Cómo la agencia digital Banauten ahorra 75 000€ al año con la aplicación de gestión del lugar de trabajo Flexopus

La Banauten GmbH es una agencia digital social-first con sede en Stuttgart y un ejemplo perfecto de cómo puede ser la gestión moderna del lugar de trabajo en la práctica. Lo que comenzó como una solución pragmática para ganar flexibilidad se ha convertido en una auténtica historia de éxito: Banauten utiliza ahora Flexopus como plataforma integral centralizada para su día a día en la oficina.

El resultado es impresionante: 50 empleados comparten 25 puestos de trabajo, lo que permite un ahorro de unos 75.000 euros al año en alquileres de oficinas que, de otro modo, serían necesarios en el centro de Stuttgart.

Desde la apertura de la oficina hasta la reserva de puestos de trabajo

Cuando comienza la jornada laboral en Banauten, Flexopus es el primer punto de contacto para los empleados: aparcan su coche en la plaza de garaje reservada a través de Flexopus.

A continuación, los empleados abren la cerradura inteligente de la puerta de la oficina con la aplicación Flexopus. La entrega de llaves a los empleados es ya cosa del pasado. Los nuevos miembros del equipo simplemente se añaden al grupo de usuarios correspondiente y obtienen acceso a la cerradura digital.

Orientación de un vistazo gracias a la aplicación de pantalla y los códigos QR digitales de Flexopus

Al llegar a la oficina de Stuttgart, los empleados echan un primer vistazo al televisor inteligente: allí ven de un vistazo quién está en la oficina hoy y dónde se sienta su compañero o compañera favorita.

En los puestos de trabajo, pequeñas pantallas digitales dan la bienvenida a cada persona. Una pequeña función con un gran impacto: no solo ayuda a orientarse, sino que también sirve para registrarse mediante un código QR, confirmando así la presencia en el lugar.

Los anuncios y la información espontánea también se muestran en la aplicación Flexopus: por ejemplo, si hay pastel para todos porque alguien cumple años, todo el mundo se entera.

Gracias a la práctica reserva recurrente, la misma sala de reuniones está reservada cada mañana para el stand-up diario y los compañeros presentes se dirigen a ella como de costumbre. Así, ya no hay sorpresas sobre qué sala está libre o no: la sala de reuniones adecuada está siempre disponible.

Si aun así surge una reunión espontánea o se recibe una llamada confidencial, se puede realizar una reserva ad hoc en cualquier momento a través de la aplicación de pantalla de Flexopus directamente en el letrero electrónico de la puerta de la sala de reuniones o de la cabina telefónica. 

Taquillas inteligentes, gestión de activos y notificación digital de incidencias

Además de los puestos de trabajo y las salas de reuniones, Flexopus ayuda a Banauten en muchas otras tareas del día a día en la oficina, desde taquillas y equipos informáticos hasta la notificación de incidencias.

Los objetos personales o portátiles pueden guardarse en taquillas inteligentes que se pueden reservar, abrir y cerrar cómodamente a través de la aplicación. De este modo, todos saben en todo momento qué taquilla se está utilizando, sin necesidad de llaves ni papeleo.

La tecnología y otros recursos también se gestionan a través de la gestión de activos gestionado por Flexopus: ya sea un monitor, equipo de presentación o un vehículo de empresa, todo se puede reservar directamente desde la aplicación.

Y si algo no funciona, la solución también está a un paso: las incidencias, como una pantalla defectuosa, pueden notificarse directamente en Flexopus y enviarse a las personas responsables. Toda la información está disponible al instante y el problema suele resolverse con la misma rapidez.

Gestión digital de visitantes 

Cuando los Banauten esperan visitas, pueden invitarlas y registrarlas con la gestión digital de visitantes de Flexopus. Además, pueden enviar todos los documentos relevantes que deban ser revisados y firmados. Al llegar, los invitados pueden registrarse en un terminal de autoservicio e imprimir sus pases de visitante. Así, las listas de Excel propensas a errores y el caos burocrático son cosa del pasado. 

Para talleres y reuniones, los empleados también pueden reservar catering y otros servicios de oficina a través de Flexopus. Por eso, en los talleres con clientes hay pretzels, bebidas y fruta, todo preparado por la oficina tras haberlo reservado previamente mediante Flexopus.

Ahorro masivo de costes desde la introducción de Flexopus

“Con poco más de 50 usuarios activos para solo 25 puestos de trabajo, el modelo híbrido funciona de maravilla en el equipo de Stuttgart. Esto sería impensable sin Flexopus, ya que, de lo contrario, los Banauten habrían tenido que alquilar otra planta”, explica Stefanie.

Los costes de un espacio adicional habrían sido considerables:

63.000 € de alquiler base anual por 300 m² adicionales + 12.000 € de gastos comunes (energía y limpieza) = 75.000 € al año

Los Banauten se ahorran estos gastos por completo, y Flexopus supone solo una fracción de esa cantidad. El presupuesto liberado puede utilizarse de forma inteligente: “Para equipamiento de oficina en casa, estancias de trabajo (workations) u otros beneficios para los empleados”, comenta Stefanie.

Flexopus como socio a largo plazo

Los Banauten valoran no solo las funciones, sino también el desarrollo continuo del producto: “Nos parece genial que el software se siga desarrollando constantemente”.

La empresa ha integrado Flexopus cada vez más en sus flujos de trabajo existentes, optimizando los procesos poco a poco, sin necesidad de grandes esfuerzos de cambio ni de formación para los empleados.

“Empezamos con el Desk Sharing y, a medida que Flexopus ha ido ampliando sus funciones y productos, nosotros también hemos podido optimizar nuestros procesos internos de forma continua”, afirma Stefanie. Por tanto, el sistema de gestión del lugar de trabajo no es solo una herramienta de reserva de puestos, sino que acompaña a los empleados durante toda la jornada:

“No solo reservas una mesa, organizas todo el día con Flexopus”, resume Stefanie.

Le resulta especialmente práctico la integración total con Microsoft Outlook y Microsoft Teams, lo que permite a los empleados no tener que salir de su entorno de trabajo habitual. “Hay muchos que realizan sus reservas de puesto directamente en la aplicación de Flexopus en Microsoft Teams o reservan salas de reuniones y catering a través del complemento de Flexopus para Outlook”.

Conclusión: una gestión del lugar de trabajo exitosa con el máximo valor añadido

Banauten GmbH demuestra cómo puede ser la gestión moderna del espacio de trabajo cuando se piensa de forma coherente. Flexopus no es solo una herramienta aquí: es el compañero digital durante toda la jornada de oficina y permite disfrutar del trabajo híbrido en su máxima expresión.

El resultado:

• Organización de oficina inteligente
• Empleados satisfechos
• Reducción de espacio
• Ahorros de 75.000 € al año
• Y una oficina en la que a todos les encanta iniciar sesión, en el sentido más literal de la palabra

Nota de transparencia: Banauten GmbH es una empresa hermana de Flexopus GmbH.