Cómo la agencia digital Banauten ahorra 75 000€ al año con la aplicación de gestión del lugar de trabajo Flexopus

Morir Banauten GmbH es una agencia digital de Stuttgart que prioriza las redes sociales y un excelente ejemplo de cómo puede ser la gestión moderna del lugar de trabajo en la práctica. Lo que inicialmente comenzó como una solución pragmática para una mayor flexibilidad se ha convertido en una verdadera historia de éxito: los banautas ahora utilizan Flexopus como una plataforma central todo en uno para su vida diaria en la oficina.

El resultado es impresionante: 50 empleados comparten 25 puestos de trabajo, lo que permite ahorrar alrededor de 75 000 euros al año para alquilar el espacio que de otro modo sería necesario en el centro de Stuttgart.

Desde abrir una oficina hasta reservar un lugar de trabajo

Cuando comienza la jornada laboral en Banauts, Flexopus es el primer punto de contacto para los empleados: aparcan su coche en la plaza de aparcamiento reservada con Flexopus en el aparcamiento subterráneo. Mediante el reconocimiento de matrículas, la cámara del socio Apcoa detecta el vehículo y abre la barrera.

Luego, los empleados abren la cerradura inteligente de la puerta de la oficina con la aplicación Flexopus, lo que hace que la entrega de llaves a los empleados sea cosa del pasado. Los nuevos miembros del equipo simplemente se añaden al grupo de usuarios correspondiente y tienen acceso a la cerradura digital.

Orientación de un vistazo gracias a la aplicación de visualización y los códigos QR digitales de Flexopus

Una vez en la oficina de Stuttgart, los empleados primero miran el televisor inteligente: allí pueden ver de un vistazo quién está en la oficina hoy y dónde está sentado su colega favorito.

En los lugares de trabajo, las pequeñas pantallas digitales dan la bienvenida a todas las personas. Una pequeña función que tiene un gran efecto: no solo sirve para orientarte, sino que también sirve para registrarte mediante un código QR para confirmar que estás allí.

Los anuncios y la información espontánea también se muestran en la aplicación Flexopus: cuando hay tarta para todos porque era el cumpleaños de alguien, todos lo saben.

Gracias a la práctica serie de reservas, cada mañana se reserva la misma sala de reuniones para la reunión diaria y los compañeros presentes acceden a ella como de costumbre. Esto significa que ya no hay sorpresas en cuanto a qué sala está libre o no: la sala de reuniones adecuada está disponible de forma fiable.

Si una reunión sigue pendiente de forma espontánea o se recibe una llamada confidencial, la aplicación Flexopus Display se puede utilizar para hacer una reserva ad hoc en cualquier momento directamente en señal electrónica de puerta de la sala de reuniones o cabina telefónica.

Taquillas inteligentes, gestión de activos e informes digitales de problemas

Además de las estaciones de trabajo y las salas de reuniones, Flexopus también ayuda a Banauts con muchas otras cosas en la vida cotidiana de la oficina, desde casilleros hasta equipos de TI e informes de problemas.

Los objetos personales o las computadoras portátiles se pueden guardar en casilleros inteligentes, que se pueden reservar, abrir y cerrar cómodamente a través de la aplicación. Esto significa que todo el mundo sabe en todo momento qué compartimento se está utilizando actualmente, sin necesidad de llaves ni papeleo.

La tecnología y otros recursos también están cubiertos por el Administración de activos gestionado por Flexopus: ya sea un monitor, un equipo de presentación o un vehículo de piscina, todo se puede reservar directamente en la aplicación.

Y si algo no funciona, el camino hacia una solución también es corto: los fallos, como una pantalla defectuosa, pueden denunciarse directamente en Flexopus y enviarse a las personas responsables. Toda la información está disponible de forma inmediata y, por lo general, el problema se resuelve con la misma rapidez.

Gestión digital de visitantes

Cuando los banautas esperan invitados, pueden usar lo digital Gestión de visitantes ser invitado y registrado por Flexopus. También pueden enviar todos los documentos relevantes que deben ser consultados y firmados. En el establecimiento, los huéspedes pueden registrarse en una terminal de quioscos e imprimir sus pases de visita. Por lo tanto, las listas de Excel propensas a errores y el caos burocrático son cosa del pasado.

Para talleres y reuniones, los empleados también pueden reservar servicios de catering y otros servicios de oficina a través de Flexopus. Por eso, el taller para clientes ofrece pretzels de mantequilla, bebidas y fruta, que la dirección de la oficina proporciona tras reservar el servicio de catering con antelación a través de Flexopus.

Ahorros masivos de costes desde la introducción de Flexopus

«Con poco más de 50 usuarios activos en solo 25 estaciones de trabajo, el modelo híbrido funciona de manera excelente en el equipo de Stuttgart. Eso sería inconcebible sin Flexopus, porque de lo contrario los banautas habrían tenido que alquilar otro piso», explica Stefanie.

Los costos de un área adicional habrían sido considerables:

63 000€ de alquiler anual en frío por 300 metros cuadrados adicionales + 12 000€ de costes adicionales (energía y limpieza) = 75 000€ al año

Los Banauts ahorran por completo en estos gastos y Flexopus solo representa una fracción de ellos en comparación. El presupuesto ahorrado se puede utilizar con prudencia: «Para equipar la oficina en casa, trabajar u otros beneficios para los empleados», afirma Stefanie.

Flexopus como socio a largo plazo

Los banautas aprecian no solo las funciones, sino también el desarrollo posterior del producto: «Creemos que es fantástico que el software se desarrolle constantemente».

La empresa ha seguido integrando Flexopus en los procesos existentes y, por lo tanto, los ha optimizado gradualmente, sin grandes esfuerzos de cambio ni incorporación de empleados.

«Empezamos con el escritorio compartido y, al igual que Flexopus siguió ampliando sus funciones y productos, también pudimos optimizar continuamente nuestros procesos internos», afirma Stefanie. Por lo tanto, el sistema de gestión del lugar de trabajo no es solo una herramienta de reserva para los lugares de trabajo, sino que también acompaña a los empleados durante todo el día: «Con Flexopus no solo se reserva una mesa, sino que se gestiona todo el día», resume Stefanie. También considera que la integración total con Microsoft Outlook y Microsoft Teams es especialmente práctica, ya que los empleados no tienen que abandonar su entorno de trabajo habitual. «Son muchos los que reservan su lugar de trabajo directamente en la aplicación Flexopus de Microsoft Teams o que reservan salas de reuniones y catering a través del complemento Flexopus para Outlook».

Conclusión: gestión exitosa del lugar de trabajo con el máximo valor añadido

Banauten GmbH muestra cómo puede ser la gestión moderna del espacio de trabajo cuando se piensa de forma coherente. En este caso, Flexopus no es solo una herramienta: es el complemento digital durante todo el día en la oficina y permite trabajar de forma híbrida en su máxima expresión.

El resultado:

• Organización de oficina inteligente
• Empleados satisfechos
• Área reducida
• Ahorro de 75 000€ al año
• Y una oficina en la que a todos les gusta iniciar sesión, en el verdadero sentido de la palabra

Aviso sobre transparencia: Banauten GmbH es una empresa hermana de Flexopus GmbH.