Een brand, vier geïmproviseerde locaties, groeiend personeel en opeens nauwelijks vaste banen — wat voor veel administraties een organisatorische nachtmerrie zou zijn, werd veroorzaakt door Administration Communale de Junglinster Het was een keerpunt in Luxemburg met ongeveer 60 werknemers in het gemeentehuis en nog eens 35 in de technische dienstverlening. De oplossing: een radicale heroverweging van de werkorganisatie en een kennismaking met het moderne Werkplekbeheer met Flexopus.
Noodtoestand als startpunt
„Tijdens de werkzaamheden aan het dakgebinte is er's nachts brand uitgebroken, waardoor grote delen van ons administratiegebouw onbruikbaar zijn geworden”, meldt de administratie. Binnen zeer korte tijd moesten vervangende kamers worden georganiseerd, IT voorlopig worden ingericht en moesten alle medewerkers over verschillende locaties worden verdeeld.
Wat volgde was improvisatie onder hoge druk: oude gebouwen werden geïmproviseerd bekabeld, extra kamers werden gehuurd, VPN-toegang werd opgezet en nieuwe notebooks werden aangeschaft. „De grootste uitdaging was om überhaupt te kunnen blijven werken”, staat er terugkijkend.
Van traditioneel aanwezigheidsmodel naar flexibel werken
Voor de brand was het werkmodel duidelijk gereguleerd: vaste werkplekken, klassieke aanwezigheidscultuur, thuiskantoor alleen in uitzonderlijke gevallen. Maar door de ruimtelijke versnippering en het groeiende aantal werknemers werd flexibele kantooraanwezigheid plotseling een noodzaak.
„We hebben nu twee vaste thuiswerkdagen ingevoerd en werken bewust met wisselende werkplekken — ook ter voorbereiding van het gerenoveerde administratiegebouw, dat bijna volledig in flexmodus zal worden gebruikt”, legt de administratie uit.
Het moment waarop werkplekbeheer essentieel werd
Een jaar na de ramp was duidelijk dat meer personeel, minder ruimte — vaste banen voor iedereen op lange termijn niet langer realistisch zijn. Dit was ook de eerste keer dat een digitale oplossing in beeld kwam.
„Op dat moment bedachten we het concept van flexibele werkplekken, en Flexopus kwam ook voor het eerst als mogelijke oplossing in het spel”, meldt de verantwoordelijke projectmanager Majdi Hamzeh. „Na analyse van verschillende tools was de beslissing snel genomen, vooral omdat Flexopus de software het eerste jaar gratis aanbood.”
Snelle implementatie dankzij eenvoudige bediening
De implementatie verliep verrassend soepel. Vooral technische integratie speelde een belangrijke rol:
„De intuïtieve bruikbaarheid en naadloze verbinding met Exchange hebben de implementatie veel eenvoudiger gemaakt. Medewerkers konden meteen aan de slag, zonder een grote opleiding.”
Toch bleef één punt gevoelig: het vertrek uit een vaste baan.
„Vooral werknemers die al lang werken, hadden aanvankelijk respect voor de verandering. Nieuwe collega's waren beduidend minder bang voor contact”, staat er openlijk. Door middel van transparante communicatie, instructies en regelmatige updates werden de teams stap voor stap betrokken.
Structuur, transparantie en overzicht in het dagelijks leven
Vandaag zorgt Flexopus voor duidelijke processen in het dagelijkse werk, ondanks de voortdurende spreiding van locaties. Vooral de visuele presentatie van kantoorruimte wordt gewaardeerd.
„De live-plattegrond met bouwschetsen is uiterst nuttig. Iedereen kan meteen zien waar nog stoelen beschikbaar zijn”, aldus de feedback.
In het bijzonder wordt momenteel actief gebruik gemaakt van:
Alle boekingen worden centraal gemaakt — via Uitwisseling, Microsoft Teams, browser of app.
Merkbare meerwaarde voor werknemers en organisaties
De effecten zijn duidelijk meetbaar: „Alle reserveringen zijn nu centraal gebundeld en veel duidelijker gerangschikt dan voorheen”, meldt de administratie. Werknemers vinden zelfstandig ondernemerschap bijzonder positief:
„Veel mensen waarderen het enorm dat ze hun werkplek, voertuig of vergaderruimte onafhankelijk kunnen plannen via verschillende kanalen. Het gebruiksgemak wordt herhaaldelijk geprezen.”
Een blik in de toekomst: het nieuwe gebouw als slim gebouw
Met het geplande nieuwe administratiegebouw zal Flexopus een nog grotere rol spelen. Het beheer van de werkplek, de ruimte en het voertuig moet volledig digitaal worden beheerd. De huidige fase dient nu al als praktische voorbereiding op het toekomstige flexconcept.
„Als het nieuwe gebouw eenmaal operationeel is, kunnen we pas echt het volledige effect beoordelen, maar we bereiden ons er al bewust op voor”, staat er.
Duidelijke aanbeveling uit de praktijk
Voor organisaties die onverwachts hun werkomgeving verliezen of zichzelf fundamenteel moeten herstructureren, heeft de administratie een duidelijke boodschap:
„Handel, communiceer duidelijk en kies een oplossing die onmiddellijk kan worden gebruikt. Flexopus gaf ons meteen structuur, verminderde de onzekerheid en bracht alle belangrijke verbindingen direct aan boord.”
De ondersteuning wordt ook bijzonder benadrukt: „De ondersteuning is erg goed en helpt enorm bij de implementatie en implementatie.”
conclusie
Wat begon als een crisissituatie werd een kans voor fundamentele verandering. Het gemeentebestuur heeft niet alleen vanuit organisatorisch oogpunt op de brand gereageerd, maar heeft ook de stap gezet naar een moderne, flexibele werkomgeving. Flexopus werd het centrale instrument voor het creëren van transparantie, structuur en planningszekerheid in een fase van verandering en vormt vandaag de basis voor de administratie van de toekomst.
.svg)
.svg)
.svg)
.png)
.jpg)
