Comment l'agence numérique Banauten économise 75 000€ par an grâce à l'application de gestion de l'espace de travail Flexopus

La Banauten GmbH est une agence numérique « social-first » basée à Stuttgart – et un exemple parfait de ce à quoi peut ressembler la gestion moderne de l'espace de travail en pratique. Ce qui a commencé comme une solution pragmatique pour plus de flexibilité s'est transformé en une véritable réussite : les Banauten utilisent désormais Flexopus comme plateforme tout-en-un centrale pour leur quotidien au bureau.

Le résultat est impressionnant : 50 collaborateurs se partagent 25 postes de travail, ce qui permet d'économiser environ 75 000 euros par an sur les surfaces locatives qui auraient autrement été nécessaires dans le centre-ville de Stuttgart.

De l'ouverture du bureau à la réservation de postes de travail

Lorsque la journée de travail commence chez les Banauten, Flexopus est le premier point de contact des collaborateurs : ils garent leur voiture sur la place de parking réservée via Flexopus dans le parking souterrain.

Ensuite, les collaborateurs ouvrent la serrure intelligente de la porte du bureau avec l'application Flexopus. La remise des clés aux employés appartient donc au passé. Les nouveaux membres de l'équipe sont simplement ajoutés au groupe d'utilisateurs correspondant et ont accès à la serrure numérique.

Une orientation en un coup d'œil grâce à l'application d'affichage et aux codes QR numériques de Flexopus

Une fois arrivés au bureau de Stuttgart, les collaborateurs jettent d'abord un coup d'œil sur le téléviseur intelligent : ils y voient en un coup d'œil qui est au bureau aujourd'hui et où sont assis leurs collègues préférés.

Aux postes de travail, de petits écrans numériques souhaitent la bienvenue à chacun. Une petite fonctionnalité avec un grand impact : elle permet non seulement de s'orienter, mais sert également à l'enregistrement via un code QR affiché, afin de confirmer sa présence sur place.

Les annonces et les informations spontanées sont également affichées dans l'application Flexopus : s'il y a du gâteau pour tout le monde parce que c'est l'anniversaire de quelqu'un, tout le monde est au courant.

Grâce à la réservation en série pratique, la même salle de réunion est réservée chaque matin pour le stand-up quotidien et est utilisée comme d'habitude par les collègues présents. Ainsi, plus de surprises sur la disponibilité des salles : la salle de réunion appropriée est toujours prête à être utilisée.

Si une réunion doit tout de même être organisée spontanément ou si un appel confidentiel doit être passé, une réservation ad hoc peut être effectuée à tout moment via l'application d'affichage Flexopus directement sur le panneau de porte électronique de la salle de réunion ou de la cabine téléphonique. 

Casiers intelligents, gestion des actifs et signalement numérique des problèmes

Outre les postes de travail et les salles de réunion, Flexopus aide également les Banauten dans de nombreux autres aspects de leur quotidien au bureau – des casiers aux équipements informatiques, en passant par le signalement des problèmes.

Les objets personnels ou les ordinateurs portables peuvent être rangés dans des casiers intelligents, qui peuvent être facilement réservés, ouverts et fermés via l'application. Ainsi, tout le monde sait à tout moment quel casier est utilisé, sans clé ni paperasse.

La technologie et d'autres ressources sont également gérées via la gestion des actifs géré par Flexopus : qu'il s'agisse d'un écran, de matériel de présentation ou d'un véhicule de service, tout peut être réservé directement dans l'application.

Et si jamais quelque chose ne fonctionne pas, la solution est tout aussi rapide : les incidents, comme un écran défectueux, peuvent être signalés directement dans Flexopus et transmis aux personnes concernées. Toutes les informations sont immédiatement disponibles et le problème est généralement résolu tout aussi rapidement.

Gestion numérique des visiteurs 

Lorsque les Banauten attendent des invités, ceux-ci peuvent être invités et enregistrés grâce à la gestion numérique des visiteurs de Flexopus. De plus, il est possible de leur envoyer tous les documents pertinents devant être consultés et signés. Sur place, les invités peuvent s'enregistrer à une borne interactive et imprimer leur badge visiteur. Les listes Excel sujettes aux erreurs et le chaos administratif appartiennent ainsi au passé. 

Pour les ateliers et les réunions, les collaborateurs peuvent également réserver des services de traiteur et d'autres services de bureau via Flexopus. C'est pourquoi, lors des ateliers clients, des bretzels, des boissons et des fruits sont proposés, mis à disposition par le service de gestion des bureaux après réservation préalable du traiteur via Flexopus.

Des économies massives depuis l'introduction de Flexopus

« Avec un peu plus de 50 utilisateurs actifs pour seulement 25 postes de travail, le modèle hybride fonctionne à merveille au sein de l'équipe de Stuttgart. Cela aurait été impensable sans Flexopus, car les Banauten auraient sinon dû louer un étage supplémentaire », explique Stefanie.

Les coûts pour une surface supplémentaire auraient été considérables :

63 000 € de loyer annuel hors charges pour 300 m² supplémentaires + 12 000 € de charges (énergie et nettoyage) = 75 000 € par an

Les Banauten économisent entièrement ces dépenses, et Flexopus ne représente qu'une fraction de ce montant. Le budget ainsi libéré peut être utilisé de manière judicieuse : « Pour l'équipement du télétravail, les workations ou d'autres avantages pour les employés », précise Stefanie.

Flexopus, un partenaire à long terme

Les Banauten apprécient non seulement les fonctionnalités, mais aussi l'évolution du produit : « Nous trouvons formidable que le logiciel soit constamment amélioré. »

L'entreprise a intégré Flexopus de plus en plus dans ses flux de travail existants, optimisant ainsi progressivement ses processus, sans effort de changement majeur ni besoin de formation intensive pour les collaborateurs.

« Nous avons commencé par le partage de bureaux (desk sharing), et à mesure que Flexopus a développé ses fonctionnalités et ses produits, nous avons pu optimiser nos processus internes en continu », déclare Stefanie. Le système de gestion de l'espace de travail n'est donc pas seulement un outil de réservation de postes, mais accompagne les collaborateurs tout au long de leur journée :

« On ne réserve pas seulement un bureau, on organise toute sa journée avec Flexopus », résume Stefanie.

Elle trouve également très pratique l'intégration complète dans Microsoft Outlook et Microsoft Teams, ce qui permet aux collaborateurs de ne pas quitter leur environnement de travail habituel. « Beaucoup effectuent leur réservation de poste directement dans l'application Flexopus sur Microsoft Teams ou réservent leurs salles de réunion et leur traiteur via le complément Flexopus pour Outlook. »

Conclusion : une gestion de l'espace de travail réussie à forte valeur ajoutée

La société Banauten GmbH montre à quoi peut ressembler une gestion moderne de l'espace de travail lorsqu'elle est pensée de manière cohérente. Flexopus n'est pas seulement un outil ici, c'est le compagnon numérique de toute la journée de travail, permettant un travail hybride sous sa meilleure forme.

Le résultat :

• Organisation de bureau intelligente
• Collaborateurs satisfaits
• Surface réduite
• Économies de 75 000 € par an
• Et un bureau où tout le monde aime se connecter – au sens propre comme au figuré

Transparence : Banauten GmbH est une société sœur de Flexopus GmbH.