Comment l'agence numérique Banauten économise 75 000€ par an grâce à l'application de gestion de l'espace de travail Flexopus

Mourez Banauten GmbH est une agence numérique axée sur les réseaux sociaux basée à Stuttgart et un excellent exemple de ce à quoi peut ressembler la gestion moderne de l'environnement de travail dans la pratique. Ce qui n'était au départ qu'une solution pragmatique pour une plus grande flexibilité est devenu une véritable réussite : les Banauts utilisent désormais Flexopus comme plateforme tout-en-un centrale pour leur vie professionnelle quotidienne.

Le résultat est impressionnant : 50 employés se partagent 25 emplois, ce qui permet d'économiser environ 75 000 euros par an pour des locaux locatifs autrement nécessaires dans le centre-ville de Stuttgart.

De l'ouverture d'un bureau à la réservation d'un lieu de travail

Lorsque la journée de travail commence chez Banauts, Flexopus est le premier point de contact pour les employés : ils garent leur voiture sur la place de parking réservée auprès de Flexopus dans le parking souterrain. Grâce à la reconnaissance des plaques d'immatriculation, la caméra du partenaire Apcoa détecte le véhicule et ouvre la barrière.

Les employés ouvrent ensuite la serrure intelligente de la porte du bureau à l'aide de l'application Flexopus, faisant ainsi de la remise des clés aux employés une chose du passé. Les nouveaux membres de l'équipe sont simplement ajoutés au groupe d'utilisateurs approprié et ont accès au verrou numérique.

L'orientation en un coup d'œil grâce à l'application d'affichage Flexopus et aux codes QR numériques

Une fois arrivés au bureau de Stuttgart, les employés jettent d'abord un coup d'œil à la télévision intelligente : ils peuvent y voir en un coup d'œil qui est au bureau aujourd'hui et où est assis leur collègue préféré.

Sur les lieux de travail, de petits écrans numériques accueillent tout le monde. Une petite fonctionnalité qui a un grand effet : elle fournit non seulement une orientation, mais permet également de s'enregistrer à l'aide d'un code QR pour confirmer votre présence.

Les annonces et les informations spontanées sont également affichées dans l'application Flexopus : lorsqu'il y a un gâteau pour tout le monde parce que c'était l'anniversaire de quelqu'un, tout le monde le sait.

Grâce à la pratique de la réservation en série, la même salle de réunion est réservée pour les réunions quotidiennes tous les matins et est accessible comme d'habitude par les collègues présents. Ainsi, il n'y a plus de surprises quant à savoir quelle salle est vacante ou non : la bonne salle de réunion est disponible de manière fiable.

Si une réunion est toujours en attente spontanément ou si un appel confidentiel est reçu, l'application Flexopus Display peut être utilisée pour effectuer une réservation ad hoc à tout moment directement sur panneau de porte électronique de la salle de réunion ou de la cabine téléphonique.

Casiers intelligents, gestion des actifs et rapports de problèmes numériques

Outre les postes de travail et les salles de réunion, Flexopus aide également Banauts à bien d'autres tâches dans la vie quotidienne au bureau, qu'il s'agisse de casiers, d'équipements informatiques ou de rapports de problèmes.

Les objets personnels ou les ordinateurs portables peuvent être rangés dans des casiers intelligents, qui peuvent être facilement réservés, ouverts et fermés via l'application. Cela signifie que tout le monde sait toujours quel compartiment est actuellement utilisé, sans clés ni documents.

La technologie et d'autres ressources sont également couvertes par le Gestion d'actifs géré par Flexopus : qu'il s'agisse d'un écran, d'un équipement de présentation ou d'un véhicule de piscine, tout peut être réservé directement dans l'application.

Et si quelque chose ne fonctionne pas, la solution est également courte : les dysfonctionnements tels qu'un écran défectueux peuvent être signalés directement dans Flexopus et transmis aux personnes responsables. Toutes les informations sont immédiatement disponibles et le problème est généralement résolu aussi rapidement.

Gestion numérique des visiteurs

Lorsque les Banauts attendent des invités, ils peuvent utiliser le numérique Gestion des visiteurs être invité et enregistré par Flexopus. Ils peuvent également envoyer tous les documents pertinents qui doivent être consultés et signés. Sur place, les clients peuvent ensuite s'enregistrer à une borne et imprimer leurs cartes d'accès. Les listes Excel sujettes aux erreurs et le chaos bureaucratique appartiennent donc au passé.

Pour les ateliers et les réunions, les employés peuvent également réserver des services de restauration et d'autres services de bureau via Flexopus. C'est pourquoi l'atelier client propose des bretzels au beurre, des boissons et des fruits, fournis par la direction du bureau après avoir réservé la restauration à l'avance via Flexopus.

Des économies de coûts considérables depuis l'introduction de Flexopus

« Avec un peu plus de 50 utilisateurs actifs sur seulement 25 postes de travail, le modèle hybride fonctionne parfaitement au sein de l'équipe de Stuttgart. Cela serait inconcevable sans Flexopus, car sinon les Banauts auraient dû louer un autre étage », explique Stefanie.

Les coûts d'une zone supplémentaire auraient été considérables :

63 000€ de loyer annuel pour 300 m² supplémentaires + 12 000€ de frais supplémentaires (énergie et nettoyage) = 75 000€ par an

Les Banauts font des économies sur ces dépenses et Flexopus n'en représente qu'une fraction en comparaison. Le budget libéré peut être utilisé à bon escient : « Pour l'équipement de bureau à domicile, le travail ou d'autres avantages sociaux », explique Stefanie.

Flexopus en tant que partenaire à long terme

Les banauts apprécient non seulement les fonctions, mais également le développement ultérieur du produit : « Nous trouvons formidable que le logiciel soit constamment développé. »

L'entreprise a continué à intégrer Flexopus dans ses processus existants et a ainsi optimisé progressivement les processus, sans trop d'efforts de changement ni d'intégration des employés.

« Nous avons commencé par le partage de bureau, et alors que Flexopus continuait à développer ses fonctions et ses produits, nous avons également pu optimiser en permanence nos processus internes », explique Stefanie. Le système de gestion de l'espace de travail n'est donc pas simplement un outil de réservation pour les lieux de travail, mais il accompagne également les employés tout au long de la journée : « Vous ne vous contentez pas de réserver une table, vous gérez toute la journée avec Flexopus », résume Stefanie. Elle trouve également l'intégration complète avec Microsoft Outlook et Microsoft Teams particulièrement pratique, afin que les employés n'aient pas à quitter leur environnement de travail habituel. « Nombreux sont ceux qui réservent leur lieu de travail directement dans l'application Flexopus de Microsoft Teams ou qui réservent des salles de réunion et des services de restauration via le complément Flexopus Outlook. »

Conclusion : une gestion de l'environnement de travail réussie avec une valeur ajoutée maximale

Banauten GmbH montre à quoi peut ressembler la gestion moderne de l'espace de travail lorsqu'elle est pensée de manière cohérente. Flexopus n'est pas simplement un outil, c'est le compagnon numérique tout au long de la journée de bureau et permet de travailler de manière hybride dans toute sa splendeur.

Le résultat :

• Organisation de bureau intelligente
• Des employés satisfaits
• Surface réduite
• Économies de 75 000€ par an
• Et un bureau où tout le monde aime se connecter, dans le vrai sens du terme

Remarque concernant la transparence : Banauten GmbH est une société sœur de Flexopus GmbH.