La gestione efficiente di postazioni e spazi influisce notevolmente sull'impronta di carbonio di uffici e aziende. Grazie alla prenotazione trasparente, all'ottimizzazione delle superfici e alla riduzione di dotazioni superflue, Flexopus aiuta a raggiungere obiettivi ecologici ed economici. I modelli di lavoro ibrido vengono organizzati in modo efficiente, diventando un pilastro della strategia di sostenibilità di Kai Otto Architekten.
L'azienda
Kai Otto Architekten è uno studio di architettura con sede nel centro di Monaco. L'attività si concentra sull'edilizia sostenibile ed efficiente dal punto di vista energetico, nonché sulla ristrutturazione e riqualificazione del patrimonio esistente.
Lo studio non solo implementa strategie sostenibili per i propri clienti, ma attribuisce grande importanza alla sostenibilità, all'impronta ecologica, alla soddisfazione dei dipendenti e all'uso efficiente degli spazi anche nella gestione dei propri uffici. Da maggio 2022, utilizzano l'app di desk sharing Flexopus per la prenotazione di postazioni e sale.
La nostra referente, Ina Bundschuh, ha risposto alle nostre domande sull'efficiente gestione dello spazio di lavoro in un'intervista.
Cosa vi ha spinto a occuparvi della gestione dello spazio di lavoro?
Ina Bundschuh: Con la rapida crescita del team, la nostra precedente organizzazione del lavoro ha raggiunto i suoi limiti. La prenotazione di postazioni e sale riunioni avveniva esclusivamente tramite il calendario interno, diventando sempre meno chiara. L'obiettivo dell'introduzione di un sistema di gestione era creare trasparenza, distribuire le risorse in modo efficiente, aumentare la resa delle superfici e supportare al meglio il modello di lavoro ibrido.
Perché avete scelto Flexopus?
Ina Bundschuh: Cercavamo una soluzione intuitiva e facile da integrare nei nostri processi. Flexopus ci ha convinto per la sua interfaccia chiara, la logica di prenotazione semplice e la possibilità di gestire in modo flessibile diverse tipologie di postazioni. Per noi era fondamentale che i dipendenti potessero vedere in ogni momento chi è in ufficio e quali postazioni sono disponibili.
In che modo l'uso di Flexopus contribuisce concretamente alla vostra strategia di sostenibilità?
Ina Bundschuh: Grazie a Flexopus, possiamo utilizzare i nostri uffici in modo molto più efficiente. Le postazioni dei colleghi part-time o in smart working possono essere condivise, riducendo il fabbisogno complessivo di spazio. Inoltre, non è necessario fornire a ogni dipendente una postazione fissa completa di monitor, tastiere o docking station. Questo risparmia risorse e supporta il nostro impegno per la sostenibilità.
Quali risultati misurabili avete ottenuto dall'introduzione di Flexopus?
Ina Bundschuh: Avremo dati concreti e misurabili solo il prossimo anno. Attualmente, però, è già evidente che l'occupazione delle postazioni è stata ottimizzata. All'inizio, l'allestimento delle postazioni mobili ha comportato un aumento temporaneo dell'impronta di carbonio a causa dell'acquisto di nuove attrezzature. Tuttavia, ci aspettiamo miglioramenti misurabili in termini di spazio, consumo energetico e dotazioni.
Cosa apprezzate di più di Flexopus e cosa manca?
Ina Bundschuh: Apprezziamo particolarmente la facilità d'uso e la chiara panoramica sull'occupazione dei nostri uffici. Flexopus permette di organizzare il lavoro ibrido in modo efficiente. In futuro, sarebbe auspicabile una maggiore integrazione con i nostri strumenti di comunicazione per rendere le prenotazioni ancora più fluide nel lavoro quotidiano.
Che consigli dareste ad altre aziende che perseguono obiettivi simili di sostenibilità?
Ina Bundschuh: Consigliamo di definire tempestivamente obiettivi chiari per l'uso degli spazi e delle risorse, coinvolgendo attivamente i dipendenti nel processo. Una comunicazione trasparente sui vantaggi di un sistema come Flexopus favorisce l'accettazione. Inoltre, vale la pena misurare sistematicamente gli effetti sulla sostenibilità per rendere visibili i miglioramenti a lungo termine.
Se dovesse riassumere il successo in una frase: cosa è cambiato maggiormente per voi grazie a Flexopus?
Ina Bundschuh: Grazie a Flexopus utilizziamo i nostri spazi ufficio in modo molto più efficiente e abbiamo creato un modello orientato al futuro che unisce flessibilità e sostenibilità.
Conclusione
Lo studio di architettura utilizza Flexopus per raggiungere obiettivi sostenibili a lungo termine. Combinano abilmente il risparmio di risorse per la tutela ambientale, la soddisfazione dei dipendenti e il contenimento dei costi, avvalendosi di Flexopus come software di gestione degli spazi di lavoro.
Kai Otto Architekten dimostrano così uno spirito pionieristico, confermando di agire come azienda dall'interno verso l'esterno. Il software di gestione degli spazi di lavoro Flexopus li supporta nei processi esistenti, semplificando l'amministrazione e la gestione dell'ufficio di Monaco.
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