Cómo la agencia digital Banauten ahorra 75.000 € al año con la aplicación de gestión de espacios de trabajo Flexopus

Die Banauten GmbH ist eine social-first Digitalagentur aus Stuttgart – und ein Paradebeispiel dafür, wie modernes Workplace Management in der Praxis aussehen kann. Was zunächst als pragmatische Lösung für mehr Flexibilität begann, hat sich zu einer echten Erfolgsstory entwickelt: Die Banauten nutzen Flexopus inzwischen als zentrale All-in-One-Plattform für ihren Büroalltag.

El resultado es impresionante: 50 empleados comparten 25 puestos de trabajo, lo que permite ahorrar unos 75.000 euros al año en alquiler de espacios en el centro de Stuttgart.

Desde la apertura de la oficina hasta la reserva de puestos

Cuando comienza la jornada laboral en Banauten, Flexopus es el primer punto de contacto: los empleados aparcan su coche en la plaza del garaje subterráneo reservada a través de la aplicación.

A continuación, los empleados abren la cerradura inteligente de la puerta de la oficina con la aplicación Flexopus. La entrega de llaves es cosa del pasado. Los nuevos miembros del equipo se añaden al grupo de usuarios correspondiente y obtienen acceso a la cerradura digital.

Orientación de un vistazo gracias a la aplicación de pantalla y códigos QR de Flexopus

Al llegar a la oficina de Stuttgart, los empleados miran primero el televisor inteligente: allí ven de un vistazo quién está en la oficina y dónde se sienta su compañero favorito.

En los puestos de trabajo, pequeñas pantallas digitales dan la bienvenida a cada persona. Un pequeño detalle con gran impacto: no solo ayuda a orientarse, sino que también sirve para registrarse mediante un código QR y confirmar la presencia.

Los anuncios e información espontánea también aparecen en la aplicación Flexopus: si alguien trae pastel por su cumpleaños, todos se enteran al momento.

Gracias a la reserva recurrente, la misma sala de reuniones está reservada cada mañana para la reunión diaria y los compañeros la utilizan como de costumbre. Así no hay sorpresas sobre qué sala está libre: la sala adecuada está siempre disponible.

Si surge una reunión espontánea o una llamada confidencial, se puede realizar una reserva ad hoc en cualquier momento a través de la aplicación de pantalla de Flexopus directamente en el letrero electrónico de la sala o cabina telefónica.

Taquillas inteligentes, gestión de activos y reportes de incidencias

Además de puestos y salas, Flexopus ayuda a Banauten en muchas otras tareas diarias: desde taquillas y equipos informáticos hasta la gestión de incidencias.

Los objetos personales o portátiles se pueden guardar en taquillas inteligentes que se reservan, abren y cierran cómodamente desde la aplicación. Así, todos saben qué taquilla está ocupada sin necesidad de llaves ni papeles.

La tecnología y otros recursos también se gestionan mediante el Asset Management de Flexopus: ya sea un monitor, equipo de presentación o un vehículo de empresa, todo se puede reservar directamente en la aplicación.

Y si algo no funciona, la solución es rápida: las averías, como una pantalla defectuosa, pueden notificarse directamente en Flexopus y enviarse a los responsables. Toda la información está disponible al instante y el problema suele resolverse con rapidez.

Gestión digital de visitantes

Cuando los Banauten esperan visitas, pueden invitarlas y registrarlas mediante la gestión de visitantes digital de Flexopus. Además, pueden enviar todos los documentos relevantes que deban ser revisados y firmados. Al llegar, los invitados pueden registrarse en un terminal de autoservicio e imprimir sus pases de visitante. Así, las listas de Excel propensas a errores y el caos burocrático son cosa del pasado.

Para talleres y reuniones, los empleados también pueden reservar catering y otros servicios de oficina a través de Flexopus. Por ello, en los talleres con clientes hay pretzels, bebidas y fruta, preparados por el equipo de gestión de oficina tras realizar la reserva del catering mediante Flexopus.

Ahorro de costes masivo desde la implementación de Flexopus

“Con poco más de 50 usuarios activos para solo 25 puestos de trabajo, el modelo híbrido funciona de maravilla en el equipo de Stuttgart. Esto sería impensable sin Flexopus, ya que, de lo contrario, los Banauten habrían tenido que alquilar otra planta”, explica Stefanie.

Los costes de un espacio adicional habrían sido considerables:

63.000 € de alquiler anual por 300 m² adicionales + 12.000 € de gastos comunes (energía y limpieza) = 75.000 € al año

Los Banauten ahorran estos gastos por completo y Flexopus supone solo una fracción de esa cantidad. El presupuesto liberado puede utilizarse de forma útil: “Para equipamiento de oficina en casa, estancias de trabajo (workations) u otros beneficios para los empleados”, comenta Stefanie.

Flexopus como socio a largo plazo

Los Banauten no solo valoran las funciones, sino también el desarrollo continuo del producto: “Nos parece genial que el software se siga desarrollando constantemente”.

La empresa ha integrado Flexopus cada vez más en sus flujos de trabajo existentes, optimizando los procesos gradualmente, sin necesidad de grandes esfuerzos de cambio ni de formación para los empleados.

“Empezamos con el desk sharing y, a medida que Flexopus ha ido ampliando sus funciones y productos, nosotros también hemos podido optimizar nuestros procesos internos continuamente”, afirma Stefanie. El sistema de gestión del lugar de trabajo no es solo una herramienta de reserva de puestos, sino que acompaña a los empleados durante toda la jornada:

“No solo reservas una mesa, gestionas todo el día con Flexopus”, resume Stefanie.

Le resulta especialmente práctica la integración total con Microsoft Outlook y Microsoft Teams, lo que permite a los empleados trabajar sin salir de su entorno habitual. “Hay muchos que realizan la reserva de su puesto directamente en la aplicación de Flexopus en Microsoft Teams o la reserva de salas de reuniones y catering a través del complemento de Flexopus para Outlook”.

Conclusión: Gestión del lugar de trabajo exitosa con el máximo valor añadido

Banauten GmbH demuestra cómo puede ser una gestión moderna del espacio de trabajo cuando se piensa de forma coherente. Flexopus no es solo una herramienta aquí: es el compañero digital durante toda la jornada de oficina y permite un trabajo híbrido en su máxima expresión.

El resultado:

• Organización de oficina inteligente
• Empleados satisfechos
• Reducción de espacio
• Ahorro de 75.000 € anuales
• Y una oficina en la que a todos les gusta iniciar sesión, en el sentido más literal de la palabra

Nota de transparencia: Banauten GmbH es una empresa hermana de Flexopus GmbH.