Wie die Digitalagentur Banauten mit der Workplace Management App Flexopus 75.000 € pro Jahr spart

Die Banauten GmbH ist eine social-first Digitalagentur aus Stuttgart – und ein Paradebeispiel dafür, wie modernes Workplace Management in der Praxis aussehen kann. Was zunächst als pragmatische Lösung für mehr Flexibilität begann, hat sich zu einer echten Erfolgsstory entwickelt: Die Banauten nutzen Flexopus inzwischen als zentrale All-in-One-Plattform für ihren Büroalltag.

Das Ergebnis ist beeindruckend: 50 Mitarbeitende teilen sich 25 Arbeitsplätze - das  ermöglicht Einsparungen in Höhe von rund 75.000 Euro pro Jahr für ansonsten notwendige Mietflächen in der Stuttgarter Innenstadt.

Von der Öffnung des Büros bis hin zur Arbeitsplatzbuchung

Wenn der Arbeitstag bei den Banauten beginnt, ist Flexopus der erste Berührungspunkt der Mitarbeitenden: Sie stellen ihr Auto auf den mit Flexopus gebuchten Parkplatz in der Tiefgarage ab. Per Kennzeichenerkennung erfasst die Kamera des Partners Apcoa das Fahrzeug und öffnet die Schranke. 

Anschließend öffnen die Mitarbeitenden das smarte Schloss der Bürotüre mit der Flexopus-App. Schlüsselübergaben an Mitarbeitende gehören damit der Vergangenheit an. Neue Teammitglieder werden einfach der entsprechenden Benutzergruppe hinzugefügt und haben Zugriff auf das digitale Schloss.

Orientierung auf einen Blick dank Flexopus’ Display App und digitaler QR-Codes

Im Stuttgarter Büro angekommen, werfen die Mitarbeitenden zuerst einen Blick auf den Smart-TV: Dort sehen sie auf einen Blick, wer heute im Büro ist und wo die Lieblingskollegin oder der Lieblingskollege sitzt.

An den Arbeitsplätzen begrüßen kleine digitale Displays jede Person willkommen. Ein kleines Feature mit großer Wirkung: Es schafft nicht nur Orientierung, sondern dient zugleich dem Check-in mittels eingeblendetem QR-Code, um zu bestätigen, dass man vor Ort ist.

Ankündigungen und spontane Informationen, werden zudem in der Flexopus-App eingeblendet: Wenn es etwa Kuchen für alle gibt, weil jemand Geburtstag hatte, wissen alle Bescheid.

Dank der praktischen Serienbuchung ist jeden Morgen derselbe Meetingraum für das tägliche Stand-up reserviert und wird von den anwesenden Kolleginnen und Kollegen wie gewohnt angesteuert. So gibt es keine Überraschungen mehr, welcher Raum frei ist oder nicht: Der passende Besprechungsraum steht zuverlässig bereit.

Sollte dennoch spontan ein Meeting anstehen oder ein vertraulicher Anruf eingehen, lässt sich über die Flexopus Display App jederzeit eine Ad-hoc-Buchung direkt am elektronischen Türschild des Besprechungsraums oder der Telefonbox vornehmen. 

Smarte Schließfächer, Asset Management und digitale Problemmeldungen

Neben Arbeitsplätzen und Meetingräumen unterstützt Flexopus die Banauten auch bei vielen weiteren Dingen im Büroalltag – von Schließfächern über IT-Equipment bis hin zu Problemmeldungen.

Persönliche Gegenstände oder Laptops lassen sich in smarten Schließfächern verstauen, die bequem über die App gebucht sowie geöffnet und geschlossen werden können. So wissen alle jederzeit, welches Fach gerade genutzt wird, ganz ohne Schlüssel oder Zettelwirtschaft.

Auch Technik und andere Ressourcen werden über das Asset Management von Flexopus verwaltet: Ob Monitor, Präsentationsequipment oder Poolfahrzeug – alles kann direkt in der App reserviert werden.

