Een verzekeringsmaatschappij kon bijvoorbeeld dankzij Flexopus een meerdaags evenement efficiënt organiseren.

Een grote verzekeringsmaatschappij, die anoniem wilde blijven, stond voor de uitdaging om een meerdaags personeelsevenement te organiseren met ongeveer 200 deelnemers. Daarvoor waren ze op zoek naar een digitale oplossing die alle fases van het evenement centraal in kaart zou brengen — van voorbereiding tot uitvoering en ontmanteling.

Met Flexopus vond het bedrijf wat ze zochten en kon het hun evenement op een gestructureerde en soepele manier organiseren, waarbij de modules „Event Planning”, „Room Booking” en „Catering & Service” effectief werden gecombineerd:

1ste evenement: Module voor het organiseren van evenementen met reservering van meerdere zalen, het uitnodigen van deelnemers en directe integratie van dienstverleners.

2. Kamer boeken: Module voor eenvoudige reservatie van beschikbare vergaderruimten.

3. Catering en diensten: Boeking en administratie van dienstverleners — zoals catering, technologie of schoonmaak — inclusief duidelijke tijdskaders, verbonden kamers en duidelijk gedefinieerde posities.

De uitdaging

Evenementen die meerdere dagen duren, vereisen een zorgvuldige coördinatie van de beschikbaarheid van de kamers, een tijdige planning van dienstverleners zoals catering en facilitair management, en aandacht voor de op- en afbouwtijden. Tegelijkertijd is het belangrijk om de verantwoordelijkheden en de respectieve tijdschema's bij te houden, zodat er geen onnodige chaos ontstaat.

De oplossing met Flexopus

1. Centrale evenementenplanning met integratie van ruimte en service

Het evenement werd georganiseerd door module voor evenementen Over meerdere dagen aangelegd. Voor elke dag, geschikt Kamers geboekt en servicebestellingen Hoe catering, technologie of zitplaatsen kunnen worden geïntegreerd. Het overzicht van kamers, tijden, taken en deelnemers was dus centraal op één plek ondergebracht.

2. Gestructureerde voorbereiding

Voor de voorbereidingen waren de kamers ofwel rechtstreeks via de eenvoudige Kamer boeken gereserveerd (bijvoorbeeld voor eenvoudige montagewerkzaamheden) of via de module voor evenementen, wanneer meerdere kamers of diensten tegelijkertijd moesten worden gecoördineerd. Zelfs individueel servicebestellingen zoals het ophangen van spandoeken of het vullen van koelkasten, kunnen onafhankelijk van elkaar worden opgesteld.

3. Soepele implementatie

Op de dag van het evenement zijn alle modules met elkaar verweven: evenementenplanning coördineerde processen en planningen, terwijl via de geïntegreerde Service en catering Aanbieders van modulediensten zoals schoonmaak, technologie of catering waren rechtstreeks betrokken. Alle deelnemers hadden via Flexopus transparante inzichten in hun taken en tijdschema's.

4. Geplande ontmanteling

Kamers werden opnieuw geblokkeerd voor ontmanteling — ofwel via de Kamer boeken voor eenvoudige vereisten of via de module voor evenementenwanneer meerdere diensten en gebieden werden getroffen. Taken zoals ontmantelingstechniek of eindschoonmaak werden uitgevoerd via de Module Catering en dienstverlening efficiënt verdeeld.

Het resultaat

Met Flexopus was het bedrijf in staat om:

• Alle fases van het evenement centraal in kaart brengen
• Combineer ruimteplanning en serviceplanning naadloos
• Verantwoordelijkheden duidelijk verdelen
• Maak de organisatie zo eenvoudig mogelijk

conclusie

Flexopus maakte van een complexe gebeurtenis een duidelijk gestructureerd proces — digitaal, duidelijk en gebruiksvriendelijk.