Come l'agenzia digitale Banauten sta risparmiando 75.000€ all'anno con l'app di gestione del posto di lavoro Flexopus

Muoiono Banauten GmbH è un'agenzia digitale di Stoccarda incentrata sui social e un ottimo esempio di come può essere nella pratica la moderna gestione del posto di lavoro. Quella che inizialmente era una soluzione pragmatica per una maggiore flessibilità si è trasformata in una vera storia di successo: i Banauts ora utilizzano Flexopus come piattaforma centrale all-in-one per la vita quotidiana in ufficio.

Il risultato è impressionante: 50 dipendenti condividono 25 posti di lavoro, il che consente un risparmio di circa 75.000 euro all'anno per spazi in affitto altrimenti necessari nel centro di Stoccarda.

Dall'apertura di un ufficio alla prenotazione di un posto di lavoro

Quando la giornata lavorativa inizia a Banauts, Flexopus è il primo punto di contatto per i dipendenti: parcheggiano l'auto nel parcheggio prenotato con Flexopus nel parcheggio sotterraneo. Utilizzando il riconoscimento delle targhe, la telecamera del partner Apcoa rileva il veicolo e apre la barriera.

I dipendenti aprono quindi la serratura intelligente dell'ufficio con l'app Flexopus, rendendo la consegna delle chiavi ai dipendenti un ricordo del passato. I nuovi membri del team vengono semplicemente aggiunti al gruppo di utenti appropriato e hanno accesso alla serratura digitale.

Orientamento a colpo d'occhio grazie all'app display di Flexopus e ai codici QR digitali

Una volta nell'ufficio di Stoccarda, i dipendenti danno prima un'occhiata alla smart TV: lì possono vedere a colpo d'occhio chi è in ufficio oggi e dove è seduto il loro collega preferito.

Nei luoghi di lavoro, piccoli display digitali accolgono ogni persona. Una piccola funzionalità con un grande effetto: non solo fornisce l'orientamento, ma serve anche per effettuare il check-in utilizzando un codice QR per confermare la vostra presenza.

Nell'app Flexopus vengono visualizzati anche annunci e informazioni spontanee: quando c'è una torta per tutti perché era il compleanno di qualcuno, lo sanno tutti.

Grazie alla pratica prenotazione in serie, la stessa sala riunioni è riservata allo stand-up giornaliero ogni mattina ed è accessibile come di consueto dai colleghi presenti. Ciò significa che non ci sono più sorprese sulla camera libera o meno: la sala riunioni giusta è disponibile in modo affidabile.

Se una riunione è ancora in sospeso spontaneamente o viene ricevuta una chiamata riservata, l'app Flexopus Display può essere utilizzata per effettuare una prenotazione ad hoc in qualsiasi momento direttamente su cartello elettronico per porte della sala riunioni o della cabina telefonica.

Armadietti intelligenti, gestione delle risorse e segnalazioni digitali dei problemi

Oltre alle postazioni di lavoro e alle sale riunioni, Flexopus supporta Banauts anche con molte altre cose nella vita quotidiana in ufficio, dagli armadietti alle apparecchiature IT e alla segnalazione di problemi.

Gli oggetti personali o i laptop possono essere riposti in armadietti intelligenti, che possono essere comodamente prenotati, aperti e chiusi tramite l'app. Ciò significa che tutti sanno sempre quale scomparto è attualmente utilizzato, senza chiavi o documenti.

La tecnologia e altre risorse sono coperte anche dal Gestione delle risorse gestito da Flexopus: che si tratti di un monitor, di un'apparecchiatura di presentazione o di un veicolo per piscina, tutto può essere prenotato direttamente nell'app.

E se qualcosa non funziona, anche il percorso verso una soluzione è breve: malfunzionamenti come uno schermo difettoso possono essere segnalati direttamente in Flexopus e inoltrati alle persone responsabili. Tutte le informazioni sono immediatamente disponibili e il problema di solito viene risolto altrettanto rapidamente.

Gestione digitale dei visitatori

Quando i Banauts aspettano ospiti, possono usare il digitale Gestione dei visitatori essere invitato e registrato da Flexopus. Possono anche inviare tutti i documenti pertinenti che devono essere visualizzati e firmati. In loco, gli ospiti possono quindi effettuare il check-in presso un chiosco e stampare i pass per i visitatori. Gli elenchi Excel soggetti a errori e il caos burocratico appartengono quindi al passato.

Per workshop e riunioni, i dipendenti possono anche prenotare catering e altri servizi d'ufficio tramite Flexopus. Ecco perché l'officina del cliente offre salatini al burro, bevande e frutta, forniti dalla direzione dell'ufficio previa prenotazione anticipata del catering tramite Flexopus.

Enormi risparmi sui costi dall'introduzione di Flexopus

«Con poco più di 50 utenti attivi su sole 25 workstation, il modello ibrido funziona in modo eccellente nel team di Stoccarda. Sarebbe inconcepibile senza Flexopus, perché altrimenti i Banauts avrebbero dovuto affittare un altro piano», spiega Stefanie.

I costi per un'area aggiuntiva sarebbero stati considerevoli:

63.000€ di affitto annuale a freddo per ulteriori 300 mq + 12.000€ di costi aggiuntivi (energia e pulizia) = 75.000€ all'anno

I Banauts risparmiano completamente su queste spese e Flexopus ne rappresenta solo una frazione in confronto. Il budget liberato può essere utilizzato con saggezza: «Per le apparecchiature per l'home office, il lavoro o altri benefici per i dipendenti», afferma Stefanie.

Flexopus come partner a lungo termine

I banauti apprezzano non solo le funzioni, ma anche l'ulteriore sviluppo del prodotto: «Pensiamo che sia fantastico che il software venga costantemente sviluppato».

L'azienda ha continuato a integrare Flexopus nei processi esistenti e ha quindi ottimizzato gradualmente i processi, senza troppi sforzi di modifica e senza l'onboarding dei dipendenti.

«Abbiamo iniziato con la condivisione della scrivania e, proprio come Flexopus ha continuato ad espandere funzioni e prodotti, siamo stati anche in grado di ottimizzare continuamente i nostri processi interni», afferma Stefanie. Il sistema di gestione del posto di lavoro non è quindi solo uno strumento di prenotazione per i luoghi di lavoro, ma accompagna anche i dipendenti durante tutta la giornata: «Con Flexopus non si prenota solo un tavolo, si gestisce l'intera giornata», riassume Stefanie. Inoltre, trova particolarmente pratica la piena integrazione con Microsoft Outlook e Microsoft Teams, in modo che i dipendenti non debbano lasciare il loro ambiente di lavoro abituale. «Molti prenotano il proprio posto di lavoro direttamente nell'app Flexopus in Microsoft Teams o prenotano sale riunioni e catering tramite il componente aggiuntivo Flexopus Outlook».

Conclusione: gestione efficace del posto di lavoro con il massimo valore aggiunto

Banauten GmbH mostra come può essere la moderna gestione dello spazio di lavoro se pensata in modo coerente. Flexopus non è solo uno strumento: è il compagno digitale per tutta la giornata in ufficio e consente il lavoro ibrido al meglio.

Il risultato:

• Organizzazione intelligente dell'ufficio
• Dipendenti soddisfatti
• Area ridotta
• Risparmio di 75.000€ all'anno
• E un ufficio in cui a tutti piace accedere, nel vero senso della parola

Informativa sulla trasparenza: Banauten GmbH è una consociata di Flexopus GmbH.