Un incendio, cuatro ubicaciones improvisadas, un aumento del personal y, de repente, casi ningún empleo permanente: lo que sería una pesadilla organizativa para muchas administraciones fue provocado por Administration Communale de Junglinster Fue un punto de inflexión en Luxemburgo, con alrededor de 60 empleados en el ayuntamiento y otros 35 en operaciones de servicio técnico. La solución: un replanteamiento radical de la organización del trabajo y una introducción a la modernidad Gestión del lugar de trabajo con Flexopus.
El estado de emergencia como punto de partida
«Mientras trabajábamos en la armadura del techo, se produjo un incendio durante la noche que dejó inutilizables grandes partes de nuestro edificio administrativo», informa la administración. En muy poco tiempo, hubo que organizar las salas de sustitución, configurar la TI de forma provisional y distribuir a todos los empleados en varias ubicaciones.
Lo que siguió fue una improvisación bajo mucha presión: se instalaron cables improvisados en edificios antiguos, se alquilaron habitaciones adicionales, se estableció un acceso VPN y se adquirieron nuevos ordenadores portátiles. «El mayor desafío consistía en seguir siendo capaz de trabajar», dice mirando hacia atrás.
Del modelo de presencia tradicional al trabajo flexible
Antes del incendio, el modelo de trabajo estaba claramente regulado: puestos de trabajo fijos, cultura de presencia clásica, oficina en casa solo en casos excepcionales. Sin embargo, debido a la fragmentación espacial y al creciente número de empleados, la presencia flexible en las oficinas se convirtió de repente en una necesidad.
«Hemos introducido dos días fijos de oficina en casa y estamos trabajando deliberadamente para cambiar de lugar de trabajo, también como preparación para la renovación del edificio administrativo, que funcionará casi en su totalidad en modo flexible», explica la administración.
El momento en que la gestión del lugar de trabajo se convirtió en algo esencial
Un año después del desastre, quedó claro que más personal, menos espacio, empleos permanentes para todos, ya no son realistas a largo plazo. También fue la primera vez que se enfocó en una solución digital.
«En ese momento, se nos ocurrió el concepto de lugares de trabajo flexibles, y Flexopus también entró en juego por primera vez como una posible solución», informa el director responsable del proyecto, Majdi Hamzeh. «Tras analizar varias herramientas, la decisión se tomó rápidamente, sobre todo porque Flexopus ofreció el software de forma gratuita durante el primer año».
Implementación rápida gracias a un funcionamiento sencillo
La implementación fue sorprendentemente fluida. La integración técnica, en particular, desempeñó un papel importante:
«La facilidad de uso intuitiva y la conexión perfecta con Exchange han hecho que la implementación sea mucho más fácil. Los empleados pudieron empezar de inmediato, sin ningún tipo de formación importante».
Sin embargo, había un punto que seguía siendo delicado: el abandono de un trabajo permanente.
«Los empleados de larga data, en particular, inicialmente respetaron el cambio. Los nuevos compañeros tenían mucho menos miedo al contacto», afirma abiertamente. Mediante una comunicación transparente, instrucciones y actualizaciones periódicas, los equipos participaron paso a paso.
Estructura, transparencia y visión general en la vida cotidiana
En la actualidad, Flexopus garantiza procesos claros en la vida laboral diaria, a pesar de la distribución continua de las ubicaciones. La presentación visual del espacio de oficina es especialmente apreciada.
«La vista del plano en vivo con bocetos de construcción es extremadamente útil. Todo el mundo puede ver de inmediato dónde quedan asientos disponibles», dicen los comentarios.
En particular, actualmente se utilizan activamente los siguientes:
Todas las reservas se realizan de forma centralizada, a través de Intercambio, Equipos de Microsoft, navegador o aplicación.
Un valor añadido notable para los empleados y las organizaciones
Los efectos son claramente mensurables: «Todas las reservas ahora se agrupan de forma centralizada y se organizan de forma mucho más clara que antes», informa la administración. Los empleados consideran que el trabajo por cuenta propia es particularmente positivo:
«Muchas personas aprecian mucho poder planificar su lugar de trabajo, vehículo o sala de reuniones de forma independiente a través de varios canales. La facilidad de uso es alabada en repetidas ocasiones».
Una mirada al futuro: el nuevo edificio como edificio inteligente
Con el nuevo edificio administrativo previsto, Flexopus desempeñará un papel aún más importante. La gestión del lugar de trabajo, las habitaciones y los vehículos debe estar completamente controlada digitalmente. La fase actual ya está sirviendo como preparación práctica para el futuro concepto flexible.
«Una vez que el nuevo edificio esté en funcionamiento, solo podemos evaluar realmente el efecto total, pero ya nos estamos preparando conscientemente para ello», afirma.
Recomendación clara de la práctica
Para las organizaciones que pierden inesperadamente su entorno de trabajo o necesitan reestructurarse radicalmente, la administración tiene un mensaje claro:
«Actúe, comuníquese con claridad y elija una solución que pueda usarse de inmediato. Flexopus nos dio estructura de inmediato, redujo la incertidumbre e incorporó directamente todas las conexiones importantes».
También se hace especial hincapié en el apoyo: «El apoyo es muy bueno y ayuda enormemente con la implementación y la implementación».
conclusión
Lo que comenzó como una situación de crisis se convirtió en una oportunidad para un cambio fundamental. La administración municipal no solo ha reaccionado al incendio desde un punto de vista organizativo, sino que también ha dado el paso hacia un entorno de trabajo moderno y flexible. Flexopus se convirtió en la herramienta central para crear transparencia, estructura y seguridad en la planificación en una fase de cambio y hoy constituye la base de la administración del futuro.
.svg)
.svg)
.png)
.jpg)
