Comment l'agence numérique Banauten économise 75 000 € par an grâce à l'application de gestion de l'espace de travail Flexopus

La Banauten GmbH est une agence digitale « social-first » basée à Stuttgart, illustrant parfaitement la gestion moderne des espaces de travail. Ce qui a débuté comme une solution pragmatique pour gagner en flexibilité est devenu une véritable réussite : les Banauten utilisent désormais Flexopus comme plateforme tout-en-un pour leur quotidien au bureau.

Le résultat est impressionnant : 50 collaborateurs se partagent 25 postes de travail, permettant d'économiser environ 75 000 euros par an sur les loyers de bureaux dans le centre-ville de Stuttgart.

De l'ouverture des bureaux à la réservation de postes de travail

Lorsque la journée de travail commence chez les Banauten, Flexopus est le premier point de contact des collaborateurs : ils garent leur voiture sur la place de parking réservée via Flexopus dans le garage souterrain.

Ensuite, les collaborateurs ouvrent la serrure intelligente de la porte du bureau avec l'application Flexopus. La remise de clés appartient désormais au passé. Les nouveaux membres de l'équipe sont simplement ajoutés au groupe d'utilisateurs correspondant et obtiennent l'accès à la serrure numérique.

Une orientation claire grâce à l'application d'affichage Flexopus et aux QR codes numériques

Une fois arrivés au bureau de Stuttgart, les collaborateurs jettent d'abord un œil sur le téléviseur intelligent : ils y voient immédiatement qui est présent aujourd'hui et où sont installés leurs collègues préférés.

Aux postes de travail, de petits écrans numériques accueillent chaque personne. Une fonctionnalité simple mais efficace : elle facilite l'orientation et permet également de s'enregistrer via un QR code pour confirmer sa présence sur site.

Les annonces et informations spontanées sont également diffusées dans l'application Flexopus : si quelqu'un apporte des gâteaux pour son anniversaire, tout le monde est immédiatement au courant.

Grâce à la réservation récurrente, la même salle de réunion est réservée chaque matin pour le stand-up quotidien, permettant aux collègues de s'y rendre comme d'habitude. Fini les surprises sur la disponibilité des salles : l'espace de réunion approprié est toujours prêt à l'emploi.

Si une réunion imprévue ou un appel confidentiel survient, une réservation ad hoc peut être effectuée à tout moment via l'application d'affichage Flexopus, directement sur l'écran de porte électronique de la salle de réunion ou de la cabine téléphonique.

Casiers intelligents, gestion des actifs et signalement numérique des problèmes

Outre les postes de travail et les salles de réunion, Flexopus accompagne les Banauten dans de nombreux autres aspects du quotidien au bureau, des casiers au matériel informatique, en passant par le signalement des incidents.

Les objets personnels ou les ordinateurs portables peuvent être rangés dans des casiers intelligents, facilement réservables, verrouillables et déverrouillables via l'application. Tout le monde sait ainsi à tout moment quel casier est utilisé, sans avoir besoin de clés ou de gestion papier.

Le matériel technique et les autres ressources sont également gérés via la fonction Asset Management de Flexopus : qu'il s'agisse d'un écran, d'un équipement de présentation ou d'un véhicule de service, tout peut être réservé directement dans l'application.

Et si quelque chose ne fonctionne pas, la solution est rapide : les pannes, comme un écran défectueux, peuvent être signalées directement dans Flexopus et transmises aux personnes concernées. Toutes les informations sont immédiatement disponibles et le problème est généralement résolu tout aussi rapidement.

Gestion numérique des visiteurs

Lorsque les Banauten attendent des invités, ils peuvent les inviter et les enregistrer grâce à la gestion des visiteurs numérique de Flexopus. Ils peuvent également envoyer tous les documents pertinents devant être consultés et signés. Sur place, les visiteurs peuvent s'enregistrer via une borne interactive et imprimer leur badge. Les listes Excel sujettes aux erreurs et la bureaucratie appartiennent ainsi au passé.

Pour les ateliers et les réunions, les collaborateurs peuvent également réserver des services de restauration et d'autres prestations de bureau via Flexopus. Ainsi, lors des ateliers clients, des bretzels, des boissons et des fruits sont mis à disposition par le service de gestion des bureaux après une réservation préalable via Flexopus.

Des économies massives depuis l'introduction de Flexopus

« Avec un peu plus de 50 utilisateurs actifs pour seulement 25 postes de travail, le modèle hybride fonctionne parfaitement au sein de l'équipe de Stuttgart. Cela aurait été impensable sans Flexopus, car les Banauten auraient dû louer un étage supplémentaire », explique Stefanie.

Les coûts pour une surface supplémentaire auraient été considérables :

63 000 € de loyer annuel hors charges pour 300 m² supplémentaires + 12 000 € de charges (énergie et nettoyage) = 75 000 € par an

Les Banauten économisent entièrement ces dépenses, Flexopus ne représentant qu'une fraction de ce montant. Le budget ainsi libéré peut être utilisé judicieusement : « Pour l'équipement du télétravail, les workations ou d'autres avantages aux salariés », précise Stefanie.

Flexopus comme partenaire à long terme

Les Banauten apprécient non seulement les fonctionnalités, mais aussi le développement continu du produit : « Nous trouvons formidable que le logiciel soit constamment amélioré. »

L'entreprise a intégré Flexopus progressivement dans ses flux de travail existants, optimisant ainsi ses processus petit à petit, sans effort de changement majeur ni besoin de formation intensive pour les collaborateurs.

« Nous avons commencé par le partage de bureaux (desk sharing), et à mesure que Flexopus a enrichi ses fonctionnalités et ses produits, nous avons pu optimiser nos processus internes en continu », déclare Stefanie. Le système de gestion de l'espace de travail n'est donc pas seulement un outil de réservation de postes, mais accompagne les collaborateurs tout au long de leur journée :

« On ne réserve pas seulement un bureau, on organise toute sa journée avec Flexopus », résume Stefanie.

Elle trouve également très pratique l'intégration complète dans Microsoft Outlook et Microsoft Teams, ce qui permet aux collaborateurs de ne pas quitter leur environnement de travail habituel. « Beaucoup effectuent leur réservation de poste directement dans l'application Flexopus sur Microsoft Teams ou réservent leurs salles de réunion et leur restauration via le complément Flexopus pour Outlook. »

Conclusion : une gestion de l'espace de travail réussie avec une valeur ajoutée maximale

La société Banauten GmbH montre à quoi peut ressembler une gestion moderne de l'espace de travail lorsqu'elle est pensée de manière cohérente. Flexopus n'est pas seulement un outil ici, c'est le compagnon numérique de toute la journée de bureau, permettant un travail hybride optimal.

Le résultat :

• Organisation de bureau intelligente
• Collaborateurs satisfaits
• Surface réduite
• Économies de 75 000 € par an
• Et un bureau où tout le monde aime se connecter – au sens propre du terme

Note de transparence : Banauten GmbH est une société sœur de Flexopus GmbH.