Come l'agenzia digitale Banauten sta risparmiando 75.000€ all'anno con l'app di gestione del posto di lavoro Flexopus

La Banauten GmbH è un'agenzia digitale social-first con sede a Stoccarda e un esempio lampante di come possa concretizzarsi una moderna gestione dell'ambiente di lavoro. Quella che era nata come una soluzione pragmatica per ottenere maggiore flessibilità si è trasformata in una vera storia di successo: oggi i Banauten utilizzano Flexopus come piattaforma all-in-one centrale per la loro quotidianità in ufficio.

Il risultato è impressionante: 50 dipendenti condividono 25 postazioni di lavoro, consentendo un risparmio di circa 75.000 euro all'anno su spazi in affitto che altrimenti sarebbero stati necessari nel centro di Stoccarda.

Dall'apertura dell'ufficio alla prenotazione della postazione

Quando inizia la giornata lavorativa presso i Banauten, Flexopus è il primo punto di contatto per i dipendenti: parcheggiano l'auto nel posto prenotato tramite Flexopus nel garage sotterraneo.

Successivamente, i dipendenti aprono la serratura intelligente della porta dell'ufficio con l'app Flexopus. La consegna delle chiavi ai collaboratori appartiene ormai al passato. I nuovi membri del team vengono semplicemente aggiunti al gruppo utenti corrispondente e ottengono l'accesso alla serratura digitale.

Orientamento immediato grazie alla Display App di Flexopus e ai codici QR digitali

Una volta arrivati nell'ufficio di Stoccarda, i dipendenti danno prima un'occhiata alla Smart TV: lì vedono a colpo d'occhio chi è presente in ufficio e dove siede il collega preferito.

Alle postazioni di lavoro, piccoli display digitali danno il benvenuto a ciascuno. Una piccola funzionalità dal grande impatto: non solo offre orientamento, ma serve anche per il check-in tramite il codice QR visualizzato, confermando così la propria presenza in sede.

Annunci e informazioni spontanee vengono inoltre visualizzati nell'app Flexopus: se ad esempio c'è una torta per tutti perché qualcuno ha festeggiato il compleanno, tutti ne vengono a conoscenza.

Grazie alla pratica prenotazione ricorrente, la stessa sala riunioni è riservata ogni mattina per lo stand-up quotidiano e viene utilizzata dai colleghi presenti come di consueto. In questo modo non ci sono più sorprese su quale stanza sia libera o meno: la sala riunioni adatta è sempre pronta e disponibile.

Se dovesse comunque presentarsi una riunione spontanea o arrivare una chiamata riservata, è possibile effettuare in qualsiasi momento una prenotazione ad-hoc direttamente tramite la Flexopus Display App sul cartello elettronico della porta della sala riunioni o della cabina telefonica. 

Armadietti intelligenti, gestione delle risorse e segnalazione digitale dei problemi

Oltre alle postazioni di lavoro e alle sale riunioni, Flexopus supporta i Banauten anche in molti altri aspetti della vita quotidiana in ufficio: dagli armadietti alle attrezzature IT, fino alla segnalazione di problemi.

Gli oggetti personali o i laptop possono essere riposti in armadietti intelligenti, che possono essere comodamente prenotati, aperti e chiusi tramite l'app. In questo modo, tutti sanno sempre quale scomparto è attualmente in uso, senza bisogno di chiavi o scartoffie.

Anche la tecnologia e altre risorse vengono gestite tramite l' Asset Management gestito da Flexopus: che si tratti di un monitor, di attrezzature per presentazioni o di un veicolo aziendale, tutto può essere prenotato direttamente nell'app.

E se qualcosa non dovesse funzionare, la soluzione è a portata di mano: i guasti, come uno schermo difettoso, possono essere segnalati direttamente in Flexopus e inoltrati alle persone competenti. Tutte le informazioni sono immediatamente disponibili e il problema viene solitamente risolto con la stessa rapidità.

Gestione digitale dei visitatori 

Quando i Banauten attendono ospiti, questi possono essere invitati e registrati con il sistema di gestione dei visitatori digitale di Flexopus. Inoltre, è possibile inviare in anticipo tutti i documenti rilevanti che devono essere visionati e firmati. Una volta in sede, gli ospiti possono effettuare il check-in presso un terminale kiosk e stampare i propri badge. In questo modo, i fogli Excel soggetti a errori e il caos burocratico appartengono al passato. 

Per workshop e riunioni, i dipendenti possono anche prenotare catering e altri servizi d'ufficio tramite Flexopus. Ecco perché durante i workshop con i clienti non mancano mai brezel, bevande e frutta, messi a disposizione dall'ufficio gestione dopo la prenotazione del catering tramite Flexopus.

Notevole risparmio sui costi dall'introduzione di Flexopus

“Con poco più di 50 utenti attivi su soli 25 posti di lavoro, il modello ibrido funziona alla perfezione nel team di Stoccarda. Senza Flexopus sarebbe impensabile, altrimenti i Banauten avrebbero dovuto affittare un altro piano”, spiega Stefanie.

I costi per una superficie aggiuntiva sarebbero stati considerevoli:

63.000 € di affitto annuo per 300 mq aggiuntivi + 12.000 € di spese accessorie (energia e pulizia) = 75.000 € all'anno

I Banauten risparmiano interamente queste spese e Flexopus, in confronto, ne rappresenta solo una minima parte. Il budget così liberato può essere utilizzato in modo intelligente: “Per attrezzature da home office, workation o altri benefit per i dipendenti”, afferma Stefanie.

Flexopus come partner a lungo termine

I Banauten apprezzano non solo le funzionalità, ma anche il continuo sviluppo del prodotto: “Troviamo fantastico che il software venga costantemente aggiornato”.

L'azienda ha integrato Flexopus sempre più nei flussi di lavoro esistenti, ottimizzando gradualmente i processi senza grandi sforzi di cambiamento o necessità di onboarding per i dipendenti.

“Abbiamo iniziato con il desk sharing e, man mano che Flexopus ha ampliato le sue funzioni e i suoi prodotti, anche noi abbiamo potuto ottimizzare continuamente i nostri processi interni”, afferma Stefanie. Il sistema di gestione dell'ufficio non è quindi solo uno strumento di prenotazione delle postazioni, ma accompagna i dipendenti durante l'intera giornata:

“Non si prenota solo un tavolo, si organizza l'intera giornata con Flexopus”, riassume Stefanie.

Trova particolarmente pratica anche la completa integrazione in Microsoft Outlook e Microsoft Teams, che permette ai dipendenti di non dover abbandonare il loro ambiente di lavoro abituale. “Molti effettuano la prenotazione della postazione direttamente nell'app Flexopus in Microsoft Teams o la prenotazione della sala riunioni e del catering tramite il componente aggiuntivo Flexopus per Outlook”.

Conclusione: una gestione dell'ufficio di successo con il massimo valore aggiunto

La Banauten GmbH mostra come può essere una moderna gestione dello spazio di lavoro quando viene pensata in modo coerente. Flexopus qui non è solo uno strumento, è il compagno digitale durante l'intera giornata lavorativa e permette di vivere il lavoro ibrido al meglio.

Il risultato:

• Organizzazione intelligente dell'ufficio
• Collaboratori soddisfatti
• Riduzione degli spazi
• Risparmi di 75.000 € all'anno
• E un ufficio in cui tutti amano fare il login, in tutti i sensi

Nota di trasparenza: Banauten GmbH è una società sorella di Flexopus GmbH.