Een brand, vier tijdelijke locaties, een groeiend personeelsbestand en plotseling nauwelijks nog vaste banen – wat voor veel besturen een organisatorische nachtmerrie zou zijn, werd een keerpunt voor de Administration Communale de Junglinster in Luxemburg, met ongeveer 60 medewerkers op het gemeentehuis en nog eens 35 op de technische dienst. De oplossing: Een radicale herziening van de werkorganisatie en de introductie van modern Werkplekmanagement met Flexopus.
Noodtoestand als uitgangspunt
"Er is 's nachts brand uitgebroken tijdens werkzaamheden aan de dakconstructie, waardoor grote delen van ons administratiegebouw onbruikbaar zijn geworden", meldt de administratie. Binnen zeer korte tijd moesten alternatieve ruimtes worden geregeld, IT-systemen voorlopig worden opgezet en alle medewerkers over verschillende locaties worden verdeeld.
Wat volgde was een periode van snelle improvisatie onder hoge druk: oude gebouwen werden in allerijl van bekabeling voorzien, extra kamers werden gehuurd, VPN-toegang werd opgezet en nieuwe laptops werden aangeschaft. "De grootste uitdaging was aanvankelijk simpelweg om te kunnen blijven werken," zo luidt het achteraf gezien.
Van het traditionele aanwezigheidsmodel naar flexibel werken
Vóór de brand was het werkmodel duidelijk gereguleerd: vaste werkplekken, een klassieke aanwezigheidscultuur en thuiswerken alleen in uitzonderlijke gevallen. Door de versnippering van de ruimte en het groeiende aantal werknemers werd een flexibele kantooraanwezigheid echter plotseling een noodzaak.
"We hebben nu twee vaste thuiswerkdagen ingevoerd en werken bewust met wisselende werkplekken – ook ter voorbereiding op het gerenoveerde administratiegebouw, dat bijna volledig in flexmodus zal worden gebruikt," legt de administratie uit.
Het moment waarop werkplekmanagement onmisbaar werd.
Een jaar na de ramp was het duidelijk: meer personeel, minder ruimte – vaste banen voor iedereen zijn op de lange termijn niet langer realistisch. Dit bracht tevens voor het eerst een digitale oplossing in beeld.
"Op dat moment ontstond bij ons het concept van flexibele werkplekken, en Flexopus kwam voor het eerst in beeld als mogelijke oplossing", aldus projectmanager Majdi Hamzeh. "Na analyse van verschillende tools was de beslissing snel genomen, vooral omdat Flexopus de software het eerste jaar gratis aanbood."
Snelle introductie dankzij eenvoudige bediening
De lancering verliep verrassend soepel. Technische integratie speelde een bijzonder belangrijke rol:
"De intuïtieve gebruiksvriendelijkheid en naadloze integratie met Exchange hebben de implementatie aanzienlijk vereenvoudigd." De medewerkers konden direct aan de slag, zonder uitgebreide training.
Niettemin bleef één punt gevoelig: het vertrek uit een vaste baan.
"Vooral werknemers die al lang in dienst waren, hadden aanvankelijk respect voor de verandering." "Nieuwe collega's aarzelden aanzienlijk minder om contact op te nemen," staat er openlijk in het rapport. Door middel van transparante communicatie, instructies en regelmatige updates werden de teams stap voor stap begeleid.
Structuur, transparantie en overzicht in het dagelijks leven.
Flexopus zorgt vandaag de dag, ondanks de nog steeds verspreide locaties, voor duidelijke processen in het dagelijks werk. De visuele presentatie van de kantoorruimtes wordt bijzonder gewaardeerd.
"De live plattegrondweergave met bouwschetsen is enorm handig." "Iedereen kan meteen zien waar er nog vrije plaatsen zijn," luidde de reactie.
Momenteel worden de volgende het meest gebruikt:
Alle boekingen worden centraal gemaakt – via Exchange, Microsoft Teams, browser of app.
Tastbare meerwaarde voor werknemers en de organisatie
De effecten zijn duidelijk meetbaar: "Alle reserveringen worden nu centraal gebundeld en zijn veel transparanter dan voorheen", meldt de overheid. Werknemers waarderen met name de onafhankelijkheid die ze hebben:
“Veel mensen waarderen het enorm dat ze hun werkplek, voertuig of vergaderruimte zelfstandig via verschillende kanalen kunnen plannen. Het gebruiksgemak wordt herhaaldelijk geprezen.
Een blik in de toekomst: Het nieuwe gebouw als slim gebouw
Met de geplande bouw van het nieuwe administratiegebouw zal Flexopus een nog grotere rol gaan spelen. Het beheer van werkplekken, ruimtes en voertuigen moet volledig digitaal plaatsvinden. De huidige fase dient nu al als praktische voorbereiding op het toekomstige flexibele concept.
"Zodra het nieuwe gebouw klaar is, kunnen we het volledige effect goed inschatten, maar we bereiden ons er nu al bewust op voor," staat er.
Een duidelijke aanbeveling gebaseerd op praktijkervaring.
Voor organisaties die onverwacht hun werkomgeving verliezen of een fundamentele herstructurering moeten doorvoeren, heeft de overheid een duidelijke boodschap:
"Kom in actie, communiceer duidelijk en kies een oplossing die direct kan worden uitgevoerd." Flexopus gaf ons direct structuur, verminderde de onzekerheid en zorgde voor alle belangrijke aansluitingen direct aan boord.”
Ook de ondersteuning wordt in het bijzonder benadrukt: "De ondersteuning is erg goed en helpt enorm bij de implementatie en introductie."
Conclusie
Wat begon als een crisissituatie, werd een kans voor fundamentele verandering. De lokale overheid reageerde niet alleen organisatorisch op de brand, maar zette ook een stap richting een moderne, flexibele werkomgeving. Flexopus werd hét instrument voor het creëren van transparantie, structuur en planningszekerheid in een turbulente periode en vormt vandaag de dag de basis voor het bestuur van de toekomst.
.svg)
.svg)
.svg)
.png)