Und falls doch einmal etwas nicht funktioniert, ist der Weg zur Lösung ebenfalls kurz: Störungen wie ein defekter Bildschirm können direkt in Flexopus gemeldet und an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Alle Infos sind sofort verfügbar und das Problem meist ebenso schnell behoben.

Digitales Besuchermanagement 

Wenn die Banauten Gäste erwarten, können diese mit dem digitalen Besuchermanagement von Flexopus eingeladen und registriert werden. Zudem können sie alle relevanten Dokumente, die gesichtet und unterschrieben werden müssen, mitschicken. Vor Ort können sich die Gäste dann an einem Kiosk-Terminal einchecken und ihre Besucherausweise ausdrucken. Somit gehören fehleranfällige Excel-Listen und Bürokratie-Chaos der Vergangenheit an. 

Für Workshops und Meetings können die Mitarbeitenden über Flexopus zudem Catering und sonstige Büro-Services buchen. Daher gibt es beim Kundenworkshop Butterbrezeln, Getränke und Obst - bereitgestellt vom Office-Management nach vorheriger Buchung des Caterings über Flexopus.

Massive Kosteneinsparung seit der Einführung von Flexopus

“Mit etwas über 50 aktiven Nutzern auf nur 25 Arbeitsplätzen funktioniert das hybride Modell im Stuttgarter Team hervorragend. Das wäre ohne Flexopus nicht denkbar, denn sonst hätten die Banauten eine weitere Etage anmieten müssen”, erläutert Stefanie.

Die Kosten für eine zusätzliche Fläche wären beträchtlich gewesen:

63.000 € Jahreskaltmiete für zusätzliche 300 qm + 12.000 € Nebenkosten (Energie & Reinigung) = 75.000 € pro Jahr

Diese Ausgaben sparen die Banauten komplett ein und Flexopus verursacht im Vergleich nur einen Bruchteil davon. Das frei werdende Budget kann sinnvoll eingesetzt werden: “Für Home-Office-Ausstattungen, Workations oder andere Mitarbeiterbenefits”, so Stefanie.

Flexopus als langfristiger Partner

Die Banauten schätzen nicht nur die Funktionen, sondern auch die Weiterentwicklung des Produkts: „Wir finden es super, dass die Software stetig weiterentwickelt wird.“

Das Unternehmen hat Flexopus immer weiter in bestehende Abläufe integriert und so nach und nach Prozesse optimiert, ganz ohne großen Change-Aufwand und Onboarding der Mitarbeitenden.

„Wir haben mit Desk Sharing gestartet, und so wie Flexopus Funktionen und Produkte immer weiter ausgebaut hat, so konnten auch wir unsere internen Prozesse kontinuierlich optimieren“, sagt Stefanie. Das Workplace Management System ist somit nicht nur ein Buchungstool für Arbeitsplätze, sondern begleitet die Mitarbeitenden durch den gesamten Tag: „Man bucht nicht nur einen Tisch – man regelt den ganzen Tag mit Flexopus“, fasst Stefanie zusammen. Besonders praktisch findet sie auch die vollständige Integration in Microsoft Outlook und Microsoft Teams, sodass die Mitarbeitenden ihre gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen müssen. “Es gibt viele, die ihre Arbeitsplatzbuchung direkt in der Flexopus-App in Microsoft Teams oder die Besprechungsraum- und Cateringbuchung über das Flexopus Outlook-Add-in tätigen.”

Fazit: Erfolgreiches Workplace Management mit maximalem Mehrwert

Die Banauten GmbH zeigt, wie modernes Workspace Management aussehen kann, wenn es konsequent gedacht wird. Flexopus ist hier nicht nur ein Tool – es ist der digitale Begleiter durch den gesamten Bürotag und ermöglicht hybride Arbeit in Bestform.

Das Ergebnis:

• Smarte Büroorganisation
• Zufriedene Mitarbeitende
• Reduzierte Fläche
• Einsparungen von 75.000 € jährlich
• Und ein Büro, in dem sich jeder gerne einloggt – im wahrsten Sinne des Wortes

Transparenzhinweis: Die Banauten GmbH ist ein Schwesterunternehmen der Flexopus GmbH.