontage

Er werden opnieuw ruimtes geblokkeerd voor de ontmanteling – hetzij via de ruimteboeking voor eenvoudige behoeften, hetzij via de evenementenmodulewanneer meerdere diensten en ruimtes werden getroffen. Taken zoals het demonteren van apparatuur of de eindschoonmaak werden efficiënt verdeeld via de Catering & Services module .

Het resultaat

Met Flexopus kon het bedrijf het volgende bereiken:

• Breng alle evenementfasen centraal in kaart.
• Combineer naadloos ruimte- en serviceplanning.
• Verdeel de verantwoordelijkheden duidelijk.
• om de organisatie zo eenvoudig mogelijk te maken

Conclusie

Flexopus heeft een complexe gebeurtenis omgezet in een duidelijk gestructureerd proces – digitaal, transparant en gebruiksvriendelijk.