Flexopus au service de la stratégie de développement durable chez Kai Otto Architekten

La conception efficace des postes de travail et des espaces influence considérablement l'empreinte carbone des entreprises. Grâce à une réservation transparente, une utilisation optimale des surfaces et la réduction des équipements inutiles, Flexopus aide à atteindre des objectifs écologiques et économiques. Les modèles de travail hybrides sont mieux organisés et plus économes en ressources. Flexopus devient ainsi un pilier de toute stratégie de durabilité moderne, y compris chez Kai Otto Architekten.

À propos de l'entreprise

Kai Otto Architekten est un cabinet d'architectes basé au centre de Munich. Il se spécialise dans la construction durable et économe en énergie, ainsi que dans la rénovation et la réhabilitation de bâtiments existants.

Le cabinet ne se contente pas de mettre en œuvre des stratégies durables pour ses clients ; il accorde également une importance capitale à la durabilité, à l'empreinte écologique, au bien-être des employés et à l'efficacité spatiale dans la gestion de ses propres locaux. Depuis mai 2022, il utilise l'application de desk sharing Flexopus pour la réservation de postes et de salles.

Notre interlocutrice, Ina Bundschuh, a répondu à nos questions sur la gestion efficace des espaces de travail lors d'un entretien.

Qu'est-ce qui a déclenché votre réflexion sur la gestion des espaces de travail ?

Ina Bundschuh : Avec la croissance rapide de notre équipe, notre organisation précédente a atteint ses limites. La réservation des postes et des salles se faisait uniquement via le calendrier interne, ce qui devenait confus. L'objectif de l'introduction d'un système de gestion était de créer de la transparence, de répartir les ressources plus efficacement, d'augmenter l'efficacité des surfaces et de soutenir le travail hybride.

Pourquoi avez-vous choisi Flexopus ?

Ina Bundschuh : Nous cherchions une solution intuitive et facile à intégrer dans nos processus. Flexopus nous a convaincus par son interface claire, sa logique de réservation simple et sa capacité à gérer différents types de postes. Il était essentiel pour nous que les collaborateurs puissent voir à tout moment qui est au bureau et quels postes sont disponibles.

Comment l'utilisation de Flexopus contribue-t-elle concrètement à votre stratégie de durabilité ?

Ina Bundschuh : Flexopus nous permet d'utiliser nos bureaux plus efficacement. Les postes des collègues à temps partiel ou en télétravail peuvent être partagés, réduisant ainsi le besoin global en surface. De plus, il n'est plus nécessaire de fournir un poste fixe avec tout l'équipement technique (écrans, claviers, stations d'accueil) à chaque employé. Cela économise des ressources et soutient notre engagement durable.

Quels résultats mesurables avez-vous obtenus depuis l'introduction de Flexopus ?

Ina Bundschuh : Nous n'aurons de chiffres concrets que l'année prochaine. Cependant, nous constatons déjà une optimisation nette de l'occupation des postes. Au début, l'aménagement des postes mobiles a entraîné une hausse temporaire de notre empreinte carbone en raison de l'achat de nouveaux équipements. Nous attendons toutefois des améliorations mesurables concernant l'espace, la consommation d'énergie et l'équipement.

Qu'appréciez-vous le plus chez Flexopus et que manque-t-il ?

Ina Bundschuh : Nous apprécions particulièrement la simplicité d'utilisation et la vue d'ensemble claire de l'occupation de nos bureaux. Flexopus permet d'organiser efficacement le travail hybride. À l'avenir, une intégration encore plus étroite avec nos outils de communication serait souhaitable pour rendre les réservations encore plus fluides au quotidien.

Quels conseils donneriez-vous aux entreprises poursuivant des objectifs similaires en matière de durabilité ?

Ina Bundschuh : Nous recommandons de définir très tôt des objectifs clairs pour l'utilisation des surfaces et des ressources, et d'impliquer activement les collaborateurs. Une communication transparente sur les avantages d'un système comme Flexopus favorise l'adhésion. Il est également utile de mesurer systématiquement les effets sur la durabilité afin de rendre les améliorations à long terme visibles.

Si vous deviez résumer votre réussite en une phrase : qu'est-ce qui a le plus changé pour vous grâce à Flexopus ?

Ina Bundschuh : Grâce à Flexopus, nous utilisons nos espaces de bureau de manière beaucoup plus efficace et avons créé un modèle pérenne qui allie flexibilité et durabilité.

Fazit

Le cabinet d'architectes utilise Flexopus pour atteindre ses objectifs durables à long terme. Ils combinent habilement la préservation des ressources, la satisfaction des employés et la réduction des coûts, en s'appuyant sur Flexopus comme logiciel de gestion d'espace de travail.

Kai Otto Architekten fait preuve d'un esprit pionnier et montre qu'en tant qu'entreprise, ils agissent de l'intérieur vers l'extérieur. Le logiciel de gestion d'espace de travail Flexopus soutient leurs processus existants et simplifie l'administration et la gestion de leur bureau munichois.